Fra: Annegrete Vallgårda Sendt: 16. marts :34 Til: OKFDL Lokaludvalgssekretariaterne

Transkript

1 From: Annegrete Vallgårda Sent: 21. marts :53 To: OKFDL Lokaludvalgssekretariaterne Cc: Signe Thiim Jensen; Karen Søndergaard Forsbøl Subject: Høring vedrørende for KFU's investeringsforslag til budget to yderligere forslag Attachments: Resumé af forslag vedr. Havnebad og Biblioteksmaterialer.pdf; Investeringsforslag vedr. Havnebad og Biblioteksmaterialer.pdf AppServerName: kkedoc4 ArchiveStatusCode: 3 DocumentID: DocumentIsArchived: -1 Kære Lokaludvalgssekretærer I forlængelse af min mail i fredags, vil jeg bede jer videreformidle nedenstående til lokaludvalgene. Husk at give besked til Signe Thiim Jensen (CC9X@kff.kk.dk), hvis jeres udvalg har interesse i et møde, hvor forslagene uddybes. Giv gerne besked hurtigst muligt, så det kan komme i kalenderen inden 20. april. På forhånd tak for hjælpen! Partierne der i går indgik forlig om overførselssagen (S, Ø, SF og DF) har besluttet at sende yderligere to investeringsforslag på Kultur- og Fritidsudvalgets område i høring. Forslagene er tidligere godkendt af Kultur- og Fritidsudvalget på mødet den 28. februar, men sendes nu ud, som en del af høringen af de øvrige investerings- og effektiviseringsforslag. Svarfristen er fortsat senest 20. april. Kl. 10. Det drejer sig om følgende forslag: 1. Fase 1 i bibliotekssporet - Effektiv håndtering og bedre formidling af materialer (fase 2 er sendt ud den 16. marts) 2. Omdanne Fisketorvets havnebad til badezone Resumé af de to forslag og selve beslutningsoplæggene er vedhæftet. Med venlig hilsen Annegrete Vallgårda Økonomichef Økonomi KØBENHAVNS KOMMUNE Kultur- og Fritidsforvaltningen HR, Strategi og Økonomi Nørre Søgade København K Mobil ec9q@kff.kk.dk EAN Fra: Annegrete Vallgårda Sendt: 16. marts :34 Til: OKFDL Lokaludvalgssekretariaterne <OKFDLLokaludvalgssekretariaterne@okf.kk.dk> 1

2 Cc: Signe Thiim Jensen Karen Søndergaard Forsbøl Emne: Høring vedrørende for KFU's investeringsforslag til budget 2019 Kære lokaludvalgssekretærer På vegne af Kultur- og Fritidsudvalget (KFU) fremsendes hermed udkast til investerings- og effektiviseringsforslag til budget 2019 i høring i lokaludvalgene. Se vedlagte høringsbrev og bilag. Såfremt lokaludvalgene ønsker at afgive høringssvar til forslagene, bedes I fremsende høringssvarene til Kultur- og Fritidsforvaltningen, så snart det er muligt, dog senest fredag den 20. april 2018 kl. 10. Høringssvaret bedes fremsendt til fuldmægtig Karen Søndergaard Forsbøl på jb1n@kff.kk.dk. Spørgsmål til de enkelte forslag bedes rettet til leder af Budget og Analyse Signe Thiim Jensen på cc9x@kff.kk.dk. For de lokaludvalg der ikke holder møde inden den 20. april, håber jeg, at vi kan finde en alternativ løsning. Det kan måske være ved et høringssvar fra lokaludvalgsformanden, eller hvis der er interesse for det, kan vi invitere interesserede lokaludvalgsmedlemmer ind til et møde, hvor der er mulighed for at få præsenteret forslagene og komme med bemærkninger. Hvis et møde har interesse, bedes I melde tilbage til Signe Thiim Jensen på cc9x@kff.kk.dk senest torsdag den 22. marts kl. 12. Vi ser frem til at modtage lokaludvalgenes høringssvar. Med venlig hilsen Annegrete Vallgårda Økonomichef Økonomi KØBENHAVNS KOMMUNE Kultur- og Fritidsforvaltningen HR, Strategi og Økonomi Nørre Søgade København K Mobil ec9q@kff.kk.dk EAN Fra: Annegrete Vallgårda Sendt: 7. marts :10 Til: OKFDL Lokaludvalgssekretariaterne <OKFDLLokaludvalgssekretariaterne@okf.kk.dk> Emne: Høringsproces for KFU's investeringsforslag til budget 2019 Kære Lokaludvalgssekretærer Jeg skriver til jer for at varsko jer om en lidt forkortet høringsproces, som vi forventer, at Kultur- og Fritidsudvalget (KFU) igangsætter i forbindelse med deres møde i næste uge. Torsdag den 15. marts skal KFU førstebehandle deres budgetbidrag 2019 og heri indgår en række investerings- og effektiviseringsforslag, som skal bidrage til udvalgets effektiviseringsmåltal for 2019 og frem. Vi forventer at KFU sender relevante forslag i høring i blandt andet lokaludvalgene frem mod andenbehandlingen som sker den 25. april. Det vil være de forslag som i særlig grad berører borgerne i byen. 2

