03/2018. cview OFFENTLIG DIGITALISERING. Historien om det digitale bureaukrati SÆRUDGAVE I FORBINDELSE MED OFFENTLIG DIGITALISERING 2018

Transkript

1 cview OFFENTLIG DIGITALISERING Historien om det digitale bureaukrati SÆRUDGAVE I FORBINDELSE MED OFFENTLIG DIGITALISERING /2018

2 F2 Standardsystem Fra Max Weber til F2 F2 er det første standardsystem designet og bygget til offentlig forvaltning. Udviklet i tæt samarbejde med en række specialister og myndigheder, og baseret på europæisk forvaltningstradition med rødder tilbage til Max Weber. Danmark er nummer et i det europæiske DESI-indeks (Digital Economy and Society Index), og det er en position, som er opnået gennem mange års national fokus på digitalisering. F2 er det første standardsystem, som fra starten er designet og bygget til offentlig forvaltning. Når ideen om F2 opstod i Danmark, skyldes det ikke mindst den IT-politiske handlingsplan, som regeringen vedtog i I forlængelse af handlingsplanen nedsatte Forskningsministeriet arbejdsgrupper og udsendte rapporter, som pegede i retning af en ny generation af IT-løsninger til brug for offentlig forvaltning. Da cbrain i 2005 påbegyndte arbejdet med F2, var det i tæt samarbejde med en række af de myndigheder og specialister, som deltog i Forskningsministeriets arbejde. Arbejdet førte til en ny type standardsoftware, et produktionssystem bygget til offentlige myndigheder. I dag anvendes løsningen af næsten 50 myndigheder i Danmark. De første myndigheder i både Tyskland og UK har nu også indført F2, og i Washington bliver F2 testet i det første amerikanske pilotprojekt. Fra skræddersyet software til standardsystem Historisk set har offentlige myndigheder enten bygget egne skræddersyede løsninger eller baseret sig på softwarepakker til private virksomheder, som er tilpasset og integreret til den enkelte myndigheds behov. I modsætning hertil repræsenterer F2 en ny type software, fuldt integreret og 100% standard, som fra starten er designet og bygget til brug for offentlige myndigheder. Oprindeligt var F2 rettet mod at understøtte de generiske arbejdsgange i et departement, fra sags- og dokumentbe2 cview Offentlig Digitalisering 2018 handling til kommunikation, workflow og relevant lovgivning, herunder arkivering. Senere udviklede cbrain i samarbejde med styrelser og kommuner et ekstra lag i F2, som gør det muligt at understøtte den faglige opgave direkte i standard F2, baseret på checklister og med understøttelse af end-to-end fagprocesser fra selvbetjening til sagsafslutning samt produktionsoverblik i form af online ledelsesinformation. Max Weber I forrige århundrede definerede Max Weber og en række tænkere principperne for bureaukratiet og den model, som den offentlige forvaltningstradition er baseret på i dag. Så når det er muligt at bygge standardsoftware til offentlige myndigheder, skyldes det at myndigheder i den vestlige verden grundlæggende arbejder på samme måde, baseret på en fælles bureakratisk forvaltningsmodel og tradition. Bureaukrati kommer af det franske ord bureau, der betyder skrivebord. I offentlig forvaltning arbejder du ud af dit skrivebord, på dine sager, akter og dokumenter. Samme tankegang finder man i F2, der er designet og bygget som produktionssystem til offentlige myndigheder og dermed understøtter den fælles underliggende forvaltningsmodel, bureaukratiet. Standarder i offentlig forvaltning Tanken om standardsystemer til brug for forvaltning er ikke ny. I juni 1996 udsendte Forskningsministeriet en række anbefalinger omkring de generelle krav til fremtidens elektroniske dokumenthåndteringssystemer i den offentlige forvaltning, herunder vejledning om de forvaltningsretlige konsekvenser af elektronisk