Dialogmøde mellem repræsentanter fra Region Syddanmarks Hovedudvalg og repræsentanter fra Fælles MED-udvalgene.

Transkript

1 Område: Human Resources Afdeling: HR-sekretariat og Arbejdsmiljø Journal nr.: Dato: 2. november 2010 Udarbejdet af: Tine Hald Telefon: Referat Dialogmøde mellem repræsentanter fra Region Syddanmarks Hovedudvalg og repræsentanter fra Fælles MED-udvalgene. Tidspunkt: 26. oktober kl Deltagere: Hovedudvalget: Mikkel Hemmingsen, Lone Rasmussen, Lis Nielsen Socialområdet: Roger Lundberg, Mette Müller Regionshuset, Sten Christoffersen, Carsten Lysdahl Søgaard, Lone Rasmussen Sydvestjysk Sygehus: Kirsten Jensen, Jannie F. Holst, Bjarne Normark Psykiatrien: Anne Marie Stougaard, Peter Henriksen, Dorte Ruge Sygehus Lillebælt: Jens Erik Spedtsberg, Inge Nielsen Raal OUH: Jane Kraglund, Karin Sigh, Helle Marie Mogensen, Lis Nielsen Sygehus Sønderjylland: Kirsten Jacobsen, Finn Jensen, Inge Clausen Sekretariat: Tine Hald, Niels Jørgen Rønje, Anita Bisgaard 1) Effektiviseringskrav og MED Med den nye økonomiaftale forudsættes endnu engang 2 % produktivitetsforbedringer. For 2011 skal det samtidig ske inden for rammerne af en meget afdæmpet aktivitetsvækst. Også på de andre områder er der lignende effektiviseringsudfordringer. Indfrielsen af effektiviseringskravene vil være endnu mere udfordrende end hidtil. Der bliver derfor behov for at udvikle alternative løsninger, smartere organiseringer og nye veje samt fortsatte investeringer i apparatur, it, energibesparelser, forbedrede bygningsmæssige rammer m.v. Her er det vigtigt, at de nye tanker også kan tænkes i det samspil mellem medarbejdere og ledere, som foregår i MED-systemet. På det kommende dialogmøde den 26. oktober mellem formandskaber og en arbejdsmiljørepræsentant fra henholdsvis Hovedudvalget og Fælles MED-udvalgene vil vi dagsordenssætte temaet Effektiviseringskrav og MED. Det er vigtigt, at vi har et MED-system, som spiller med fra starten og hele vejen i mål, så effektiviseringskravene udmøntes bedst muligt/mest hensigtsmæssigt. Hovedudvalgets formandskab har skrevet til Fælles MED-udvalgene og bedt om at temaet dagsordenssættes i Fælles MED-udvalgene inden denne drøftelse. Indstilling: Tilbagemeldinger fra FMU og drøftelse