3 Høringen finder altså sted fra den 16. marts og skal være afsluttet senest den 20. april for, at høringssvarene kan tilgå KFU inden mødet afholdes den 25. april. Det betyder desværre, at høringsprocessen er lidt kortere end den, der er aftalt for lokaludvalgene, dvs. fem uger i stedet for seks uger. For de lokaludvalg der ikke holder møde mellem den 16. marts og den 20. april, håber jeg, at vi kan finde en alternativ løsning. Det kan måske være ved et høringssvar fra lokaludvalgsformanden, eller hvis der er interesse for det, kan vi invitere interesserede lokaludvalgsmedlemmer ind til et møde, hvor der er mulighed for at få præsenteret forslagene og komme med bemærkninger. Hvis I har spørgsmål er I meget velkomne til at kontakte mig. Med venlig hilsen Annegrete Vallgårda Økonomichef Økonomi KØBENHAVNS KOMMUNE Kultur- og Fritidsforvaltningen HR, Strategi og Økonomi Nørre Søgade København K Mobil ec9q@kff.kk.dk EAN

4 Omdanne Fisketorvets havnebad til badezone Formål Havnebadet Fisketorvet bruges primært af voksne idrætsudøvere og i mindre grad af børnefamilier. Anlægget er nedslidt og trænger til omfattende vedligehold. Det foreslås at nedtage Havnebadet Fisketorvet og i stedet anlægge en badezone. Indhold Ved at nedtage Havnebadet Fisketorvet og i stedet anlægge en badezone kan KFF spare omkostninger til livreddere, driftsomkostninger, husleje til KEID, energi og vedligehold. Badezoner er karakteriseret ved, at de alene er markeret med bøjer og flyderør og ikke er omkranset af et fysisk anlæg. Der er ikke livreddere til stede, og al badning foregår på eget ansvar. Der kan, ligesom i havnebade, bades døgnet rundt. Implementering Københavns Ejendomme og Indkøb står for nedtagelsen af Havnebadet Fisketorvet, mens KFF varetager etableringen af en badezone. Løftestænger Færre udgifter til drift af havnebad. Økonomi Mio. kr. (2019-pl) Effektivisering - -1,0-0,9-0,9-0,9 Investering - 2, Gevinster Med forslaget sparer forvaltningen udgifter til livreddere og drift af havnebad (herunder havneleje), energi og vedligehold, og forslaget medfører en årlig besparelse på ca. 1,0 mio. kr. Da Havnebadet Fisketorvet er meget nedslidt, kan forvaltningen desuden undgå at bruge penge på istandsættelse af havnebadet. 1