arkivering, sagsbehandling og kommunikation. Dette arbejde, som var et initiativ under den IT-politiske handlingsplan (1995), var baseret på et samarbejde med en række offentlige spydspids -institutioner. I sommeren 1997 udsendte den tværministerielle arbejdsgruppe under Forskningsministeriet yderligere to publikationer, og i 2001 initierede IT-taskforcen i Økonomistyrelsen et projekt med henblik på at understøtte den offentlige digitale forvaltning, på en standardiseret og IT-sikkerhedsmæssig forsvarlig måde (FESD). F2, som står for FESD2, blev initieret i 2005 og målet var at udvikle et standard produktionssystem, som kunne understøtte forvaltningen. Ingeniører og forvaltningsfolk gik sammen Når F2 blev en succes, skyldes det ikke mindst den måde, som opgaven blev grebet an på og de personer, som deltog i arbejdet. F2 er baseret på en model og arkitektur, som blev opstillet med udgangspunkt i analyser af de generiske arbejdsgange på tværs af et antal myndigheder. Arbejdet involverede eksperter fra Forskningsministeriets arbejdsgrupper og cbrain. F2 blev designet med udgangspunkt i brugernes og forvaltningens behov, uden software-tekniske bindinger, og i tæt samarbejde mellem softwareingeniører og en gruppe af embedsfolk med en dyb indsigt og forståelse af både den bureaukratiske model og sagsbehandling i praksis. At der reelt er tale om en fælles vestlig forvaltningsmodel, er efterfølgende blevet underbygget i takt med, at standardsystemet F2 ikke kun er blevet udbredt i Danmark, men også med succes er blevet afprøvet og implementeret i udlandet. Max Weber Digital I dag er F2 på sin 6. version, og cbrain videreudvikler konstant F2 og modellen for det digitaliserede bureaukrati med rødder tilbage til Max Weber. Målet er klart: at hjælpe de offentlige myndigheder med at flytte ind i den digitale og papirløse verden. Så de kan arbejde mere effektivt og transparent til gavn for borgere og samfund. Rasmus Kruse, it- og administrationschef i Statsforvaltningen MAX WEBER F2 er en ny type software til offentlig forvaltning og udspringer af den tyske økonom og sociolog Max Webers bureaukratibegreb. Systemet er udviklet fra bunden i tæt samarbejde med ministerierne, og hele forvaltningsmodellen er tænkt ind fra starten. cview Offentlig Digitalisering

3 Standardsoftware F2 Produktionssystem til offentlige myndigheder Specifikation Skabeloner Sagstyper Akter MODEL Digitale Bureaukrati Sagsforløb Trin Opgaver Tilstand METODE Specifikation Myndighed STANDARD SOFTWARE 50+ implementeringer Procedure Organisation Lister Navigering 100% standard Styringsreol Script SERVICES Rolle Udviklet i samarbejde med ministerier Faser Processer Ansvar Varians Data Registre Ressourcer Enhed Fagdata Interfaces Selvbetjening Statens IT: Cloud/Software-as-a-Service Fra papir til fagsystemer ved hjælp af standardsoftware cbrain har udviklet en model og metode, der gør det muligt at understøtte fagprocesser direkte i standardsystemet F2. Faktisk indbyder det til en hel ny tilgang til at designe og understøtte fagprocesser digitalt. Det digitale bureaukrati cbrains tilgang til at arbejde med offentlige myndigheder tager udgangspunkt i det digitale bureaukrati. Offentlige myndigheder arbejder grundlæggende set på samme måde. Baseret på den idealtype for bureaukratiet, som Max Weber navngav og beskrev i starten af det 20. århundrede. I dag står den offentlige sektor midt i en transformation, hvor selve produktionssystemet, det klassiske papirbårne bureaukrati, gentænkes og erstattes af det, cbrain betegner det digitale bureaukrati: en idealmodel for produktionssystemet hos fremtidens myndigheder, hvor arbejdet udføres papirløst, transparent, fair og 4 cview