Referat fra RI-rådets møde 1. marts 2017

Transkript

1 1. marts 2017 HVM J.nr. Til stede: Dekan Henrik Bindslev, formand for RI-rådet HUM: Institutleder Per Krogh Hansen NAT: Institutleder Marianne Holmer SAMF: Prodekan for forskning og ph.d. skoleleder Nina Dietz Legind SUND: Institutleder Kirsten Ohm Kyvik TEK: Prodekan Michael Evan Goodsite RIO, Chef RIO, Helle Voss Marker (referent) Afbud: Konstitueret universitetsdirektør Herluf Petersen Dagsorden: 1 Datamanagement Orientering 2 RI rådets plan 2017 Drøftelse 3 Ph.d. rådet Beslutning 4 SDU Go Elitetiltag 2017 Beslutning 5 CRM og videndeling Beslutning 6 Ydelseskatalog Drøftelse 7 Seminar den 28. marts Drøftelse 8 Evt. 1

2 Referat: Pkt. Indhold Ansvarlig(e) next step 1. Datamanagement SDU ønsker at publicere i gode tidsskrifter og hjemtage eksterne midler til hjælp til at udføre forskning af høj kvalitet. Imidlertid afkræves forskere i stigende grad dokumentation for god forvaltning af forskningsdata i hele datas livscyklus fra indsamling over behandling til eventuel arkivering af data. Det indstilles til RI-rådet at tage Henrik Pedersens orientering til efterretning. Henrik Pedersen og Det blev desuden besluttet, at arbejdet fremadrettet forankres i RIO og RIO-netværket, hvor RI-rådet træffer de overordnede beslutninger og indstiller til Direktionen. Henrik Pedersen og skal i samarbejde tage første step i retning af en fælles indsats på SDU. Arbejdet skal inddrage RIO-netværkets forskestøtteenheder (SDU-Go). Henrik Pedersen præsenterede på mødet: SDU`s udfordring er, at datamanagement i stigende grad vil være et krav for at op nå ekstern finansiering og adgang til at publicere. Henrik Pedersens forslag er, at SDU skal have en datamanagement politik. Både udviklingen af politikken og implementeringsplanen kræver en grundig medvirken af repræsentanter for forskningsmiljøerne på SDU. Det kræver ressourcer at få en solid datamanagementpolitik på plads og at sikre den efterfølgende drift. Fx: Træningskurser: Til forskere, støttepersonale og ledelsesansvarlige. Metadatering: Faglige traditioner, international forankring, maskinlæsbarhed, standarder. Jura: Persondataforordning, ejerskab af data, IPR og data, fortrolighed og etik. Forskerstøtteenheder: Opmærksomme på krav fra fonde til (FAIR) data. Infrastruktur: Lagring og deling af aktive data, til arkivering af resultatdata, til beregninger og andre værktøjer. Fremlæggelsen gav anledning til drøftelse af udfordringerne på SDU, om organiseringen af arbejdet, om kompleksiteten i at anvende andre forskeres data, om rå-data og intelligent åbenhed samt om incitamentsstrukturen i de forskellige fagmiljøer. 2. RI-rådets arbejdsplan for 2017 På møde d. 16. januar 2017 drøftede RI-rådet indledningsvist plan for arbejdet i På baggrund af den drøftelse og kommissoriet for RI-Rådet indeholder denne 2

