Beslutningsstøtte i bløderbehandlingen Produktudvikling: Slutprodukter i fase 3

Transkript

1 Indholdsfortegnelse Opstartsmøde 6/ Planlægning... 2 Feltarbejder og møder... 4 Nuværende arbejdsgange og værktøjer... 4 Center for Hæmofili og Trombose på AUH... 4 Børne og Unge klinik 2 for unge bløderpatienter på AUH... 4 Hæmofilicentret på Rigshospitalet... 5 BørneUngeKlinikken på Rigshospitalet... 5 Kliniske kernevariabler og diagnostisk behandlingsproces... 5 Kliniske kernevariabler... 5 Behandlingsproces... 5 Medicin logistik... 6 Bestilling og udlevering... 6 Centrale problemstillinger hos patienter... 7 Centrale problemstillinger hos kliniker... 7 Workshops... 7 Afgrænsning... 7 Understøttet proces typer behandlingsplaner... 8 Fast profylakse... 8 On Demand... 8 Scope for fase 3 og Identificerede muligheder udenfor scope i fase 3 og Direkte kommunikation... 9 Særskilt behandling(operationer)... 9 Dataudtræk på population... 9 Integrationer Algoritme der dynamisk kan beregne halveringstiden når patientens variabler ændrer sig (f.eks. vægt) Datadeling med kommunen (godtgørelse af løn) Klikbar prototype Kliniker webapp Patient app Resultat af test og evaluering Side 1 af 12

2 Her følger slutprodukter i produktudviklingsforløbet i fase 3 Opstartsmøde 6/ Forventningsafstemning Journl præsenterede aktivitetsplanen med særlig fokus på den metode, vi bruger i samarbejdet med kunder generelt. Journl arbejder efter design thinking principper, der sikrer et dybt kendskab til og forståelse for de personer, der skal benytte løsningen. Journl ønsker også at sikre flere hurtige iterationer for at være sikker på, at ny læring bringes ind i løsningen. Der er stor fokus på at identificere de vigtigste features, der giver den største værdi for brugerne og regionerne (Minimal Viable Product). Generelt for arbejdsmetoderne gælder, at brugerne skal have løsningen i hænderne hurtigst muligt for at få deres feedback og derefter at tilpasse løsningen løbende. Applab der vil have en stor rolle i feltarbejde og workshops, arbejder allerede efter de samme principper, og derfor bør samarbejdet med Applab fungere gnidningsfrit. Selvom der er stor fokus på et opnå et dybt kendskab til brugernes behov, er det vigtigt, at arbejdet tager udgangspunkt i det allerede gennemførte analysearbejde, så der ikke startes forfra. Praktiske aftaler omkring samarbejde For at sikre et effektivt og gnidningsfrit samarbejde går Journl i gang med at oprette en kommunikationskanal og dokumentdeling mellem Applab og Journl. Deltagerkredsen kan udvides med projektdeltagere fra Region Midtjylland og Danmarks Bløderforening efter ønske. Planlægning Fokus i fase 3 er at få en dyb indsigt i klinikernes arbejdsprocesser på henholdsvis AUH og Rigshospitalet. Men samtidig også at afdække patienternes behov. Dette sker i forlængelse af den allerede gennemførte behovsanalyse. Hel konkret planlægges der 3 gange feltarbejde fordelt på AUH og Rigshospitalet. Feltarbejdet bliver suppleret af 3 workshops med repræsentative patienter identificeret af Bløderforeningen, og en workshop med klinikere på henholdsvis AUH og Rigshospitalet. Dertil vil der højest sandsynligt komme yderligere ad hoc feltarbejde, workshops og møder, når behovet opstår. Der er gennemført følgende feltarbejder, møder, workshops og tests: Feltarbejde Feltarbejde hos Center for hæmofili og trombose på Aarhus Universitetshospital Feltarbejde hos i Børne og Unge Klinik 2, AUH Dato 21.april april 2017 Børn og Unge klinik 2 som er delt op i 3 afsnit: Dagkirurgisk - åbent i dagtimer fx 8-16 Sengeafsnit - fx indlæggelse ved operation m. overnatning / døgnåbent Ambulatorium - kontrolbesøg Feltarbejde hos Center for Hæmofili på Rigshospitalet. 26.april 2017 Side 2 af 12

