Balanceret digital udvikling

Transkript

1 Balanceret digital udvikling Opfølgning på Rudersdal Kommunes digitaliseringsstrategi I 2009 fik Rudersdal Kommune en ny digital strategi Digitalisering fra vision til virkelighed, som satte rammerne for gennemførelsen af kommunens digitale vision og for de digitale strategier på de enkelte områder. For at sikre, at Rudersdal Kommune hele tiden følger med den hurtige udvikling på det digitale område, er digitaliseringsstrategien dynamisk og justeres løbende. Borgerservice og Sekretariat Borgerservice, Team for Udvikling Tlf TELJ@rudersdal.dk Med dette notat tilpasses digitaliseringsstrategien udviklingen og de umiddelbare behov, som de ser ud i Notat giver et overblik over de væsentligste indsatsområder frem mod 2011 og de efterfølgende år. Godt på vej I 2007 vedtog Økonomiudvalget visionen om, at Rudersdal Kommune skal være blandt de digitalt førende kommuner senest i Med digitaliseringsprisen i april 2010 er kommunen allerede meget tæt på at have opfyldt dette mål. Begrundelsen for dommernes nominering af Mobil- Ruden til digitaliseringsprisen var bl.a. : Rudersdal Kommune er blandt landets førende kommuner i forhold til at udvikle servicekanalerne og tilbyde nye, relevante løsninger til borgerne. Kommunens position er direkte afledt af et bevidst strategisk fokus, borger- og medarbejderinddragelse og målrettet ressourceanvendelse (fra nomineringsteksten). I 2009 blev det i digitaliseringsstategien understeget, at Rudersdal Kommune var Godt på vej med den digitale satsning. Dette er i dag bekræftet gennem lanceringen af Min Rude og med digitaliseringsprisen. Hermed er Rudersdal Kommunes digitaliseringsprojekt imidlertid langt fra slut. Det er fortsat vigtigt, at kommunen satser på den digitale udvikling. Dels fordi digital borgerservice er bedre borgerservice, i den forstand, at borgerne tilbydes flere informationer, valgmuligheder og nemmere adgang til kommunes service. Dels fordi digitalisering anvendes som et led i effektiviseringsprocessen, således at Rudersdal Kommune kan levere bedre service for færre penge.

2 Fra teknisk til organisatorisk forankring Rudersdal Kommune har gennem det seneste år opfyldt målet i digitaliseringsstrategien om at gå fra vision til virkelighed Min Rude er lanceret, Rudersdal Kommune har fået en sikker postforbindelse til borgerne gennem NemPost, Rudersdal Kommune har fået en GIS løsning til både borgere og medarbejde via CB-kort, Rudersdal Kommune har fået MedarbejderRuden, Rudersdal Kommune har fået BørneRuden og Rudersdal Kommune har udrullet vores ESDH system til hele organisationen, borgerne får snart adgang til egen sag og meget andet. Hermed er kommunen nået meget langt med den tekniske implementering af vores digitale løsninger. Det er vigtigt at disse løsninger fortsat videreudvikles, og at der også de kommende år satses på nye tilbud til borgerne. Der er imidlertid behov for at justere strategien, således at fokus i højere grad rettes mod den organisatoriske forankring af digitaliseringsstrategien. Dette indbefatter bl.a. justering af arbejdsgange samt opbygning af snitflader mellem de digitale løsninger, så det fulde effektiviseringspotentiale ved de digitale investeringer realiseres. God digital service til vores borgere kan kun lade sig gøre, hvis medarbejderne på tværs af kommunen støtter op om det digitale projekt. Derfor er det vigtigt at både ledere og medarbejdere ikke bare har kendskab til kommunens digitale løsninger, men også har et digital mindset. Balanceret strategi Der lægges med dette notat op til en balanceret strategi, som betyder, at kommunen på den ene side fortsat har fokus på Min Rude som spydspidsprojekt. På den anden side rettes fokus i højere grad end tidligere indad mod organisationen og forankres helt ud i de udførende enheder. Det balancerede fokus skal sikre: At Rudersdal Kommune både arbejder med it i bredden, så kommunen får et generelt organisatorisk løft, og samtidig satses på centrale fyrtårsprojekter, som kan fastholde kommunen i førertrøjen At borgerne og brugerne fortsat er i centrum for udviklingen med fokus på borgerdialog, samtidig med at den interne itunderstøttelse vægtes At der både fokuseres på udviklingen i administrationen og de udførende enheder Med udgangspunkt i den balancerede tilgang afgrænser dette notat strategiens fokusområde til tre strategiske indsatsområder: Det første indsatsområde er arbejde med det digitale mindset på tværs af hele organisationen. Rudersdal Kommune skal de kom- 2