5 Effektiv håndtering og bedre formidling af materialer Formål At øge udlånet af materialer igennem bedre formidling, der skabes på baggrund af systematisk fokus på brugernes behov og effektiv materialehåndtering. At levere relevante bibliotekstilbud til flere københavnere med det formål at inspirere flere til at læse mere. At skabe indbydende og tidssvarende fysiske rammer, der understøtter bedre formidling af materialerne. Indhold Bedre materialeformidling både i det fysiske rum og digitalt gennem etablering af tværgående team af medarbejdere, der udvikler bogudstillinger, som kan bruges på flere biblioteker. Indretning af indbydende udstillingsområder og målrettet formidling via digitale platforme. Sammensætning af et team af bogopsættere i hver enhed, der varetager det tidskrævende arbejde, at fremfinde og sætte materialer på plads på bibliotekerne, hvorved der frigives biblioteksfaglige kompetencer til formidling. Bogen Kommer et tilbud til visiterede borgere, der får bøger leveret til deres hjem - omstruktureres til bl.a. at indeholde målrettet formidling af digitale tilbud og central styring i Biblioteket Online, hvilket sikrer ensartet service. Implementering Et forandringsprojekt, der tager afsæt i en analyse af bibliotekernes nuværende materialehåndtering, som omlægningen kan baseres på. Undersøgelsen foretages af en ekstern biblioteksfaglig materialeekspert. Oprettelse af specialiserede teams, der varetager hhv. bogopsætning og udvikling af bogudstillinger. Erfaringer fra kassationskampagnen i Bibliotekspakken viser, at særligt de fysiske materialer på bibliotekerne skaber meget omtale i offentligheden. Der er dog ikke tale om reduktion af materialeantal, men forsøg med at stille nogle materialer på lager for at skabe plads til at udstille andre. Økonomi Mio. kr. (2019-pl) Effektivisering ,3-1,8-2,0 Investering 0,8 4,3 1,8 - - Løftestænger Effektivisering af materialehåndtering igennem specialisering af medarbejdere Kapacitetsudnyttelse via bedre indretning Biblioteket Online varetager betjeningen af Bogen kommer"i stedet for lokalbibliotekerne. Gevinster Effektiv udnyttelse af kompetencer via specialisering af medarbejdere (fx bogopsætning, bogudstillinger). Inspiration til at læse mere igennem vedkommende udstillinger i biblioteksrummet øget udlån. Mere indbydende og intuitive rammer på biblioteket igennem investering i nyt inventar øget brugertilfredshed. Bedre digital formidling af samlingen baseret på viden om brugernes adfærd og behov øget udlån. Bedre tilbud til hjemmebundne borgere via omstrukturering af Bogen kommer. 2

6 INVESTERINGSFORSLAG Forslagets titel: Kort resumé: Der søges om midler fra: Fremstillende forvaltning: Berørte forvaltninger: Omdanne Fisketorvets havnebad til badezone Ved at nedtage Havnebadet Fisketorvet og anlægge en badezone, kan Kultur- og Fritidsforvaltningen spare livredderomkostningerne og udgifter til havneleje. Investeringspuljen Kultur- Fritidsforvaltningen Økonomiforvaltningen Kultur- og Fritidsforvaltningen Børne- og Ungdomsforvaltningen Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Socialforvaltningen Teknik- og Miljøforvaltningen Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen Angiv p/l: FORSLAGETS SAMLEDE ØKONOMISKE KONSEKVENSER kr p/l Styringsområde Varige ændringer Besparelse på livredderomkostninger, drift af havnebad (herunder havneleje), husleje til KEID samt energi og vedligehold Service Drift af badezone Service Samlet varig ændring Implementeringsomkostninger Nedtagelse af havnebadet Fisketorvet Anlæg Etablering af badezone på Fisketorvet Anlæg 500 Kommunikation om badezoner Service 200 Samlede implementeringsomkostninger Samlet økonomisk påvirkning Tilbagebetalingstid baseret på serviceeffektivisering 3 år Tilbagebetalingstid baseret på totaløkonomi 3 år Note til alle tabeller: Alle besparelser er angivet med negativt (-) fortegn. 1.2 BAGGRUND OG FORMÅL I København er der tre offentlige havnebade med livredderopsyn fra kl i perioden fra 1. juni til 30. september. Derudover er der fire badezoner, som er et afgrænset område i havnen, hvor det er tilladt at bade, og hvor badning sker på eget ansvar. Havnebadet Fisketorvet er det havnebad med næst flest besøg. Der var samlet set knap besøg i 2017 fra 1. juni til 30. september. Til sammenligning var der næsten fire gange så mange besøg på Havnebadet Islands Brygge. På Havnebadet Sluseholmen var der knap besøg fra maj til september. Havne-