2 Sydvestjysk Sygehus: Hovedudvalgets henvendelse hilses velkomment - initiativet er relevant. man har haft en drøftelse i FMU. Man finder at det vigtige er, at det er en fælles opgave som derfor også kræver samme indsigt. Man lægger alt frem, også selvom det udstiller nogle. Hvis der er uhensigtsmæssigheder, så skal det frem så tingene kan drøftes åbent. Udfordringen ift at sikre samme indsigt er ift LMU, hvor det kan være svært at få fremstillet relevant materiale at drøfte ud fra. Sygehuset har en smal struktur hvor alle næstformænd i LMU også sidder i FMU, dette gør informationsopgaven lidt lettere. Sygehusledelsen giver forpligtelsen til medinddragelse videre til afdelingsledelserne det er oplagt, da man ved åbne drøftelser i MED får gratis løsninger på bordet. Der holdes ølkassemøder på alle matrikler og i alle områder, hvor en fra direktionen åbent svarer på spørgsmål. Når man mødes i den store lederkreds indbefatter det også medarbejdersiden i FMU. Regionshuset: Her nævnes stor åbenhed omkring økonomien som et vigtigt element i at medarbejdersiden kan medinddrages og tage medansvar også ift effektiviseringer. Der opsættes en forslagskasse, hvor medarbejderne kan komme med effektiviseringsforslag til ledelsen og MED udvalget. Sygehus Lillebælt: Her nævnes også vigtigheden af åbenhed omkring økonomien og så at fremhæve både afdelinger med god og med dårlig økonomi, så man også kan lære af de gode eksempler. Der er stor forskellighed mellem afdelingerne og matriklerne opgaven kan ikke gribes ens an alle steder. Der er stort fokus på budgetoverholdelse, hvor der også har været sendt en gruppe ud til at rådgive afdelingerne om hensigtsmæssige metoder fx hvordan brugen af dyre vikarer kan begrænses. Ift effektivisering arbejdes der med at afholde møder på tværs af matriklerne med videokonference. Der ønskes fokus på systemer der ikke virker hensigtsmæssigt. Der kan effektiviseres meget ved at få systemerne til at virke, da de ofte kan blive flaskehalsen (fx EPJ, depotsystem, talegenkendelse ) OUH: På OUH skal man arbejde med budget 2011, men derudover har OUH en reel besparelsesopgave med udgiftsreduktioner for 140 mio. kr. Besparelsesudfordringen dræner meget energi. Man er opmærksomme på, at det er vigtigt at bevare fokus på det der skal til, udover at holde budgettet eksempelvist udviklingsopgaver. FMU har været på økonomiseminar, hvor henvendelsen fra HU også blev drøftet. Man er enige om at transparens/synlighed er vigtigt. Der skal være en fælles forståelse af opgaven og inddragelse er et nøgleord både ift FMU og LMU. I forhold til økonomi, så er afdelingerne inddelt i 4 grupper. Der skal være synlighed om, at det sker noget, hvis man ikke holder budgettet. Dialog er vigtigt. FMU har inviteret sig selv på besøg ved alle lokale MED-udvalg. Konkret er der ift effektiviseringer store forventninger til IT og energibesparende tiltag ifm nyt OUH. Side 2 af 7

3 Sygehus Sønderjylland: På Sygehus Sønderjylland var den største opgave sidste år at få rettet op på den dårlige økonomi, Der var stort fokus på den fælles opgave og arbejdet hermed illustrerer meget godt det samarbejde man har i MEDsystemet på sygehuset. Alle har kunnet se retningen og fordelen ved at få skabt balance. Det er vigtigt at være opmærksom på, at effektivisering og produktivitetsudvikling ikke er det samme som besparelser. Der er opmærksomhed på at finde gode metoder til at gøre tingene på en anderledes og smartere måde. Det er vigtigt at finde en balance for hvornår man arbejder på overordnede fælles løsninger og hvornår man hellere skal arbejde på at finde lokale løsninger tæt på medarbejderne. Herunder er det også vigtigt, at der er et incitament til at effektivisere også lokalt. Det er vigtigt at være tro mod de aftaler der laves i MEDudvalgene og at få fulgt op ellers bliver det ligegyldigt. Psykiatrien: Psykiatrien i Region Syddanmark og Psykiatriens Fælles MED-udvalg er nu 3 år gammelt, man bevæger sig fra vuggestuen til børnehaven. Det har været- og er en udfordring at få dagligdagen til at fungere og vilkårene til at hænge sammen, få skabt rammerne, organisationen, sikre budgetoverholdelse osv i en tæt dialog medarbejdere og ledere imellem. En stor del af psykiatriens medarbejdere vil blive omfattet af en byggesag eller en flytning i de kommende år. Det kommer til at udfordre gamle vaner, hierarkier og kulturer. Udfordringerne er mange, 2% effektivisering er ikke den største udfordring. Tingene kan ikke lade sig gøre, hvis ikke man kan samarbejde omkring det. Det har været vigtigt at få eget blad for psykiatrien men der er stadig lang vej før alle føler sig som en del af den samme store organisation. Effektiviseringsgevinster er svære at finde i psykiatien, hvor det vigtigste behandlingsmiddel er kommunikation. Gevinsten kan primært hentes indenfor planlægning og IT. Socialområdet: Her er effektiviseringsudfordringen ikke 2% men 2+3%. Der var fra starten 43 tilbud, i dag er der 28 tilbud tilbage. Der er tale om meget selvstændige institutioner. Økonomien baseres på fuld belægning. Økonomien er svær at styre for forstanderne, og rammerne er svære at forstå for medarbejderne. Det opleves som vanskeligt at forklare medarbejderne på socialområdet, at den udmeldte jobgaranti ikke omfatter dem men kun medarbejdere på sundhedsområdet.. Hvis ikke der er fuld belægning, så er der heller ingen jobgaranti. Samlet drøftelse: Side 3 af 7

