Statsforvaltningens udtalelse af 1. juli 2008 til en journalist

Transkript

1 Statsforvaltningens udtalelse af 1. juli 2008 til en journalist De har i brev af 17. marts 2006 rettet henvendelse til Statsamtet Sønderjylland, nu Statsforvaltningen Syddanmark, vedrørende Odense Kommunes administration af reglerne om aktindsigt efter offentlighedsloven. Odense Kommune har givet Dem afslag på aktindsigt i visse oplysninger i fakturaer og kalkulationsskemaer, bankoplysninger og navne på beskæftigede på kurserne i et beskæftigelsesprojekt, der varetages af et privat firma, Flexi-Kurser. Statsforvaltningen har nu afsluttet behandlingen af sagen. Statsforvaltningen skal indledningsvist beklage den lange sagsbehandlingstid, der skyldes, at statsforvaltningen har haft et meget stort antal sager under behandling i det kommunale tilsyn. Statsforvaltningen finder, at Odense Kommunes administration af reglerne om aktindsigt efter offentlighedslovens bestemmelser ikke fuldt ud har været i overensstemmelse med lovgivningen, idet oplysninger i fakturaer og kalkulationsskemaer - udover navn på underleverandør og produktnavne der kan identificere underleverandører - efter statsforvaltningens opfattelse ikke kan undtages med hjemmel i offentlighedslovens 12, stk. 1, nr. 2. Statsforvaltningen anmoder derfor Odense Kommune om at oplyse, hvad den agter at foretage i den anledning. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund: De har den 13. december 2005 overfor Odense Kommune fremsat begæring om aktindsigt i: TILSYNET MED KOMMUNERNE I REGION SYDDANMARK STATSFORVALTNINGEN SYDDANMARK STORETORV AABENRAA JOURNAL NR.: /66 SAGSBEHANDLER: UJSOE DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: EAN- NR SE- NR [email protected] EKSPEDITIONSTID: MANDAG - ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: TELEFONTID: MANDAG- ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: TELEFONTIDEN ER I PERIODEN (BEGGE DAGE INCL.): MANDAG- ONSDAG: TORSDAG: FREDAG:

2 Aftalegrundlaget mellem Odense Kommune og virksomheden Flexi Kurser om aktivering af - og anden indsats overfor ledige i Odense Kommune. Aktindsigten hidrører perioden 1/ til og med dags dato 13/ og omfatter aftaler indgået før 1/1 2004, hvis disse aftaler fortsat er gældende. 2. Samtlige fakturaer og andre afregninger samt eventuelt ud budsmateriale i forbindelse med Odense Kommunes samarbejde med Virksomheden Flexi Kurser om blandt andet aktivering af ledige i Odense Kom mune. Aktindsigten for dette punkt hidrører perioden 1/ til og med dags dato 13/ og omfatter desuden eventuel dokument ation for, at opgaver og produktion udført af virksomheden Flexi Kurser (og ledige i aktivering hos Flexi Kurser i Odense Kommune) ikke er konkurrenceforvridende. 3. AI korrespondance mellem Odense Kommune og virksomheden Flexi Kurser (herunder direktør for Flexi Kurser Karl Christian Kihl) i perioden 1/ til og med dags dato 13/ Odense Kommune har i brev af 19. januar 2006 givet Dem meddelelse om, at Deres begæring var under behandling, og De ville kunne forvente afgørelse inden udgangen af uge 3. Samtidigt har Odense Kommune givet Dem aktindsigt i den gældende rammeaftale og delaftale mellem Odense Kommune og Flexi-Kurser. Kommunen henviser til udbudsportalen for så vidt angår det udbudsmateriale, De har begæret aktindsigt i. Endelig anfører kommunen: Herudover har De d.d. telefonisk begrænset Deres begæring om aktindsigt til: 1. Fakturaer i forbindelse med eventuelt arbejde som f.eks. mon t a- ge og produktion udført af Flexi-Kurser for RevaAktiv eller RevaHuset. 2. Fakturaer i forbindelse med Flexi-Kursers tilbud til kontanthjælpsmodtagere, henvist til projektet. 3. Flexi-Kursers kalkulationsskemaer, anvendt ved fastsættelse af priser for projektets ydelser. 4. Korrespondance mellem Flexi-Kurser, herunder Direktør for Flexi Kurser A og Jobcenterchef B samt Projektchef C om priser, opgaver, konkurrenceforvridning og kritik af Flexi-Kurser. Vedrørende punkt 4 bemærkes det, at Projektkonsulent D har haft en del korrespondance med Flexi-Kurser. Fællesadministrationen anser denne korrespondance som omfattet af Deres begæring om akt indsigt. Fællesadministrationen arbejder videre med sagen og fremsender hurtigst muligt næste del af de akter, der kan gives aktindsigt i. SIDE 2