7 badet Fisketorvet er det første havnebad og etableret i 2002 (tidligere stod anlægget på Islands Brygge), og anlægget bærer derfor præg af væsentlig slitage og behov for større vedligehold. Ved at nedtage Havnebadet Fisketorvet og i stedet anlægge en badezone, vil Kultur- og Fritidsforvaltningen kunne spare livredderomkostningerne samt omkostninger til energi, vedligehold og drift, herunder havneleje. 1.3 FORSLAGETS INDHOLD Det foreslås at nedtage Havnebadet Fisketorvet og i stedet anlægge en badezone for dermed at spare omkostninger til livreddere på 0,4 mio. kr. årligt samt øvrige driftsomkostninger, husleje til KEID, energi og vedligehold og drift på 0,8 mio. kr. Badezoner er karakteriseret ved, at de alene er markeret med bøjer og flyderør, og ikke er omkranset af et fysisk anlæg. Der er ikke livreddere til stede og al badning foregår på eget ansvar. Der kan ligesom i havnebade bades døgnet rundt. Siden Havnebadet Fisketorvet blev etableret er der kommet flere nye broer i Københavns Havn som forbedrer sammenhængskraften, bl.a. Bryggebroen fra Det betyder også, at der fra Fisketorvet til Havnebadet Islands Brygge nu kun er 1,3 km. til fods, så de borgere, der i dag benytter Havnebadet Fisketorvet, fortsat vil være tæt på et havnebad. I forslaget er desuden afsat midler til kommunikation om den ny badezone. Derudover er der behov for generel kommunikation, der informerer københavnerne om byens badezoner og havnebade. 1.4 ØKONOMI Det koster 1,7 mio. kr. at nedtage og fjerne Havnebadet Fisketorvet. Udgiften til etablering af badezone er 500 t. kr. Dertil kommer årlig drift af badezone på 0,1 mio. kr., som bl.a. dækker lettere vedligehold, administrative omkostninger, renhold af område omkring badezonen mv. Der blev med budget 2016 vedtaget at forlænge badesæsonen i havnebade med 28 dage. Bevillingen på 0,15 mio. kr. for Havnebadet Fisketorvet udløber ultimo 2019, og der er derfor en faldende profil i forslaget fra Tabel 2. Varige ændringer, service kr p/l Besparelse på livredderomkostninger, drift af havnebad (herunder havneleje), husleje til KEID samt energi og vedligehold Drift af badezone Varige ændringer totalt, service Tabel 3. Serviceinvesteringer i forslaget kr. Innovationspulje (sæt X) Kommunikation om badezoner og havnebade 200 Investeringer totalt, service 200 Side 2 af 4

8 Tabel 4. Anlægsinvesteringer i forslaget kr p/l Innovationspulje (sæt X) Nedtagelse af havnebadet Fisketorvet Etablering af badezone på Fisketorvet 500 Investeringer totalt, anlæg FORDELING PÅ UDVALG Forslaget vedrører alene Kultur- og Fritidsudvalget. 1.6 IMPLEMENTERING AF FORSLAGET Københavns Ejendomme og Indkøb står for nedtagelsen af Havnebadet Fisketorvet, mens Kultur- og Fritidsforvaltningen varetager etableringen af en badezone. 1.7 INDDRAGELSE AF SAMARBEJDSPARTNERE Der er i dag øremærkede tider til foreningen FiskeSvøm, som derfor bør høres, såfremt Havnebadet Fisketorvet erstattes med en badezone. 1.8 FORSLAGETS EFFEKT Med forslaget sparer forvaltningen udgifter til livreddere og drift af havnebad (herunder havneleje), energi og vedligehold og forslaget medfører en årlig besparelse på 1,0 mio. kr. Da Havnebadet Fisketorvet er meget nedslidt, kan forvaltningen desuden undgå at bruge penge på istandsættelse af havnebadet. 1.9 OPFØLGNING Hvordan måles succeskriteriet? Hvem er ansvarlig for opfølgning? Hvornår gennemføres opfølgningen? KFF er nået i mål med at realisere gevinsten Driftsudgifterne svarer til de faktiske omkostninger ved at drive badezonen. Kultur- og Fritidsforvaltningen Ultimo RISIKOVURDERING Der er i dag et børnebassin i havnebadet. Ved etablering af badezone, vil der ikke være børnebassin og der vil ikke være net under de badende, og fjernelsen af børnebassin kan muligvis medføre utilfredshed hos borgerne. Såfremt forslaget vedtages vil der ikke længere være livreddere. Badning vil derfor foregå på eget ansvar. TrygFonden opgør hvert år tal for, hvor mange livredderaktioner der har været, deriblandt på havnebade. Livreddere har de seneste to år (2016 og 2017) ydet hjælp i lidt mere end aktioner på byens tre havnebade, hvoraf ca. en femtedel var på Havnebadet Fisketorvet. Der er flest forebyggende livredderaktioner (som potentielt kan udvikle sig til ulykker, hvor personen er i livsfare). KFF formoder, at fjernelse af livreddere vil føre til flere farlige situationer, hvilket er en væsentlig risiko ved at gøre havnebad til badezone uden livredderopsyn. En forudsætning for etablering af badezone er også, at der hentes godkendelse fra: Side 3 af 4

