Compliance Advisery Board Sammenfatning Aug17 x. # Sensitivity: Internal

Transkript

1 Bilagsfortegnelse Dokumentation kke vedlag Årsag til ej vedlagt Anmodning af 5. juli Tone at the Top - Virksomhedskultur Generelt 2.1 Følgebrev til punkt 2.1 Tone at the top virksomhedskultur Tillæg til følgebrev til punkt 2.1 Tone at the Top Processer og kompetencer Compliance team Køb af vingaver på Facility Management app Rekrutteringsprocessen i HR forretningskritiske Procesbeskrivelse for udlånsaftaler Screen dump, udlånsaftaler Udlånsaftale - Internt Intern kommunikation omkring Compliance Atea 2021 Strategy - P2W forretningskritiske Atea Strategy brief og plan mod uddrag forretningskritiske Kickoff drejebog uddrag Strategi FinansAvisen - dateret første sider af i alt Lederdag uddrag af præsentation Lederdag uddrag af præsentation Lederdag Compliance - forventninger til lederne Lederdag uddrag af præsentation Roadshow 2016 Q4 - uddrag Roadshow 2017 Q3 - uddrag Roadshow 2017 Q4 - uddrag Roadshow 2017 Q4 - videooptagelse Roadshow indkaldelse til Q Introdag Indkaldelse til Introdag opfølgende mail til nye medarbejdere Introdag præsentation CEO uddrag Introdag præsentation CFO uddrag Fredagsmorgenmøde om ISO Fredagsmorgenmøde speaker notes Fredagsmorgenmøde speaker notes Indkaldelse til fredagsmorgenmøde Kåring af Customer First medarb nov Compliance Consultant Atea Today Compliance Roadshow i maj Atea Today ISO Certificering Atea Today Sommerhilsen fra ledelsen mail fra CEO omkring kommende retssag Mail fra CEO omkring retssager Mail fra CEO omkring sigtelser Mail fra CEO omkring tiltaler Mail fra CEO omkring vigtig ledelsesopgave Mail fra CEO til medarb omkring ISO certificering Mail fra CO omkring ISO og forventninger til ledere Mail fra CO omkring julegaver Mail fra CO omkring julegaver Mail fra CO omkring julegaver Mail fra CO omkring ny whistleblower ordning Forside Ateas intranet med info om antikorruptionsprocesser og -politikker Awareness om Compliance Compliance Advisery Board Sammenfatning Aug Compliance Advisory Board Ekstern Kommunikation Ateas hjemmeside omhandler Compliance Børsmeddelelse omkring Investigation by police Børsmeddelelse omkring charged public officials Børsmeddelelse omkring tiltale Børsmeddelelse omkring frafald af sigtelse Børsmeddelelse omkring ISO certificering Børsmeddelelse omkring bødeangivelse fra anklagemyndigheden

2 Børsmeddelelse omkring dom Børsmeddelelse omkring self cleaning Børsmeddelelse Settlement with public prosecutor Børsmeddelelse omkring tiltaler Overblik over proaktiv kommunikation Atea Invitation Meeting with forretningskritiske Meeting with forretningskritiske Mail fra CEO til kunder omkring ISO certificering dec Møde med CO og CFO mail med dok Møde med CO og CFO VL 36 møde med Morten Felding på agenda'en FW Møde om compliance i Atea - Transparency FW Møde om compliance i Atea ing Compliance december 2016_og_januar 2017_Samt dansk IT december Referat af det møde du talte