3 De har yderligere fået aktindsigt fra Odense Kommune med brev af 20. februar 2006: (..)Med henvisning til Deres begæring om aktindsigt af samt den efterfølgende korrespondance fremsender Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningen hermed: 1. Fakturaer i forbindelse med arbejde udført af Flexi-Kurser for RevaAktiv eller RevaHuset. 2. Fakturaer i forbindelse med Flexi-Kursers tilbud til kontanthjælpsmodtagere, henvist til projektet. 3. Kalkulationsskemaer fra Flexi Kurser, anvendt ved fastsættelse af priser for projektets ydelser. Vedr. Punkt 1 Fakturaer i forbindelse med arbejde udført af Flexi- Kurser for RevaAktiv eller RevaHuset Som det fremgår af fakturaerne er oplysningerne om varenr., antal, beskrivelse og stykpris blændet. De pågældende oplysninger er undtaget fra aktindsigt, da det er Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningens vurdering, at dette er af væsent lig økonomisk betydning for Flexi Kurser. Der er ved afgørelsen lagt vægt på, at oplysningerne i forhold til Flexi Kursers konkurrenter vurderes at ville medføre en uforholdsmæssig afsløring af virksomhedens prisstruktur. Undtagelserne fra aktindsigt er foretaget efter Offentlighedslovens 12, stk. 1, nr. 2, der har følgende ord lyd: "Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om 2) tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende, for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningen angår, at begæringen ikke imødekommes." Vedr. punkt 2 Fakturaer i forbindelse med Flexi-Kursers tilbud til kontanthjælpsmodtagere, henvist til projektet. Oplysningerne om Flexi Kursers bankkonto er blændet i medfør af Offentlighedslovens 12, stk. 1, nr. 1, der har følgende ordlyd: Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om 1) enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold. Vedr. punkt 3 Kalkulationsskemaer fra Flexi Kurser, anvendt ved fastsættelse af priser for projektets ydelser Som det fremgår af kalkulationsskemaerne er oplysningerne vedrøren de Flexi Kursers dækningsgrad og dækningsbidrag blændet. De pågældende oplysninger er undtaget fra aktindsigt, da det er Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningens vurdering, at dette er af væsent lig økonomisk betydning for virksom heden. Der er ved afgørelsen lagt vægt på, at Flexi Kursers dækningsgrad og dækningsbidrag afspejler virksomhedens faste omkostninger og overskud, og i sammenhæng med de variable omkostninger viser virksomhedens omsætning. Flexi Kurser har gjort indsigelse mod, at der gives aktindsigt i virksomhedens kalkulationsskemaer. Disse indsigelser er indgået i Socialog Arbejdsmarkedsforvaltningens vurdering og der er lagt afgørende SIDE 3

4 Arbejdsmarkedsforvaltningens vurdering og der er lagt afgørende vægt på det i forhold til oplysningerne vedrørende virksomhedens dækningsgrad og dækningsbidrag. Undtagelserne er foretaget efter Offentlighedslovens 12, stk. 1, nr. 2, jf. ovenfor.(..) De har i brev af 17. marts 2006 rettet følgende henvendelse til Statsamtet Sønderjylland: Odense Kommune og Reva Fyn under Fyns Amt har for nylig givet undertegnede - journalist E, Fagbladet 3F - afslag på aktindsigt i henholdsvis Odense Kommunes og Reva-Fyns fakturaer, prisafregninger og priskalkulationer fra samarbejdet med det private firma Flexi Kurser. De to afslag på aktindsigt (vedlagt som bilag til denne klage) er efter min bedste vurdering i strid med lov om offentlighed i forvaltningen, hvorfor jeg beder dig indskærpe reglerne overfor de to offentlige myndigheder og pålægge Odense Kommune og Reva-Fyn at give mig den udbedte aktindsigt uden videre. Reva Fyn og Odense Kommune argumenterer bredt for sine afslag. Men eneste lovparagraf, der tages i anvendelse for afslagene er offentlighedslovens 12 stk. 1, nr. 2. Paragraffen omhandler forretningsforhold af væsentlig økonomisk betydning - og risikoen for at blive udsat for konkurrence fra konkurrenter. Der er imidlertid flere fortilfælde, hvor præcis samme praksis med afslag efter ovennævnte paragraf er blevet underkendt. Ikke mindst ved at læse bemærkningerne til loven, forstår man hvorfor. Her står i bemærkning 57 blandt andet følgende: "En kommunes afslag på aktindsigt i vederlagsbestemmelserne i en overenskomst mellem kommunen og en redningsentreprenør om leje af en hjemmeplejebil, var begrundet med risikoen for, at entreprenøren ved aktindsigt ville blive mødt med underbud fra den eneste kon kurrent. Ombudsmanden udtalte, at der ikke kunne lægges afgørende vægt på denne risiko, da entreprenøren under alle omstæn digheder løbende risikerer at blive underbudt af konkurren ter". Odense Kommune har i brev af 7. juli 2006 givet Dem afsluttende aktindsigt og har samme dag sendt følgende udtalelse til Statsamtet Sønderjylland: E, Fagbladet 3F har ved skrivelse af 17. Marts 2006 klaget til Statsamtet Sønderjylland over Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningens delvise afslag på aktindsigt i fakturaer, prisafregninger og priskalkulationer fra samarbejdet med Flexi-Kurser.(..) E henviser i den forbindelse til en afgørelse, som Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har identificeret som FOB , vedlagt som bilag 9. Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningen finder dog ikke, at FOB taler for, at de blændede oplysninger i fakturaer, prisafregninger og priskalkulationer er omfattet af aktindsigt. De blændende oplysninger er: SIDE 4