3 sagsfremstilling et første udkast til en ramme og indhold for rådets arbejde i Det indstilles til RI-rådet, at drøfte ønsker til indhold og prioritering af indholdet for arbejdsplan 2017 at godkende at et revideret udkast til arbejdsplan 2017 drøftes og endeligt fastlægges på rådets strategiseminar den 28. marts. Det blev desuden besluttet, at arbejdsplanen som beskrevet i sagsfremstillingen på nuværende tidspunkt danner grundlag for det videre arbejde i RI-rådet. RI-rådet drøftede sagsfremstillingen og det kommende arbejde. Det er vigtigt, at RIrådets arbejde styrker den fælles tværgående indsats til gavn for hele SDU, og at arbejdet bliver så konkret som mulig. Udfordringer blev diskuteret, herunder behovet for at KPI er er resultatorienterede og ikke proces-kpi er, dvs. fokus på værdiskabelse og SDU s mål I relation til forskningsstøtten og RIO s bidrag hertil blev der lagt vægt på, at støtten skabte konkret værdi for de relevante forskere, at de får en tilstrækkelig og kompetent understøttelse samt at støtten ligeledes understøtter ledelsen i at realisere de strategiske mål. RI-rådet drøftede også behovet for på den kortere bane at kommunikere RI-rådets og RIO`s arbejde. Kendskabet til rådets og RIO s arbejde er fortsat begrænset såvel internt på SDU som eksternt. Behovet for kommunikation på den kortere bane er primært indadtil. Opmærksomhedspunkt omkring referaterne fra rådets møder. På mødet blev detaljegraden af referatet drøftet. Der var enighed om at udarbejde et beslutningsreferat og i et fornødent omfang med inddragelse af argumenterne for beslutningerne Ph.d. rådets funktion, opkobling og understøttelse I forbindelse med direktionens beslutning d. 15. juni 2016 om etablering af RI-råd og SDU RIO blev det besluttet, at strategiske spørgsmål vedr. ph.d.-området skulle varetages i RIrådet, og at ph.d.-skolerne skulle koordinere praktiske spørgsmål i et koordinerende udvalg. Efterfølgende er det aftalt at fortsætte ph.d.-rådet en periode, indtil RIO og RIrådet er etableret og har fået fodfæste. Kirsten Ohm Kyvik og RIO 3

4 Det indstilles til, at RI-rådet implementerer direktionens beslutning og i den forbindelse drøfter: hvordan de forskellige opgaveområder koordineres mest hensigtsmæssigt og beslutter organisering af det tværgående samarbejde og koordinering mellem SDU s Ph.d.-skoler. Sagen blev drøftet og RI-rådet vendte de forskellige organisatoriske setup, som hvert Fakultet har på Ph.d. skole området. RI-rådet besluttede at udpege Kirsten Ohm Kyvik som ny formand for Ph.d rådet, for at sikre ledelsesmæssigt forankring på SDU samt sikre tæt samarbejde med RI-rådet fremadrettet. RIO har fremadrettet ph.d.-rådets sekretariatsfunktion. 3.2 Erhvervsph.d. kursus udbud Innovationsfonden har indbudt SDU og landets øvrige universiteter til en markedsdialog om et forventet snarligt udbudsmateriale om erhvervsph.d.-kurser i Danmark. Fra SDU deltog Nina Legind og Kristin B. Munksgaard i mødet med Innovationsfonden ultimo februar. Kurset skal dække samlet 12,5 ECTS årligt og udbydes til estimeret 125 erhvervsph.d. studerende (5 obligatoriske ECTS). Udbudsmaterialet forventes primo marts 2017 med 35 dage til svar. med modifikation Det indstilles til RI-rådet, at udtrykke sin støtte til, at SDU deltager i udbuddet og at RI-rådets medlemmer sikrer opbakning i fagmiljøerne hertil. Nina Dietz Legind og at der på de deltagende fakulteter afsættes midler til at dække udviklingsomkostningerne, såfremt udbuddet ikke vindes. Modifikation af beslutning relativ til indstilling: Der var bred enighed i RI-rådet om, at udbuddet er et godt initiativ og at alle Fakulteter selv løfter omkostningerne i forbindelse med udvikling af kursus og udarbejdelse af kursustilbuddet til Innovationsfonden. Det blev desuden besluttet, at RI-rådets medlemmer orienterer Nina Dietz Legind om de personer som skal deltage i udarbejdelsen af tilbudsmaterialet. Punktet blev drøftet og der var enighed om, at det er attraktivt for SDU, at udbyde landsdækkende Erhvervsph.d.-kurser. Det giver en positiv profilering af SDU i Danmark. Erhvervsph.d.-kurserne er obligatoriske og ca. 125 skal igennem hvert år. Kurserne bør udbydes på SDU Campus Odense, da der er gode transportmuligheder fra 4

