Samsø festival. Generalforsamling 5 nov Brundby RockHotel kl

Transkript

1 Samsø festival Generalforsamling 5 nov Brundby RockHotel kl Dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsen beretning ved formanden 3. Aflæggelse af regnskab 4. Valg til bestyrelsen. 5. Valg af 3 suppleanter. 6. Valg af revisor. 7. Valg af bilagskontrollanter. 8. Indkomne forslag 9. Eventuelt Ad pkt. 1: Michael Kristensen (NUI) blev valgt til dirigent og konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet i henhold til vedtægterne ved annonce i Samsø Posten af , på festivalens hjemmeside og vedr. rundsendelse af mails. Til stemmetællere valgtes Karin Søgaard og Asger Nielsen. Ad pkt. 2: Formanden aflagde bestyrelsens beretning.: Beretning Som i alle sikkert har læst i de mange beretninger, som har været fra Danmarks Hyggeligste 2010, så har det på alle områder været en rigtig dejlig festival. Rigtig mange dejlige gæster havde fundet vej til rigtig god musik og stemning under Samsø Festival Allerede ved forsalget var der tegn på, at flere end tidligere ville gæste vores festival.

2 Aldrig før har der været så mange gæster allerede fra tirsdag morgen, da vi åbnede billetlugerne for ombytning af billet til armbånd. Vi har fået megen ros for årets musikprogram, der var for alle aldre og musiksmag. I 2010 er der brugt flere penge på musikbudgettet end tidligere, for de danske bands ved godt hvilken pris de vil have. Det ser desværre ud til at fortsætte med prisstigningen og det bliver derfor mere og mere vanskeligt, at skaffe bands til fornuftige priser. Det skal jo også helst være bands, som folk gider komme efter, så her ligger virkelig et problem / opgave for den musikansvarlige, som bestyrelsen må forsøge at løse i fællesskab. Forretningsorden Som omtalt på tidligere generalforsamlinger er vi forsat med at udvikle vores forretningsorden. Den er vores lille bibel, som er med til at hjælpe os i at holde styr på de efterhånden mange krævende regler, som hældes ned over os fra det offentlige, samt dem vi selv udstikker i egne rækker. Forretningsordnen indeholder følgende elementer indtil videre.: Bestyrelsens ledelsesstruktur Regler for rejsegodtgørelse Forretningsgang i alle dele som har med penge at gøre under festivalen Formands rettigheder og pligter Medhjælper instruks Procedure ved klip af armbånd Retningslinier for campingvogne Hygiejneforhold i festivalens køkkener Beredskabsplan for festivalen At jeg nævner forretningsordnen er jo, fordi vi for et par år siden på en generalforsamling blev pålagt at udfærdige en forretningsorden. Ungearmbånd. Er kommet for at blive, ingen tvivl om det. Det gør livet som bartender meget lettere. En opgørelse viste i år, at ca. 25 % af vore gæster er under 18 år. Ideen med unge armbånd spreder sig rundt i landet, senest har jeg set, at en del fredagscafeer har taget det i brug ved diverse fester på uddannelses steder. Vi er fortsat vores samarbejde med FestivalDanmark omkring against Drug og unge og alkohol kampagner. På det seneste seminar her i sidste weekend hørte vi at flere festivaler rundt i landet har taget vores ungearmbånd til sig. Begge kampagner støttes op og financiers af sundhedstyrelsen. På seminaret så jeg et nyt lovforslag som faktisk er vedtaget i folketinget med den pasus at sundhedsstyrelsen kan bestemme hvornår det skal træde i kraft. Som det er nu kan unge på 16 købe stærk spiritus hos købmanden. Det nye lovforslag skulle bevirke at unge på 16 indtil 18 år kun kan købe spiritus med en alkoholprocent på 16 % og ned. Sidste år havde vi et tiltag fra ansatte ved Samsø Kommunes sociale afdeling om at være til stede på vores festival. Det var på disse ansattes initiativ og egen indsats, at de var til stede i Vi fik en henvendelse fra Samsø Kommunes officielle socialafd. om at de gerne ville være til stede i Vi kunne dog ikke helt blive enige om betingelserne.