5 1 Oplysninger om varenr., antal, beskrivelse og stykpris i fakturaerne i forbindelse med arbejde udført af Flexi-Kurser for RevaAktiv eller RevaHuset 2 Oplysninger om Flexi-Kursers bankkonto i fakturaerne i forbin delse med Flexi-Kursers tilbud til kontanthjælpsmodtagere, hen vist til projektet 3 Oplysninger vedrørende Flexi-Kursers dækningsgrad og dækningsbidrag i kalkulationsskemaerne fra Flexi-Kurser FOB vedrørte aktindsigt i vederlagsbestemmelserne i en overenskomst mellem en kommune og en redningsentreprenør om leje af en hjemmeplejebil. Vederlagsbestemmelserne i overenskomsten omfattede dels et variabelt vederlag for kilometerforbrug, dels et fast vederlag. Disse oplysninger kan efter Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningens vurdering sammenlignes med oplysningerne i Odense Kommunes delaftale med Flexi-Kurser om timepris pr. deltager, ugepris pr. deltager og den samlede max. projektbevilling. Det bemærkes, at der ved skrivelse af 19. januar 2006 er givet aktind sigt i alle disse oplysnin ger. De blændende oplysninger, som nævnt i punkt 1 og punkt 3 udgør derimod mere specifikke oplysninger om, hvordan Flexi-Kurser er kommet frem til en given pris, herunder om virksomhedens omkost ninger og overskud. Aktindsigt i disse oplysninger vurderes i forhold til Flexi-Kursers konkurrenter at ville medføre en uforholdsmæssigt bebyrdende afsløring af virksomhedens pris- og omkostningsstruktur, og Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningen fin der, at der er tale om oplysninger, der er af væsentlig betydning for Flexi- Kursers evne til at konkurrere. Det er således fortsat Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningens vurdering, at disse oplysninger kan undtages fra aktindsigt i med før af Offentlighedsloven 12, stk. 1, nr. 2. Med hensyn til oplysningerne om Flexi-Kursers bankkonto i fakturaerne i forbindelse med Flexi-Kursers tilbud til kontanthjælpsmodt agere, henvist til projektet (punkt 2) vurderes det fortsat, at disse kan undtages fra aktindsigt i medfør af Offentlighedsloven 12, stk. 1, nr. 1. Vedrørende Flexi-Kursers indsigelser mod aktindsigten Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har i forbindelse med tre andre begæringer om aktindsigt i materiale vedrørende Flexi- Kurser hørt virksomheden om, hvorledes de stillede sig til udlevering af det pågældende materiale. Flexi-Kursers advokat F s svar ved skrivelse af hen holdsvis, , og er indgået i Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningens vurdering af nærværende begæring om aktindsigt og vedlægges som bilag 10 og 11. Af Flexi-Kurser ved Advokat F s skrivelse af nederst side 1 fremgår det, at Flexi-Kurser modsætter sig aktindsigt i fakt uraer, da de specifikke oplysninger og beregningerne heri grun det konkurrencesituationen på området vil kunne påføre hans klient en SIDE 5

6 betydelig økonomisk skadevirkning, herunder give konkurrenter adgang til konkret viden om hans klients omkostningsstruktur. Af samme skrivelse side 2, 2. afsnit fremgår det, at Flexi-Kurser betragter sine pris- og forretningskalkulationer, herunder kalkulationsskemaer som interne og private notater, der ikke er undergivet aktindsigt. F anfører samtidig, at offentliggørelse vil påføre Flexi- Kurser risiko for et betydeligt økonomisk tab ligesom flere af Flexi- Kursers underleverandører har meddelt, at de vil afbryde samarbejdet, såfremt kalkulationsskemaerne offentliggøres.f bemærker herudover, at Fyns Amts jurister har vurderet, at der er tale om interne papirer, der ikke er undergivet aktind sigt. Herudover fremgår det af F s skrivelse af , at Flexi- Kurser gør indsigelse imod aktindsigt i virksomhedens priskalkulationer under henvisning til, at en offentliggørelse vil medføre, at konkurrenter vil kunne opnå indsigt i, hvorledes, med hvem og under hvilke betingelser Flexi-Kurser kontraherer. Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningens oplysninger om yderligere akt indsigt i sagen. Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har d.d. fremsendt sidste del af akterne, omfattet af E, Fagbladet 3F's begæring om aktindsigt. Det drejer sig om korrespondance mellem Flexi-Kurser, herun der Direktør A og Jobcenterchef B, Projektchef C, D samt daværen de Rådmand G om priser, opgaver, konkurrenceforvridning og kritik af Flexi-Kurser i perioden fra d til d Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har ikke efter d givet yderligere aktindsigt i Odense kommunes fakturaer, prisafregninger og priskalkulationer. Vedlagte bilag: 1 E, Fagbladet 3F's begæring om aktind sigt af Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningens skrivelse til E, Fagbladet 3F af Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningens fremsendelse d af den gældende rammeaftale og delaftale 4 Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningens orienteringsskrivelse til Flexi-Kurser af Bilag vedr. Flexi-kurser 6 Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningens afgørelse af d samt bilag 7 Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningens orienterings skrivelse til Flexi-Kurser af Social- og Arbejdsmarkedsforvaltningens afgørelse af samt bilag 9 FOB Advokat F s skrivelse afd Advokat F s skrivelse af d Udover de nævnte bilag har Statsforvaltningen modtaget kopi af akter i følgende sager: SIDE 6