Offentlig Digitalisering 2018 effektivt. Baseret på de erfaringer omkring digitalisering, som cbrain har opnået gennem tæt samarbejde med departementer, styrelser og kommuner, har cbrain udviklet en best practice-model for det digitale bureaukrati. Parallelt hermed har cbrain udviklet en designmetode, med udgangspunkt i modellen, som trin for trin understøtter design af en konkret løsning og opsætning af løsningen direkte i F2 standardsoftwaren. Modellen Selve modellen for det digitale bureaukrati tager udgangspunkt i produktionen og ser en myndighed som en produktions- enhed, der på vegne af samfundet har til opgave at administrere og levere en eller flere services. Disse services betegnes ofte myndighedens produkter. Det digitale bureaukrati er myndighedens interne produktionsapparat, som skal understøtte og sikre, at myndighedens opgave varetages på en både effektiv, transparent og fair vis. Produktionen sker med udgangspunkt i et enkeltsagsprincip, opdelt i forskellige sagstyper svarende til myndighedens services/produkter. Det digitale bureaukrati beskrives med udgangspunkt i de processer og ressourcer, som tilsammen understøtter administration og leverance af de services, som myndigheden har ansvar for. Det digitale bureaukrati beskrives i form af fem dimensioner: services, ansvar, procedure, organisation og data. Services er selve myndighedens eksistensgrundlag; det er den service som myndigheden skal levere til samfundet. Ansvar og procedure beskriver myndighedens arbejde i form af sagsprocesser, hvor ansvar styrer og kontrollerer sagens fremdrift, mens procedure styrer og kontrollerer sagens afgørelse. Organisation og data beskriver myndighedens ressourcer, hvor organisation beskriver medarbejdere og hierarki, herunder opdeling i enheder og teams, mens data beskriver struktur og indhold af myndighedens viden og dokumentation. Hver af de fem dimensioner består af en række grundlæggende komponenter. Eksempelvis er services defineret i form af en række sagstyper, ansvar beskrives i form af bl.a. sagsforløb og trin, mens procedure bl.a. består af checklister med faser og opgaver. Modellen for det digitale bureaukrati er generisk, idet den definerer de begreber og komponenter (byggeklodser), som anvendes til at beskrive en myndighed. Ved at anvende modellens komponenter og designmetoden, er det muligt at beskrive det digitale bureaukrati for en konkret myndighed. Metoden Mange IT-projekter fejler, fordi målet er uklart og opgaven dermed for kompleks. Med cbrains model og metode undgår man denne kompleksitet, da der er en model for selve opsætningen af en fagproces. Modellen gør det muligt at få et overblik ved hjælp af de fem dimensioner. Endvidere har cbrain udviklet en metode, der sammen med brugerne får styr på fagprocesserne og sat dem op i standardsystemet F2. Metoden arbejder blandt andet med sagstyper, der er med til at overskueliggøre designet af fagprocesserne. Vi gør som vi plejer Stik imod hvad man kan forvente, indbyder metoden kunderne til at tænke i at gøre som man plejer. Når cbrain sætter en fagproces op, afhænger succesen af et tæt samspil med kunden, det vil sige oftest sagsbehandlerne. Her er det vigtigt med en tæt dialog og skarp ledelse, idet man hurtigt indser, at der er mange måder at løse den samme opgave på. Med undgangspunkt i et antal workshops sker designet af løsningen i en række trin. Først opsplittes hver af de udvalgte services i en eller flere sagstyper. For hver sagstype designes og beskrives herefter ansvar, procedure, data og organisation, i den nævnte rækkefølge, ved hjælp af komponentmodellens elementer. Alle involverede brugere i processen bliver indbudt til at forklare, hvordan de