Halsnæs Kommune. CVR-nr Delberetning vedrørende regnskabsåret 2014

Transkript

1 Halsnæs Kommune CVR-nr Delberetning vedrørende regnskabsåret februar 2015

2

3 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Formål og ansvar 2 2. Bemærkninger i forbindelse med den løbende revision Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger 4 3. It-sikkerhed 4 4. Økonomistyring og Interne kontroller Statusafstemninger Lønadministration Overholdelse af momsregler 5 5. Det sociale område, herunder hjemtagelse af statsrefusion 5 6. Sagsbehandling på det specialiserede voksenområde 5 7. Tilsyn med Boligselskaber 6 8. Påtegnede erklæringer og regnskaber 7 9. Lovpligtige oplysninger 7 PwC 1

4 1. Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse samt revisionsregulativet for Halsnæs Kommune afgives delberetning for den udførte revision til og med december 2014 vedrørende regnskabsåret Vi skal samtidig gøre opmærksom på, at vores revision af årsregnskabet for 2014 for Halsnæs Kommune først er endeligt afsluttet, når vi har påtegnet kommunens årsregnskab. Først i forbindelse med den endelige revisionsberetning for 2014 vil vi tage endeligt stilling til, hvilke revisionsbemærkninger Kommunalbestyrelsen skal tage stilling til. 1.1 Formål og ansvar Revisionen udføres ved stikprøver og har til formål at påse: om de af Økonomi- og Indenrigsministeriets fastsatte regler vedrørende budget og regnskab er efterlevet at der er en tilfredsstillende intern kontrol på væsentlige områder at gældende love og forskrifter samt byrådets beslutninger bliver overholdt at tilsynsmyndighedens godkendelse foreligger til disposition, hvor det er nødvendigt, og at byrådets og tilsynsmyndighedens afgørelser vedrørende eventuelle revisionsbemærkninger for tidligere år er iagttaget således, at disse forhold ikke giver anledning til yderligere bemærkninger. Det er byrådets ansvar at godkende budgettet for det kommende år. Borgmesteren skal drage omsorg for, at ingen udgift afholdes eller indtægt oppebæres uden fornøden bevilling, og at udgifter og indtægter bogføres i overensstemmelse med de af Økonomi- og Indenrigsministeriet og byrådet fastsatte regler. Gennem regler, godkendt af byrådet, er der fastsat bestemmelser om tilrettelæggelsen af de administrative forhold. Den økonomiske forvaltning skal ske i overensstemmelse med reglerne i lov om kommunernes styrelse. Det er ledelsens ansvar at tilrettelægge økonomistyringen på en måde, der er hensigtsmæssig efter kommunens forhold. Dette omfatter også ansvar for en tilrettelæggelse af forvaltningen, økonomistyringen og øvrige registreringer på en sådan måde, at det kan dokumenteres, at midlerne er anvendt i overensstemmelse med forudsætningerne, at de tilsigtede resultater opnås, samt at der sker en løbende overvågning og evaluering af økonomistyringen, rutiner og resultater i øvrigt. Ansvaret for bogføring og formueforvaltning varetager borgmesteren og administrationen blandt andet gennem etablering af forretningsgange og interne kontroller, der skal sikre, at registreringerne dækker over gyldige transaktioner, og at registreringerne er fuldstændige og nøjagtige. Etablering af forretningsgange og interne kontroller sker endvidere med henblik på at forebygge og opdage eventuelle besvigelser i form af misbrug af kommunens aktiver og bevidste fejlinformationer i regnskabsrapporteringen. Der henvises i øvrigt til tiltrædelsesberetningen af 2. august Risikovurdering og revisionsstrategi Fejl og mangler i regnskabsføringen, i overholdelsen af love og regler mv. samt i den økonomiske forvaltning kan være en følge af både ubevidste handlinger (egentlige fejl) og bevidste handlinger (svig). Især bevidste fejl og mangler (besvigelser) kan være vanskelige at imødegå. Dette skyldes, at disse begås med forsæt og ofte af personer, der har indgående kendskab til området og som der er tillid til. PwC 2

