Glostrup Boligselskab - Referat fra organisationsbestyrelsens møder

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde den 31. oktober 2013 Til stede var - fra bestyrelsen: Susanne W. Petersen, Jørgen Mogensen, Eva Nørgaard, Randi Bartels, Peter Madsen, Kurt Arve Jensen, Allan Larsen og Peter Sørensen. Afbud: Flemming Ørhem, Ken Axelsen og Kate Vodstrup. - fra administrationen: John Møller, Robert Roll og Søren Heick Mødet indkaldes med dagsorden iht. forretningsordenen: 1) Godkendelse af referat fra sidst afholdte bestyrelsesmøde. (er tidligere udsendt) 2) Fremlæggelse af revisionsprotokollen. 3) Optagne lån. 4) Sager til behandling. a. Styringsdialog (Bilag 4a) b. Indstilling om regulering af bestyrelseshonorar (Bilag 4b) c. Fremlæggelse af afdelingsbudgetter for 2014 til endelig godkendelse samt orientering om forløbet af årets afdelingsmøder (Bilag 4c) d. Budgetkontrol for selskabet (Bilag 4d) e. Mødeplan for 2014 (Bilag 4e) f. Forsikringer (Bilag 4f) g. Råderetssager (Bilag 4g) h. Ældreboligerne Stenager underskudsdækning (Bilag 4h) i. Temadag for bestyrelsen? (Bilag 4i) j. Tilfredshedsundersøgelse af Glostrup Boligselskabs ydelser set fra beboerdemokratiet (Bilag 4j) k. Valg til Paraplyens bestyrelse (Bilag 4k) 5) Meddelelser: a) fra formanden, b) fra direktøren, c) fra andre. 6) Eventuelt. 1) Godkendelse af referat fra sidst afholdte bestyrelsesmøde. (er tidligere udsendt) Referat fra bestyrelsens møde den 29. august 2013 blev godkendt. 2) Fremlæggelse af revisionsprotokollen Revisionsprotokollen blev fremlagt uden ændringer. 3) Optagne lån Der er ikke optaget lån siden sidste møde. 4) Sager til behandling Side 540

2 4a) Styringsdialog (Bilag 4a) Et centralt element i styringsmodellen af den almene sektor er, at der afholdes et årligt tilbagevendende styringsdialogmøde mellem kommune og boligorganisation. Styringsdialogmødet mellem Glostrup Kommune og Glostrup Boligselskab er fastsat til afholdelse i december måned. Boligorganisationerne skal årligt indsende dokumentation til kommunen til brug for styringsdialogen. Den samlede dokumentationspakke udgøres af en styringsrapport for selskabet og dets afdelinger og boligorganisationens regnskabsmateriale, herunder regnskabsspørgeskema og årsberetning samt resultater af eventuelle relevante analyser. (forvaltningsrevision) Styringsrapporten omfatter dels en række vurderingsspørgsmål og dels en række baggrundsinformationer. Disse angiver i hvilken grad boligorganisationen lever op til styringsmålsætningerne. I styringsrapport mv. indgår desuden en række forudfyldte nøgletal og benchmarks hentet fra bl.a. Landsbyggefondens regnskabsdatabase, stamdatabase mv. Boligorganisationen indberetter elektronisk den udfyldte styringsrapport til den tilsynsførende kommune via en IT-platform. I Glostrup Boligselskab har vi - for at forbedre overblikket for såvel Glostrup Kommune som bestyrelsen - samlet analysen i vedlagte: Styringsdialog 2013 Målsætninger. Desuden er vedlagt rapport for selskabet: Styringsrapport for almen boligorganisation med egne boligorganisationer, og 14 stk. rapporter for selskabets afdelinger: Oplysning for afdeling. Der indstilles følgende: Bestyrelsen fremsender vedlagte materiale til Glostrup Kommune som baggrundsmateriale for gennemførelse af Styringsdialog Bestyrelsen tiltrådte indstillingen med en redaktionel ændring ved at erstatte et komma med et punktum på side 5 i bilaget Styringsdialog 2013 Målsætninger. Det for at adskille udfordringer med at få yngre aktive beboere med i det beboerdemokratiske arbejde med udfordringerne med samarbejdet mellem afdelingsbestyrelserne i Hvissinge. I forlængelse af diskussionen blev det samtidig vedtaget: - at der til bestyrelsens møde i marts måned udarbejdes en ny dispositionsfondsoversigt, der medtager indikationer på kommende behov for større tilskud. - at der rekvireres de såkaldte KÅS-statistikker fra Danmarks Statistik. 