Proces for mellemværender

Transkript

1 Proces for mellemværender i FBS Fælles Bibliotekssystem I dette dokument beskrives den nye proces for mellemværender, som implementeres i Fælles Bibliotekssystem (FBS) Maibrit Georg 8. april 2019

2 Indhold 1. Indledning og formål Ny proces for mellemværender Første etape i debitorintegration Etape 2 - debitorintegration ØiR v Debitorintegration Bestilte ændringer til FBS Oprydning og afskrivning af forældede mellemværender Mulighed for at tilrette erstatningsprisen Automatisk udfyldelse af økonomisk ansvarlig/værge Implementering Om ØiR (Økonomi i Rammearkitekturen)... 9 BILAG Liste over økonomiske begreber KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf [email protected] CVR Side 2/10

3 1. Indledning og formål I dette dokument gennemgås den nye proces for mellemværender i FBS. Processen implementeres i Der er tale om en ændring i to etaper, hvor den første etape sættes i gang allerede nu i foråret 2019, mens næste del af ændringen gennemføres i slutningen af året. De to etaper er nærmere beskrevet nedenfor. Baggrunden for den nye proces er et ønske om at overdrage ansvaret for opkrævning af mellemværender til kommunens opkrævningsafdeling. Denne afdeling har de nødvendige værktøjer og den rette ekspertise til at sikre effektiv opkrævning i langt højere grad end bibliotekerne. Den nye proces vil også betyde mindre manuelt arbejde med mellemværender på bibliotekerne, fordi opkrævningsafdelingen får ansvaret for hele opkrævnings- og rykkerprocessen. Sidst i dette dokument er tilføjet en liste med nogle af de anvendte økonomibegreber. 2. Ny proces for mellemværender Den første etape af den nye proces sættes i gang enten med debitorintegration (ØiR version 1) eller uden denne integration. Det er op til kommunen at vælge, om den vil benytte debitorintegration (ØiR v.1). Den næste etape består af ibrugtagning af debitorintegration (ØiR) version 3, som giver mulighed for tovejskommunikation mellem FBS og kommunens debitorsystem. Den præcise dato for idriftsættelse af den anden etape ligger endnu ikke fast, men det forventes at blive i slutningen af Bibliotekerne vil blive varslet senest 30 dage før den nye proces sættes i drift. Det er imidlertid vigtigt, at bibliotekerne allerede nu tager kontakt til kommunens opkrævningsafdeling og får etableret et samarbejde omkring den kommende nye proces, herunder både selve forløbet i debitorsystemet og teksterne i de påmindelser, rykkere mv., som fremover udsendes fra debitorsystemet. Den nye proces betyder, at fremtidige gebyrer sendes til opkrævning i kommunens debitorsystem med det samme når de opstår i FBS. For automatisk oprettede erstatninger, vil FBS fremover give mulighed for at rette i prisen på erstatningen, inden den overføres til debitorsystemet. Debitorsystemet vil herefter stå for hele opkrævningsprocessen, herunder påmindelser, opkrævning, rykkere og til sidst evt. overdragelse til inddrivelse fra Gældsstyrelsen. 2.1 Første etape i debitorintegration Nedenfor ses et diagram, som viser adskillelsen af saldoopgørelsen i FBS fra processen for opkrævning via debitor. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf [email protected] CVR Side 3/10