på d ing ver FW Foredrag i Kontaktcenteret - præsentation RE Program og deltagerliste fra FW Medlemsarrangement FW Opdateret deltagerliste til ATEA arrangement Transparency Int Indlæg omkring antikorruption ved GF Transparency Int Præsentation Compliance ved CFO og CO FraudCorruption2016Nov finalising _When Lightning Strikes folder ( _1) V1 ( _1) FraudCorruption2018 finalising RE Compliance netværksmøde Forretningskritiske Invitation - Gå-hjem-møde om anti-korrution Mogens Lykketoft og Anti korruption final forretningskritiske Invitation Virksomhedsjuristprisen nu med program for dagen Virksomhedsjuristprisen invitationsudkast Besvarelse af anmodning 2.1.c 2.1c Audit Committee forretningskritiske 2.1.c 2.1c Investigation reports forretningskritiske 2.1.e 2.1e 2016 Q2 Compliance Status 2.1.e 2.1e 2016 Q3 Compliance Status 2.1.e 2.1e 2016 Q4 Compliance Status 2.1.e 2.1e Beslutningreferat - Direktionsmøde forretningskritiske 2.1.e 2.1e Beslutningreferat - Direktionsmøde forretningskritiske 2.1.e 2.1e Beslutningreferat - Direktionsmøde forretningskritiske 2.1.e 2.1e 2017 Q1 Compliance Status 2.1.e 2.1e 2017 Q2 Compliance Status 2.1.e 2.1e 2017 Q3 Compliance Status 2.1.e 2.1e 2017 Q4 Compliance Status 2.1.e 2.1e Beslutningreferat - Direktionsmøde forretningskritiske 2.1.e 2.1e Beslutningreferat - Direktionsmøde forretningskritiske 2.1.e 2.1e Beslutningreferat - Direktionsmøde forretningskritiske 2.1.e 2.1e Beslutningreferat - Direktionsmøde forretningskritiske 2.1.e 2.1e 2018 Q1 Compliance Status 2.1.e 2.1e 2018 Q2 Compliance Status 2.1.e 2.1e Beslutningreferat - Driftsledelsesmøde forretningskritiske 2.1.e 2.1e Beslutningreferat - Driftsledelsesmøde forretningskritiske 2.1.g 2.1g Mødeindkaldelse Personfølsomt

3 2.1.g Notat vedr møde med X juni 2014 om Personfølsomt 2.1.h Notat om blev afholdt efter gældende retningslinier 2.1.h Personalehåndbog inkl. Etiske retningslinier - uddrag 2.1.i 2.1i Advarsel Personfølsomt 2.2 Foretagne risikovurderinger Generelt 2.2 Følgebrev til punkt 2.2 Foretagne risikovurderinger Besvarelse af anmodning 2.2.a 2.2a Fokus i stikprøver Forretningskritiske 2.2.a 2.2a Rapport for området sponsorater personfølsomt og Forretningskritiske 2.2.a 2.2a Aktuelle risikoområder 2.2.b 2.2b Compliance Programmet 2.2.b 2.2b Afholdte workshops om risikovurdering 2.2.b 2.2b Atea Code of Conduct b 2.2b Politik for gaver repræsentation rejser etc b 2.2b Risko skema for compliance indsatsområder Forretningskritiske 2.2.c Deloitte Notat sektion 2.2C_ c 2.2.c_ deloitte_ _Risiko skema for compliance indsatsområder personfølsomt og Forretningskritiske 2.2.c 2.2c_ _Deloitte_Atea Compliance regime projektplan Beskyttet af copyrights (ISO) 2.2.c 2.2c_Kontrolskemaer Forretningskritiske 2.2.d 2.2d - Proces Rapport Monitorering 2.0 Forretningskritiske 2.2.d 2.2d Compliance - fuldstændig deltagerliste personfølsomt og Forretningskritiske oplysningeinterne kontroller 2.2.d 2.2d 2018 Kalender overblik 2.2.d 2.2d