arbejder i dag. Her fremgår det ofte, at der er mange forskellige måder at arbejde på, men også at det er muligt at blive enige om den pågældende Standard Operating Procedure (SOP), der bør anvendes. Denne work shop foregår ved hjælp af en tavleøvelse og godt gammeldags papir og blyant. En sådan workshop ender i en mapping af processen med udgangspunkt i vi gør som vi plejer. Oftest vil spørgsmålet hvorfor gør vi egentlig sådan? dukke op. Og på den måde er det brugerne selv, der ændrer deres arbejdsgange til en mere hensigtsmæssig praksis. Konfiguration i F2 Efter den første workshop skitserer cbrains F2-konsulenter en model af processen. Stadigvæk kun på papir. Modellen for den pågældende fagproces bliver herefter gennemgået til en ny workshop med kunden og oftest vil der være ændringer og andre spørgsmål, der er dukket op siden sidst. Når denne model efterfølgende er godkendt, går selve konfigurationen af processen i standardsystemet F2 i gang. Konfigurationen kan således beskrives som et bibliotek over sagstyper med tilhørende oplysninger om de fire øvrige dimensioner: sagsforløb, procedure, data og organisation. Alle data lagres i den centrale F2-database og kan præsenteres som ledelsesinformation, eksempelvis som dashboards. Medarbejdere og borgere arbejder begge online på fælles data, hvilket gør det muligt at tilbyde avancerede selvbetjeningsfunktioner. cview Offentlig Digitalisering

4 Demonstrationsprojekter Morgenmøde på cbrain Jacob Heinsen, Departementschef i Transport-, Bygnings- og Boligministeriet Departementschef i Økonomi- og Indenrigsministeriet Sophus Garfiel (tv.) og Bjarne Corydon, Global Director of McKinsey Center of Government DEMONSTRATIONSPROJEKTER MED F2 Flere brugere efterspørger løsninger, hvor de selv er med til at præge processen og meget gerne ser en proof of concept før de ruller systemet ud. cbrain har det seneste år haft succes med at gennemføre demonstrationsprojekter, hvor brugerne får lov at kortlægge deres processer og samtidig få en demonstrationsversion af disse processer i F2. Et typisk forløb varer 1-2 måneder afhængigt af processens kompleksitet. Det indebærer også en reel opsætning i softwaren, F2 og relevante moduler. Dette betyder, at brugerne er med til at digitalisere deres egne processer i et agilt forløb og ser hele forløbet fra whiteboard til pc. Fordi det er standardsoftware og der ikke er tale om kodning, men blot konfiguration, er det med en exceptionel høj hastighed, at processen kan sættes op. cbrain er på SKI 02.19, og F2 med kernefunktionalitet og fagprocesser kan erhverves under SKI-aftalen. 6 cview Offentlig Digitalisering 2018 DEPARTEMENTSCHEFER DELER DIGITALE ERFARINGER MED BJARNE CORYDON Next step effects: Process Reengineering Automation TECHNOLOGY På et morgenmøde på cbrain delte de to departementschefer Sophus Garfiel og Jacob Heinsen deres erfaringer med digitalisering. TRANSFORMATION New Initial effects: Integration Control Preparation for change Old Old New PROCESS AGIL IMPLEMENTERING MED TRANSFORMATIONSMODELLEN Mange IT-projekter fejler i et forsøg på samtidig at udskifte den teknologiske platform og reenginere processer. F2 standardsystemet gør det muligt først at understøtte de eksisterende forretningsprocesser og derefter, når brugerne er trygge, gennemføre større procesændringer. Hermed opnås et langt mere kontrolleret udviklingsforløb. Dette er muligt, fordi F2 opsætning og procesunderstøttelse sker i standardsystemet, baseret på konfiguration. Sophus Garfiel fremhævede, hvordan digitalisering giver mulighed for at understøtte rettidighed og kvalitet i forvaltningens arbejde. Eksempelvis fortalte han, at der nu er fuld transparens i forbindelse med