3 Der var forlangende om, at vi i 2010 skulle stille pavilloner, borde stole til rådighed, samt sørge for opsætning nedtagning af disse. Deres område ville de så bemande med personer, som vi skulle bespise, og de skulle have fri adgang til festivalen. Samtidig kunne de kun være til stede til knap midnat, hvor vi fandt at indsatsen nok ville være den optimale efter midnat. Vi tilbød at stille grej til rådighed og så bespise 6 personer, derved ville deres bemandings timer svare til, hvad der forlanges af vore medhjælpere. Vi var i altfald ikke indstillet på, at skulle bruge vore frivillige til at servicere dem. Men nu reddes øens unge jo nok ikke under 4 dages festival, men ved en indsats hele året rundt og måske kan der findes en bedre og mere fornuftig løsning på socialforv. Indsats til næste år, hvis de da har ønske om det. Stikprøve kontrol af udskænkningen i vore barer viste faktisk, at ingen med ungearmbånd kunne købe alkohol. Vi kan selvfølgelig ikke se alt hvad der sker, men vore vagter er meget obs på vore gæster overalt på festivalen. Samsø Natteravne så vi gå rundt udenfor festival området, så der tages hånd om de unge i et vist omfang. Gæstecampen Vi fortsatte med opdeling af gæstecampen med forholdsvis rolige områder og unge områder samt plads til de efterhånden mange gæstecampingvogne som kommer. Vi indkøbte 200 samtelte, men fik solgt under halvdelen, så der ligger lidt på lager. Vi undres lidt over, hvorfor vi ikke kan skabe samme marked for de opslåede telte. Andre festivaler melder om stor popularitet og får udsolgt meget tidligt. Alle er opstillet af Samsø Rideklub, stor tak til dem. Medhjælpercamp Vi har i den grad pladsmangel til vore medhjælpere, alle vil helst ligge så tæt på festivalpladsen som muligt, og det kan vi jo ikke fortænke nogen i, men efterhånden som antallet af medhjælpere er steget, og også alderen på samme, så ønsker flere og flere at overnatte i større telte samt campingvogne. De fylder mere pr. person, end de tidligere små telte gjorde. Vi mærker også, at flere medhjælpere vælger at komme i god tid før de skal arbejde, og derfor kniber det med, at vores service apparat kan være klar til den tidligere ankomst. Vi strammede i år op på registreringen af, hvornår de enkelte medhjælpere skulle begynde sine vagter, det gav os lidt mere ro i år med at få placeret folk efterhånden som de kom. Her var vi godt hjulpet af det nye bookingsystem, idet det her var muligt at sælge de antal campingvogns pladser, som er til rådighed, på vore medhjælper områder. De vidste allerede på forhånd, hvor de skulle køre hen. Men som sagt, vi er i plads nød. PR Thomas Jakobsen overtog i 2010 roret med at styre vores PR afdeling. Det har han gjort godt, men har alligevel været nødt til at kigge lidt til det vi tidligere har haft af måder, at få vores PR ud til hele landet. Vi fik et par nye koordinatorer indover nemlig, Mette Kramer og Gitte Dreier Jacobsen. Vi håber hermed at få lidt mere ro på vores så vigtige afdeling som jo PR er. Området har haft lidt for mange udskiftninger de seneste mange år. Det var rart med det nye friske input fra 2 erfarne piger som Mette og Gitte.