Dokumentationshierarki 2.2.d 2.2d Mappestruktur for Atea intranet 2.2.d 2.2d Monitoring Rapport Template 2.2.e 2.2e Opsamling Monitorering e 2.2e Evaluering af Compliance e 2.2e Organisationsændring 2.2.e 2.2e Compliance årshjul 2.2.f 2.2f Compliance Programmet 2.2.f 2.2f Aktuelle risikoområder 2.2.f 2.2f Status Monitorering 2.2.f 2.2f Aktuelle risikoområder 2.2.g 2.2g Håndtering af 3. parter 2.2.g 2.2g Stakeholder analysis Forretningskritiske 2.3 Compliance infrastruktur Generelt 2.3 Følgebrev til punkt 2.3 Compliance infrastruktur 2.3 Deloitte Notat sektion 2.3_ Tjekliste ISO _COPYRIGHT PROTECTED DOCUMENT_Atea_ Beskyttet af copyrights (ISO) Ressourcebeskrivelse for Compliance Compliance communication strategy_ver Besvarelse af anmodning 2.3.a 2.3a_Deloitte_ Atea_Redegørelse a 2.3a_Deloitte_Atea_Redegørelse a 2.3a_Deloitte_Atea_Redegørelse a 2.3a_Deloitte_ Atea_Redegørelse a 2.3a_Deloitte_Atea_Redegørelse a 2.3a_Deloitte_Atea_Redegørelse a 2.3a_Deloitte_Atea_Redegørelse a 2.3a_Deloitte_Atea_Redegørelse END a 2.3a_Deloitte_Atea_Redegørelse END a 2.3a_Deloitte_Afsluttende_ redegørelse_21_02_2018_sammenfattende redegørelse 2.3.a 2.3a_ _Complianceprogram 2.3.a 2.3a_ _Compliance regime 2.3.a 2.3a_ _Compliance regime 2.3.a 2.3a_ _Compliance regime 2.3.a 2.3a_ _Compliance regime a 2.3a_ _Compliance regime 3.0

4 2.3.a 2.3a_ _Compliance regime a 2.3a_ _Compliance Programmet a 2.3a_ _Compliance Programmet 2.3.a 2.3a_ _Compliance Programmet a 2.3a_ _Compliance Programmet a 2.3a_Deloitte_ Annual wheel 2.3.a 2.3a_Deloitte_ ATEA-Corporate-Governance a 2.3a_Deloitte_1.Supplier Creation and Maintenance_APP 2.3.a 2.3a_Deloitte_Atea Procurement Agreement v a 2.3a_Deloitte_Atea-Code-of-Conduct a 2.3a_Deloitte_AteaConsultant purchase agreement v a 2.3a_Deloitte_Compliance Policy 2.3.a 2.3a_Deloitte_Compliance Programme 2.3.a 2.3a_Deloitte_Guidance thirdparties 2.3.a 2.3a_Deloitte_Guidelines for abroad events for small groups 2.3.a 2.3a_Deloitte_Guidelines for events abroad - open events and open invitations 2.3.a 2.3a_Deloitte_Guidelines for events abroad 2.3.a 2.3a_Deloitte_Investigation plan v1.0 Beskyttet af copyrights (ISO) 2.3.a 2.3a_Deloitte_Politik for gaver repræsentation rejser kundearrangementer og sponsorater_version a 2.3a_Deloitte_Proces Report monitoring Forretningskritiske 2.3.a 2.3a_Deloitte_supplier_code_of_conduct_ a 2.3a_Deloitte_Whistleblower scheme 2.3.a 2.3a_Deloitte_Atea Spørgsmål til politkker mv. vfinal 2015 Forretningskritiske Interne kontroller 2.3.a 2.3a_Deloitte_Compliance Roadshow 2017 Forretningskritiske Interne kontroller 2.3.a 2.3a_Deloitte_Træningsstatus 2.3.a 2.3a_Deloitte_ UN Letter to Atea AS 17 November 2017_godkendelseafuvildigekspert 2.3.a 2.3a_Deloitte_Retention of Independent Ethics and Compliance Epert_anmodningomgodkendelse 2.3.a 2.3a_Deloitte_UN Letter to Atea AS dated 6 September a 2.3a_Deloitte_United Nations_epert report sammenfattende b 2.3b Compliance Roadshow 2017 Forretningskritiske Interne