4b) Indstilling om regulering af bestyrelseshonorar (Bilag 4b) Følgende er citeret fra Vejledning om drift af almene boliger: I henhold til bekendtgørelsens 13, stk. 1, kan bestyrelsen tillægges et beskedent vederlag for dens arbejde. Vederlaget må ikke overstige 74,92 kr. pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og 44,94 kr. pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. Bestyrelsen kan dog hvert år træffe beslutning om, at disse beløb reguleres i overensstemmelse med Danmarks Statistiks lønindeks for den private sektor med indekset for 2. kvartal 2013 som basis. Med udgangspunkt i antallet af lejemålsenheder i Glostrup Boligselskab giver en regulering af enhedsbeløbet en honorarpulje på lejem.enh. á 74,08 kr lejem.enh. á 74,92 kr lejem.enh. á 44,44 kr lejem.enh. á 44,94 kr honorarpulje for et år kr honorarpulje for et år kr Side 541

3 Antallet af lejemålsenheder er i 2014 forøget med 24 lejemålsenheder, som skyldes tilgang af afdeling 28 Lilliendalsvej. Da tilgangen af afdeling 28 Lilliendalsvej blev godkendt pr. 1. januar 2013, vil beregningen af bestyrelseshonorar for 2013 ligeledes blive forøget med 24 lejemålsenheder. Formandskabet indstiller, at honorarpuljen fortsat fordeles med 3 andele til henholdsvis formand og næstformand og 1 andel til hvert af de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Med ovennævnte satser indebærer det, at formand og næstformand vil oppebære hver et honorar på kr , mens øvrige bestyrelsesmedlemmer vil oppebære hver et honorar på kr Fratræder et bestyrelsesmedlem i løbet af året, fordeles honoraret forholdsmæssigt efter hele antal måneder mellem det fratrædende og indtrædende medlem. Da bestyrelseshonoraret for 2013 blev godkendt af bestyrelsen i oktober 2012 var honoraret pr. bestyrelsesmedlem beregnet med forkert fordelingstal. Honoraret for 2013 for formanden og næstformanden vil blive udbetalt med kr og for øvrige bestyrelsesmedlemmer kr Det indstilles, at bestyrelsen godkender bestyrelseshonoraret for Det blev besluttet, at punktet udsættes til drøftelse på bestyrelsens møde i december med henblik på drøftelse af en eventuel omfordeling af andele mellem formand og næstformand. 4c) Fremlæggelse af afdelingsbudgetter for 2014 til endelig godkendelse samt orientering om forløbet af årets afdelingsmøder (Bilag 4c) Afdeling Antal Antal Leje Foresl. Foreslået Godk. Godkendt lejemål m² pr. m² i stigning leje stigning leje 2013 % pr. m² % pr. m² 1 - Vestervej-Oprindelige ,34-1,45 613,31-1,07 615, Ndr.Ringvej/Vestervej-Byforn ,27-4,48 688,01-4,15 690, Ndr.Ringvej-Ældreboliger ,79-9, ,88-9, , Brøndbyvestervej / Gyvelvej , , , Hovedvejen ,46 2,09 505,79 2,09 505, Stadionkvarteret , , , Stadionkvarteret, tagboliger , , , Rødkælkevej , ,50-6,19 672, Lilliendalsvej ,71 1, ,33 1, , Stenager ,83 1,27 942,69 1,27 942, Granskoven ,07-0,83 895,60-0,83 895, Gadager , ,57-6,18 740, Lindeskoven , , , Lindeskoven, ungdomsboliger , , , Birke- / Bøgeskoven , , , Birke-Bøgeskoven,ungdb , , , Egeskoven , , , Sydvestvej ,76-4, ,07-4, , Ældreboligerne Stenager ,68-2, ,05-2, , Bryggergårdsvej , ,69 0, ,38 Side 542