4 De inviterede i år en del journalister til Samsø, hvor de i forvejen havde lavet aftaler med færge om gratis overfart, en del besøgssteder på Samsø gav fri adgang, og har ad den vej fået en uvurderlig gratis omtale i en del blade og aviser, ja faktisk helt til Norge. En optælling af værdien af disse omtaler vi i festivalen har arbejdet med, viser en annonce værdi på ca. 2 mill. Lægger vi vores egen finansiering, inklusiv værdien af vore barder aftaler, når vi op i nærheden af 2,7 mill. i samlet markedsførings værdi. Det er virkelig flot, det kommer i den grad hele øen til gode. Også vores hjemmeside er godt besøgt, i juli måned næsten besøg. På hjemmesiden er også filmklip fra festivalen i år. Pladsen Vi havde i løbet af foråret indkaldt til 2 arbejdsweekender, som sædvanligt kan man fristes til at sige. Dejligt at der her møder folk op, og får udført en hel del, som vi ikke ellers ville få lavet. Det er alt fra maling af vogne til større reparationer i vognene, det er efterhånden ved at være af ældre årgang det meste vi har. I år var det backstage Rullen som stod for tur til at få en ansigtsløftning af de helt store. Der var så meget arbejde, at vi måtte bruge en del weekender og aftener for at få det færdig til uge 29. I efteråret 2009 kom vi med et forslag til ny indretning af medhjælperkøkken og backstage bespisningen. Det blev godt modtaget af brugerne, men der er plads til forbedringer. I den forbindelse lejede vi en opvaskevogn ind, det var et godt valg. Vandforsyningen fik vi forbedret ved nye og større rørledninger, men der er stadig plads til forbedring her også. Vi fik til 2010 en ny ansvarlig for VVS, og det er gået rigtig godt på det område. Kloak og spildevand er stadig vor store problem barn, som endnu ikke er bleven voksen, forstået på den måde, at vi igen i år måtte se slamsugere i pendulfart til renseanlægget. Det er bare ikke holdbart og alt for dyr en løsning. Vi er i hælene på kommune og spildevandsforsyningen. I forbindelse med oprydningen slog vi faktisk vores egen rekord, allerede om onsdagen i uge 30 kunne vi kl sætte os og drikke en velfortjent øl. Da var pladsen stort set ryddet og rengjort, samt materiale kørt på lager. Vi har tidligere lejet os ind to forskellige steder til det større grej, det har vi nu fået samlet i de store lader tæt ved festivalpladsen. Angående pladsen, så har vi igen haft problemer med, at nogen ikke rigtig kan finde ud af, at holde fingrene væk. Nogle ruder er slået ind samt andet forsøgt brækket op. Det er politi anmeldt, men så sker der nok ikke mere i den sag. Der er personer som anser festival pladsen som et helt offentligt sted, både med kørsel på knallert og i bil, og at stedet kan bruges til hundeluftning med videre. Det kan være lidt træls at opleve. God omsætning i barer Der har været omsætningsfremgang i næsten alle vore barer, det vil Henning sikkert komme ind på i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Men navneændringen fra Bette Bo til Garagen, med deraf følgende ændringer i konceptet, skal nok lige nævnes. Udsmykningen havde lagt et stort arbejde i, at få Garagen udsmykket og det sammen med stor indsats fra folkene i Garagen, gik det hele op i en højere enhed.

