1) Godkendelse af referat fra sidst afholdte bestyrelsesmøde. (er tidligere udsendt) Referat fra bestyrelsens møde den 22. marts 2012 blev godkendt.

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde den 24. maj 2012 Til stede var - fra bestyrelsen: Susanne W. Petersen, Edna Larsen, Jørgen Mogensen, Gert Jensen, Ole Hammer, Peter Sørensen, Flemming Ørhem, Randi Bartels, John Velling, Ken Axelsen og Kate Vodstrup. - fra administrationen: John Møller, Søren Heick og Robert Roll. Mødet indkaldes med dagsorden iht. forretningsordenen: 1) Godkendelse af referat fra sidst afholdte bestyrelsesmøde. (er tidligere udsendt) 2) Fremlæggelse af revisionsprotokollen (Behandles under pkt. 4a) 3) Optagne lån. 4) Sager til behandling. a) Fremlæggelse af årsregnskab for GB for 2011 samt fremlæggelse af revisionsprotokollen (Bilag 4a) b) Fremlæggelse af budgetkontrol for selskabet (Bilag 4b) c) Fremlæggelse af budgetforslag for GB for 2013 (Bilag 4c) d) Fremlæggelse af årsregnskab for afdelingerne for 2011 (Bilag 4d) e) Fremlæggelse af forslag til bestyrelsens beretning (Bilag 4e) Revisionen deltager i mødet under pkt. 4 a-e. f) Drøftelse af dagsordenen i.h.t. vedtægterne for det ordinære repræsentantskabsmøde. (Bilag 4f) g) Opfølgning på bestyrelseskonferencen (Bilag 4g) h) Konflikt om ny legeplads i Lindeskoven (Bilag 4h) i) Den selvejende institution Ældreboligerne Lilliendalsvej (Bilag 4i) 5) Meddelelser: a) fra formanden, b) fra direktøren, Status forsikringssagen (Bilag 5b) c) fra andre. Projekt Hvissinge 6) Eventuelt 1) Godkendelse af referat fra sidst afholdte bestyrelsesmøde. (er tidligere udsendt) Referat fra bestyrelsens møde den 22. marts 2012 blev godkendt. 2) Fremlæggelse af revisionsprotokollen Behandles under pkt. 4a. 3) Optagne lån Der er ikke optaget lån siden sidst. 4) Sager til behandling 4a) Fremlæggelse af årsregnskab for GB for 2011 samt fremlæggelse af revisionsprotokollen (Bilag 4a) For regnskabsåret 1. januar 31. december 2011 udviser Glostrup Boligselskabs resultatopgørelse et overskud på kr. Overskuddet overføres til selskabets balance under arbejdskapitalen, som herefter udviser en saldo på kr. Side 488

2 Med overførelsen af overskuddet på kr til arbejdskapitalen har selskabets arbejdskapital forsat sådan en størrelse, at selskabet er godt rustet til fremtiden og til at holde administrationsbidraget i ro. Med regnskabsresultaterne 2011 er såvel afdelingernes som selskabets likviditet blevet styrket. Der er flere årsager til det positive regnskabsresultat. Der er i 2011 blandt andet mindreudgifter til møder m.v. Udgifterne til kontorhold er blevet mindre end forventet på grund af færre udgifter til telefoni og papir. Der er flere årsager til det positive regnskabsresultat. Der er i 2011 blandt andet mindreudgifter til møder m.v. Der er en mindre besparelse på personaleudgifter, hvilket skyldes en overførsel af personaleudgifter, der knytter sig til de administrerede ejendomme, til sideaktivitetsafdelingen efter gældende nye regler. Inden denne overførsel udviste personaleudgifterne en mindre overskridelse. Det skyldes en beslutning om over en 3-årig periode at prioritere udviklingen af selskabets it-systemer. Der er pr. 1. maj 2012 lavet en aftale med Glostrup Boligselskabs itkonsulent, som fremover gør det muligt at styre udgifterne til it-udvikling bedre. Indtægterne fra administrationsbidraget for de administrerede ejendomme er tilsvarende overført som en indtægt i sideaktivitetsafdelingen. Glostrup Boligselskab har i 2011 på sin formue fået en netto forrentning på 5,53 pct., når der medtages forrentning af den løbende kontantbeholdning. Afdelingerne har derfor i 2011 på indeståender i Glostrup Boligselskab fået en netto forrentning på 5,53 pct., hvilket er mere end de budgetterede 1 pct. i afdelingerne og 2 pct. i selskabet. Merudgifter og mindreindtægter ( - ) Lokaleudgifter Kurstab på obligationer Administrationsbidrag Byggesagshonorar Mindreudgifter og merindtægter (+) Mødeudgifter Personaleudgifter Renter afdelinger/byggesager Renter/kursgevinst på obligationer Det indstilles, at bestyrelsen godkender regnskabet med henblik på endelig godkendelse på repræsentantskabsmødet. Bestyrelsen godkendte årsregnskabet 2011 for Glostrup Boligselskab og tog revisionsprotokollerne til efterretning. 4b) Fremlæggelse af budgetkontrol for selskabet (Bilag 4b) Budgetkontrol pr. 1. maj 2012 tyder på, at selskabets regnskabsresultat for 2012 vil udvise et forventet overskud på kr Ved godkendelse af budgettet blev det understreget, at størrelsen af selskabets egenkapital ikke fordrer, at der budgetteres med livrem og seler. Det indstilles, at bestyrelsen tager kvartalsregnskabet til efterretning. Indstillingen blev godkendt. Side 489

