RAPPORT KONGSHVILEPARKENS SELSKABSLOKALER MED 12 ANBEFALINGER KONGSHVILEPARKENS SELSKABSLOKALE

Transkript

1 RAPPORT KONGSHVILEPARKENS SELSKABSLOKALER MED 12 ANBEFALINGER KONGSHVILEPARKENS SELSKABSLOKALE

2 Kongshvileparkens Selskabslokale. Rapport fra selskabslokale udvalg. Der har gennem de senere år været vigende efterspørgsel efter lån af vores selskabslokalet. Det vil vi gerne ændre, så lokalerne bruges mere af beboerne, og med tænkes når der inviteres og pladsen i boligen er trang. I forbindelse med spørgeskemaundersøgelsen (oktober 2015), var der en del beboer som fremførte forslag om at ændre selskabslokalerne til beboerhus og forslag om at der etableres hyggeklub for pensionister, zumba / yoga hold mv. På afdelingsmødet den 31. maj 2016, blev der nedsat et udvalg, som skulle belyse: 1) mulighederne for at omdefinere selskabslokalet til beboerhus, som kunne rumme beboeraktiviteter mv. 2) opstille et driftsbudget 3) beskrive driften af lokalerne 4) beskrive administration af lokalerne 5) skitsere evt. forslag til ændring af lokalerne Udvalgets sammensætning: Mogens Fjelsted Arne Petersen Disa Ryel Palle Schjerming Peter Christiansen Sydskråningen, Sydskråningen Kongshvilevej Kongshvilevej Sydskråningen Udvalget har afholdt 6 møder i perioden fra 10. marts 2016 til den 3. november Lokale fakta: Lokalerne ligger i forretnings bygningen, med adgang gennem en ombygget forretning. Der er elevator til 1 sal hvor selskabslokalet ligger.

3 Ankomst lokalet på ca. 25 m2 der indeholder et handicap toilet og en garderobe. En trappe og en elevator føre op til selskabslokalet som omfatter en gang på ca. 15 m2 Et herre toilet med et urinal og et toilet, og et dame toilet med to toilettet. Køkken på ca. 8 m2, der er en kaffestue med bløde sofaer på ca. 22 m2. Festsalen er ca. 80 m2 og godkendt til 50 personer I festsalen er der en bar /køleskab og et musikanlæg. Der er et depoter til stole og borde. Samlet disponerer selskabslokalet over omkring 160 m2 Drift af lokalerne: Lokalet administreres af varmemesteren, som står for udlejningen, og tilsynet med lokalerne. Ejendomsfunktionærerne optæller køkkeninventar efter hver udlejning, og lokalitet tjekkes for manglen rengøring / oprydning / skader. evt. mangler mv. afregnes over depositum. Rengøring udføres pt. af en af gårdmændene som ekstra arbejde, og på en "akkord på 540 kr. pr. rengøring. Gårdmændene bidrager til vedligeholdelsen af lokalerne ved i december - januar at gøre hovedrent og male lokalerne. Lokalerne udlejes således ikke fra midt i december til udgangen af januar. Så meget bruges selskabslokalerne: Budget år: 2013/ / /16 Selskabsudlejning; Beboermøder Fritidsudvalget Anden udlån I alt Udlejnings frekvens 2,75 2,58 1,91

4 Udover ovenforstående har lokalerne været udlånt til Zumba og pensionist gymnastik Det koster selskabslokalerne i drift: Driften af selskabslokalerne er en integreret del af bebyggelsen, hvorfor der ikke føres et selvstændigt regnskab for lokalerne. I bebyggelsens budget 2016/17 er der følgende budgetposter der vedr. lokalerne. Rengøring Lejeindtægt Varmeudgifter Et skønnet budget for selskabslokalet kunne se således ud: Ejendomsudgifter - vedligeholdelse (skøn) kr. Rengøring (regnskab) kr. Rengøringsartikler (skøn) kr. El (skøn) kr. Varme (regnskab) kr. Elevator drift (skøn) kr. Inventar og udstyr kr. I alt (Skøn) kr. Lejeindtægt (regnskab 15/16) kr. Udlejning pris: Udlån fra fredag kl mandag kl pris 2000 kr. Udlån en dag efter nærmere aftale pris? kr. Udlån til ikke herboende pris 3500 kr. Depositum 1000 kr. Ved bestilling lægges 500 kr. i depositum ved nøgle udlevering kr. Afbestilling kan ske og de 1000 kr. tilbagebetales, hvis afbestillingen sker mindst 3 mdr. før. Sker afbestilling mindre en 3 mdr. før betales depositum ikke tilbage.

5 Beboeraktiviteter: Udvalget har drøftet de fem punkter, men primært forholdt sig til, overvejelser om mulige initiativer som kunne forøge beboernes anvendelse af lokalet Udvalget har drøftet mulighederne for at støtte etableringen af aktivitetsgrupper, som kunne anvende selskabslokalet. Lokalerne har inden for de sidste år været anvendt til pensionist gymnastik (AOF) og til zumbahold og det har været anvendt til arrangementer som fritidsudvalget har indbudt til. Julebanko og frokost for senior, børnejulefest, vinsmagning, flagermus tur, viseaften mv. Der er stor usikkerhed om der i bebyggelsen er interesse for etablering af aktivitets gruppe og ikke mindst om der er "ildsjæle" som vil starte aktivitets grupper. For at efterprøve om der er nogen der vil starte en aktivitetsgruppe, eller være med og som vil kunne bruge selskabslokalet, udsendte vi et spørgeskema med følgende spørgsmål: "Kunne du tænke dig at starte en aktivitetsgruppe"? "Kunne du tænke dig at melde dig ind i en aktivitetsgruppe"? Spørgsmålene er uddelt til 154 boliger er der svar fra 13 boliger (8%). Der er uddelt i alt 300 skemaer og der er returneret 27 skemaer (9%). 12 har krydset nej på de to spørgsmål- 11 melder tilbage at de kunne tænke sig at melde sig ind i en aktivitets gruppe. 5 kunne tænke sig at starte en gruppe De 5 aktivitetsgruppe forslag: Kunne tænke sig at melde sig til en gruppe: Dilettant teater 7 Foto - video 6 Billard 1 Senior litteraturgruppe 1 Krydresnapse gruppe 1 Madgruppe 5