5 både øst og vest til Odense. Ellers var der enighed om, at RIO / RIO-netværket fremover principielt forestår koordinering af aktiviteter af denne art i samspil med relevante fagmiljøer. 4. SDU Go Elitetiltag 2017 Denne sagsfremstilling blev fremsendt til RI-rådet efter diskussion og efterfølgende aftale på SDU GO møde d. 19. januar På baggrund af sagsfremstilling vedr. Hjemtag af flere elitære forskningsbevillinger på SDU vedtog direktionen d. 13/ at allokere et beløb (jf. budgetramme i bilag 1) til at dække visse udgifter forbundet med ansøgninger til nedenstående elitemidler i 2015 samt Det indstilles at RI-rådet godkender, at en del af ERC- budgettet kan reserveres/overføres til primo 2018 til brug for evt. konsulentydelser for de ansøgere, som indsender til ERC CoG. Næstkommende deadline for dette virkemiddel ligger i februar godkender, at RIO laver en ansøgning til bevillingen til Direktionen. Punktet blev drøftet og enighed om, at SDU skal blive bedre på området. Sagen ligger formelt hos direktionen og skal derfor ekspederes videre fra RI-rådet. Det fremlagte budget blev drøftet og transport med hotel blev taget ud, RI-rådet er enige om at søge ,- kr. til formålet i direktionen. 5. CRM og Videndeling Der har siden efterår 2016 pågået et arbejde med at aftale principperne for et fælles CRM-system. Dialogen har foregået mellem IT-Service, SDU Erhverv og siden RIO. Der har været afholdt to møder i en større arbejdsgruppe, der blev nedsat til formålet. med modifikation Det indstilles til RI-rådet at godkende den udarbejdede målsætning forslag til organisering for et fælles CRM system på SDU. Det blev besluttet, at nedsætter en mindre arbejdsgruppe til det videre arbejde med fokus på 1) kravspecifikationen 2) brugervenlighed samt 3) udbredelse af kendskabet og brugen af systemerne i de relevante miljøer af SDU. CRM skal understøtte SDU internt, så vi styrker kvaliteten i videndelingen, og hjælper hinanden med at finde de gode relationer til virksomhederne. Det er vigtigt for RI-rådet at understrege, at der skal være balance mellem hvor meget vi investerer i systemet og hvor meget vi får ud af det. Det skal ikke være forskerne, der lægge informationer ind i 5

6 systemet, men forskerne skal i høj grad i spil undervejs i opbygningen således, at deres behov bliver tydelige og bliver indarbejdet i opbygningen af det nye system. RI-rådet drøftede også, at der skal skabes en incitament-struktur for at benytte CRM. Ud fra erfaringer fra nuværende system er det vigtigt, at SDU får styrket synligheden i universitetets relationer internt og dermed også styrket vedligeholdelsen af og/eller opbygningen af nye relationer. Det er en fordel, at vi mange steder på SDU allerede bruger CRM. Et opmærksomhedspunkt i det kommende arbejde er, hvordan systemet kan understøtte brugen, således at vi ikke får blandet følsomme data med andre data. Forskerne skal have tillid til, at forskestøtteenhederne kan hjælpe med CRM og håndtere redskabet. Der blev desuden luftet mulighed for, at også Alumne registreringerne kan indarbejdes, hvilket IT fortalte var muligt. fik til opgave at samle en mindre arbejdsgruppe (fra både RIO og RIO-netværket) i samspil med IT Christian Clausen og se på tre forhold: 1) kravspecifikationen, 2) brugervenlighedsamt 3) udbredelse af og kendskabet til systemet. Frem mod RI-rådets møde i april, vil der blive udarbejdet en projektbeskrivelse, som kan fremlægges til drøftelse. I systemudviklingen vil der blive skelet til andres erfaringer både kommuner og andre universiteter anvender systemer som dette. 6. Ydelseskatalog På RI-rådets møde den 16. januar 2017 blev det besluttet, at der på kort sigt og hvor muligt udarbejdes udkast til ydelseskatalog for SDU RIO, og at RI-rådet den 1. marts tager en indledende drøftelse af de første udkast til ydelseskataloger. Foreliggende udkast bygger primært på de færdiggjorte papirer fra de respektive arbejdsgrupper og de relaterede arbejdsområder, som SDU RIO i dag har ansvaret for. Bemærk venligst at ikke alle SDU RIO s arbejdsområder er beskrevet i det foreliggende materiale, hvorfor SDU RIO s samlede aktuelle opgaveportefølje endnu ikke er fyldestgørende beskrevet. Det indstilles at RI-rådet drøfter principper for ydelseskataloger, herunder format, indhold og detaljeringsgrad drøfter den videre proces for ydelseskataloger drøfter behovet for evt. at revitalisere udvalgte arbejdsgrupper Det blev besluttet, at arbejder videre med ydelseskataloget. Katalogets beskrivelser kan fremadrettet bestå af tre niveauer. 1) En kort oversigt der tydeliggør RIO`s samlede opgaveportefølje, 2) En kort beskrivelse af de fire målgrupper og tilhørende aktiviteter og understøttende ydelser samt 3) ideer til udviklingsprojekter 6