3 4c) Fremlæggelse af budgetforslag for GB for 2013 (Bilag 4c) Budgettet for 2013 udviser uændret administrationsbidrag på kr. pr. år pr. lejemål. Glostrup Boligselskabs gode økonomi betyder, at det ikke er nødvendigt at gå med livrem og seler ved budgetlægningen. Eksempelvis budgetteres med en højere forrentning af egne midler i selskabet end i afdelingerne, da selskabet bedre kan modstå mulige kurstab eller lavere forrentning, end afdelingerne kan. En anden væsentlig grund til det uændrede administrationsbidrag er, at der fra 2013 medtages byggesagshonorar fra Helhedsplan (som dækker udgifterne til en projektleder) Risikoen for kurstab på obligationsbeholdningen er forsat høj. Det betyder, at der også i budget 2013 er regnet med kurstab på obligationsbeholdningen, samt at der budgetteres meget forsigtigt med hensyn til renteindtægterne. Selskabets bruttoadministrationsudgifter er i budget 2013 forøget med ca kr. Det skyldes først og fremmest, at der er medtaget lønudgifter til ansættelse af en projektleder til Helhedsplan Der er også regnet med øgede udgifter til lokaleudgifter, da 2. sal på Bryggergårdsvej står foran en istandsættelse. Selskabets budget for 2013 udviser et budgetteret overskud på ca kr., som er af en størrelse, der må betragtes som et regnskabsresultat i balance, når det samlede budget er på ca. 32,2 mio. kr. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetforslaget. Budgetforslaget blev godkendt. 4d) Fremlæggelse af årsregnskab for afdelingerne for 2011 (Bilag 4d) Den samlede omsætning i selskabets egne afdelinger var i 2011 på ca. 179 mio. kr. og udviste et samlet overskud på ca. 4,7 mio. kr. eller 2,61 pct. Det samlede resultat var således tilfredsstillende. Afdelingernes resultat for 2011 Udgifter Indtægter Resultat Afvigelse kr. kr. kr. % 1 Ndr. Ringvej / Vestervej ,88% 6 Brøndbyvestervej / Gyvelvej ,39% 8 Hovedvejen ,33% 9 Stadionkvarteret ,51% 20 Rødkælkevej ,82% 29 Stenager ,56% 30 Granskoven ,51% 31 Gadager ,33% 32 Lindeskoven ,75% 33 Birke- / Bøgeskoven ,23% 37 Egeskoven ,80% 38 Sydvestvej ,50% 49 Stenager ,40% 50 Bryggergårdsvej ,85% I alt ,61% 2011 har været et år uden de store overraskelser i afdelingerne og et år, hvor der har været fokus på afdelingernes økonomi. Der er i år 2 mindre afdelinger med underskud, og det er afdeling 38, Sydvestvej og afdeling 49, Ældreboligerne Stenager 6, som netop er sårbare på grund af deres størrelse. Side 490