kontroller 2.3.b 2.3b Spørgsmål - Gruppe 1 Ledere Forretningskritiske 2.3.b 2.3b Spørgsmål - Code of Conduct Forretningskritiske 2.3.b 2.3b Spørgsmål - Gruppe 1 Ledere Forretningskritiske 2.3.b 2.3b Spørgsmål - Gruppe 2 Billable Forretningskritiske 2.3.b 2.3b Spørgsmål - Gruppe 3 Salg Forretningskritiske 2.3.b 2.3b Spørgsmål - Gruppe 4 Generel Management + Non Billable Forretningskritiske 2.3.b 2.3b Procesbeskrivelse - Compliance test 2.3.b 2.3b Compliance henvendelse - rykker på Compliance test Personfølsomt 2.3.c 2.3c screendump fra Compliance postkasse 2.3.c 2.3c Compliance henvendelse - afslag på modtagelse af billetter c 2.3c Compliance henvendelse - forespørgsel compliance test c 2.3c Compliance henvendelse - Forespørgsel på Gavekøb c 2.3c Compliance henvendelse - forespørgsel repræsentation c 2.3c Compliance henvendelse - Forespørgsel til gave regler c 2.3c Compliance henvendelse - Fremsendt Udlånsskema c 2.3c Compliance henvendelse - Godkendelse af arrangement c 2.3c Compliance henvendelse - Godkendelse af arrangement c 2.3c Compliance henvendelse - Godkendelse af fagligt arrangement (offentlig) c 2.3c Compliance henvendelse - Godkendelse af Kundearrangement c 2.3c Compliance henvendelse - Godkendelse af Sponsorat c 2.3c Compliance henvendelse - whistleblower test c 2.3c Compliance henvendelser d 2.3d Lederdag Compliance - forventninger til lederne 2.3.d 2.3d Håndtering af indberetninger fra andre kanaler Personfølsomt 2.3.d 2.3d Håndtering af indberetninger fra andre kanaler Personfølsomt 2.3.d 2.3d Håndtering af indberetninger til andre kanaler Personfølsomt 2.3.e 2.3e Supplier Code of Conduct for new suppliers Work Instruction 2.3.e 2.3e Supply Chain Sustainability Systematic Approach 2.3.e 2.3e Atea Procurement Agreement 2.3.e 2.3e Atea ASA vendor assessment 2.3.e 2.3e Underskrevne Code of Conduct Forretningskritiske 2.3.f Tidsplan Beskyttet af copyrights (ISO) 2.3.f Aktivitetsliste g 2.3g - Proces Rapport Monitorering 2.0 Forretningskritiske

5 2.3.g 2.3g Monitoring Rapport Template 2.3.g 2.3g_Deloitte_Bilag 1_Compliance årshjul Atea vers.2.0_jan g 2.3g_Deloitte_Bilag 2_Gaver Rapport 2.3.g 2.3g_Deloitte_Bilag 3_ Repræsentation Rapport Oktober g 2.3g_Deloitte_Bilag 4_Repræsentation Rapport - Januar g 2.3g_Deloitte_Bilag 5_Udlandsrejser Rapport g 2.3g_Deloitte_Bilag 6_ERFA- og Netværksgrupper Rapport - August 16 (002) 2.3.g 2.3g_Deloitte_Bilag 7_DemovarerVareprøver Rapport Maj g 2.3g_Deloitte_Bilag 8_DemovarerVareprøver Rapport Maj _ PASK 2.3.g 2.3g_Deloitte_Bilag 9_Egenbetaling Rapport 2.3.g 2.3g_Deloitte_Bilag 10_Status Monitorering 2.3.g 2.3g_Deloitte_Bilag 11_Rapport Ansættelsesprocedurer og bonus Sep g 2.3g_Deloitte_Bilag 12_Cykelevent Rapport - August g 2.3g_Deloitte_Bilag 13_Egenbetaling Rapport 2.3.g 2.3g_Deloitte_Bilag 14_ERFA- og Netværksgrupper Rapport - Februar g 2.3g_Deloitte_Bilag 15_Gaver Rapport Juni g 2.3g_Deloitte_Bilag 16_Rapport Koncepter marts g 2.3g_Deloitte_Bilag 17_Rapport Konferencetalere