3 Centret består af to afdelinger, der ligger to forskellige steder og har forskellig ledelse, men meget foregår på tværs. Opsamling på feltarbejde 27.april 2017 Workshops Workshop på Rigshospitalet Dato 4.maj 2017 Workshoppen har til formål at finde fælles fodfæste i forståelse af registreringsbehov og ud fra feltarbejde komme med bud på løsninger og i afgrænsede og definerede øvelser modtage input og drøfte disse. Workshop AUH 5.maj 2017 Formålet med workshoppen er at verificere findings fra det forudgående feltarbejde. Workshop Patienter 17.maj 2017 Formålet med workshoppen er at afklare feasibility ift. den igangværende retning på registreringsforløb og visning af registrerede blødninger og medicinforbrug. Ad hoc møder Møde med Hospitalsapoteket for Region Hovedstaden Dato 15.maj 2017 Afdækning af medicinlogistikprocesserne i Region Hovedstaden. Møde med Hospitalsapoteket på AUH 18.maj 2017 Afdækning af medicinlogistikprocesserne på AUH. Møde med AUH Hospitalsapotekets IT-afdeling 31.maj 2017 Dialog omkring muligheden for at etablere snitflade fra Apovision til Journl. Specifikt muligheden for at hente medicinbestillinger / udleveringer på en given patient for automatisk at kunne styre medicinbeholdningen hos patienten. Ad hoc verificering af kliniker interface 30.maj 2017 Test af prototype Dato Test af prototype med patient 1 6.juni 2017 Test af prototype med patient 2 8.juni 2017 Test af prototype med patient 3 9.juni 2017 Test af prototype med patient 4 16.juni 2017 Side 3 af 12

4 Test af prototype med kliniker på AUH 7.juni 2017 Feltarbejder og møder Se referat af feltarbejder og møder i separat dokument. Her følger dog opsummeringer af: 1. Nuværende arbejdsgang og værktøjer 2. Kliniske kernevariabler og diagnostisk behandlingsproces 3. Medicin logistik 4. Centrale problemstillinger hos patienter Nuværende arbejdsgange og værktøjer Fokus for feltarbejdet i fase 3 har været på det overordnede patientforløb for en bløderpatient på henholdsvis: Center for Hæmofili og Trombose på AUH Børne og Unge klinik 2 for unge bløderpatienter på AUH Hæmofilicentret på Rigshospitalet BørneUngeKlinikken på Rigshospitalet Center for Hæmofili og Trombose på AUH Børne og Unge klinik 2 for unge bløderpatienter på AUH Side 4 af 12

5 Hæmofilicentret på Rigshospitalet BørneUngeKlinikken på Rigshospitalet Kliniske kernevariabler og diagnostisk behandlingsproces Kliniske kernevariabler Medicin (præparat navn, præparat form, dosis, lot#, tid) Blødning (placering, type, årsag, kontekst, aktivitet, tid) Resultater ved genfindingstest (halveringstid, inhibitor status) Alternative og variable livstilsevents Behandlingsproces Der er ikke identificeret en diagnostisk proces, som skal understøttes af løsningen. 2+1 typer behandlingsplaner Der er identificeret 3 behandlingsplantyper (Fast profylakse, On Demand og Særskilt behandling). Fokus i fase 3 og 4 er på Fast profylakse og On Demand, mens Særskilt behandling er udenfor scope (se under Afgrænsning). Fast profylakse Fast profylakse er patienter, der er i et fast forebyggende forløb, hvor de indtager profylaktisk medicin med faste intervaller. For denne patientgruppe definerer klinikeren et behandlingsforløb, der skubbes ud til patienten. Patienten registrerer deres medicinindtag efter klinikerens anvisninger og blødninger, når de opstår. Side 5 af 12