6 Øvrige aktivitets forslag Foredrag 4 Gymnastik 3 Slægtsforskning 3 Zumba 2 PC 3 Andet 7 Konklusion på spørgeskema undersøgelsen: Udvalget må med baggrund i den ringe tilbagemelding på det udsendte spørgeskema konkludere at der ikke er grundlag for pt. at oprette aktivitetsgrupper og i forhold til det ikke at ændre på de fysiske rammer. Arbejdsgruppens indstillinger: 01. Lokalerne anvendes til beboerhus med aktivitetsgrupper. Forudsætningen for at definerer lokalerne til beboerhus, er at lokalerne "indtages" af aktive beboer, som mødes omkring forskellige aktiviteter. Udvalget tager til efterretning at der øjensynlig ikke er den store interesse for at opstarte aktivitetsgruppe. Der er dog fem beboer som giver udtryk for at de vil være interesseret i at starte en aktivitetsgruppe - men om der er beboer som kunne være interessere i at deltage i en aktivitets gruppe er med baggrund i besvarelserne tvivlsom 02. Arbejdsgruppen indstiller at lokalet videreføres primært som selskabslokale, og fritidsudvalget fortsat kan anvende lokalet til beboer aktiviteter. Lokalet skal fortsat kunne stilles vederlagsfrit til rådighed for beboerne som vil opstarte en aktivitets gruppe for eksempel Zumba hold, motions hold, spise klub mv. Det forudsættes at deltagerne i aktivitetsgrupperne, primært er beboer fra Kongshvileparken. Nyt taksforslag: For at fremme brugen af selskabslokalet indstilles det at prisen reduceres for lån af lokalet, og der indføres mulighed for at beboerne, med kort varsel kan låne lokalet på en hverdage.

7 Takstforslag: Udlån fra fredag kl til mandag kl Udlån en hverdag kl kl Udlån *en fredag - lørdag - søndag kl kl Depositum Beboer ude fra + 50% 1.000,00 kr. 100,00 kr. 500,00 kr ,00 kr. * Kun når lokalet ikke er lejet i en hel weekend - lokalet overtages kl og afleveres næste dag kl Rengøring foreslås som tilvalg. Låneren kan vælge at udføre rengøringen af lokalerne selv. Rengøringen skal være afsluttet senest på det aftalt afleverings tidspunkt. Rengørings vejledningen skal nøje følges. Kan rengøringen ikke godkendes, kan der trækkes op til 1000kr. i depositum, som anvendes til supplerende rengøring. Rengøring kan tilkøbes for 550,00 kr. 04. Anvendelses periode. Lokalet kan lejes på alle dage i året bortset fra Nytårs aften. Hovedrengøringen og maler renovering må indpasses i forhold til den faktiske udlejning. 05. Hvem kan leje lokalet. Lokalet kan lejes af Kongshvileparkens beboer. Lejeren er personlig ansvarlig for lejemålet, og forventes at være tilstede. Lokalet udlejes ikke til ungdomsfester. Lokalet kan udlejes til beboer fra andre boligafdelinger med et pristillæg på 50 %. Lokalet kan reserveres et år før anvendelsen. Er der flere der ønsker det samme tidspunkt, trækkes der lod. Herboende har fortrinsret. 06. Ny folder. Der udarbejdes en ny folder, hvor brugeren kan afkrydse om alt køkkeninventar er i orden og på plads. Folderen skal i øvrigt indeholde: Fakta om lokalet Betaling

8 Rengøring (selv) Rengøring (tilkøbt) 07. Folder som beskriver selskabslokalet (Husstands omdeles): Der udarbejdes en folder som fortælle lidt om hvad selskabslokalet kan anvendes til - og de vigtigste praktiske oplysninger. 08. Nogle praktiske fysiske ændringer: Skiltning Der opsættes et skilt med samme udformning som de skilte der hænger i forvejen - med teksten "Kongshvileparkens Selskabslokale" Skilt på døren: Kongshvileparkens Selskabslokale. 09. Adgang: Pumpe på døren så den smækker i og låser. Klokke så man kan hidkalde en til at åbne døren. Anvisning i elevatoren om brug, samt oplysning om, omkostningerne ved at hidkalde hjælp. Instruktion til musikanlæg. 10. Musikanlæg: Nyt musikanlæg med mulighed for mikrofon tilslutning. 11. Mærkning af køkkenskabe: På skabslågerne skrives hvad der står i skabet. 12. Ombygnings forlag (på lang sigt). Der udarbejdes en skitse af en køkkenrenovering evt. med inddragelse af Herre toilettet. Prisoverslag. Rapporten fremsendes hermed til afdelingsbestyrelsen med de 12 anbefalinger.