December g 2.3g_Deloitte_Bilag 18_Kundeevents Rapport - Maj g 2.3g_Deloitte_Bilag 19_Leverandørarrangementer Rapport - September g 2.3g_Deloitte_Bilag 20_Rapport - Offentlige udbud Februar g 2.3g_Deloitte_Bilag 21_Rabatter og Særlige Rabatter Rapport Oktober g 2.3g_Deloitte_Bilag 22_Repræsentation Rapport - Oktober g 2.3g_Deloitte_Bilag 23_Sponsorater Rapport Juli g 2.3g_Deloitte_Bilag 24_Rapport Tredjeparter Juni g 2.3g_Deloitte_Bilag 25_Udlandsrejser Rapport Maj g 2.3g_Deloitte_Bilag 26_Udtalelser og Referencer Rapport September g 2.3g_Deloitte_Bilag 27_Demovarer og Vareprøver Rapport Oktober h 2.3h ISO report Tåstrup og Ballerup Beskyttet af copyrights (ISO) 2.3.h 2.3h Afvigelsesrapport ISO Beskyttet af copyrights (ISO) 2.3.h 2.3h ISO audit plan Beskyttet af copyrights (ISO) 2.3.h 2.3h ISO Compliance funktionen 2.3.h 2.3h ISO Finance funktionen 2.3.h 2.3h ISO Public salg 2.3.h 2.3h Agenda for møde i Public Forretningskritiske 2.3.h 2.3h Audit rapport ISO h 2.3h Audit rapport ISO h 2.3h ISO report Aalborg ver rev. 1 Beskyttet af copyrights (ISO) 2.3.h 2.3h ISO report Aarhus ver rev. 1 Beskyttet af copyrights (ISO)

6 2.3.h 2.3h ISO report Ballerup Michael Poulsen ver rev. 1 Beskyttet af copyrights (ISO) 2.3.h 2.3h ISO report Ballerup STJ ver rev. 1 Beskyttet af copyrights (ISO) 2.3.h 2.3h ISO report Kolding ver rev. 1 Beskyttet af copyrights (ISO) 2.3.h 2.3h Ressourcer i Compliance afdelingen 2.3.i 2.3i Compliance Programmet Anmodning af 24. juli Generelt 1 Yderligere dokumentation følgebrev Bonusordninger 2.1 Bonusordninger i Atea Forretningskritiske 2.1 Bilag til Bonusordning - Bonusaftaler 2017 guidelines Forretningskritiske 2.1 Bilag til Bonusordning - Bonus 2018 Forretningskritiske Skabelon til bonusaftaler Forretningskritiske Skabelon til bonusaftaler Forretningskritiske Skabelon til bonusaftaler Forretningskritiske Skabelon til bonusaftaler Forretningskritiske Skabelon til bonusaftaler Forretningskritiske Skabelon til bonusaftaler Forretningskritiske Skabelon til bonusaftaler Forretningskritiske Skabelon til bonusaftaler Forretningskritiske Skabelon til bonusaftaler Forretningskritiske Skabelon til bonusaftaler Forretningskritiske Skabelon til bonusaftaler Forretningskritiske Skabelon til bonusaftaler Forretningskritiske Skabelon til bonusaftaler Forretningskritiske Skabelon til bonusaftaler Forretningskritiske Skabelon til provisionsaftaler Forretningskritiske Gennemførselsprocent test Code of Conduct 2.3 Præsentation Roadshow på video 2.4 Compliance_Roadshow_maj_2017 (udleveret på USB-stick) Forretningskritiske Ansættelsesaftaler - Code of Conduct 2.5 Medarbejderguide - screendump 2.5 Skabelon - ansættelsesbevis funktionær - Månedsløn Forretningskritiske 2.5 Code of Conduct - Test and agreement 2.5 Compliance politik - Test and Agreement 2.5 Ny medarbejder mail - Code of conduct - online test og bekræftelse Risikoområder 2.6 Aktuelle risikoområder med farvekoder 2.6 Compliance aarshjul Atea vers 