4 Der er enighed om, at arbejdstidstilrettelæggelse, IT og planlægningsværktøjer samt bevidsthed om anvendelse af overarbejde og vikarer kan være nogle af de fælles svar på effektiviseringsudfordringen. Hovedudvalget vil I sit arbejde være opmærksomme på den virkelighed som Fælles MED-udvalgene arbejder i, og at det er den virkelighed som tingene skal passes ind i. Hovedudvalget kan hjælpe med at sætte fokus på arbejdsmiljøarbejdet og budskabet om, at når arbejdsmiljøarbejdet integreres i det øvrige arbejde, så kan det godt hjælpe til at understøtte effektiviteten. Det efterspørges, at der arbejdes videre med at skabe fora til vidensudveksling på området. 2) Opfølgningsarbejdet i forlængelse af medarbejdertilfredshedsundersøgelsen Indstilling: Hovedudvalget har ønsket, at der på dette møde drøftes bredt, hvordan der arbejdes med planlægning og gennemførelse af opfølgningsarbejdet i forlængelse af medarbejdertilfredshedsundersøgelsen Indstilling: Til drøftelse Der indledes med, at der i HU har været bekymring for, om vi nu har fået undersøgelsen tilrettelagt rigtigt og ikke mindst, om der bliver fulgt godt op på undersøgelsen, så resultaterne kan omsættes til at udvikle Region Syddanmarks arbejdspladser. Fra OUH opleves en del frustration over ting der ikke virker hensigtsmæssigt. Det er indtrykket, at mange har lært noget undervejs, og at der er meget der kan tilrettelægges mere hensigtsmæssigt næste gang. Det er ærgerligt hvis tekniske problemer skal fylde for meget frem for resultaterne af undersøgelsen og den proces de kan bruges til at igangsætte. Fra Hovedudvalgets side beklages, hvis den valgte leverandør ikke i tilstrækkeligt omfang har kunnet indfri de forventninger der har været til undersøgelsen. Man håber at resultaterne alligevel kan omsættes i en god og konstruktiv opfølgningsproces. Der nævnes på mødet nogle udsendte oversigtsark, som har været vanskelige at udskrive på papir. HR har efter mødet udsendt en nærmere vejledning om det udsendte materiale, da de nævnte oversigter alene har været tænkt som et overbliksværktøj for de lokale projektledere. Hvis der opleves flere problemer med udsendt materiale er man velkomne til at kontakte projektleder Camilla Skytte Behrendsen camilla.skytte.behrendsen@regionsyddanmark.dk Der gøres opmærksom på en problemstilling ift yngre læger, disse er kun kort i hver ansættelse og ofte kolliderer deres ansættelser med afviklingen af medarbejdertilfredshedsundersøgelsen det kan overvejes om alle fremadrettet skal gennemføre MTU samtidig? Side 4 af 7