besvarelse af spørgsmål fra Folketinget, da det nu er muligt at få et overblik over, hvor sagen (svaret) ligger sammenholdt med deadlines for sagen. Jacob Heinsen fortsatte i samme spor, idet han påpegede, at hvis man virkelig vil have effekt af digitalisering skal man digitalisere fuldt ud. Effekterne opnås først i fuldt omfang, når hele organisationen arbejder digitalt og for alvor tager de nye værktøjer i brug. Ligesom Sophus Garfiel fremhævede Jacob Heinsen også overblikket over sagens fremdrift og ansvarsplacering. Samtidig bemærkede han, at Transportministeriets departement har sparet 24 timer ved besvarelser af henvendelser fra Folketinget. Alene fordi forelæggelsen ikke længere bliver hånd båret rundt i departementet. Daværende Global Director of McKinsey Center of Goverment, Bjarne Corydon, faciliterede efterfølgende en debat om det digitale bureaukrati. Er det muligt at tale om det digitale bureaukrati som begreb og har vi mulighed for at definere best practices? Vi er i Danmark langt fremme med digitalisering af den offentlige sektor. For fjerde år i træk er Danmark nummer et på EUs DESI-indeks (Digital Economy and Society Index). Derfor er det helt naturligt, at vi netop i Danmark stiller disse spørgsmål. Debatten viste, at en række departementer er nået langt med hensyn til at digitalisere arbejdet og arbejdsgange. Ikke mindst gennem cbrains arbejde, hvor 12 departementer i dag baserer deres produktion på cbrains F2 software og den model for det digitale bureaukrati, som F2 er baseret på. Et af de spørgsmål som bl.a. blev stillet var, hvor langt det er muligt at tage denne model. Modellen er i dag også indført i en række styrelser, og Statsforvaltningen vandt Digitaliseringsprisen i 2017 i kraft af de markante effektiviseringsgevinster og forbedret borgerservice, som er opnået ved at indføre F2 og den samme model som departementerne. Kan modellen for det digitale bureaukrati anvendes i andre sektorer, eksempelvis på det sociale område, hvor der stadig arbejdes på at finde en fælles standard og gode digitale værktøjer. Eller er disse områder for komplekse? Bjarne Corydon nævnte i den forbindelse, at McKinseys undersøgelser viser, at der er potentiale for 25 procent effektivisering gennem yderligere digitalisering og automatisering qua en række af nye teknologier, herunder robotter og AI. cview Offentlig Digitalisering

5 Kundeoversigt Ministerier Beskæftigelsesministeriet Børne- og Socialministeriet Energi-, Forsyningsog Klimaministeriet Finansministeriet Kirkeministeriet Miljø- og Fødevareministeriet Skatteministeriet Statsministeriet Transport-, Bygningsog Boligministeriet Udenrigsministeriet Udlændinge- og Integrationsministeriet Økonomi- og Indenrigsministeriet Styrelser, kommuner og øvrige myndigheder Banedanmark Digitaliseringsstyrelsen Danmarks Evalueringsinstitut DMI Energistyrelsen Erhvervsstyrelsen Folkekirken Provstierne Gentofte Kommune Grønlands Selvstyre IT-Universitetet Københavns Kommune, International House Copenhagen Professionshøjskolen Metropol Rigsombuddet i Grønland Rigsombuddet på Færøerne Rudersdal Kommune RUC SKAT Socialstyrelsen Statsforvaltningen Styrelsen for International Rekruttering og Integration Vestforsyning Fagforeninger, A-kasser og organisationer Dansk Socialrådgiverforening Ergoterapeutforeningen Farmakonomforeningen Kost og Ernæringsforbundet A-kassernes Samvirke og 14 A-kasser under AK Samvirke Danmarks Lærerforening DJØF Lægeforeningen Dansk Psykologforening Gymnasieskolernes Lærerforening Socialdemokraterne cview cview udgives af cbrain A/S Ansvarlig udgiver: Ejvind Jørgensen, CSO & CFO Redaktør: Tine Havkrog Brandenborg, thb@cbrain.dk cbrain A/S Dampfærgevej 30 København Ø