4 Udsendelse af materiale Bibliotekssystem Låner Modtag saldoopgørelse Udsendelse af saldoopgørelse Modtag opkrævningsmateriale Debitor Udsendelse af opkrævningsmateriale Figur 1: Saldoopgørelse og opkrævning skilles af, anvendelse af ØiR v.1 ØiR v.1 giver mulighed for envejsintegration, dvs. FBS kan overføre fordringer (økonomisk krav) til debitorsystemet. Men FBS skal opdateres manuelt med indbetalinger foretaget i debitorsystemet. Den første etape af den ændrede proces medfører, at saldoopgørelsen udsendes periodisk fra FBS, dette er uafhængigt af opkrævningsprocessen i debitorsystemet. Saldoopgørelsen indeholder alle mellemværender, som en låner har, og vil give låneren et overblik over, hvor meget låneren skylder biblioteket og informere om, hvor tæt låneren er på udelukkelse. Det vil også være muligt at udsende ekstra saldoopgørelser manuelt, hvis behovet opstår, fx hvis låneren henvender sig om en ny saldoopgørelse. Der indføres en ny notifikation. en Udelukkelsesnotifikation - som udsendes automatisk, når låneren skylder mere end den udelukkelsesgrænse, som er konfigureret i FBS. Har låneren ikke nedbragt sin gæld senest x-antal dage* efter modtagelse af notifikationen, bliver låneren udelukket fra at kunne låne på biblioteket. *Værdien hentes fra Blokeringsvarsel i dage i FBS Stop manuel overførsel til debitorsystemet Af hensyn til den fremtidige integration til ØiR v. 3 (anden etape) anbefaler vi, at kommunerne stopper med at oprette mellemværender i debitorsystemet manuelt og evt. i stedet tager den nuværende debitorintegration (ØiR v.1) i brug Fremsøgning af mellemværender og lånere Skærmbilledet, som i dag bruges til at fremsøge enkelte mellemværender, vil blive udvidet med muligheder for at fremsøge lånere og mellemværender ud fra flere parametre Saldoopgørelsen Saldoopgørelsen ændrer karakter fra at være en aktivitet i en længere proces med information om et vilkårligt antal mellemværender, til at være en fast skrivelse, der KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf [email protected] CVR Side 4/10

5 informerer om lånerens saldo for mellemværende med biblioteket. Saldoopgørelsen er IKKE en regning eller opkrævning. Indholdet af saldoopgørelsen kan, som i dag, konfigureres. Den periodiske udsendelse af saldoopgørelsen kan styres af to konfigurationer: 1. Hvor ofte saldoopgørelsen skal udsendes 2. Hvor meget låneren skal skylde for at modtage en saldoopgørelse Det vil også være muligt at slå periodisk udsendelse af saldoopgørelsen fra i FBS. Når ØiR v.3 tages i brug (etape 2) bliver rykkergebyrer og renter tilskrevet i debitorsystemet medtaget på saldoopgørelsen. 2.2 Etape 2 - debitorintegration ØiR v Forsinkelse af debitorintegration Grundet Gældsstyrelsens nye krav til fordringer i debitorsystemet er debitorintegrationen version 3 blevet forsinket. Ifølge de aktuelle planer kan FBS få lov til at teste mod den nye integration efter sommerferien, og vi forventer at kunne tage integrationen i brug i slutningen af Selv om funktionaliteten i den nye proces for mellemværender og den nye debitorintegration er tæt knyttet, vælger vi at implementere den nye proces (etape 1), inden den nye integration ØiR v. 3 er klar. Det gør vi, fordi vi mener, at der er store gevinster ved automatisering af saldoopgørelsen og den nye udelukkelsesnotifikation. Når den nye debitorintegration (ØIR v. 3) tages i brug, sættes der en skæringsdato i FBS. Alle aktive mellemværender oprettet efter denne skæringsdato vil blive sendt til debitorsystemet med fuld historik. Hvis kommunen har oprettet mellemværender i debitorsystemet manuelt, vil der være stor sandsynlighed for, at mellemværendet vil blive dobbeltoprettet, hvilket er grunden til, at vi råder til at stoppe med at oprette disse manuelt. Yderligere skal alle mellemværender, der er oprettet manuelt i debitorsystemet fortsat opdateres manuelt efter at integrationen til ØiR v. 3 er taget i brug. Skæringsdatoen kan sættes tilbage i tid og kan sættes gradvist længere tilbage i tid, så det er muligt at overføre mindre mængder historisk data til debitorsystemet ad gangen. Afsluttede mellemværender vil ikke blive sendt til debitorsystemet. Når debitorintegrationen v.3 tages i brug, vil det være muligt i FBS at se, hvor meget der skyldes på et mellemværende i debitorsystemet, og det vil også være muligt at se tilskrevne renter og rykkergebyrer. Nedenfor ses et diagram over den fulde proces, når integration ØiR v.3 er taget i brug: KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf [email protected] CVR Side 5/10