5 På Sygehus Sønderjylland opleves en svag tendens til, at denne undersøgelse i højere grad end i det pilotprojekt sygehuset deltog i udmønter sig som en 90 graders lederevaluering mere end en egentlig medarbejdertilfredshedsundersøgelse. Fra Sygehus Lillebælt meldes der om en høj svarprocent og stor motivation til at deltage i arbejdet. Forklaringen vurderes at være, at sygehuset har erfaringer med medarbejdertilfredshedsundersøgelser og at personalet har erfaring for at man får noget ud af det. Opfølgningsarbejdet opleves som afgørende for at fastholde denne motivation. Styregruppen for MTU har et evaluerende styregruppemøde i december, hvor kommentarerne herfra også vil blive viderebragt. Bjarne Normark gør opmærksom på, at resultaterne af undersøgelsen kan fortælle os hvor problemerne er, men at han ikke mener den fortæller noget man ikke vidste i forvejen. Undersøgelsen giver ikke mere dybdegående forklaringer på, hvad der foregår i de afdelinger og hvad der kan gøres ved det. BNA henviser til en artikel i næste nummer af Dansk Sygehusledelse om emnet. Det aftales at MTU sættes på dagsordenen til næste dialogmøde. Der skal dels være tale om en evaluering af hele set-uppet omkring medarbejdertilfredshedsundersøgelsen og dels en mere overordnet og principiel drøftelse af, hvorfor vi laver medarbejdertilfredshedsundersøgelse, hvad vi vil med det og hvordan det fremadrettet bør tilrettelægges. 3) Arbejdsulykker Orientering om status fra indsatsen vedrørende reduktion af antallet af arbejdsulykker i Region Syddanmark. Bilag: Opgørelse over arbejdsulykker i Region Syddanmark Indstilling: Til orientering og drøftelse Niels Jørgen Rønje orienterer om arbejdet i Region Syddanmark for at reducere antallet af arbejdsulykker. Der er nedsat en arbejdsgruppe som består af daglige arbejdsmiljøledere m.fl. fra alle regionens områder. Fokus i arbejdet er primært stikskader, muskel-/skelet skader ifm forflytninger samt vold og trusler. Det ser ud til at der er en stigning i tilfælde forårsaget af vold og trusler. Det efterspørges at statistikkerne reguleres, så antallet af ulykker sættes i forhold til antal årsværk indenfor området. Det foreslås at man sigter mod nærved ulykker og udvikler systemer og kulturer der understøtter, at disse registreres. 4) Ny arbejdsmiljølov Side 5 af 7

6 Orientering om den nye lov, regelsættet og forventede konsekvenser for region Syddanmark. Indstilling: til orientering og drøftelse Niels Jørgen Rønje orienterer om indholdet i den nye lovgivning. Der lægges med loven op til, at arbejdspladsen har et mere fremadrettet strategisk perspektiv med arbejdsmiljøarbejdet. Der gives mere frihed til at organisere sig, som det giver bedst mening. Endelig er den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse ændret fra 5 dage til 3. Derudover er der tilbud om 2 dage indenfor det første år og et årligt tilbud om 1½ dags efteruddannelse. Medarbejdersiden pointerer, at når man vælger organisering for arbejdsmiljøarbejdet/arbejdsmiljøgrupperne, så skal det ske som en fælles beslutning. Implementeringsarbejdet starter nu op, herefter skal den nye lov og de signaler den giver indarbejdes i arbejdsgangene. Der ses fornuft i at udbyde noget af uddannelsen selv, HR vender tilbage med et bud på hvordan dette kan gøres. 5) Sundhedsfremme Tilbagemeldinger fra Fælles MED-udvalgenes arbejde omkring sundhedsfremme. Bilag: Tidligere udsendt materiale Indstilling: Til drøftelse Der gives tilbagemeldinger fra områderne på hvor langt man er kommet med arbejdet. Alle er i en god proces og forventer at nå til gode løsninger på opgaven. Sydvestjysk Sygehus er færdige med arbejdet. Materiale herfra udsendes sammen med referatet til inspiration. Sygehus Sønderjylland har tidligere lavet noget, som også sendes ud med referatet. Her er man samtidig i en proces og kigger på arbejdet igen. Der spørges til, hvorvidt anbefalingerne i det fremsendte papir skal opfattes som inspirationsmateriale eller som bindende SKAL-opgaver. Svaret er, at det er en SKAL-opgave at arbejde med sundhedsfremmeområdet og igangsætte tiltag. Det fremsendte materiale må derimod opfattes som inspiration til, hvilke områder man med fordel kunne tage fat i. Nogle steder har anbefalingerne givet anledning til diskussioner, da det fx kan være svært at tilbyde sunde måltider på arbejdssteder der ligger isoleret og uden køkkenfunktion. Side 6 af 7

7 Det aftales, at områderne sender deres materiale efterhånden som det er lavet, så der kan ske erfaringsudveksling og inspiration på tværs. Materialet sendes til 6) Evt. Der meldes fra psykiatrien om, at det er en udfordring at udmønte jobgarantien, når funktionerne spredes meget og de job man kan tilbyde ligger langt fra de berørte medarbejderes bopæl. Side 7 af 7