4 Afdeling 1 Ndr. Ringvej vedtog på afdelingsmødet en renovering af legepladsen, som giver en huslejestigning på 0,3 % i forhold til det udarbejdede budgetforslag. Afdeling 20 Rødkælkevej vedtog på afdelingsmødet etablering af individuelle vandmålere, som giver en huslejenedsættelse på -6,19 % i forhold til det udarbejdede budgetforslag. Til gengæld opkræves et a conto vandbidrag, der efterfølgende afregnes efter målt forbrug. Afdeling 31 Gadager vedtog på afdelingsmødet etablering af individuelle vandmålere, som giver en huslejenedsættelse på -6,18 % i forhold til det udarbejdede budgetforslag. Til gengæld opkræves et a conto vandbidrag, der efterfølgende afregnes efter målt forbrug. Afdeling 50 Bryggergårdsvej vedtog på afdelingsmødet en årlig vinduespudsning, som gav en huslejestigning på 0,71 % i forhold til det udarbejdede budgetforslag../. En kort beskrivelse af vedtagelserne på afdelingsmøderne er vedlagt til orientering for bestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes lejestigninger og lejenedsættelser. 4d) Budgetkontrol for selskabet (Bilag 4d) Budgetkontrol pr. 30. september 2013 tyder på, at selskabets regnskabsresultat for 2013 vil udvise et forventet underskud på kr I budgetkontrollen pr. 1. maj 2013 var der et forventet regnskabsresultat med et overskud på kr I forhold til budgetkontrollen pr. 1. maj 2013 er der øgede personaleudgifter med kr og et fald i renteindtægterne på kr Honorarindtægterne fra byggesager er forhøjet med kr Ved godkendelse af budgettet blev det understreget, at størrelsen af selskabets egenkapital ikke nødvendiggør, at der budgetteres med livrem og seler. / Se vedlagte budgetkontrol Det indstilles, at bestyrelsen tager kvartalsregnskabet til efterretning. 4e) Mødeplan for 2014(Bilag 4e) Det foreslås, at mødeplanen for organisationsbestyrelsen i år 2014 fastlægges som følger: Bestyrelsesmøde: Torsdag den 30. januar Bestyrelsesmøde: Torsdag den 27. marts (Forvaltningsrevision) Bestyrelsesmøde: Torsdag den 22. maj (Beretning+regnskab+budget+revisionsprotokol) Repræsentantskabsmøde: Fredag den 13. og lørdag den 14. juni. Bestyrelsesmøde Torsdag den 28. august Bestyrelsesmøde Torsdag den 30. oktober (Styringsdialog) Bestyrelsesmøde Torsdag den 4. december 4f) Forsikringer (Bilag 4f) På baggrund i reglerne om gennemførelse af EU-udbud for tjenesteydelser har Glostrup Boligselskab haft selskabets forsikringsportefølje i udbud. Nuværende forsikringsportefølje hos Alka udløber den 1. januar Side 543

5 Til vores store overraskelse har Alka valgt at være med i udbudsrunden, og fremkommet med det mest økonomisk fordelagtige tilbud uden at tage forbehold. Der er fortsat en selvrisiko på bygningsforsikringen på kr., da udbudsrunden viste, at det ikke er økonomisk fordelagtigt at øge selvrisikoen. Desværre - som forventet - er der en stigning i udgifterne til forsikringer. De samlede forsikringsudgifter stiger fra kr. til kr. En præmiestigning inklusive afgifter på kr. eller 23,74 pct. Udover Alka har Almindelig Brand, Købstædernes Forsikring, Topdanmark og Protector afgivet tilbud. Topdanmark har afgivet det næstbedste tilbud med en samlet udgift på kr. Det dyreste tilbud blev afgivet af Købstædernes Forsikring med en samlet udgift på kr. Det indstilles, at bestyrelsen tager resultatet af udbuddet til efterretning. 