6 Figur 2: Proces for mellemværende med debitorintegration (ØiR v.3) Rykkere Med indførelse af første etape af proces for mellemværende udgår rykkerskrivelser af FBS og erstattes af de periodiske saldoopgørelser Beløbsgrænse på oversendelse til debitor Der kan i FBS konfigureres en beløbsgrænse for overførsel af mellemværender til debitorsystemet. Mellemværender under denne grænse vil ikke blive sendt til debitorsystemet og vil derfor ikke blive opkrævet. Disse vil dog fremgå af FBS saldoopgørelse Børn Mellemværender for børn og unge under 18 år vil kun blive overført til debitorsystemet, hvis låneren har en registreret værge, som økonomisk hæfter for barnet, indtil det fylder 18 år. Mellemværendet oprettes i debitorsystemet med værgen, som juridisk ansvarlig for mellemværendet. Det vil fremgå af mellemværendet i debitorsystemet, at det er oprettet på baggrund af materiale udlånt til barnet. Mellemværender vil i FBS følge låneren, men i debitorsystemet følge den økonomiske ansvarlige (værgen). Når låneren fylder 18 år, vil mellemværender fra før det 18 ende år stadig være registreret på den økonomiske ansvarlige (værgen) i debitor. Dette ændres ikke. Mellemværender som opstår efter det 18 ende år vil blive registreret på låneren. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf [email protected] CVR Side 6/10

7 2.2.5 Status Sendt til inddrivelse I dag benyttes statussen Sendt til inddrivelse i forskellige situationer. FBS giver mellemværender statussen Sendt til inddrivelse, når disse har gennemløbet det opsatte flow (Antal dage efter sidste rykker, før en regning sendes til inkasso), idet det antages, at regningen er sendt til inddrivelse. Dvs. mellemværender vil have denne status, uanset om de rent faktisk er videresendt eller ej. Desuden er alle de mellemværender, som er konverteret fra DDE s bibliotekssystem med koden Rd blevet mappet til Sendt til inddrivelse. Mellemværende med status Sendt til inddrivelse i FBS, som er mere end tre år gamle bør manuelt tjekkes for forældelse og evt. lukkes. Statussen vil være Oprettet, når i FBS har oversendt fordringen/mellemværendet til debitorsystemet. For debitorintegrationen version 1 skal statussen ændres manuelt på baggrund af oplysninger trukket fra debitorsystemet. For debitorintegrationen version 3 vil statussen Sendt til inddrivelse blive benyttet, når fordringen (mellemværendet) faktisk bliver sendt videre til Gældsstyrelsen. At FBS videresender et mellemværende til debitorsystemet er ikke en eskalation i forhold til borgeren. Borgeren har (stadigt) et mellemværende med kommunen. Men når kommunen overdrager fordringen til Gældstyrelsen er der tale om en eskalation. Kravet kan i yderste konsekvens fratrækkes eller tilbageholdes i ydelser, for meget indbetalt skat eller evt. i løn Vær derfor opmærksom på at statussen Sendt til inddrivelse fremover både dækker fordringer, som er sendt til inddrivelse hos Gældsstyrelsen samt gamle mellemværender, som har fået statussen, inden man tager integrationen i brug. I forbindelse med første etape (anvendelse af v1), vil det være nødvendigt manuelt at ændre status i FBS på baggrund af de oplysninger der hentes fra debitorsystemet. 2.3 Debitorintegration Det er muligt at tage den nuværende debitorintegration (ØiR v.1) i brug. Mellemværender oprettet med den nuværende debitorintegration vil blive synkroniseret ved overgang til den nye debitorintegration, ØiR v.3. Den nuværende integration er envejskommunikation. Det vil sige, at FBS kan sende nye mellemværender samt nedskrivninger og betalinger, som er foretaget i FBS til debitorsystemet. Indbetalinger, som er foretaget i debitorsystemet, skal manuelt opdateres i FBS. Debitorsystemer kan udskrive lister over indbetalinger. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf [email protected] CVR Side 7/10