4 Afdelingernes regnskaber er generelt påvirket af mindre/ merudgifter til vand, forsikring, el, almindelig vedligeholdelse samt flere renteindtægter. Det er afvigelser som er svære at forudse ved budgetlægningen. Efter afdelingsbestyrelserne har godkendt regnskaberne fremlægger administrationen hermed afdelingernes årsregnskaber for 2011 til bestyrelsens endelige godkendelse. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingsregnskaberne for Bestyrelsen godkendte afdelingsregnskaberne for e) Fremlæggelse af forslag til bestyrelsens beretning (Bilag 4e)./. Vedlagte udkast fremlægges som forslag til bestyrelsens beretning Beretningen blev tiltrådt af bestyrelsen. I næste års beretning ønskes fokus på arbejdet med det af selskabets vedtagne målsætningsprogram. 4f) Drøftelse af dagsordenen i.h.t. vedtægterne for det ordinære repræsentantskabsmøde. (Bilag 4f) Det blev besluttet, at - Sidste års forslag til forretningsorden genfremsættes - Bestyrelsen indstiller seniorkonsulent Leif Ingersholm til posten som dirigent - Mundtligt supplement til den skriftlige beretning forelægges af formand Susanne W. Petersen - Økonomichef Robert Roll fremlægger regnskab og budget for repræsentantskabet - Bestyrelsen indstiller Edna Larsen som valg til næstformand på repræsentantskabsmødet - Bestyrelsen indstiller Revisionsaktieselskabet PKF Munkebo Jensen Vindelev A/S til genvalg. Gert Jensen oplyste, at han ikke modtager genvalg til bestyrelsen. Jørgen Mogensen og Randi Borup Bartels oplyste, at de modtager genvalg på repræsentantskabsmødet. 4g) Opfølgning på bestyrelseskonferencen Bestyrelseskonference samt ekstraordinært bestyrelsesmøde blev afholdt lørdag den 28. april. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter konferencens forløb. Der var enighed om, at bestyrelseskonferencen havde været en positiv og inspirerende konference. 4h) Konflikt om ny legeplads i Lindeskoven (Bilag 4h) På baggrund af en henvendelse fra Charlotte Brangstrup samt indlæg i Folkebladet, har administrationen anmodet formand for afdelingsbestyrelsen John Lehmann Bøgh om en redegørelse for konflikten. (se vedlagte bilag med redegørelser fra de to parter). Formanden oplyser, at det på formandens opfordring er det af afdelingsmødet udpeget legepladsudvalg, der har indkaldt beboerne i det berørte gårdrum til en dialog om udvalgets forslag. Det var ligeledes legepladsudvalget, der besluttede at inddrage to af beboerne i udvalgets videre arbejde. Side 491

5 At inddrage berørte beboere i udmøntningen af gårdrum og legepladser er almindelig praksis også i Glostrup Boligselskab. Det er eksempelvis sket omkring nyanlæg af friarealerne i Stadionkvarteret. Det er afdelingsmødet, der har kompetence omkring anlæggelse af ny legeplads, hvorfor en konflikt herom bør drøftes og behandles på et ordinært eller ekstraordinært afdelingsmøde. Udmøntningen af afdelingsmødets beslutninger kan indankes til beboerklagenævnet. Det indstilles, at bestyrelsen tager afdelingsbestyrelsens redegørelse til efterretning. Bestyrelsen tiltrådte indstillingen. 4i) Den selvejende institution Ældreboligerne Lilliendalsvej (Bilag 4i) Glostrup Boligselskab administrerer Den Selvejende Institution - Ældreboligerne Lilliendalsvej. Boligorganisationen er sårbar på grund af sin størrelse, og det er heller ikke rationelt at administrere en boligorganisation, der kun består af en boligafdeling på 24 lejemål. Dette forhold blev drøftet på Styringsdialogmødet med Glostrup Kommune den 5. december Her anmodede Glostrup Boligselskab om kommunens forhåndsindstilling til, at afdelingen eventuelt blev en afdeling under Glostrup Boligselskab. Kommunalbestyrelsen har den 11. april 2012 for lukkede døre tilkendegivet, at kommunalbestyrelsen vil se positivt på en ansøgning herom. Det vil bedst kunne ske gennem en sammenlægning med Glostrup Boligselskab. Det kræver, at Den selvejende institution Ældreboligerne Lilliendalsvej træffer beslutning om opløsning af boligorganisationen med henblik på, at boligafdelingen på de 24 lejemål bliver en afdeling under Glostrup Boligselskab. Det indstilles, at bestyrelsen stiller et forslag til repræsentantskabsmødet, at afdeling 28, Ældreboligerne på Lilliendalsvej optages som en afdeling under Glostrup Boligselskab. Under forudsætning af, at Den selvejende institution Ældreboligerne Lilliendalsvej træffer beslutning om opløsning af boligorganisationen indstilles det, at repræsentantskabsmødet beslutter at afdeling 28, Ældreboligerne på Lilliendalsvej optages som en afdeling under Glostrup Boligselskab. 5) Meddelelser: 5a) fra formanden, Formanden ønsker en fælles kalender for repræsentantskabet, således at vigtige møder arrangementer ikke lægges på de samme dage. Kalenderen lægges på Ekstranettet. 5b) fra direktøren, 5b1) Status forsikringssagen (Bilag 5b) Den 20. juni 2011 stævnede Glostrup Boligselskab Alka A/S med krav om, at forsikringsselskabet dækker de udgifter på ca. 4,5 mio. kr., der skete vinteren i afdeling 9 og 16. For at mindske sagsbehandlingstiden er sagen overført til Frederiksberg Ret. Alligevel er der først nu berammet hovedforhandling i sagen til den 18., 19. og 23. april Det skyldes dels helt urimelige ventetider i retten, men også at Alka A/S har trukket sagen i langdrag ved lange svartider på eksempelvis svarskrift, duplik, evt. forlig, skønstemaer og udpegning af skønsmænd. Nu er der endelig blevet enighed om skønstemaer og 2 skønsmænd er udpeget: Side 492