5 I forhold til ubevidste fejl og mangler, så opstår disse ofte i tilknytning til ændringer i organisationsstrukturer, systemer, regler og opgaver samt ved udskiftning af nøglepersoner. Det er næppe økonomisk hensigtsmæssigt, at etablere et kontrolniveau, der giver fuld sikkerhed mod at sådanne situationer aktualiseres, men det er efter vores opfattelse vigtigt, at kommunens ledelse konkret forholder sig til risici, der vurderes som væsentlige samt til hvorledes og i hvilket omfang risiciene skal imødegås og dermed også, hvilke ressourcer, der skal bruges til dette. En sådan vurdering bør foretages på en systematisk og struktureret måde ved, at der udarbejdes oversigter over, hvad der kan gå galt i en given proces og at der derefter tages stilling til, om det er en risiko man ønsker at løbe, eller man ønsker at bruge ressourcer på at undgå at en given fejlmulighed aktualiseres. Oversigterne skal i fornødent omfang tilpasses ved ændringer i kommunens risikobillede. Kommunen udarbejder ikke i dag sådanne oversigter og det er derfor vanskeligt at vurdere, hvorvidt de alment anerkendte kontroller giver det ønskede sikkerhedsniveau, som kommunens ledelse forventer og ønsker. Revisionen gennemføres med udgangspunkt i en af os udarbejdet revisionsstrategi. Revisionsstrategien skal sikre, at revisionen fokuseres mod de væsentligste og mest risikofyldte områder af betydning for kommunens regnskab. Baseret på vores drøftelser med ledelsen og vores kendskab til kommunens aktiviteter og forhold i øvrigt, har vi i forbindelse med planlægningen og udførelsen af revisionen for 2014 identificeret følgende områder med særlige risici for væsentlige fejl: It-sikkerhed Økonomistyring og Interne kontroller Lønadministration Overholdelse af momsregler Det sociale område, herunder hjemtagelse af statsrefusion På øvrige områder har vi vurderet risikoen for fejl i årsregnskabet som middel. Revisionens omfang har været tilpasset dertil. Revisionen giver således ikke en fuld sikkerhed for, at alle fejl og mangler opdages, men kun en høj grad af sikkerhed for at væsentlige fejl og mangler i forhold til bogføring og overholdelse af love, regler mv. opdages. PwC 3

6 2. Bemærkninger i forbindelse med den løbende revision I henhold til bekendtgørelse om kommunernes budget, regnskab, revision mv. har revisor pligt til at afgive revisionsbemærkninger, hvis vi vurderer: bogføringsdispositioner ikke opfylder kravene i Økonomi- og Indenrigsministeriets regelsæt der er disponeret i strid med byrådets beslutninger og mål der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition må anses for tvivlsom de foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt, eller væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende ved etablerede forretningsgange, og/eller der mangler forretningsgange på væsentlige områder. Revisionen kan samtidig fremsætte forslag til udbedring af de konstaterede mangler. Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger. 2.1 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Vi har påset, at tidligere afgivne beretninger, herunder revisionens bemærkninger, er blevet behandlet af Byrådet, og at Byrådet har afgivet besvarelse over for tilsynsmyndigheden. Halsnæs Kommune har således opfyldt styrelseslovens bestemmelser. 3. It-sikkerhed Gennemgang af Halsnæs Kommunes it-sikkerhed er igangsat, men ikke afsluttet. 4. Økonomistyring og Interne kontroller 4.1 Statusafstemninger I forbindelse med revision af regnskabsåret 2013 konstaterede vi statuskonti som ikke var afstemt. Det blev aftalt med administrationen at afstemningsarbejdet blev færdiggjort senest med udgangen af juni måned I forbindelse med den løbende revision i oktober måned kunne vi konstatere, at ikke alle afstemninger var afsluttet. Ud over indhold af afstemningerne kan vi konstatere at der i flere tilfælde mangler underskrift fra ledere på de enkelte afstemninger. De resterende afstemninger er færdiggjort pr. 30. oktober KONKLUSION Vi skal opfordre til at statusafstemninger foretages i henhold til Halsnæs Kommunes egne regler i Kasseog Regnskabsregulativet. 4.2 Lønadministration Som led i revisionen af Halsnæs Kommunes årsregnskab for 2014 har vi i september 2014 udført lønrevision. Lønrevisionen har omfattet: Efterprøvning af væsentlige kontroller/forretningsgange som personaleservice anvender, herunder vurdering af forretningsgangsbeskrivelser. Gennemgang af ydelser til byrådsmedlemmer. Gennemgang af lønudbetalinger til direktører. PwC 4

7 Stikprøvevis gennemgang af nyansættelser. Stikprøvevis gennemgang af fratrædelser. KONKLUSION Vi har i vores revision hovedsageligt lagt vægt på gennemgang af procedurer samt forretningsgange gældende for lønområdet. Det er vores opfattelse, at der er tilrettelagt gode og betryggende rutiner for lønadministrationen. Vi har i ét enkelt tilfælde fremsat forslag til forbedring af nuværende procedure/forhold: Anvendelse af attestationslister. 4.3 Overholdelse af momsregler I forbindelse med vores besøg på decentrale enheder har vi stikprøvevis iagttaget reglerne vedrørende momsrefusionsordningen. I forbindelse med årsrevisionen vil vi yderligere gennemgå området inkl. momsafregning til SKAT, herunder eksempelvis kantinemoms mv. KONKLUSION Vi har ingen bemærkninger eller kommentarer til dette område. 5. Det sociale område, herunder hjemtagelse af statsrefusion Revision af det sociale- og beskæftigelsesmæssige område er p.t. ikke igangsat. 6. Sagsbehandling på det specialiserede voksenområde På baggrund af, at der i revisionsberetningen for 2013 var afgivet en revisionsbemærkning om det specialiserede voksenområde, valgte områdeledelsen og direktionen at igangsætte et projekt, der skal sikre, at kvaliteten i sagsbehandlingen for området løftes. Dette blev iværksat i august 2014, og gennemføres sideløbende med, at det nye it-system InCorp er taget i anvendelse i januar Projektet er opdelt i 3 dele som skal medvirke til: At skabe et kvalitetsløft i de eksisterende 700 sager bl.a. med henblik på at sikre, at sagerne er behandlet i henhold til gældende regler og bestemmelser. Det skal samtidig sikre, at sagerne er klar til at blive overført til det nye it-system At udvikle den fremtidige sagsbehandling, herunder medarbejderkompetencer, arbejdsgange, interne vejledninger, skabeloner og anvendelsen af nyt it-system, og it-understøttelse At tilrettelægge kvalitetssikring i afdelingen, som fremadrettet kan styrke kvaliteten i sagsbehandlingen gennem sparring og feedback, såvel som ledelsestilsyn, kontroller og ledelsesinformation PwC 5