8 Det vil ikke være muligt i FBS at se rykkergebyrer og renter tilskrevet i debitorsystemet med ØiR v.1. Hvis jeres kommune er interesseret i at tage den nuværende debitorintegration i brug, så kontakt [email protected]. 3. Bestilte ændringer til FBS I forbindelse med den nye proces for mellemværender vil vi også indføre en række andre ændringer i FBS, som hænger tæt sammen med funktionaliteten. 3.1 Oprydning og afskrivning af forældede mellemværender FBS udvides med mulighed for automatisk at afskrive forældet mellemværende. Et mellemværende er forældet, hvis der ikke er foretaget indbetalinger på mellemværendet tre år efter datoen for mellemværendes oprettelse eller tre år efter seneste indbetaling på mellemværendet. Denne ændring er bestilt for at sikre at forældede mellemværender ikke overføres til debitor. Mellemværender, som er overført til debitorsystemet afskrives i debitorsystemet, når de falder for forældelsesfristen i debitorsystemet. 3.2 Mulighed for at tilrette erstatningsprisen FBS udvides med en funktionalitet, hvor erstatninger oprettes med status Under verifikation, så de biblioteker, som ønsker det, kan kontrollere og tilrette erstatningsprisen inden erstatningen overføres til debitorsystemet. Så længe erstatningen er under verifikation vises den ikke på lånerens status på hjemmesiden, appen og på selvbetjeningsautomater. Biblioteker som ikke ønsker at verificere erstatningsprisen inden overførslen til debitorsystemet vil kunne konfigurere, at erstatningen skal oversendes til debitor, når den oprettes i FBS. 3.3 Automatisk udfyldelse af økonomisk ansvarlig/værge Ændringen vil gøre det muligt at få udfyldt oplysninger om økonomisk ansvarlig/værge, alene ved at indtaste værgens CPR-nummer, fx når der oprettes en låner under 18 år. 4. Implementering Det er som nævnt i begyndelsen af dette dokument vigtigt, at bibliotekerne allerede nu får etableret et samarbejde med kommunens opkrævningsafdeling. Vi anbefaler, at bibliotekerne allerede nu får lavet aftaler med kommunens opkrævningsafdeling om procedurer for behandling af mellemværende i debitorsystemet, så de svarer til forløbet i bibliotekets reglement, samt får tilpasset teksterne i de påmindelser, rykkerbreve m.v., som debitorsystemet udsender på vegne af biblioteket. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf [email protected] CVR Side 8/10

9 I FBS skal teksten i skabelonerne Saldoopgørelse og Udelukkelsesnotifikation tilrettes. På KOMBITs hjemmeside ligger skabelonen til den nye saldoopgørelse, den tilhørende datamodel og et eksempel på den nye saldoopgørelse, så biblioteket kan have teksten på plads, når den nye proces for mellemværender sættes i drift. På samme side findes en FAQ, hvor spørgsmål om konkrete arbejdsgange vil blive besvaret. 5. Om ØiR (Økonomi i Rammearkitekturen) ØiR er det KOMBIT-projekt, som sikrer, at udbetalinger og andre økonomiposteringer automatisk kan sendes mellem fagsystemerne til den enkelte kommunes økonomisystem. ØiR specificerer og lancerer den økonomikomponent, der skal viderestille økonomidata fra fx FBS til de økonomisystemer, der benyttes af kommunerne. ØiR Økonomi i Rammearkitekturen omfatter integrationer til brug for dataudveksling mellem fagsystemer og ERP-systemer indenfor områderne finans, kreditor, ordre og fakturering samt debitor. Hvis du er nysgerrig efter at vide mere om ØiR i sin helhed henviser vi til ØiR-projektets hjemmeside KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf [email protected] CVR Side 9/10

10 BILAG Liste over økonomiske begreber Den nedenstående liste præciserer nogle af de økonomiske termer. Begreb Fordring Beskrivelse Økonomisk krav mellem to parter (eks. Kommunen har en fordring mod en borger, som skylder for en erstatning). Synonym: (Økonomisk) krav eller mellemværende (økonomisk) mellemværender Opkrævning Gæld Rykker (rykkerskrivelse) Inddrivelse Betegnelse for ubetalte gebyrer og erstatninger. En part har et beløb tilgode hos en anden part, dette kan være erstatninger og gebyrer Krav til mellemværende eller fordring Beløb til betaling typisk efter lån eller ikke indfriet frist for betaling Når en person ikke har indfriet sit mellemværende, kan der rykkes for dette efter en aftalt/beskrevet procedure. Rykkerprocessen kan medføre ekstra gebyr. Når debitorafdelingen opgiver at få et økonomisk mellemværende eller gæld betalt af en borger, kan kommunen videresende fordringen til Gældsstyrelsen (SKAT). KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf [email protected] CVR Side 10/10