7 1. Omslag indeholdende fakturaer fra 2003 udstedt af Flexi-Kurser til ETS (erhvervstræningsskole under Odense Kommune), fakturaer udstedt af Flexi-Kurser for 2003, 2004 og 2005 for projekt Job kontakten og projekt Startvejledning og endelig hovedkalkulationsskemaer for Flexi-Kurser for en række opgaver. I fakturaer til ETS er oplysninger om varenr., antal, beskrivelse, stykpris og beløb, samt reg. og kontonr undtaget. I fakturaer vedrørende projekterne er oplysning om registrerings- og kontonummer undtaget fra aktindsigt. I hovedkalkulationsskemaerne der indeholder oplysninger om hvervgiver, lønudgift, kostpris, dækningsbidrag og dækningsgrad samt salgspris pr. stk., er oplysninger om dækningsbidrag og dækningsgrad undtaget. 2. J.nr G I denne sag er undtaget specificerede budgetoplysninger omkring løn- og driftsudgifter i ansøgninger, aftaler og afregninger med Flexi-Kurser. Herudover er bankens kreditoplysninger undtaget. 3. J.nr G Oplysninger om personnavne er undtaget i 2 dokumenter. 4. J.nr K Ingen oplysninger undtaget 5. J.nr. 2005/00753 Oplysninger om personnavne er undtaget i 3 dokumenter. Endvidere oplyser Odense Kommune i brev af 7. juli 2006 til Dem, at Flexi-Kurser begrunder sin indsigelse mod aktindsigt med i delaftalen med følgende: (..)opgaven er vundet ved licitation, herunder med lukkede bud og Flexi-Kurser mener på den baggrund, at man har en særlig økon omisk interesse i, at de specifikke elementer og beregninger i delaftalen ikke kommer tredjemand til kund skab. Ifølge Rammeaftale vedrørende Startvejledning Flexi mellem Odense Kommune og Flexi-Kurser er aftalen indgået efter afholdelse af offentligt udbud. Af sagernes akter fremgår blandt andet, at Flexi-Kurser er et projekt, der aktiverer kontanthjælpsmodtagere, og at de aktiverede udfører lettere pakke- og monteringsopgaver til private og offentlige virksomheder og internt cafearbejde. SIDE 7

8 Det fremgår videre, at projektets priser på varer til private virksomheder fastsættes på baggrund af arbejdsmarkedsstyrelsens kalkulationsvejledning. Sagernes akter indeholder endvidere udfyldte ansøgningsskemaer til udbud af beskæftigelsesopgaver, hvori der blandt andet er budgetoverslag med angivelse af løn- og driftsudgifter, herunder er det blandt andet anført, at: Indtægter ved salg af tjenesteydelser og varer tilfalder projektet og dermed Odense Kommune og nedbringer udgiften til projektet/tilbudet. Der skal udregnes en pris for produktet materialer, løn osv. på almindelige markedsvilkår. Retsgrundlag: Følgende fremgår af 4 og 12 i lov om offentlighed i forvaltningen (offentlighedsloven - lov nr. 572 af 19. december 1985, senest ændret ved 5 i lov nr. 552 af 24. juni 2005): 4. Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i 7-14, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt m.v. 12. Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om 1) enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold, 2) tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om driftseller forretningsforhold eller lignende, for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningen angår, at begæringen ikke imødekommes. Stk. 2. Omfattes kun en del af et dokument af bestemmelsen i stk. 1, skal den pågældende gøres bekendt med dokumentets øvrige indhold. Følgende fremgår af punkt 42 i Justitsministeriets vejledning fra 1986 om lov om offentlighed i forvaltningen: 42. Efter 12, stk. 1, nr. 1, omfatter retten til aktindsigt således ikke oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold. Det er ikke enhver konkret oplysning om enkeltpersoners forhold, der kan tilbageholdes med hjemmel i bestemmelsen. Undtagelsesbestemmelsen omfatter kun oplysninger, som efter en generel vurdering må siges at angå»privatlivets fred«, d.v.s. oplysninger som med rimelig grund kan forlanges unddraget offentligheden. Bestemmelsen bør undergives en relativt snæver fortolkning. Oplysninger af særlig følsom karakter, som f.eks. oplysninger af den karakter, der er nævnt i forvaltningslovens 28, stk. 1, vil dog utvivlsomt være omfattet af undtagelsesadgangen. SIDE 8