8 Status på de enkelte dele kan beskrives således: Ad 1. Der er arbejdet med fastlæggelse af principper for god sagsbehandling, ligesom der er afholdt kompetenceforløb for medarbejderne. Ad 2. Der er udarbejdet arbejdsgange, interne vejledninger og skabeloner for alle væsentlige delområder i afdelingen, ligesom medarbejderne har ibrugtaget det nye it-system InCorp. Ad 3. Der er iværksat et arbejde med tilrettelæggelse af et internt ledelsestilsyn i afdelingen, såvel som tilrettelæggelse af ledelsesrapportering. Der arbejdes nu målrettet med implementeringen af arbejdsgange og principper for god sagsbehandling i forbindelse med det fremadrettede sagsarbejde. 7. Tilsyn med Boligselskaber Vi har varetaget det regnskabsmæssige tilsyn for regnskabsåret for 2012/2013 for almene boligorganisationer i Halsnæs Kommune. Vi har foretaget gennemgang af forelagte regnskaber og andet regnskabsmateriale for følgende boligselskaber: Lejerbo, Frederiksværk - boligorganisation og 8 afdelinger Hundested almennyttige Boligselskab - boligorganisation og 8 afdelinger samt afdeling for sideaktivitet Halsnæs Ny Boligselskab - boligorganisation og 10 afdelinger Vores gennemgang har taget udgangspunktet i boligselskabernes regnskaber for 2012/2013, inklusive revisionspåtegningen og de lovkrævede spørgeskemaer, samt foreliggende revisionsprotokollater for regnskabsåret. Samtidig har vi gennemgået bestyrelsens beretning for 2012/2013 og senest foreliggende styringsrapporter og referater fra styringsdialogmøder for de 3 boligorganisationer. Ved vores gennemgang har vi indledningsvis haft fokus på eventuelle forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspåtegningen på regnskaberne og eventulle væsentlige bemærkninger i revisionsprotokollatet. Samtidig har vi ved gennemgang af regnskaber og det øvrige materiale foretaget vurdering af, om boligorganisationerne overholder faktuelle og lovgivningsmæssige regler, herunder konstatering af eventuelle væsentlige forhold i spørgeskemaet, organisationens henlæggelse til dispositionsfond og arbejdskapital, afdelingerne regnskabsmæssige behandling af underskud og størrelsen af henlæggelser. I forbindelse med vores gennemgang har vi også foretaget sammenholdelse med de registrerede oplysninger i regnskabsdatabasen hos Landsbyggefonden. KONKLUSION Vi har i notat af 27. august 2014 anbefalet at boligregnskaberne og revisionsprotokollaterne til efterretning. Vi har samtidig oplistet vores konstateringer og anbefalinger til byrådet. PwC 6

9 8. Påtegnede erklæringer og regnskaber I forbindelse med vores løbende revision for 2014 har vi afgivet følgende erklæringer: Erklæring i henhold til bekendtgørelse nr for 2012 Erklæring i henhold til bekendtgørelse nr for 2013 Revisionspåtegning af regnskab vedr. oprensning m.m. af affaldsdepot på det tidligere Stålvalseværk Revisionspåtegning af regnskab vedrørende Virksomheds -, mentor og skolesamarbejde om opkvalificering af bogligt svage unge i job eller løntilskud Revisionspåtegning af opgørelse vedrørende byfornyelse for 2012 og 2013 Revisionspåtegning af regnskab vedrørende tilskud til jobrotation til særlige grupper med videregående uddannelse Revisionspåtegning af regnskab vedrørende tilskud til jobrotation til særlige grupper med videregående uddannelse Revisionspåtegning af Musikskoleregnskab for 2013 Påtegning vedrørende EGU-midler for perioden for perioden 1. december 2013 til 30. november Lovpligtige oplysninger I henhold til lov om godkendte revisorer og revisionsvirksomheder skal vi oplyse: at at vi opfylder de i lovgivningen indeholdte uafhængighedsbestemmelser, og vi har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om. København, den 10. februar 2015 PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Jesper Møller Christensen statsautoriseret revisor PwC 7