7 målrettet de fire målgrupper. RI-rådet drøftede forventninger til RIO fremover. Opdraget, for drøftelserne på mødet, var udarbejdet af RIO og var baseret på arbejdsgruppernes indspark og arbejde, som blev udført i efteråret fremlagde en model for hvordan arbejdet fremadrettet kunne gribes an med vægt på dels understøttelse af SDU s strategiske målsætninger og dels indsatsen målrettet de fire målgrupper for RIO s aktiviteter og understøttende aktiviteter. De fire målgrupper er: forskere, studerende, erhvervslivet og ledelsesstregen på SDU. RI-rådet drøftede nuværende styrker og svagheder i RIO og havde en dialog omkring den fremadrettet indsats. Den kundefokuserede tilgang til RIO`s arbejde blev vel modtaget og på den baggrund vil næste beskrivelse af ydelseskataloget basere sig på denne tilgang. Katalogets beskrivelser vil have tre niveauer. 1) En kort oversigt der tydeliggør RIO`s samlede portefølje, 2) En kort beskrivelse af de fire målgrupper og tilhørende aktiviteterne og understøttende ydelser samt 3) ideer til udviklingsprojekter målrettet de fire målgrupper. På mødet blev emnerne virksomhedskontakt (både udefra og ind og indefra og ud), domænekendskab, RIO-netværket og RIO`s samarbejde i forhold til fælles kompetenceopbygning blandt medarbejderne, specielle kompetencer kontra brede kompetencer hos medarbejderne, de akademiske miljøers ansvar i opgaveløsningerne, en accept af, at RI-råd, RIO og RIO-netværk ikke kan alt endnu, entreprenørskabs aktiviteter i og udenfor Odense, tilbud i Campusbyerne, Scout-indsats samt indikatorer og KPIèr. På formandens opfordring droppes kravet om detaljerede interne proces KPI er derimod vil RIO s succes i høj grad bero på en understøttelse af SDU s fælles strategiske mål og tilfredshed hos RIO s fire målgrupper. 7. RI-rådets seminar 28. marts RI-rådet har afsat den 28. marts til et tema og strategiseminar. Dagen er foreløbig afsat med henblik på at fastlægge RI-rådets arbejde for 2017 Det indstilles til RI-rådet at komme med input til de temaer som skal behandles på seminar den 28. marts Det blev besluttet, at dagen skal dreje sig om arbejdsplan 2017, ydelseskatalog og kommunikation. RI-rådet var enige om, at ambitionen med dagen er, at alle skal kunne gå fra seminariet med indblik i de ydelser, der tilbydes de fire målgrupper, og have en linje i det kommende 7

8 arbejde i form af en arbejdsplan, arbejdsplan, et ydelseskatalog beskrevet på niveau 1 og en kommunikationsplan. Det er også et ønske fra RI-rådet at få overblik over det tilknyttede omtrentlige ressourceforbrug og på sigt at få en ressourceoversigt for RIO`s medarbejdergruppe, specifikt hvilke ressourcer og kompetencer der er tilgængelige. 8. Evt. Nina Dietz Legind og Michael Evan Goodsite orienterede om et stort projektinitiativ på TEK og SAMF foranlediget af Industriens Fond. Der var i RI-rådet enighed om, at det er i SDU`s interesse at få hjemtaget denne projektbevilling. FORSK2025 / Ingen kommentarer fra RI-rådet. Peder Thusgaard Ruhoff indtræder i styregruppen for velfærdsinnovation fra NAT. Henrik Bindslev formand / Helle Voss Marker referent 8