9 Oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende, jfr. 12, stk. 1, nr. 2, er ikke på samme måde uden videre unddraget aktindsigt, men kun, hvis det skønnes at være af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningen angår, at begæringen ikke imødekommes. Undtagelsesbestemmelsen forudsætter, at der i hvert enkelt tilfælde foretages en konkret afvejning. Bestemmelsen er kun anvendelig, hvis der efter en konkret bedømmelse må antages at være nærliggende risiko for, at der påføres den, oplysningerne vedrører, et økonomisk tab. I tilfælde, hvor der kan være begrundet tvivl om, hvorvidt en begæring om aktindsigt bør afslås efter bestemmelsen i 12, stk. 1, nr. 2, vil det være nærliggende at indhente en udtalelse fra den, oplysningen vedrører, for at få belyst risikoen for, at aktindsigt vil påføre virksomheden tab. En sådan udtalelse er ikke bindende for myndigheden, der må træffe afgørelse ud fra en selvstændig afvejning. Følgende fremgår af 43, stk. 2 i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område (Retssikkerhedsloven, jf. lovbekendtgørelse nr af 27. august 2007): 43. (..) Stk. 2. Når en myndighed overlader opgaver efter lov om aktiv socialpolitik, lov om en aktiv beskæftigelsesindsats, dagtilbudsloven, lov om sygedagpenge, lov om ret til orlov og dagpenge ved barsel og lov om social service og for friplejeboliger til andre end offentlige myndigheder, er disse omfattet af reglerne i forvaltningsloven og offentlighedsloven i forhold til den opgave, der udføres. Dette gælder også for privatinstitutioner, jf. 19, stk. 4, og 51, stk. 4, i dagtilbudsloven og for friplejeboliger. Følgende fremgår af forordet til Arbejdsmarkedsstyrelsens vejledning af 11. januar 2005 om afsætning af produktion i forbindelse med kommunernes særligt tilrettelagte projekter for ledige: Formålet med denne vejledning er at sikre, at kommunerne kan gennemføre aktive tilbud for ledige i de kommunale særligt tilrettelagte projekter, hvor arbejdet kan bestå af fremstilling af produkter, paknings- eller montageopgaver e.l. for private firmaer, uden at der opstår problemer i forhold til konkurrenceforvridning. Det er hensigten, at vejledningen bør danne udgangspunkt for kommunernes fastsættelse af priser for de pågældende opgaver, der udføres for private firmaer og endvidere, at vejledningen skal kunne anvendes af de regionale arbejdsmarkedsråd ved behandling af klager over konkurrenceforvridning i forbindelse med de særligt tilrettelagte projekter. SIDE 9

10 Af Vejledningens punkt 1.1 (..)Formålet med sådanne særligt tilrettelagte projekter må ikke i sig selv være at etablere en produktion, men at skabe tilbud som udvikler den enkelte og styrker muligheden for, at den pågældende hurtigst muligt kan få et job på almindelige vilkår og sikre varig beskæftigelse for pågældende(..) Denne vejledning indeholder gennemgang af kalkulation og prisberegning og viser herunder beregnede timepriser og dækningsgrader for en række udvalgte brancher. Statsforvaltningens udtalelse: Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 48, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven - lovbekendtgørelse nr af 24. oktober 2006, senest ændret ved 1 i lov nr. 224 af 8. april 2008). Flexi-Kurser er et projekt, der aktiverer kontanthjælpsmodtagere, og statsforvaltningen lægger til grund, at Flexi-Kursers kerneprodukt er etablering af projekter, således at virksomhedens fortjeneste først og fremmest hidrører fra antallet af optagede deltagere i aftaleperioden, hvor der ifølge samarbejdsaftalen med Odense Kommune er aftalt en pris pr. deltager. Som led i aktiveringen af kontanthjælpsmodtagere lægger statsforvaltningen endvidere til grund, at Flexi-Kurser er afhængig af, at der er opgaver og dermed underleverandører, der ønsker arbejde udført. Statsforvaltningen har noteret sig, at salgspriserne på de produkter, projektdeltagerne beskæftiges med, fastsættes på baggrund af Arbejdsmarkedsstyrelsens kalkulationsvejledning. I forhold til udførelsen af beskæftigelsesopgaver for det offentlige bemærker statsforvaltningen, at Flexi-Kurser er omfattet af forvaltningslovens og offentlighedslovens bestemmelser, jf. retssikkerhedslovens 43, stk. 2. Statsforvaltningen konstaterer, at De har fået aktindsigt i de sager og dokumenter, De har anmodet om, men at Odense Kommune har undtaget visse oplysninger i dokumenterne fra aktindsigt. Odense Kommune har undtaget følgende oplysninger: SIDE 10