9 By & Havn Ejere af bolværker og bagland Politiet, som skal godkende sikkerheden på det konkrete anlæg Teknik- og Miljøforvaltningen, der skal godkende badevandsprofil, samt godkendelse af eventuel etablering af pontoner i vandet Brug i badesæsonen fra 1. maj til 1. september skal godkendes af Naturstyrelsen, som behandler badevandsprofiler for badezonerne HVEM ER HØRT? Afdeling Hørt? Dato for godkendelse Center for Økonomi, Økonomiforvaltningen Ja 15. februar 2018 Afdeling Hørt? Hvis ja, skriv kort konklusionen. Skal være afsluttet inden udvalgsgodkendelse. Ejendomsfaglig vurdering Ja Forslaget blev godkendt. Koncern IT Ikke relevant HR-kredsen Ikke relevant Velfærdsanalytisk vurdering Ikke relevant Side 4 af 4

10 INVESTERINGSFORSLAG Forslagets titel: Kort resumé: Der søges om midler fra: Fremstillende forvaltning: Berørte forvaltninger: Effektiv håndtering og bedre formidling af materialer Bibliotekernes fundament er den fysiske og digitale samling af materialer. For at kunne inspirere Københavnerne til at læse mere og for at levere et relevant bibliotekstilbud til flere, investeres i bedre fysisk og digital formidling af samlingen gennem en effektivisering af materialehåndteringen på bibliotekerne. Investeringspuljen Kultur- Fritidsforvaltningen Økonomiforvaltningen Kultur- og Fritidsforvaltningen Børne- og Ungdomsforvaltningen Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Socialforvaltningen Teknik- og Miljøforvaltningen Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen Angiv p/l: FORSLAGETS SAMLEDE ØKONOMISKE KONSEKVENSER De økonomiske konsekvenser er beskrevet i tabel 1. Tabel 1. Samlede økonomiske konsekvenser for Effektiv håndtering og bedre formidling af materialer kr p/l Styringsområde Varige ændringer Bedre litteraturformidling gennem udstillinger Service Central organisering af materialehåndtering Service Ny ordning Bogen kommer Service Samlet varig ændring Service Implementeringsomkostninger Samlede implementeringsomkostninger Anlæg Samlet økonomisk påvirkning Tilbagebetalingstid baseret på serviceeffektivisering 6 Tilbagebetalingstid baseret på totaløkonomi 6 Note til alle tabeller: Alle besparelser er angivet med negativt (-) fortegn. 1.2 BAGGRUND OG FORMÅL For borgerne skal der være to hovedindgange til bibliotekets materialer: Formidlingen af litteratur i biblioteksrummet og den digitale formidling af materialerne. Bibliotekerne skal ikke kun sørge for, at det er let og gnidningsfrit at reservere en bog og afhente den på biblioteket, men også at borgerens møde med den fysiske samling allerede sker hjemmefra gennem bedre udnyttelse af digitale platforme til formidling af

