Bestyrelsesmøde. Dagsorden. 1. Godkendelse af referat. 2. Regnskab Budgetopfølgning pr Repræsentantskabsmøde 2019

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Mødedato: 16. april 2019 Mødet påbegyndt: kl Mødet afsluttet: kl Mødested: Kontoret, Arsenalvej 20 Deltagere: Bidstrup Hansen, Britta Larsen, Kurt Kristiansen, Peter Clemmensen, Keld Sørensen samt Thorkild Bækkelund. Afbud: Suzanne Blankschøn Ekstern: Claus Muhlig, BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab (deltog under punkt 1-2) Administrationen: Direktør Bendix Jensen Torben Fisker Charlotte Risager (ref.) Dagsorden 1. Godkendelse af referat 2. Regnskab Budgetopfølgning pr Repræsentantskabsmøde Orientering (lukket del) 6. Udlejningssituationen 7. Eventuelt

2 Formand Bidstrup-Hansen bød velkommen. 1. Godkendelse af referat Referat fra bestyrelsesmødet den 14. marts 2019 blev godkendt. 2. Regnskab 2018 a) Hovedforening Bendix Jensen gennemgik hovedposterne i regnskabet med særlig vægt på: - Bestyrelsesudgifter ikke de store udsving. - Mødeudgifter m.v. er der en overskridelse i 2018, som primært kan henføres til yderligere kursusudgifter. - Personaleudgifter - posten følger stort set budgettet. - Kontorholdudgifter - overskridelse kan primært henføres til juridisk udgifter vedrørende persondatafordring samt udgifter til revision af ældreboliger i Rebild. - Lokaleudgifter der er i året en mindre besparelse. - Afskrivninger- der er i året en overskridelse på denne post, som kan henføres til større afskrivning på firmabiler. - Ekstraordinære udgifter der er i året udgifter til Projekt på Læsø, som ikke blevet gennemført. Herudover er der underskud vedrørende ferieboligen på kr Bidstrup Hansen gør opmærksom på, at bestyrelsen bør have en principiel diskussions omkring ferieboligen. - Indtægter, der er yderligere indtægt fra Rebild Kommune vedr. administration af ældreboliger, som ikke var budgetlagt. - Kapitalbevægelser: Samlet set har Boligselskabet tilvækst af udamortiserede lån på kr Der er givet tilskud i henhold til tidligere bestyrelsesbeslutninger samt tilskud til lejetab og tab ved fraflytning. - Vækst i dispositionsfond i 2018 kr Bestyrelsen godkender det fremlagte årsregnskab for hovedforeningen

3 b) Afdelinger Bendix Jensen gennemgik oversigt over afdelingsregnskaberne med særlig vægt på: Afdelinger med større underskud og underskud. Bestyrelsen godkender årsregnskaberne for boligafdelingerne. c) Sideaktivitet ferieboliger Bendix Jensen gennemgik regnskab for ferieboligen på Læsø. Bestyrelsen godkender årsregnskabet for sideaktivitet - feriebolig d) Revisionsprotokol Statsautoriseret revisor Claus Muhlig gennemgik revisionsprotokol med særlig vægt på: Konklusion på årsregnskaberne: Regnskabsgennemgang har ikke givet anledning til forbehold. Funktionsadskilles. Der er en mindre organisation derfor er der begrænset kontrol. Sager med risiko for tab: MGO plader i en sag som kan falde uheldigt ud for boligorganisationen. Estimeret kr. 3.4 mio. kr. Herudover en ny afdeling, hvor skema B er godkendt. Der er kommet tvist om en arealoverførelse. Det kan betyde projektet er tabt, som kan medføre en omkostning for boligorganisationen. Administrationsejendommen. Boligselskabet er i dialog med LBF omkring ejerforholdet af administrationsejendommen. Spørgsmål fra Thorkild B: Hvordan er kontrolfunktion ved indkøb af varer i driften? Svar: Charlotte Risager oplyser forretningsgang for bestilling af varer og tjenesteydelser. Forvaltningsrevision: Den følges og der bliver forholdt sig til udgifter m.v. Der er forsat fokus på arbejdsgange og rutiner samt vækst af boliger. Egenkontrol der er udarbejdet et notat om omkostningsniveau og besparelses potentiale. Der er defineret målsætninger, som skal eksekveres i kommende år. Gennemgik hovedtal og bemærkninger for regnskabet i hovedforeningen med vægt på dispositionsfond og egenkapital.

4 Claus Muhlig gennemgik hovedtal for afdelingerne, med vægt på afdelinger med underskud og manglende henlæggelser til istandsættelse og tab. Slutlig oplyste Claus Muhlig, at der er uomtvistelig sikkerhed for afdelingens midler i fælles forvaltning på statustidspunktet samt er der i året ikke været konstateret uregelmæssige i selskabets drift. Bestyrelsen godkender den fremlagte revisionsprotokol. 3. Budgetopfølgning Bendix Jensen gennemgik budgetopfølgning pr. 30/ med følgende kommentarer: Afvigelse på personaleudgifter, skyldes ferietillæg som er udbetalt pr. 30/4. Budget følges på de øvrige poster. Taget til efterretning. 4. Repræsentantskabsmøde 2019 Mødet afholdes torsdag den 13. juni kl på Hotel Hvide Hus. a) Målsætninger for afdelinger tillæg til bestyrelsesberetningen Bendix Jensen gennemgik udsendte målsætningsoplæg for boligafdelingerne. Der er fokuseret på de udvalgte konti som ministeriet har udset sig i deres oplæg Beretningen er udarbejdet med sammenligning til landgennemsnit. Det udarbejde målsætningsoplæg skal danne grundlag for budgetudarbejdelse for Thorkild B.: Stiller spørgsmål ved besparelsespotentialet er realistisk, set i lyset af f.eks. alder på ejendommene. Bendix Jensen svarer, at det skal bruges aktivt ved budgetlægning. Bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesberetning i dens fulde form sendes ud til repræsentantskabsmedlemmerne forinden. b) Valg til bestyrelsen. Bidstrup Hansen er på valg. Bestyrelsen beslutter enstemmigt, at indstille Bidstrup Hansen til valg. Britta L., Kurt K. samt Keld S. er på valg og ønsker at genopstille.

5 c) Nye bestyrelseskandidater Bidstrup Hansen informerer bestyrelsen, at Suzanne B., desværre har valgt at trække sig fra bestyrelsen. Bidstrup Hansen foreslår tidligere bestyrelsesmedlem Tina Sørensen fra Vrå. Thorkild B. foreslår Svend Åge Hansen fra Alstrup Parken. 5. Orientering lukket del 6. Udlejningssituation Bendix Jensen gennemgår udlejningssituationen. 7. Eventuelt Ref. Charlotte Risager