4g) Råderetssager (Bilag 4g) Endelig godkendelse af råderetsregler Afdeling 20, Rødkælkevej: Afdelingsmødet vedtog bestyrelsens forslag om, at højder for hække og hegn på havesiden maksimalt må have en højde svarende til overkanten af betonskelsmuren. Begrundelsen for forslaget var, at den hidtil angivne højde på 1.8 m ikke gav mening grundet store niveauforskelle på afdelingens jordarealer. På afdelingsmødet i 2012 vedtog afdelingsmødet regler for hegn og låger med tilføjelsen, at hegn og låger skulle være af træ. På dette års afdelingsmøde vedtog afdelingsmødet at det i afdelingen tillades, at opsætte flettet hegn af sort polyrattan indsat i ramme af aluminium med stålforstærkning. Afdelingsmødet vedtog herudover særlige konstruktionsændringer for fremtidig etablering af skure i carporte. Afdeling 29, Stenager: Afdelingsmødet vedtog forslag om, at man i siderne på de glasinddækkede altaner, mod egenbetaling, må montere 3 skyderuder i stedet for kun 2. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender afdelingsmødernes vedtagne råderetsregler. 4h) Ældreboligerne Stenager underskudsdækning (Bilag 4h) På trods af store stigninger i huslejerne har det været svært at få balance i afdelingens økonomi. Den gennemsnitlige leje er kr. pr. kvadratmeter pr. år. Afdelingen er kommet ind i en dårlig udvikling, fordi afdelingen har oparbejdet et stort underskud, der efter reglerne skal afdrages over 3 år. Afdeling 49 har haft underskud fra og har i regnskabet for 2012 en samlede underskudssaldo på kr /. På mødet blev uddelt bilagsmateriale med en analyse af afdelingens økonomiske situation. Det indstilles, at selskabets dispositionsfond dækker underskudssaldoen, hvilket vil betyde, at afdelingen kan få en ny start. Side 544

6 4i) Temadag for bestyrelsen (Bilag 4i) På bestyrelsens møde i august blev det drøftet uden endelig beslutning, hvorvidt der i 2013 skal arrangeres en temadag med emnet miljø og affaldshåndtering. Inden administrationen arbejder videre med planlægningen heraf, anmoder vi bestyrelsen om en tilbagemelding om interessen. I givet fald vil temadagen blive afholdt lørdag den 3. maj Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til, om der skal arbejdes videre med afholdelse af temadagen. Bestyrelsen besluttede, at administrationen skal undersøge, hvor langt Glostrup Kommune er med planlægningen af ny affaldsplan. Herefter fremlægges nyt forslag til dato og dagsorden for temadagen. 4j) Tilfredshedsundersøgelse beboerdemokratiet (Bilag 4j) Allan Larsen foreslår, at der igangsættes en tilfredshedsundersøgelse af Glostrup Boligselskabs ydelser set fra beboerdemokratiet. Administrationens bemærkninger: Glostrup Boligselskab finder det positivt, at der igangsættes en tilfredshedsundersøgelse af de ydelser, administrationen leverer til beboerdemokratiet. Imidlertid kan en sådan undersøgelse foretages på mange måder, lige fra et simpelt afkrydsningsskema til en temadiskussion, hvor beboerdemokraterne kan fremkomme med deres syn på Glostrup Boligselskabs ydelser. I 1998 arbejdede et særligt udvalg for kvalitetsudvikling og målsætning med beboerdemokratiets syn på Glostrup Boligselskabs forskellige delydelser. Udvalget bestod af tre beboerdemokrater og en medarbejder. På et repræsentantskabsmøde var der på baggrund af en række udsendte spørgsmål en temadiskussion, hvor beboerdemokraterne kunne fremkomme med deres syn på Glostrup Boligselskabs ydelser. Inden repræsentantskabsmødet modtog medlemmerne af repræsentantskabet et skriftligt materiale, der beskrev Glostrup Boligselskabs vigtigste delydelser. Delydelserne var organiseret i forhold til afdelingen, som var ansvarlig for delydelsen../. Materialet fra 1998 er vedlagt til inspiration. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vedtager forslag om, at der igangsættes en tilfredshedsundersøgelse af Glostrup Boligselskabs ydelser set fra beboerdemokratiet og træffer beslutning om, hvordan denne skal udformes. Det blev besluttet at udskyde beslutningen til mødet i januar måned. Det skyldes forskellig vurdering af forholdet mellem resurseafsættelse og effekt. 4k) Valg til Paraplyens bestyrelse (Bilag 4k) I henhold til samarbejdsaftalen om Projekt Hvissinge, nu navngivet Paraplyen, indgået mellem Glostrup Kommune og Glostrup Boligselskab består bestyrelsen af: - 2 repræsentanter udpeget af Glostrup Kommunalbestyrelse - 1 repræsentant udpeget af bestyrelsen for Glostrup Boligselskab Side 545

7 - 2 repræsentanter udpeget af afdelingsbestyrelserne i Hvissinge Glostrup Kommunalbestyrelse er repræsenteret ved Lars Høimark og Ketty Baggesen. Afdelingsbestyrelserne i Hvissinge er repræsenteret ved Bjarne Kusk fra Lindeskoven og Jimmi Roscoe fra Stenager. Glostrup Boligselskabs bestyrelse er repræsenteret ved Hanne Thomsen. Hanne Thomsen ønsker ikke genvalg. Det skal særligt bemærkes, at den nuværende bestyrelse arbejder på et forslag til revideret samarbejdsaftale med Glostrup Kommune hvori blandt andet indgår, at de frivillige aktive i Paraplyen også skal have repræsentation i Paraplyens bestyrelse. Det indstilles, at bestyrelsen vælger ny repræsentant til Paraplyens bestyrelse. udgangen af Allan Larsen blev valgt. 5) Meddelelser: 5a) fra formanden, Formanden oplyste, at afdeling 9 desværre ikke kan deltage i økonomikurset den 12. november. I stedet vil der blive afholdt et særligt kursus for denne afdelingsbestyrelse. Formanden oplyste, at Ole Hammer har trukket sig fra afdelingsbestyrelsen. 5b) fra direktøren, Direktøren oplyste, at Finansministeriet og Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter har bestilt en analyse af driften af de almene boliger hos Deloitte Consulting. Som forarbejder til analysen blev der afholdt en workshop onsdag den 30. oktober med lidt over 20 deltagere fra følgende organisationer: - Repræsentanter for boligorganisationer - Repræsentanter for kommunerne - Repræsentanter fra Deloitte Green Economy og Revision - Repræsentanter for Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter og Finansministeriet. Baggrunden for workshoppen er, at Deloitte henover sommeren og efteråret 2013 har udarbejdet en analyse af driften af de almene boliger for Finansministeriet og Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter. Som en del af denne analyse, har Deloitte indsamlet gode erfaringer og tiltag fra sektoren, der kan bidrage til en mere effektiv drift. Formålet med workshoppen er at konkretisere, teste og operationalisere de identificerede tiltag yderligere, således at tiltagene kan udbredes effektiv og med størst mulig effekt i sektoren. På baggrund af, at Glostrup Boligselskab ud fra en række nøgletal fremstår som en effektiv boligorganisation, deltog vi i workshoppen. Det bliver spændende at følge med i den videre politiske proces omkring vores sektors fremtid. 6) Evt. Der blev reklameret for besigtigelsen af prøvelejligheden i Stadionkvarteret i forbindelse med igangsættelse af helhedsplan Besigtigelsen for bestyrelsen finder sted den 5. november. Referent: John Møller/ Søren Heick Referatet godkendt den Underskrift Side 546