6 On Demand On Demand er patienter, der ikke tager profylaktisk medicin med faste intervaller. Derfor er behandlingsplanen for denne type patienter anderledes, ligesom indholdet af app en også er anderledes. Fokus er i stedet primært på registrering af blødninger. Medicin logistik Der er en række forskelle mellem medicinlogistikken på hospitalsapotekerne tilknyttet AUH og Rigshospitalet. Flere af forskellene skyldes de forskellige fysiske rammer for de to apoteker. Begge apoteker har dog samme software platform (ERP system) til medicinlogistik, Apovision, der er en tilpasset version af Microsoft Nav (Navision). Apotekerne bestiller blødermedicin gennem standardiserede udbud gennem Amgros, den nationale medicingrossist. Bestilling og udlevering På AUH laver klinikeren en medicinbestilling i hånden, der sendes via fax til hospitalsapoteket. Derefter indtaster personale på apoteket medicinbestillingen i Apovision. Medicinen udleveres til patienten direkte, typisk i forbindelse med en konsultation på hospitalet. Alternativt bliver det sendt til patientens hjemmeadresse. På Rigshospitalet er det farmakonomer, der er fast udstationeret på rigshospitalet, og som foretager bestillingerne direkte i Apovision. Farmakonomen vedligeholder et decentralt lager (medicinskab) af blødermedicin på hæmofiliklinikken. Den decentrale lagerstyring håndteres manuelt af en farmakonom. Medicinen udleveres af klinikken, og farmakonomen registrerer udleveringer manuelt og opdaterer den decentrale lagerbeholdning. På både AUH og Rigshospitalet er der potentiale for optimering og effektivisering af medicinlogistikken. På Rigshospitalet er der flere manuelle processer forbundet med at vedligeholde den decentrale lagerbeholdning. Omvendt er medicinbestillingen på AUH baseret på fax og deraf følgende manuel indtastning af medicinbestillingen. Fordelen ved processen på AUH er, at alle medicinbestillinger er knyttet til en patient igennem hele processen og derfor letter sporbarheden. Gennem dialog med begge apoteker og AUH Apotekets IT-afdeling er der identificeret relevante integrationsmuligheder mellem Apovision og Beslutningsstøtte i bløderbehandling platformen (Integrationen er nærmere beskrevet i under Afgrænsning). Side 6 af 12

7 Centrale problemstillinger hos patienter Digital tidstro registrering af medicin i forskellige kontekster alt efter, hvilket behandlingsforløb patienten er sat i. Notifikationer i form af påmindelser for den patientgruppe, som er i fast profylakse. Digital tidstro registrering af blødning, samt symptomregistrering for den enkelte blødning. Overgang fra barn til voksen (registreringspligt). Egenmestring. Centrale problemstillinger hos kliniker Visuel præsentation af tidstro patientregistrering med variation i visning af tidslinje, kliniske kernevariabler (symptomer, halveringstid etc.) og alternative events (livstil). Kalkulation og visuel præsentation af specifikke nøgletal på individniveau og populationsniveau samt mulighed for udtræk. Notifikationer i form af påmindelser for patient symptomregistrering af særlig karaktér. Workshops Se referat af workshops i separat dokument. Afgrænsning Efter gennemførsel af 1.iterations feltarbejde og workshops er der udarbejdet nedenstående forslag til afgrænsning, der skal gælde for fase 3 og 4. Afgrænsningen laves for at sikre at projektet kommer i mål med de elementer i projektet, der skaber størst værdi for klinikere og patienter. Der er også lagt vægt på at skabe et fundament, der kan bygges videre på i senere faser og efter projektets gennemførsel. Understøttet proces Nedenstående er en forsimplet repræsentation af den proces, der ønskes understøttet i fase 3 og 4. Målet er at understøtte processen så effektivt og intuitivt som muligt. Når denne basisproces er understøttet og valideret, kan fokus i projektet (hvis der er ressourcer tilbage) udvides til andre behov og ønsker. Men denne proces er essentiel for at kunne understøtte yderligere funktioner og processer. Side 7 af 12

8 2+1 typer behandlingsplaner Der er identificeret 3 behandlingsplantyper (Fast profylakse, On Demand og særskilt behandling). Fokus i 1. og 2.iteration er på Fast profylakse og On Demand, men Særskilt behandling er udenfor scope. Fast profylakse Fast profylakse er patienter, der er i et fast forebyggende forløb, hvor de indtager profylaktisk medicin med faste intervaller. For denne patientgruppe definerer klinikeren et behandlingsforløb, der skubbes ud til patienten. Patienten registrerer deres medicinindtag efter klinikerens anvisninger og blødninger, når de opstår. On Demand On Demand er patienter, der ikke tager profylaktisk medicin med faste intervaller. Derfor er behandlingsplanen for denne type patienter anderledes, ligesom indholdet af app en også er anderledes. Fokus er i stedet primært på registrering af blødninger. Side 8 af 12