11 1. I fakturaer, der er udstedt i forbindelse med at Flexi-Kurser udfører arbejde for RevaAktiv eller Reva- Huset er undtaget oplysning om varenr., antal, beskrivelse og stykpris. 2. I kalkulationsskemaer er undtaget oplysninger vedrørende Flexi-Kursers dækningsgrad og dækningsbidrag 3. Specificerede budgetoplysninger omkring løn- og driftsudgifter i ansøgningsskema til udbud af projekter og afregninger med Flexi-Kurser 4. Flexi-Kursers kontonr., kreditoplysninger fra bank og navne på beskæftigede på kurserne i beskæftigelsesprojekt Offentlighedslovens 4 er udtryk for lovens hovedregel om et generelt offentlighedsprincip. Dokumenter i den offentlige forvaltning skal således kunne forlanges udleveret, medmindre der er sikker hjemmel til, at myndigheden kan nægte at udlevere de ønskede dokumenter eller oplysninger. Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om forretningsforhold, for så vidt disse er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningen angår, jf. offentlighedslovens 12, stk. 1, nr. 2. Som det fremgår af vejledningen er bestemmelsen i 12, stk. 1, nr. 2, kun anvendelig, hvis indrømmelse af aktindsigt efter en konkret afvejning må antages at indebære en nærliggende risiko for, at der typisk af konkurrencegrunde - påføres den pågældende person eller virksomhed skade, navnlig et økonomisk tab af væsentlig betydning. For at godtgøre, at der er grundlag for at anvende undtagelsesbestemmelsen i 12, stk. 1, nr. 2, vil det være nødvendigt at foretage en konkretisering af, hvilke økonomiske skadevirkninger for den person eller virksomhed, oplysningerne angår, der er tale om, og det skal fremgå, hvorledes det økonomiske tab vil eller kan indtræde som en følgevirkning af, at begæringen om aktindsigt imødekommes. Hensynet til den pågældende virksomheds drifts- eller forretningsforhold skal således i den enkelte sag være konkretiseret og underbygget, og det skal være undersøgt, hvilke skadevirkninger der vil være forbundet med at give aktindsigt. Det er ikke tilstrækkeligt blot at henvise til undtagelsesbestemmelsens ordlyd eller generelt at henvise til konkurrencemæssige grunde eller tilsvarende abstrakte angivelser af beskyttelsesbehovet. SIDE 11

12 Bestemmelsen forudsætter dog ikke, at der er indtrådt et tab, eller at det kan godtgøres, at et tab vil indtræde, hvis oplysningerne offentliggøres. Bestemmelsen forudsætter endvidere ikke, at risikoen angives så konkret, at der kan sættes beløb på tabets størrelse. Den konkrete stillingtagen vil normalt forudsætte, at den virksomhed, oplysningen vedrører, bliver hørt. Det er dog ikke tilstrækkeligt til at undtage oplysninger, at virksomheden udtaler sig imod en udlevering. Når der er indhentet en udtalelse fra den, hvis interesse kan være til hinder for, at begæringen om aktindsigt imødekommes, skal udtalelsen indgå som et blandt flere momenter i myndighedens konkrete vurdering af, hvorvidt oplysningerne kan undtages fra aktindsigt i medfør af offentlighedslovens 12. Der henvises til Indenrigs- og Sundhedsministeriets praksis, som den blandt andet er beskrevet i brev af 14. april k.kt.j.nr / Statsforvaltningen konstaterer, at de oplysninger, Odense Kommune har undtaget fra aktindsigt indholdsmæssigt kan karakteriseres som oplysninger om drifts- eller forretningsforhold som angivet i offentlighedslovens 12, stk. 1, nr. 2. Statsforvaltningen konstaterer endvidere, at Odense Kommune har foretaget en konkret vurdering af sagernes akter, og at kommunen har indhentet en udtalelse fra den berørte virksomhed, som kommunen derefter har anvendt som led i sin egen vurdering og stillingtagen til aktindsigtens omfang. Spørgsmålet er herefter, om det kan anses for godtgjort, at offentliggørelse af de undtagede oplysninger efter en konkret afvejning af risikoen for skadevirkning vil være af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningen angår. Ad. 1 Undtagelse af oplysninger i fakturaer, der er udstedt i forbindelse med at Flexi-Kurser udfører arbejde for RevaAktiv eller RevaHuset. Flexi-Kurser har modsat sig aktindsigt i fakturaer, da de specifikke oplysninger og beregningerne heri på grund af konkurrencesituationen på området vil kunne påføre firmaet en betydelig økonomisk skadevirkning, herunder give konkurrenter adgang til konkret viden om virksomhedens omkostningsstruktur. SIDE 12