11 samlingen. Det fysiske rum spiller ligeledes en stor rolle i formidlingen af materialer, og det skal indrettes, så borgerne intuitivt kan finde de materialer, de søger. Dette forslag indgår som første fase i et samlet biblioteksprogram, hvor Kultur- og Fritidsforvaltningen ønsker at investere i bibliotekets kerneområder, herunder indeværende forslag om materialehåndtering samt betjening og aktiviteter. 1.3 FORSLAGETS INDHOLD I dette forslag investeres i indretning af indbydende udstillingsområder og digital formidling af materialer gennem en effektivisering af den nuværende håndtering af udstillinger. Der investeres desuden i en analyse af materialehåndteringen og kompetenceudvikling som følge af etablering af hold af bogopsættere, der giver mulighed for at udnytte ressourcer på tværs i enheden. Endelig investeres i udvikling af en ny ordning til hjemmebundne borgere som følge af centralisering af den nuværende ordning. Formidling i biblioteksrummet og digital formidling En ny løsning til bibliotekernes materialestyringssystem IMS er under udvikling, som gør det nemmere at gentage bogudstillinger på flere biblioteker. Det foreslås, at der samles en gruppe medarbejdere, som arbejder med formidling af litteratur gennem bogudstillinger på tværs af bibliotekerne. Det vil skabe mere litteraturformidling på de lokale biblioteker, og det vil medføre en effektivisering af tid brugt på at udvikle udstillinger, da udstillingerne kan anvendes flere steder og ikke kun udvikles til et enkelt bibliotek. Der investeres i at optimere formidlingen af materialer i det fysiske rum og digitalt. En investering i udstillingsområder medfører en effektivisering af den nuværende håndtering af udstillinger på bibliotekerne. Investeringen indebærer indretning og design af indbydende udstillingsområder og bedre formidling via mobile platforme, der samtidigt inspirerer borgerne til at låne flere materialer. For at kunne udarbejde bogudstillinger, der er tværgående og kan anvendes af alle biblioteker, er det en forudsætning at bibliotekerne har ens udstillingsmøbler, som i størrelse og design passer til de udstillinger, der udarbejdes. Det er samtidigt nødvendigt, at der skabes plads i biblioteksrummet til et område dedikeret til udstillinger, hvilket ikke er tilfældet på alle biblioteker på nuværende tidspunkt. Der investeres desuden i et sorteringsmodul, idet flere bogudstillinger vil betyde mere sortering i bibliotekernes centralsortering. Som nævnt sker formidlingen af materialer primært gennem to kanaler det fysiske rum og digitalt. På nuværende tidspunkt arbejdes der både med fysisk og digital formidling af lokale udstillinger, hvorfor det også vil kræve en samlet digital formidling at realisere effektiviseringen i en fælles udstillingsgruppe. Der investeres derfor i at udvikle en løsning til fælles digital formidling af bibliotekernes udstillinger. Fx vil den tværgående udstillingsgruppe arbejde med litteraturudstillinger om historie i forbindelse med Golden Days festivalen både i biblioteksrummet og digitalt, hvilket vil kræve, at der udarbejdes en digital løsning til en samlet formidling af bibliotekernes udstillinger til borgerne. Den digitale formidling kan desuden bruges til at inspirere borgerne med det, der er tilgængeligt på deres lokale bibliotek. Central organisering af materialehåndtering og intuitiv indretning At finde reserverede materialer og sætte bøger på plads på hylderne er en ressourcekrævende opgave i biblioteket. Der er foretaget en undersøgelse af potentielle effektiviseringer på biblioteksområdet, som fremhævede materialehåndtering som et område med effektiviseringsmuligheder. Ved at sammensætte et hold af bogopsættere i hver bydelsenhed, der varetager opgaven med at fremfinde og sætte materialer på plads på bibliotekerne, vil bibliotekerne kunne sikre ensartede og mere effektive arbejdsgange. Side 2 af 6

