Notat om status på aktiviteter i Ballerup Super Arena samt forslag til fremtidig profil

Transkript

1 SKOLER, INSTITUTIONER OG KULTUR Dato: 20. april 2017 Tlf. dir.: Kontakt: Jeanette Aunsø Esbensen Sagsid Notat om status på aktiviteter i Ballerup Super Arena samt forslag til fremtidig profil Ballerup Super Arena har sidste sæson haft fire grundlæggende aktiviteter: 1) Lokale foreningers daglige træning, 2) Lokale foreningers stævner og arrangementer, 3) DCU kraftcentertræninger og 4) Venue for større arrangementer og events. Den primære foreningsaktivitet med træning og stævner foregår i perioden fra september til maj måned. For de forskellige idrætsgrene varierer sæsonens længde, hvorfor aktivitetsniveauet også varierer. Efterspørgsel på venuekapacitet til afholdelse af arrangementer som konferencer, messer og koncerter sker i samme periode. Efterår/vinterperioden er således højsæson for både foreningsaktivitet og udlejning/events. For i højere grad at udnytte Ballerup Super Arenas særlige position som specialfacilitet for cykling, samt kapaciteten for afholdelse af store arrangementer og events, er det, med afsæt i sidste sæsons erfaringer, administrationens intention at øge antallet af arrangementer og events, der markerer Ballerup som en driftig og nytænkende idræts-, kultur- og erhvervskommune. Sæson 2016/17 - status Foreningsaktivitet I sæson 2016/2017 har følgende foreninger haft træningsaktivitet i Ballerup Super Arena: Ballerup Atletik Klub, Ballerup Badminton Club, BMS Basket, Dansk Bicykle Club (DBC), Dansk Cykel Ring (DCR), Ballerup Gymnastik Forening, Ballerup Skovlunde Fodbold, Måløv Badminton Klub, Tapeten Senior Volley. Der var i sæson 2016/2017 foreningsaktivitet alle ugens dage i efterår/vinterperioden, med første holdstart 6.30 og sidste slut I primetime , med samtidig aktivitet på cykelbane og inderkreds. Der var i sæson 2016/2017 ca timers cykling. Cykelklubben DBC afholdt i gennemsnit 32 timers cykletræning pr. uge over hele sæsonen. I spidsbelastningsperioden oktober-februar dog op til 60 timer pr. uge. Fodbold, badminton, volleyball, atletik og gymnastik har gennemsnitligt haft 21 timers ugentlig aktivitet på inderkredsen. Størstedelen af timerne knyttet til halfordelingen, hvor træningen er placeret mandag, tirsdag og onsdag. Heraf 13 timers fodboldtræning i BSF regi pr. uge. I vinterperioden blev 23 hele dage brugt til enkeltforeningers stævner og særtræninger, hvor kun denne ene aktivitet fyldte Arenaen. 11 af disse var Side 1

2 DBC-cykelstævner. DBC-stævner ligger primært torsdage, hvorfor torsdage fast er reserveret hertil. Med op- og nedtagning af udstyr, har 41 hele dage, eller ca. 16 % af den samlede tilgængelige kapacitet, været reserveret til enkeltforeningers stævner og særtræninger. DCU/Team Danmark kraftcenter Ballerup Super Arena fungerer som kraftcenter for Danmarks Cykle Union og Team Danmark. Træningerne er koblet til de internationale løbskalendere, hvorfor træning koordineres løbende. I sæson 2016/2017 har DCU og Team DK afholdt 154 timers træning, primært i spidsbelastningsperioden september-maj. DCUtræningssamlinger bliver i denne sammenhæng prioriteret over foreningsaktivitet og udlejning, hvis datoerne er kendt op til 3 måneder før. Udnyttelsesgrad Siden Ballerup Kommune reelt overtog hele driften af Ballerup Super Arena i 2015, har administrationen arbejdet med at maksimere udnyttelsen af arenaen og areanens servicering af brugere/gæster, hvilket er lykkes. Det er administrationens vurdering, at potentialet for foreningsaktivitet er fuldt udnyttet i efterår/vinterperioden med den op- og nedtagning af udstyr, bander og net, de forskellige aktiviteter kræver, samt de nuværende muligheder for selvbetjent adgang og booking. BMS Wolfpack spiller i sæson 2017/2018 i den bedste danske basketligarække. Der er indgået aftale om fire hjemmekampe i Ballerup Super Arena. Det betyder yderligere otte hele stævnedage i næste sæson, hvilket øger antallet af hele dage afsat til stævner. Arrangementer Ballerup Super Arena har i sæsonperioden udlejet arenaen til 10 større arrangementer, fordelt på: 4 sportsarrangementer (6-dagesløb, Le Mans, EM Derny Pace, Harlem Globetrotters). 2 Kulturarrangementer (GG Festival og Loppemarked) 4 Erhvervsarrangementer (Also Messe, HF Christiansen cykelmesse, Lån og Spar idrætsdag, MED-konference) I alt 45 dage, eller 18 % af den samlede tid over året, har optaget Ballerup Super Arena medregnet dage til opbygning og nedtagning. Der har desuden været afholdt 40 indtægtsgivende cykelarrangementer til private. Disse har ikke medført aflysninger af foreningsaktivitet, da de lægges på ledige tider ad hoc. Økonomi/indtjening I forhold til indtjening, er der forskel på de tre typer/kategorier: sports-, kulturog erhvervsarrangementer. Det er primært de "lukkede" erhvervsarrangementer, som messer og konferencer, der har generet en positiv indtjening for Ballerup Super Arena. De kulturelle arrangementer, der har været afholdt (GG festival og Loppemarked) balancerer grundlæggende med et mindre plus på økonomisiden. I modsætning hertil er sportsarrangementer, som EM i Derny og BMS basketball ligakampe, begivenheder, hvor Ballerup Super Arena sikrer afholdelsen via driftsbudgettet. Side 2