9 Scope for fase 3 og 4 Nedenstående viser, hvad der er fokus for fase 3 og 4, og hvilke behov der er identificeret, men er udenfor scope for faserne. Patient Kliniker Fokus Fase 3 og 4 Behandlingsplan / Fast profylakse registrering af blødninger og medicinindtag ud fra en plan skubbet ud af klinikeren On Demand Registrering af blødninger og medicinindtag ifm. med blødninger eller ad hoc profilakse Overblik over egne registreringer Simpel egenmestring(feedback) Opret behandlingsplan Skub behandlingsplan ud til patient Overblik over en patients registreringer Uden for scope Fase 3 og 4 Direkte kommunikation med klinikeren Særskilt behandling ifm. operationer Datadeling med kommunen (godtgørelse af løn) Dataudtræk på populationen Integrationer - Apovision - LAPKA - EPJ - M.m. Identificerede muligheder udenfor scope i fase 3 og 4 Direkte kommunikation Det har været et udtrykt ønske, at patienten har mulighed for at kommunikere direkte med klinikeren ifm. blødninger, eller tvivlsspørgsmål omkring behandlingen. Det kan være en erstatning eller supplement til akuttelefonen. Direkte kommunikation har en stor påvirkning på arbejdsprocesserne på hospitalet og forholdsvist komplekst at implementere i platformen. Derfor har det ikke været muligt at tage det med i de første to iterationer. Særskilt behandling(operationer) Med særkilt behandling menes de specielle behandlingsplaner der formuleres ifm. operationer og andre indgreb på bløderpatienter. Behovet for særskilt behandlingsplaner er afdækket, men kompleksiteten gør, at det kræver en særskilt afdækning af processen. Den primære udfordring er at definere, hvem der skal registrere medicinindtaget før, under og efter en operation. Dataudtræk på population Der er bred enighed om behovet for adgang til anonymiseret dataudtræk på tværs af en patientgruppe. Dataudtræk er dog først relevant, når der rent faktisk findes data i platformen. Side 9 af 12

10 Derfor prioriteres det lavere end selve registreringen. Derudover er det ikke afdækket, hvilke krav der stilles til samtykker, anonymisering, klinikernes adgang til data og tekniske krav til dataudtrækkene. Integrationer Følgende relevante integrationer er identificeret i fase 3: Apovision (Hospitalsapotekernes ERP system - medicinlogistik) LABKA (Laboratoriesystemet genfindingstests m.m.) EPJ (Journalisering af data og diagnoser på patienten m.m.) Afdækning af de tekniske muligheder for integrationer til ovenstående systemer er i gang, men ikke afsluttet. Generelt vurderes det som komplekst at integrere til ovenstående systemer, selv hvis der er snitflader til rådighed. Derfor er forventningen også, at implementering af evt. integrationer fortsat vil ligge udenfor scope af projektet. Algoritme der dynamisk kan beregne halveringstiden når patientens variabler ændrer sig (f.eks. vægt) Der bruges mange ressourcer på nye genfindingstest på bløderpatienter. I dag kræver det blodprøver og laboratorietest, når en af de relevante variabler, som f.eks. vægt, varierer på en patient. Der er dog potentiale for at udvikle en algoritme, der kan tage højde for en række variabler og dermed minimere behovet for genfindingstests. Udviklingen ville kræve samarbejde med decision scientists fra f.eks. Qampo. Datadeling med kommunen (godtgørelse af løn) Forældre til bløderpatienter kan få refusion fra deres kommune for omkostninger forbundet med deres børns sygdom. Administration og dokumentation af denne proces overfor kommunen er dog tung og tidskrævende. Derfor er der potentiale for at kunne løfte dele af dokumentationsbyrden for forældrene. Side 10 af 12

11 Klikbar prototype Til fase 3 er der leveret 2 klikbare prototyper: 1. Kliniker webapp 2. Patient mobilapp (Android og ios) Prototyperne dækker scopet for fase 3 og 4 som beskrevet i dokumentet omkring afgrænsning. Prototyperne bruges udelukkende til teste interaktioner og usability. Brugerens indtastede data og valg i prototypen gemmes ikke, og enkelte skærmbilleder har begrænset interaktion. Kliniker webapp Fokus for prototypen til klinikerne er at kunne fremsøge patienter, oprette behandlingsplaner der kan skubbes ud til patienterne, og få overblik over patientens data. Side 11 af 12

12 Patient app Fokus for patientens mobilapp prototype er at kunne gennemføre en registrering af medicinindtag for fast profylakse og on-demand, samt registrering af blødninger. Nedenunder er et udsnit af skærmbilleder, der viser look-and-feel. Resultat af test og evaluering Se drejebøger og referater af tests i separat dokument. Side 12 af 12