4.0 juli 2017 Anmodning af 7. august Generelt 1 Yderligere dokumentation følgebrev Dokumentation Supplier Code of Conduct for new suppliers - Work Instruction Atea Procurement Agreement 2.1 Atea CSR Report Rapporterede afvigelser - konsekvenser Personfølsomt 2.5 DemovarerVareprøver og RabatterSærligeRabatter Rapport November Rapport Ansættelsesprocedurer inkl bonus Sep Ansættelses udtræk ( ) 2.6 Compliance årshjul Atea vers.1.0_marts Efterspørger udtræk på leverandør arrangementer Marts Status Monitorering Status Monitorering før 1 juni 2018_ Status oversigt over tilsendte rapporter til kammeradvokaten 2.6 udtræk repræsentation og donationer+sponsorater Juli 2018

7 2.6.1 Cykelevent Rapport - September DemovarerVareprøver og RabatterSærligeRabatter Rapport April Gaver rapport December Kundeevents Rapport - November Leverandørarrangementer Rapport - Marts Rapport - Offentlige udbud Februar Rapport - Offentlige udbud Oktober Rapport Ansættelsesprocedurerinklbonus Marts Rapport Koncepter september Rapport Konferencetalere December Rapport Tredjeparter December Rapport Tredjeparter Opsamling Rapport Tredjeparter Opsamling december Repræsentation Rapport - April Repræsentation Rapport - April Repræsentation Rapport - Januar Repræsentation Rapport - Juli Sponsorater Rapport Juli Udlandsrejser Rapport November Udlandsrejser Rapport November Compliance årshjul Atea vers.5.0_aug 2018 Øvrig fremsendt dokumentation Fremsendt Mail af vedr organisationsdiagrammer mv Organisationsdiagram 2012_2015 SØIK Organisationsdiagram 2017 Organisationsdiagram 2018 Log modtagne og sendte mails Fremsendt Svar 13 august 2018 Atea group compliance function Etikavtal Atea Göteborgs Stad Ændringer af 17. august 2018 Generel - Bekræftelse 8th Aug-signed Princip 1 - Risikovurderinger og proportionalitet Princip 1, Aftalebrev Compliance Risikovurdering Princip 2 - Procedurer og oplæring Princip 2, 1.1 Transport Policy and guidelines in Atea Princip 2, 2.1 Bonus- og incitamentsmodeller Princip 2, 3.1 Atea-Code-of-Conduct_Aug2018

8 Princip 2, 4.1 Compliance Politik 3.3 Princip 2, 7.1 Retningslinjer for indlands-arrangementer - åbne og lukkede arrangementer _vers 1.03 af Princip 2, 9.1 Compliance årshjul Atea vers.5.1_aug 2018 Princip 3 - Forhold til tredjeparter Følgebrev Princip Princip 3, 2.1 Atea Procurement Agreement v.1.3 Princip 4 - Ledelsesforankring Følgebrev Princip Princip 4, 1.1 ATEA-Corporate-Governance-Aug2018 Princip 4, 1.1 Compliance Programmet 4.2_August 2018 Princip 4, 2.1 HR process screening_aug 2018 forretningskritiske Princip 4, 2.1 Kontrolskema_ansættelses procedure_aug2018 forretningskritiske Princip 5 - Monitorering og rapportering Princip 5 Fokus i stikprøver_august 2018 forretningskritiske Ændringer af 17. august 2018 Fremsendt 5. september 2018 Princip 2, 10.1 Aftale med ekstern advokat vedr Whistleblower ordning Forretningskritiske oplysning Princip 2, 3.1 Atea-Code-of-Conduct_Aug2018 Princip 5 Retningslinier for sanktioner