3 mende år satse på en organisatorisk forankring af den digitale vision, som bl.a. betyder, at hele organisationen skal klædes på til at formidle Min Rude og kommunens selvbetjeningsmuligheder. Samtidig vil der fortsat være behov for strategiske investeringer i øget brugervenlighed for borgerne og nye borgerrettede spydspidsprojekter gennem videreudvikling af Min Rude og udbygning af de digitale muligheder på Min Rude. Endelig vil der være behov for, at sætte fokus på medarbejdernes redskabskasse, herunder bedre og mere ensartet brug af eksisterende løsninger herunder vores ESDH system, GIS, NemPost mv. Redskabskassen skal desuden opgraderes til et helt nyt niveau, hvilket indebærer, at der indledes et udviklingsarbejde frem mod en sammenhængende it understøttelse og en samlet brugergrænseflade for medarbejderne alla Min Rude. Udviklingen mod 2011 og frem Organisatorisk forankring Løbende arbejde med det digitale mindset på tværs af hele organisationen Forankring af nye løsninger og arbejdsgange i organisationen It-understøttelse af arbejdsgange Videreudvikling og tilpasning af eksisterende løsninger Afskaffelse af ikke rentable løsninger Fokus på tydeligere krav til leverandørerne Investering i nye løsninger Fokus på optimalt effektiv udnyttelse af de eksisterende løsninger Ny sammenhængende medarbejderplatform Borgere og virksomheder Flere kanalmuligheder til borgerne Færre personlige henvendelser Bedre selvbetjeningsløsninger, som er relevante, intuitive, gennemsigtige og tillidsvækkende Fra viden til holdning For at digitalisering reelt fører til bedre borgerbetjening og effektivisering, skal den samlede organisation stå bag projektet. Det er ikke nok, at medarbejderne har kendskab til de digitale muligheder, der er behov for en dybere digital forståelse og en imødekommende holdning. Derfor er et væsentligt fokusområde for den digitale strategi arbejdet med det digitale mindset internt i organisationen. Der skal sættes fokus på den organisatoriske forankring af digitaliseringsstrategien. Siden efteråret 2009 har Borgerservice og Digitalisering arbejdet målrettet med at udvikle medarbejdernes digitale mindset gennem bl.a. temadage, digitale fokusuger, uddannelse af digitale ambassadører samt et 3

4 nyt MUS koncept, som lægger vægt på denne dimension. Der er behov for at udbrede arbejdet med det digitale mindset til kommunen som helhed, således at der i de kommende år arbejdes målrettet på at styrke det digitale mindset blandt alle kommunens medarbejdere. Rammerne for arbejde de kommende år skal være en digital kompetencestrategi, der skal gælde alle medarbejdere i kommune, som er målsat i Budget Der vil i 2010 blive udarbejdet en digital kompetencestrategi, denne strategi vil komme til at danne grundlaget for et strategisk arbejde mod den organisatoriske forankring af kommunens digitale vision. Samtidig lægger Budget op til, at der i 2010 bliver sat fokus på den digitale strategi på tværs af organisationen, da alle områders virksomhedsplan, som minimum skal indeholde et område om implementering af den digitale strategi. Der er ikke mindst behov for at sætte fokus på det ansvar som ledere på alle niveauer har for at gå forrest i den digitale proces og vise vejen for medarbejderne. Dette fokus skal indarbejdes i Rudersdal Kommunes revision af Lederprofil for institutions- og virksomhedsledere, der blev udarbejdet i Fokus på redskabskassen Rudersdal Kommune skal gennem de næste år sætte fokus på at sikre en bedre og mere ensartet brug af vores digitale redskabskasse på tværs af hele organisationen. Der ligger et væsentligt potentiale i at sikre, at systemerne anvendes optimalt i hele kommunen, gennem fælles retningslinjer og styring på tværs af kommunen. Mere optimal og ensartet brug af vores digitale redskaber vil bl.a. sikre: Bedre arbejdsgange og hermed større effektivitet Større kvalitet for borgerne gennem en mere sammenhængende og ensartet service Fælles viden om, hvor og hvordan data er gemt og hermed mindre sårbarhed Større grad af genbrug af løsninger på tværs af kommunen Afskaffelse af redundante løsninger, som kan erstattes af andre af kommunens løsninger ud fra en cost-benefit betragtning Samtidig med, at Rudersdal Kommune skal satse på den brede udnyttelse af de eksisterende redskaber, vil der være behov for at investere i mere sammenhængende it understøttelse af medarbejdernes arbejdsgange. 4