13 Odense Kommune har begrundet afslaget med henvisning til, at fakturaerne indeholder mere specifikke oplysninger om, hvordan Flexi-Kurser er kommet frem til en given pris, herunder om virksomhedens omkostninger og overskud. Der er efter kommunens opfattelse tale om oplysninger af væsentlig betydning for Flexi-Kursers evne til at konkurrere, og på den baggrund vurderer kommunen, at aktindsigt i de undtagede oplysninger i forhold til Flexi-Kursers konkurrenter vil medføre en uforholdsmæssigt bebyrdende afsløring af virksomhedens pris- og omkostningsstruktur. Statsforvaltningen har noteret sig, at Flexi-Kursers underleverandører har modsat sig aktindsigt og har meddelt, at man agter at afbryde samarbejdet, såfremt der gives aktindsigt i disse oplysninger. Statsforvaltningen kan ikke afvise, at en afbrydelse af samarbejdet ville kunne være en følgevirkning af at meddele aktindsigt i oplysninger om leverandører og produkter, der kan identificere leverandører, og det er statsforvaltningens opfattelse, at en sådan afbrydelse ville indebære en økonomiske skadevirkning af væsentlig betydning for Flexi-Kurser. Det er derfor statsforvaltningens opfattelse, at visse oplysninger i de omhandlede fakturaer skal undtages med hjemmel i offentlighedslovens 12, stk. 2. Det gælder oplysningerne om varenummer og beskrivelse af varen, idet disse oplysninger kan identificere de firmaer, Flexi-Kurser laver produkter for. Statsforvaltningen finder derimod ikke, at de økonomiske oplysninger i form af stykpris og antal i sig selv skaber en formodning for, at virksomhedens konkurrenceevne vil lide skade og dermed påføre virksomheden et økonomisk tab af væsentlig betydning. Der er herved lagt vægt på, at salgspriserne fastsættes på baggrund af Arbejdsmarkedsstyrelsens kalkulationsvejledning, således at der er tale om en kendt struktur for prisfastsættelsen. Statsforvaltningen finder således efter en konkret vurdering, at Odense Kommune ikke med hjemmel i offentlighedslovens 12, stk. 1, nr. 2 kan undtage oplysninger om antal og stykpris i fakturaer, der er udstedt i forbindelse med arbejde udført af Flexi-Kurser for RevaAktiv eller RevaHuset. Ad. 2 Oplysninger vedrørende Flexi-Kursers dækningsgrad og dækningsbidrag i kalkulationsskemaerne udfærdiget af Flexi-Kurser. SIDE 13

14 Statsforvaltningen konstaterer, at Odense Kommune har meddelt aktindsigt i oplysninger i kalkulationsskemaerne om firmanavn, total lønudgift, kostpris og kalkuleret salgspris. Statsforvaltningen bemærker, at dækningsbidraget fremkommer som forskellen mellem den kalkulerede salgspris og kostprisen, jf. blandt andet opstillingen i arbejdsmarkedsstyrelsens vejlednings pkt , og at oplysning om dækningsbidraget og dækningsgraden derfor kan beregnes ud fra de oplysninger, der allerede er meddelt aktindsigt i. Odense Kommune har begrundet afslaget med henvisning til, at de blændede oplysninger udgør mere specifikke oplysninger om, hvordan Flexi-Kurser er kommet frem til en given pris, herunder om virksomhedens omkostninger og overskud. Aktindsigt i disse oplysninger vurderes i forhold til Flexi- Kursers konkurrenter at ville medføre en uforholdsmæssigt bebyrdende afsløring af virksomhedens pris- og omkostningsstruktur, og det vurderes, at der er tale om oplysninger, der er af væsentlig betydning for Flexi-Kursers evne til at konkurrere. Statsforvaltningen konstaterer, at de omhandlede kalkulationsskemaer opbygning og indhold er identisk med indholdet i hovedkalkulationsskemaer, der anvendes i Arbejdsmarkedsstyrelsens vejledning af 2005 om prisberegning og kalkulationer. Det er statsforvaltningens opfattelse, at alle oplysninger i kalkulationsskemaer omkring beregninger er omfattet af retten til aktindsigt, idet der herved er lagt vægt på, at disse beregninger fastsættes på baggrund af Arbejdsmarkedsstyrelsens kalkulationsvejledning, således at der er tale om en kendt struktur for prisfastsættelsen, og at også dækningsbidraget fastsættes ud fra kendte normer, jf. vejledningen. Det er derimod statsforvaltningens opfattelse, at oplysningerne i kalkulationsskemaer om kundenavn og produkt, der ligger til grund for beregningerne, ud fra de samme overvejelser som ovenfor kunne påføre Flexi Kurser en økonomiske skadevirkning, idet statsforvaltningen heller ikke afvise, at afsløring af hvem der kontraheres med, kan indebære en afbrydelse af samarbejdet. Det er derfor statsforvaltningens opfattelse, at oplysninger om kundenavn og produkt på den baggrund kunne have været undtaget efter offentlighedslovens 12, stk. 2. SIDE 14