12 Det vil samtidig medføre en bedre udnyttelse af kompetencer og faglighed, idet andre personalegrupper kan udføre de mere rutineprægede opgaver i relation til samlingen og derved frigøre tid til opgaver, der kræver særlige biblioteksfaglige kompetencer. Forslaget udnytter desuden kapaciteten af den samlede medarbejderstab i enhederne ved at udnytte ressourcer på tværs af bibliotekerne i spidsbelastningsperioder eller ved sygdom og derved opnås en effektivisering. Der investeres i en analyse af reolopstillinger og materialehåndtering på bibliotekerne med henblik på at forbedre den intuitive indretning af reoler og arbejdsgange ved materialehåndtering. Det skal bl.a. undersøges, hvor i byen det giver bedst mening at fremfinde et givent materiale, som borgeren har bestilt. Der investeres desuden i udvikling af løsning til materialesystemet IMS, som øger brugervenligheden ved at gøre det nemmere at scanne flere materialer på én gang og derved gøre fremfinding og påpladssætning nemmere for medarbejderne. Bogen Kommer Det nævnes i Biblioteksloven, at alle biblioteker så vidt muligt skal tilbyde en ordning for hjemmebundne borgere, der ikke har mulighed for selv at komme på biblioteket. Gennem ordningen Bogen Kommer får visiterede borgere bøger leveret direkte til deres hjem. Ved at investere i udviklingen af et nyt fælles tilbud, som bl.a. indeholder målrettet formidling af bibliotekernes digitale materialer, får flere hjemmebundne borgere glæde af tilbuddet og samtidigt sikres en ensartet standard for ordningen i Københavns Biblioteker. Forslaget indeholder en omstrukturering, så alle personlige henvendelser håndteres af bibliotekernes kontaktcenter, Biblioteket Online, og materialerne fremfindes primært på Hovedbiblioteket, hvorved der opnås en effektivisering ved centralisering af ordningen. Ovenstående effektiviseringer resulterer i ændrede arbejdsgange for medarbejdere på bibliotekerne. For at sikre implementering af forandringerne, investeres i kompetenceudvikling for den tværgående udstillingsgruppe, teams af bogopsættere i enhederne samt medarbejdere i Biblioteket Online, der skal varetage ordningen Bogen-Kommer fremover. Der er tale om en bred medarbejderskare og kompetenceudviklingen vil have fokus på effektivisering af arbejdsgange, koblingen mellem fysiske udstillinger og digital formidling og team-arbejde. 1.4 ØKONOMI Der investeres 3,9 mio. kr. i etablering af udstillingsområde, 0,2 mio. kr. til sorteringsmodul og 0,6 mio. kr. til digital formidling. Dette medfører en effektivisering på 1 årsværk som følge af etablering af materialevalgsgruppe og ny IMS-løsning, der muliggør fælles håndtering af udstillinger. Der investeres 0,4 mio. kr. i en analyse af materialehåndteringen, 0,3 mio. kr. på IMS-udvikling af forbedret brugervenlighed. Dette medfører en effektivisering på 2-3 årsværk som følge af etablering af hold af bogopsættere, der giver mulighed for at udnytte ressourcer på tværs i enheden. Der investeres desuden 0,2 mio. kr. til klargøring af lokaler og 0,2 mio. kr. til formidling af den nye ordning Bogen Kommer. Dette medfører en effektivisering på 1 årsværk som følge af centralisering af ordningen. Der investeres samlet 0,5 mio. kr. til kompetenceudvikling af medarbejdere, der skal arbejde teambaseret med materialehåndtering, til udstillingsgruppen, der skal arbejde med udvikling af udstillinger på vegne af alle biblioteker og til Biblioteket Online i håndtering af ordningen Bogen Kommer. Side 3 af 6

13 Endelig investeres 0,5 mio. kr. til projektledelse af de tre områder. Forvaltningen vurderer, at der kan indhentes en effektivisering på samlet set 4-5 årsværk svarende til 2,0 mio. kr. varigt. Det undersøges i forbindelse med de øvrige spor i biblioteksprogrammet, hvorvidt der kan etableres øget kapacitet i bibliotekernes boghotel, hvilket vil frigive plads i biblioteksrummet til flere udstillinger. Denne investering indgår dog ikke i indeværende investeringsforslag. Tabel 2. Varige ændringer, service kr p/l Bedre litteraturformidling gennem udstillinger Central organisering af materialehåndtering Ny ordning Bogen kommer Varige ændringer totalt, service Tabel 3. Anlægsinvesteringer i forslaget kr p/l Innovationspulje (sæt X) Udvikling og etablering af indbydende udstillingsområde Omkostninger til udvikling af sorteringsmodulet ved udstillinger 150 Digital formidling udvikling af formidlingsløsning til mobile platforme Analyse af materialehåndtering på bibliotekerne (eksterne konsulenter) 350 IMS-udvikling til forbedret brugervenlighed (Materialehåndtering) Bogen Kommer istandsættelse af lokaler og formidling 400 Kompetenceudvikling Projektledelse 500 Investeringer totalt, anlæg FORDELING PÅ UDVALG Forslaget vedrører alene Kultur- og Fritidsudvalget. 1.6 IMPLEMENTERING AF FORSLAGET Der indgås aftale med ekstern biblioteksfaglig materialeekspert om at lave en undersøgelse af bibliotekernes nuværende materialehåndtering med henblik på at få udarbejdet en detaljeret analyse af materialer og logistik i dag, som omlægningen kan baseres på. I april 2018 igangsættes undersøgelsen med henblik på opstart af selve projektet september/oktober Side 4 af 6