3 Indtægter fra erhvervsarrangementerne er således med til at muliggøre afholdelsen af de kategorier af arrangementer, der ikke har direkte økonomisk værdi, men en høj kulturel-, borger- eller brandværdi. Erfaringerne med udlejning af Ballerup Super Arena i sidste sæson, samt den forbedrede servicering af brugere/gæster indikerer, at der er potentiale for tiltrækning af flere begivenheder med national og international profil samt flere indtægtsgivende arrangementer i Ballerup Super Arena. Køkkenet Ballerup Super Arena har i forlængelse af opsigelsen af den tidligere forpagtningsaftale i Ballerup Super Arena nu fuld og hel råderet over arenaens køkkenfaciliteter, der fremadrettet kommer til at fungere som et event- og arrangementskøkken. Tidligere var foreninger og arrangører forpligtet på levering af føde- og drikkevarer fra forpagter. Overtagelsen gør det muligt at levere en fleksibel kunde- og publikumsservice, på et ensartet niveau til foreningsarrangementer og til events. Samtidig forbedrer det arenaens muligheder for at tiltrække events, idet forplejningsdelen nu kan indgå som positiv faktor i forhandlingen. Fremadrettet vil foreninger selv kunne forestå salg af mad og drikkevarer til stævner. Foreninger har i den sammenhæng mulighed for at benytte køkkenfaciliteterne til formålet ved arrangementer op til 500 gæster. Ballerup Super Arena sørger for velfungerende køkken- og salgsfaciliteter, mens det er foreningen, der har ansvar mht. nødvendige tilladelser, samt fødevarekontrol. Det er desuden en forudsætning, at det er foreningen selv, der forestår organisering og salg. For at sikre publikumsoplevelsen samt at nødvendige tilladelser er på plads, skal Ballerup Super Arena s administration godkende setup. For at sikre arrangører af de større events valgmuligheder med hensyn til pris- og kvalitetsniveau, har Ballerup Super Arena indgået samarbejdsaftaler med en række cateringfirmaer, der, fra gang til gang, giver tilbud på at levere mad og drikkevarer til det konkrete arrangement. Cateringfirmaet lejer i denne sammenhæng køkkenfaciliteterne og har ansvar mht. nødvendige tilladelser samt fødevarekontrol. Forslag til fremadrettet profil og prioritering De ti events, der blev afholdt sidste år, blev vurderet efter en "spindelvævsmodel" (som Kultur- og Fritidsudvalget blev præsenteret for på januar-mødet i 2017) med syv værdiparametre. Økonomi, Ressourcekrav, Forankring, Brugerhensyn (aflysninger), Børn og Unge, Branding og Tilskuerinteresse. Parametrene indikerer, hvilken værdi arrangementerne bidrager med, herunder hvilke ressourcer de kræver, samt hvilke konsekvenser arrangementet har for den daglige brug med hensyn til aflysningsdage for foreninger. I sæson 2016/2017 var det et overordnet mål at sikre værdi på alle parametre over året. Dette gav en relativ stor spredning med hensyn til typen af arrangementer, gæster og arrangører, men også en noget uklar profil for arenaen. For at kunne skabe en klarere profil, samt øge kvaliteten af de arrangementer, der afholdes i arenaen, vil Ballerup Super Arena fremadrettet fokusere på de områder, hvor arenaens grundlæggende styrker ligger: cykling, stævner og arrangementer. Side 3