5 Der lægges op til, at Rudersdal Kommune indenfor de næste år, iværksætter et projekt, som skal sikre en hhv. en mere sammenhængende adgang til data for såvel borgere som medarbejdere, og hhv. en helt ny og væsentligt forbedret brugerplatform/ Medarbejder Rude for kommunens medarbejdere. Målet er at sikre, at kommunens store mængde data kan tilgås på en sammenhængende, overskuelig og intelligent måde uafhængigt af, hvilket system data er lageret i. Intelligente Medarbejdere programmer, som strukturer brugersnit- ESDH Essentia GIS Intelligente Fagsystemer ØS programmer, som strukturer brugersnit- Borgere og virksomheder Rudersdal Kommune afsøger løbende markedet for at vurdere forskellige leverandørers muligheder for at stå bag udviklingen af en samlet platform. Der findes bl.a. et eksempel på en samlede platforme eller desktop, som strukturerer arbejdsgangene og vidensopsamlingen på tværs af de digitale systemer, som anvendes i flere ministerier, som det kunne være interessante at se nærmere på. Nye borgerløsninger under Min Rude Min Rude er et centralt element i kommunens digitaliseringsstrategi. For at sikre en balanceret udvikling, hvor Rudersdal Kommune fortsat træder tydeligt frem på det digitale landkort, skal Min Rude fortløbende videreudvikles. For at sikre, at den digitale udvikling er i tråd med kommunens borgeres reelle behov, har Rudersdal Kommune gennemført borgerdialogmøder om bl.a. Min Rude. Der vil også fremover blive gennemført dialogmøder med forskellige målgrupper med fokus på den digitale udvikling. Der er de kommende år behov for væsentlige investeringer i Min Rude og de underlæggende løsninger for at ramme flere målgrupper og give borgerne en bredere vifte af digitale løsninger. Samtidig er det afgøren- 5

6 de, at der fortsat investeres i Min Rude, således at løsningen følger med udvikling på det digitale område. En række af de selvbetjeningsløsninger, som Rudersdal Kommune i dag tilbyder kommunens borgere, er udviklet på et tidspunkt, hvor den digitale teknologi ikke helt var modnet. Det betyder, at der er behov for at videreudvikle en række af vores nuværende selvbetjeningsløsninger, og evt. erstatte disse med nye mere brugervenlige og effektive løsninger. Næsten i mål. Rudersdal Kommune er kommet langt med den digitale udvikling, men der er fortsat behov for at holde vores digitale vision for øje. Det væsentlige spørgsmål er ikke i så høj grad, om Rudersdal Kommune er blandt de digitalt førende kommuner, men derimod i højere grad, om kommunen leverer en god digital service til vores borgere. Med en god digital service menes der selvbetjeningsløsninger, som er relevante, intuitive, gennemsigtige og tillidsvækkende. For at sikre, at vores løsninger lever op til disse krav, så den digitale kanal bliver endnu mere attraktiv for borgerne, skal Rudersdal Kommune holde fokus på to væsentlige parametre: Hvor tages der spændende initiativer på det digitale område? Hvilke behov og ønsker har Rudersdal Kommunes borgere til den digitale udvikling? Rudersdal Kommune skal fortsat holde sig ajour med andre kommuners initiativer samt de mange løsninger, som borgerne dagligt møder, når de går på netbank, ordner skat, tjekker ind i lufthavnen, shopper på internettet etc. Rudersdal Kommune skal orientere sig om udviklingen og være i løbende dialog med andre kommune og potentielle leverandører. Rudersdal Kommune skal hele tiden sætte brugerne i centrum for alle initiativer. Derfor er det vigtigt, at Rudersdal Kommune er lydhør over for borgerne og brugernes specifikke behov og ønsker til vores digitale service. Rudersdal Kommune skal have et klart billede af, hvad der virker bedst for borgerne, hvad der får borgerne til at bruge løsningerne og hvilke nye løsninger borgerne efterspørger mest. Derfor lægger kommunen vægt på dialogen med borgerne gennem bl.a. dialogforum. 6