15 Ad. 3 Specificerede budgetoplysninger omkring løn- og driftsudgifter i ansøgningsskema til udbud af projekter og afregninger med Flexi-Kurser. Flexi-Kurser har oplyst generelt, at deres indtægter i et betydeligt omfang hidrører fra den kontrakt, der er indgået med Odense Kommune, og at der indenfor dette område er en hård konkurrence mellem udbyderne. Flexi-Kurser har derfor vurderet, at en offentliggørelse, hvorefter konkurrenter kan få detaljeret indsigt i hvorledes og under hvilke betingelser virksomheden kontraherer, kan indebære en overvejende og nærliggende risiko for, at Flexi-Kurser påføres et ikke ubetydeligt økonomisk tab. Odense Kommune vurderer, at oplysningerne har en væsentlig økonomisk betydning for Flexi-Kurser, idet en offentliggørelse vil kunne medføre et økonomisk tab for virksomheden af konkurrencemæssige årsager. Statsforvaltningen konstaterer, at Flexi-Kurser er en enkeltmandsvirksomhed, og at budgetoplysningerne indeholder lønudgifter, herunder udgift til leder. Herudover indeholder oplysningerne detaljerede budgetoplysninger for projektet. Statsforvaltningen er tilbøjelig til at mene, at ihvertfald oplysning om lønudgift til leder tenderer at afsløre forhold, der vedrører ejerens privatøkonomi i et omfang der indebærer, at retten til aktindsigt ikke omfatter disse oplysninger, jf. offentlighedslovens 12, stk. 1, nr. 1. Der er herved lagt vægt på, at Flexi-Kurser er et enkeltmandsfirma, og at virksomhedens indtægt i meget betydeligt omfang hidrører fra kontrakter med Odense Kommune. De øvrige budgetoplysninger er tilvejebragt i forbindelse med en udbudssituation og viser virksomhedens omkostningsstruktur og sammensætning. Statsforvaltningen kan ikke afvise, at afsløring af disse budgetoplysninger vil kunne skade Flexi-Kurser, idet der kan være en formodning for, at oplysningerne kan anvendes af konkurrenter til at underbyde i en kommende udbudssituation, således at virksomhedens konkurrenceevne lider skade, og der dermed kan påføres virksomheden et økonomisk tab af væsentlig betydning. SIDE 15

16 Statsforvaltningen finder det derfor berettiget, at Odense Kommune har undtaget disse oplysninger fra aktindsigt efter offentlighedslovens 12, stk. 1, nr. 1 og nr. 2. Statsforvaltningen foretager ikke yderligere for så vidt angår administrationen af aktindsigt i forhold til oplysninger nævnt under dette punkt. Ad. 4 Oplysninger om Flexi-Kursers kontonr., kreditoplysninger fra bank og navne på beskæftigede på kurserne i beskæftigelsesprojekt. Disse oplysninger er undtaget efter offentlighedslovens 12. stk. 1, nr. 1, hvorefter retten til aktindsigt ikke omfatter oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold. Bestemmelsen er absolut i den forstand, at hemmeligholdelse ikke er betinget af en konkret interesseafvejning, men alene afhænger af, om det eller de dokumenter, begæringen om aktindsigt angår, indeholder oplysninger vedrørende enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold. Som det fremgår af vejledningen om offentlighed i forvaltningen må udgangspunktet for afgrænsningen af, hvilke oplysninger, der kan anses for omfattet af offentlighedslovens 12, stk. 1, nr. 1 navnlig søges i en vurdering af, hvorvidt oplysningerne kan betegnes som vedrørende privatlivets fred, og oplysninger af den karakter, der er nævnt i forvaltningslovens 28, stk. 1 vil utvivlsomt være omfattet af undtagelsesadgangen. Udover oplysninger af den karakter der er nævnt i 28, stk. 1, i forvaltningsloven, om enkeltpersoners rent private forhold, vil f.eks. oplysninger om indtægts- og formueforhold, arbejds-, uddannelses- og ansættelsesmæssige forhold efter omstændighederne også være fortrolige. Det er en forudsætning for anvendelsen af bestemmelsen, at oplysningerne angår bestemte personer. Der henvises til forvaltningsloven med kommentar af John Vogter, 3. udgave side 522 ff. Som ovenfor bemærket, er Flexi-kurser en enkeltmandsvirksomhed, hvis indtægtsgrundlag i det væsentlige hidrører fra samarbejdet med Odense Kommune. På den baggrund finder statsforvaltningen, at de omtalte oplysninger om økonomi og bankkonto er af en sådan karakter, at de ikke er omfattet af retten til aktindsigt med henvisning til offentlighedslovens 12, stk. 1, nr. 1. SIDE 16

17 For så vidt angår personnavne på deltagere i projektet er det statsforvaltningens opfattelse, at afsløring af det forhold at man deltager i et beskæftigelsesprojekt kan karakteriseres som afdækning af en personfølsom oplysning. Det er således statsforvaltningens opfattelse, at Odense Kommunes afslag på aktindsigt i økonomi oplysninger og personnavne har været i overensstemmelse med lovgivningen. Statsforvaltningen foretager ikke yderligere for så vidt angår Odense Kommunes administration af aktindsigt i forhold til oplysninger nævnt under dette punkt. Sammenfattende finder statsforvaltningen, at Odense Kommunes administration af reglerne om aktindsigt efter offentlighedslovens bestemmelser ikke fuldt ud har været i overensstemmelse med lovgivningen, idet de under punkterne 1 og 2 ovenfor nævnte oplysninger efter statsforvaltningens opfattelse ikke kan undtages med hjemmel i offentlighedslovens 12, stk. 1, nr. 2. Statsforvaltningen anmoder derfor Odense Kommune om at oplyse, hvad den agter at foretage i den anledning. I øvrigt: Statsforvaltningen har sendt en kopi af denne skrivelse til Odense Kommune. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på Statsforvaltningens hjemmeside på internettet ( Med venlig hilsen Stella Bøttger specialkonsulent /Ulla Jensen fuldmægtig SIDE 17