4 Ballerup Super Arena vil i den sammenhæng arbejde på at: Udbygge Ballerup Super Arenas unikke position som Danmarks Velodrom, som centrum for cykling og cykelarrangementer. Tiltrække og afholde 6-8 idrætsarrangementer hvert år med et regionalt eller nationalt sigte og gennemslag, så Ballerups borgere kan opleve engagerende og vedkommende idrætsevents. I den sammenhæng har Ballerup Super Arena indgået en ny aftale om afholdelse af 6-dagesløb i perioden og der forhandles med Danmarks Basketball Forbund om at afholde 1-2 landskampe i Ballerup Super Arena hvert år, de næste tre år. Hertil kommer, at BMS Wolfpack fra næste sæson spiller i den bedste danske basketliga og gerne vil benytte Ballerup Super Arena som hjemmebane til de fire største ligakampe. Tiltrække store idrætsevents på internationalt niveau. Store, internationale idrætsbegivenheder og -mesterskaber vækker begejstring og interesse for idræt, og lokal og national stolthed. Værtskabet for internationale arrangementer kan agere løftestang for engagement af borgerne, udvikling i de lokale klubber og skabe positiv opmærksomhed omkring Ballerup Kommune. I den sammenhæng, har Ballerup Kommune og Ballerup Super Arena indgået aftale med Gymnastik Danmark omkring bud på tiltrækning og afholdelse af EM i TeamGym i 2020, samt DBU om at agere værtsby for at et de deltagende landshold i forbindelse med EM i fodbold i I Ballerup Kommunes nyligt vedtagne idrætspolitik indgår visionen om, at Ballerup Super Arena skal danne ramme om store idrætsbegivenheder. Den skitserede sammensætning og balance mellem events i Ballerup Super Arena, kan bidrage til at indfri visionen. Prisen for tiltrækning samt omkostninger ved afholdelse af store Internationale sportsbegivenheder er steget væsentligt de sidste år. Med de indtjeningsmuligheder og brandingmidler, den nuværende arrangementfordeling og profil giver, er det realistisk at sigte efter afholdelse af større begivenheder hvert 3. til 4. år. Øges muligheden for afholdelse af flere indtægtsgivende arrangementer, er det muligt at tiltrække og afholde store idrætsbegivenheder oftere. Være koncertvenue for 4-6 koncerter med artister på nationalt og internationalt niveau. Det nye setup i Arenaen samt aktuelle dynamikker på koncertområdet, giver mulighed for, at Ballerup Super Arena kan positionere sig som en fast koncertvenue for koncerter med gæster. Der er således netop indgået aftale med "en endnu ikke offentliggjort dansk kunstner" om afholdelse af koncert i arenaen i marts Koncerter kan grundlæggende kategoriseres som "kulturarrangementer", med høj værdi på såvel tilskuerinteresse og brandværdi. Koncerter har yderligere den fordel, at de vil bidrage positiv til indtjeningen i arenaen. Skal koncertsporet forfølges er det vigtigt, at der kan arbejdes på at opbygge kontinuerlige relationer til bookingbureauer, samt bevidsthed hos koncertgæster om arenaens kvaliteter som venue. Dette kræver en vis Side 4

5 mængde af koncerter om året for at lykkes. Være messe- og konferencevenue for 3-4 arrangementer årligt. Messer og konferencer er den arrangementstype, der sikrer positiv indtjening til Ballerup Super Arena og dermed generer overskud, der kan bidrage til afholdelsen af nationale og internationale idrætsbegivenheder. I den sammenhæng har Ballerup Super Arena allerede indgået aftale om afholdelse af Novozymes kongres, og der arbejdes på en aftale omkring afholdelse af Also IT Messe for tredje år i træk. Det er administrationens vurdering, at en klarere profil for Ballerup Super Arena centreret omkring cyklingen, afholdelse af lokale klubbers stævner, nationale og internationale idrætsevents, koncerter og erhvervsarrangementer, vil give flere oplevelser for Ballerups borgere og bidrage til en øget positiv opmærksomhed omkring Ballerup Super Arena og Ballerup Kommune generelt. Ved at øge antallet af arrangementer med fokus på publikumsværdi, langsigtet potentiale og økonomisk rentabilitet, har Ballerup Super Arena således mulighed for at styrke indtjening og brandværdi for kommunen. Øgede udgifter i forbindelse med afholdelse af flere stævner og sportsarrangementer vil økonomisk kunne balanceres gennem en tilsvarende øget aktivitet og indtjening mht. erhvervsarrangementer samt koncerter. Indtjening fra erhvervsarrangementer og samt afholdelse af koncerter, vil således bidrage til at understøtte det lokale foreningsliv og sikre sportsoplevelser til Ballerups borgere. Lykkes det at opfylde den strategiske intention om at tiltrække yderligere idrætsevents, virksomhedsarrangementer og koncerter, betyder det flere hele dage prioriteret til arrangementer end i sidste sæson. Samlet set i størrelsesordenen dage yderligere fordelt over sæsonen. For foreninger med daglig træning i Ballerup Super Arena, vil det betyde en reduktion af tilgængelige timer til træning. Da foreningerne ikke har træningsdage og timer fordelt jævn over ugen og året, vil gennemslaget variere. DBC vil, da de har træning hver dag, være den forening, der vil opleve det største gennemslag. I sæson 2017/18 er det ud over DBC, BSF, Måløv Badminton Club og Ballerup Atletikklub, som har tider i perioden kl mandag til onsdag. Side 5