14 1.7 INDDRAGELSE AF SAMARBEJDSPARTNERE Medarbejdere og ledere i enhederne inddrages i arbejdet med rammesætning af et nyt samlet biblioteksprogram. Interessenter som fx lokaludvalg og Ældrerådets Kultur- og Fritidsudvalg inddrages desuden i planlægningen af det nye biblioteksprogram. Derudover afsøges muligheden for samarbejde med andre kommuner, der har indført lignende tiltag på biblioteksområde som fx Aalborg og Aarhus. 1.8 FORSLAGETS EFFEKT Forslagets overordnede gevinst er bedre fysisk og digital formidling af materialer. Forbedringerne, der iværksættes er følgende: 1. Udstillinger på biblioteket Adfærdsændring: Etablering af et nyt udstillingsområde med nye møbler vil kræve, at medarbejdere lokalt vedligeholder udstillingerne, så de fremstår indbydende. Det er imidlertid allerede en del af bibliotekernes praksis. Arbejdet med udarbejdelse af udstillinger på bibliotekerne specialiseres hos færre medarbejdere. 2. Digital biblioteksbetjening Adfærdsændring: En gruppe medarbejdere skal producere indhold til den digitale formidlingsløsning, der udvikles. 3. Ny Bogen Kommer-ordning Adfærdsændring: Medarbejdere på lokalbibliotekerne skal ikke længere betjene Bogen Kommer - lånere, medarbejdere i Biblioteket Online skal betjene Bogen Kommer - lånere. Effekten af forslaget er desuden en højere grad af specialisering blandt de omtalte medarbejdergrupper. Som nævnt vil det resultere i en bedre udnyttelse af kompetencer og faglighed, men det vil også bane vejen for, at den viden der opbygges i de specialiserede teams kan bidrage til samarbejde med fx skoler om materialehåndtering og pleje af samlinger i skolernes pædagogiske læringscentre. GEVINSTER FOR KØBENHAVNERNE INSPIRATION TIL AT LÆSE MERE GENNEM VEDKOMMENDE UDSTILLINGER I BIBLIOTEKSRUMMET MERE INDBYDENDE RAMMER PÅ BIBLIOTEKET BEDRE DIGITAL FORMIDLING AF DEN FYSISKE SAMLING BASERET PÅ VIDEN OM BRUGERNES ADFÆRD OG BEHOV BEDRE TILBUD OG FORMIDLING TIL HJEMMEBUNDNE BORGERE NEMMERE AT FINDE MATERIALER I BIBLIOTEKSRUMMET 1.9 OPFØLGNING Indeværende investeringsforslag er første fase i et samlet program, der indbefatter omlægning af bibliotekernes hovedområder, herunder særligt logistik/materialer, betjening og aktiviteter. Biblioteksudvikling og Hovedbiblioteket er ansvarlige for opfølgning på materialehåndteringen. Side 5 af 6

15 Flere udstillinger Øget udlån Flere borgere tilmeldt bogen kommer Hvordan måles succeskriteriet? Der fastlægges mål og foretages nulpunktsmåling ved projektopstart Der fastlægges mål og foretages nulpunktsmåling ved projektopstart Der fastlægges mål og foretages nulpunktsmåling ved projektopstart Hvem er ansvarlig for opfølgning? Hvornår gennemføres opfølgningen? Biblioteksudvikling/Hovedbiblioteket Ultimo 2021 Biblioteksudvikling/Hovedbiblioteket Ultimo 2021 Biblioteksudvikling/Hovedbiblioteket Ultimo RISIKOVURDERING Erfaringer fra kassationskampagnen i Bibliotekspakken viser, at særligt de fysiske materialer på bibliotekerne skaber meget omtale i offentligheden. Der vil dog ikke ske en reduktion af det samlede antal titler på baggrund af forslaget. Forslaget handler i høj grad om, hvor og hvordan materialerne skal opstilles og ikke om at reducere antallet af materialer. Formålet med indeværende forslag er ved brug af data at undersøge, hvilke materialer, der med fordel kunne sættes på lager, fordi de typisk bestilles via hjemmesiden, og hvilke materialer, der skal udstilles. Det vil indebære forsøg med at fjerne nogle bøger fra hylderne for at skabe plads til at udstille andre, hvilket må formodes at skabe opmærksomhed HVEM ER HØRT? Center for Økonomi, Økonomiforvaltningen kr p/l Dato for godkendelse Ja 19. februar kr p/l Hvis ja, skriv kort konklusionen. Skal være afsluttet inden udvalgsgodkendelse. Ejendomsfaglig vurdering Ikke relevant Koncern IT Ikke relevant HR-kredsen Ikke relevant Velfærdsanalytisk vurdering Ikke relevant Side 6 af 6