5 Af andre nye ting kan nævnes vores issparkningskonkurrence, som sammen med nøgenløb og andre små event på gæstecamp har givet vore gæster nogle gode oplevelser. Det er vel i bund og grund det, som det hele går ud på. Økonomi Det økonomiske vil Henning senere komme ind på under aflæggelse af regnskabet. Men selvom vi på et tidspunkt så, at det lå til et godt resultat, så er det endt ud med et resultat, som vi ikke helt er tilfreds med, set i forhold til de ekstra mange gæster vi havde i år. De har åbenbart ikke købt det mere i barerne, som vi godt kunne have forventet. Men alligevel er vi da stolte af, at vi her efter generalforsamlingen har mulighed for at dele overskuddet ud til foreningerne, som igen i år har hjulpet os meget. Kontrakter og aftaler. Vi har inden festivalen 2010 forhandlet og forlænget nogle at de 3 årige kontrakter som udløb inden årets festival. Det er eksempelvis Tuborg Scene lys og lyd El leverandør (generatorer) Det er også lykkedes os med baggrund i en rimelig god egenkapital at få ændret betalingsbetingelser hos et par af vore samarbejdspartnere. Hvor vi før skulle betale et rimeligt stort beløb inden uge 29, kan vi nu vente til efter uge 29. Masterplan Vi fortsætter med masterplan for hele opbygningen af festivalen, der er indsamlet en hel del oplysninger fra de enkelte områdeansvarlige, lige fra bestyrelse over formænd til alm. medhjælpere. Alle disse oplysninger har Palle Langballe lagt et kæmpe arbejde i at få samlet sammen og ført ind i en samlet masterplan. Medhjælpere Ingeborg som blev valgt ind som suppleant sidste år, fik ansvaret for hele foodområdet. Det har hun klaret godt med sit stille og rolige, smilende gemyt. Det er et stort område, som virkelig kræver sin mand / kvinde. Her har hun stor god hjælp fra Pia Kleis, så stor tak til hende også. Det er jo ikke nemt, at stille alle tilfreds med mad, måske er de, der klager, enten bedre eller dårligere vant hjemmefra. Men stort set har vi fået ros for bespisning, så det er jo dejligt. Til næste år har vi besluttet, at hæve antallet af arbejdstimer under festivalen fra de nuværende 18 timer til 21 timer. Bestyrelses arbejdet. Vi har afholdt bestyrelsesmøder i løbet af året, dertil 2 weekender med formandsmøder, medhjælperfest, og 2 arbejdsweekender. Ja så skal man også lige kunne afse, at holde sin ferie faktisk fra midt i uge 28 til en stor del af uge 30, hvor man i den periode er på det meste af tiden. Foruden møder i bestyrelse og med formænd, er der en del møder, som er afholdt med leverandører, kommune, politi osv. Hertil de almindelige henvendelser fra medhjælpere, publikum som også kræver noget opmærksomhed i løbet af året. Her har vi dog haft stor hjælp fra kontoret, som er bemandet af Knud Jensen, stor tak til Knud. Bo Jensen ( tidligere Bette Bo formand) hjalp til på kontoret dagligt i tre sommer måneder. Det kan ikke lade sig gøre, at drive en festival uden at der er personer, som dagligt bliver kontaktet med alverdens spørgsmål. I forbindelse med de mange bogføringer i løbet af året skal også lyde en stor tak til Sonja.

6 Så det at sidde i Samsø Festivals bestyrelse er absolut noget, der kræver en indsats, som absolut ikke er blevet mindre de seneste år. Der stilles større og større krav til det enkelte bestyrelsesmedlem, man kommer ikke sovende til det. Det mærker jeg også, og der er langt flere ting som skal ansøges, forhandles om, inden alle tilladelser fra forskellige myndigheder er på plads, end tidligere år. Det er absolut ikke blevet mindre med årene. Så har vi også en del private og foreninger, firmaer som her på øen nyder godt af det materiel vi har. Så her går også tid med at udlåne, aftale, ja sørge for at det så også kommer tilbage. Derfor har vi nu besluttet os for, at der skal ske en form for betaling af de ting, som vi indtil nu har udlånt gratis. Færgen Den opmærksomme har nok erfaret, at jeg slet ikke har været inde på vores transport til og fra øen. Til det er der kun at sige, vi har ikke som festival haft de store problemer med at få vore ting til og fra øen. Vi har selv booket over 80 pladser til vores materiel, det har ikke givet os de store problemer. Selvom det måske ikke falder i god jord hele vejen rundt, så føler jeg trang til at rose færgeriet, for de har haft deres at se til siden opstarten, men jeg synes at det hele kører godt for dem nu. Hjemrejsen gik også smertefrit, jeg har ikke fået melding om andet. Ros til medhjælpere formænd - subformænd. Tak til de firmaer på øen, som velvilligt stiller deres maskiner til rådighed eller på anden måde er med til, at hjælpe med i det store arbejde det er at lave festival, uden denne velvilje ville det være langt sværere for os, for ikke at sige umuligt. Tak til alle vore samarbejdspartnere for jeres tillid i gennem det sidste år. Vi kan ikke lave en fornuftig festival uden en gensidig tillid. Til slut vil jeg række en stor tak til alle vore medhjælpere, subformand og formænd, for det store arbejde de ligger i festivalen. Jeg skylder også en tak fra bestyrelsen til Janne, som gennem året sørger for, at der er rent og ryddeligt på kontoret, og som til næsten alle møder har lavet et eller andet godt spiseligt. En tak til øen for at tænke på os i forbindelse med udskiftning af køleskabe, husk vi har fortsat brug for køleskabe under festivalen. Tak til alle jer frivillige for jeres indsats. Sidst men ikke mindst tak til bestyrelsen for et rigtig godt festival år. For uden jer alle, ingen festival. Spørgsmål til beretningen: Henrik: Har man tænkt på, at opkræve gebyr for opstilling af pavilloner? Formanden: Ja, det er overvejet at tage gebyr ligesom Roskilde har gjort. Henrik: Skal de der arbejder før festivalen også sættes op i timetal? Formanden: Arbejdstiden før festivalen forøges ligesom arbejdstiden under festivalen til 28 timer. Jane: Har det indflydelse på antallet af medhjælpere? Henning: Ja, det skulle gerne give 279 medhjælpere færre end i år. Jane: Hvor mange medhjælpere var der i 2010? Henning: Ca medhjælpere.