6 Bygningskonstruktør Lars Tangaa Hansen, Rørbæk og Møller Arkitekter ApS Metrolog Niels Thyge Rasmussen, DMI Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5b2) Orientering om Helhedsplan 2015 Stadionkvarteret. I henhold til lov om almene boliger m.v. 91 ansøges om kommunalbestyrelsens indstilling til helhedsplanen for afd. 9, Stadionkvarteret. Helhedsplanen omfatter gennemførelse af fysiske arbejder, herunder opretning, udbedring, vedligeholdelse, forbedring, ombygning, sammenlægning af lejligheder og miljøforbedring. Fremsendelse af ansøgningen blev tiltrådt mandag den 21. maj 2012 på et ekstraordinært afdelingsmøde. Ved mødet deltog 363 beboere, som repræsenterede 296 husstande eller 592 stemmer. Forslaget om at fremsende ansøgningen om renoveringsstøtte blev vedtaget med et overvældende flertal. Der blev kun afgivet 22 stemmer mod forslaget. Desuden blev en uddelegering af beslutningskompetencen til beboerne i de 6 byggeetaper besluttet enstemmigt. Møde med Landsbyggefonden forløb godt. Landsbyggefonden har reserveret kr. i støttede lån til sagens gennemførelse. Det er aftalt med Landsbyggefonden, at der ansøges på et samlet skema A for alle 6 etaper. Derimod opdeles skema B i de 6 ovenstående etaper. Skema C samler hele byggeregnskabet for alle 6 etaper. Landsbyggefonden har uformelt tilkendegivet, at de kan tilslutte sig helhedsplanens målsætninger, herunder at vi arbejder for en gennemsnitlig husleje efter renovering på ca. 750 kr. pr. kvadratmeter. Landsbyggefonden har samtidig tilkendegivet, at arbejdet med især tilgængelighed og nedlæggelse af 1-rums lejligheder, bør der arbejdes mere med. Det vil Glostrup Boligselskab arbejde videre med i dialog med beboerne i de enkelte byggeafsnit. 5b3) Takkekort Glostrup Boligselskab har modtaget en hjertelig tak for venlig opmærksomhed ved bisættelsen af formandens mand, Finn Petersen. 5c) fra andre. Søren Heick orienterede om sagens stade vedr. Projekt Hvissinge. Ledelsen har, efter henvendelse fra HK, accepteret at fritstille beboerrådgiver Torben Ulrik Larsen i opsigelsesperioden. Fritstillingen er betinget af, at der forinden foretages en afleveringsforretning. Der må forventes en periode, hvor projektet er uden beboerrådgiver. Mange af aktiviteterne er selvkørende og vil kunne fortsætte i en periode uden beboerrådgiver. Efter indstilling fra Projekt Hvissinges bestyrelse har de 7 afdelinger i Hvissinge godkendt, at de selvkørende aktiviteter kan fortsætte og støttes økonomisk indenfor afdelingernes vedtagne budgetter. 6) Eventuelt 6a) Beskatning af ipad På foranledning af Ole Hammer har revisionen oplyst følgende: Side 493

7 Såfremt Glostrup Boligselskab stillede en ipad til rådighed for bestyrelsesmedlemmerne (skal afleveres ved aftrædelse), vil bestyrelsesmedlemmet, som ikke er beskattet i forvejen efter denne lovgivning, blive beskattet af kr. årligt. Dvs., at der vil blive trukket ca kr. fra bestyrelseshonoraret, hvis det papirløse bestyrelsesarbejde blev indført i organisationsbestyrelsen. Det fordrer imidlertid, at alle bestyrelsesmedlemmer har adgang til en internetopkobling. Referent: John Møller/Søren Heick Referatet godkendt den Underskrift Side 494