7 Herefter blev bestyrelsens beretning godkendt. Ad pkt. 3: Henning Kok Larsen aflagde Samsø Festival Forenings regnskab. Det er fortrinsvis medlemskontingentet, der driver foreningen, hvilket også fremgår af regnskabet. Som noget nyt i forhold til tidligere år er en andel af huslejen vedrørende opbevaring af vores materiel samt lejeudgift vedrøende kontor overført til foreningen. Bilagskontrollanterne har gennemgået bilagene og havde ingen bemærkninger til regnskabet. Regnskabet for Samsø Festival Forening blev herefter godkendt. Regnskabet for arrangementet Samsø Festival blev herefter fremlagt af Henning. Opretholdelsen af momsfritagelsen er vigtig, da det vil have stor indflydelse på festivalens regnskab, hvis vi skal betale moms, da udgifterne til musik ikke er fradragsberettiget der betales ikke moms af musikudgifter pt. Regnskabet over svind er steget i forhold til 2009, og det er vigtigt at få noteret det svind man oplever fra dag til dag i de forskellige områder og vi kan heller ikke udelukke, at der sker tyveri fra kassen. Det svind der er beregnet i 2010 svarer til godt kr., der mangler i indtægt. Ad pkt. 4: På valg til bestyrelsen er Kirsten Vadmand, Thomas Svoboda, Henning Kok Larsen og Anders Høgh Laursen. Alle 4 blev genvalgt. Ad pkt. 5: På valg som suppleanter er Thomas Jakobsen, Merete Buchhave og Ingeborg Dahlsgård Nielsen. Alle blev genvalgt. Ad pkt. 6: På valg som revisor er RealVision og revisor blev genvalgt. Ad pkt. 7: På valg som bilagskontrollanter er Jane Jørgensen og Thomas Søgaard og de blev begge genvalgt. Ad pkt. 8: Der er ikke indkommet forslag til bestyrelsen. Ad pkt. 9: Kaka: Hvis vi skal have lavet en bog eller andet vedrørende vores 25 års jubilæum skal det snart sætte i gang. Thomas Jakobsen: Der er focus på dette og der er folk sat på arbejdet i forbindelse med vore 25 års jubilæum. Herefter blev der udtrukket vindere af konkurrencen for betalt kontingent senest Vinderen af 5. præmie: Finn Andersen. Vinderen af 4. præmie: Conni Helene Kjær. Vinderen af 3. præmie: Brian Korsgård. Vinderen af 2. præmie: Hanne Grethe Holm. Vinderen af 1. præmie: Lars Svejstrup. Udlodningen af festivalens overskud blev tildelt følgende: Samsø Agility Klub: kr.

8 Spejderne/Angantyr: TIF: Samsø Rideklub: Samsø Roklub: Samsø Skytteforening: SUI Den Ny Forening : kr kr kr kr kr kr. Disse udlodninger udgjorde festivalens overskud på kr.i alt. Herefter blev der uddelt en gave til bilagskontrollanterne og dirigenten. Dirigenten takkede for god ro og orden under afholdelse af generalforsamlingen i Samsø Festival. Ref./Merete