Boligorganisationen: Formand Knud Spangsøe, næstformand Lone Jakobsen

Transkript

1 Redegørelse Forvaltning: Sekretariat Møde vedr.: Redegørelse Mødested: Laksetorvet, lokale E 3.05 Mødedato: Sendes til: RandersBolig og A/B Gudenå Deltagere: Boligorganisationen: Formand Knud Spangsøe, næstformand Lone Jakobsen RandersBolig: kontorchef Susanne Kyra Jensen, teamleder økonomi Jette Halkjær, forvaltningskonsulent Berit Rudbeck Randers Kommune: Steen Sørensen, social og arbejdsmarkedsforvaltningen, jurist Lene Holdtdal og jurist Inge Qvortrup Randers Kommune har indbudt A/B Gudenå til styringsdialogmøde med følgende dagsorden: 1. Kort velkomst 2. Boligorganisationens økonomi a. Regnskab 2014/2015, herunder dispositionsfond, arbejdskapital, likviditet b. Tab ved lejeledighed og tab ved fraflytning c. Renoveringsprojekter 3. Afdelingernes økonomi a. Afdelingernes resultater b. Henlæggelser til planlagt vedligeholdelse c. Henlæggelser til istandsættelse ved fraflytning d. Bemærkninger fra revisionsprotokollatet 4. Afdelinger til nærmere drøftelse a. Afdeling 4, Valdemarsvej b. Afdeling 9, Vennelyst 5. Særlige udfordringer forbundet med anvisning af flygtninge 6. Eventuelt 2. Boligorganisationens økonomi a. Regnskab 2014/2015, herunder dispositionsfond, arbejdskapital, likviditet Der har siden sidste år været fokus på at genoprette økonomien og i forbindelse hermed har der været udarbejdet en halvårlig prognose for status på boligorganisationens udfordringer. Denne prognose fra april 2016 er tidligere sendt til tilsynet til orientering. Årets resultat var et underskud, der er overført til arbejdskapitalen. Den primære årsag til underskuddet var nedskrivning af værdien af indskud i Fælleskontoret. 1

2 Der er opkrævet administrationsbidrag til RandersBolig i henhold til budgettet. Administrationsbidrag til egen boligorganisation er ligeledes opkrævet som budgetteret og samtidig kostægte. Dispositionsfonden udgør 23,5 mio. Der er bundne midler i form af udlån til 13 afdelinger og trækningsretsmidler i Landsbyggefonden. Den disponible del af dispositionsfonden udgør herefter godt 5 mio. kr., svarende til kr. pr. lejemålsenhed, hvilket er en væsentlig forbedring i forhold til sidste regnskabsår, hvor den disponible del udgjorde kr. pr. lejemålsenhed. Tilsynet finder dette meget positivt. Det er i regnskabsår vendt, så der nu er større tilgang end afgang fra dispositionsfonden, hvilket ligeledes er meget positivt. Der har været ydet tilskud til 6 afdelinger og en helhedsplan. Prognosen over boligorganisationens økonomi fra april 2016 viser, at der vil fortsat være behov for tilskud til afdelinger, men det vil blive færre hen over tiden. I regnskabsåret 2015/2016 afvikles der fortsat på lån i 12 afdelinger. Afdeling 21, Centrumgården afvikler som den eneste afdeling ikke på det ydede lån. Der er udarbejdet byggeregnskab for afdeling 21, som er godkendt af Tilsynet, ligesom der er ansøgt om udbetaling af trækningsretsmidler fra Landsbyggefonden. Den sidste del af udgifterne til projektet i afdeling 21 er dækket ved, at afdelingen har optaget et lån i dispositionsfonden. Der er samlet set ydet tilskud på ca. 1,4 mio. fra dispositionsfonden til afdelingerne, og dette er i overensstemmelse med oplysninger i redegørelsen fra april Arbejdskapitalen udgjorde primo regnskabsåret 2014/2015 ca. 3,3 mio. kr. Der indbetales fortsat til denne, og der er indbetalt ca kr. i regnskabsåret. Årets resultat er samtidig fratrukket, hvorfor arbejdskapitalen ved regnskabsårets afslutning fortsat udgør ca. 3,3 mio. kr. Der er en stigning i den disponible del af arbejdskapitalen, hvilket skyldes afvikling af lån til RandersBolig. Den resterende del af udlånet til RandersBolig er i maj 2016 fuldstændigt tilbagebetalt, og kapitalindskud i RandersBolig er samtidig delvist tilbagebetalt. Der er derfor sket en væsentlig forøgelse af arbejdskapitalen i regnskabsåret 2015/2016. Likviditeten udgjorde ved regnskabsårets afslutning ca. 44,5 mio. kr. Afdelingerne har indestående på ca. 36 mio. kr., og der er således uomtvistelig god sikkerhed for afdelingernes midler og indestående. Likviditeten steg med 11 mio. kr. fra 2013/2014 til 2014/2015, hvilket er en meget positiv fremgang. b. Tab ved lejeledighed og tab ved fraflytning Tab ved lejeledighed udgjorde ca kr. i regnskabsåret mod kr. året før. Et markant fald, hvilket er positivt. Der forventes et yderligere fald i år 2015/2016, da afdeling 21, Centrumgården efter renoveringen nu er fuldt udlejet pr. august Reelt er lejetabet i 2014/2015 alene fra 1 ledig bolig i en måned, det resterende del af tabet er betaling af forbrugsudgifter i mellemperioderne mellem en fraflytning og en ny indflytning. Der er udarbejdet en procedure, der gerne skulle gøre processen hurtigere og dermed minimere tabet. 2

3 Tab ved fraflytning var i året på ca kr., og er faldet fra ca kr. året før. Det er et ganske markant fald, hvilket er meget positivt. Årets tab beror primært på to store sager, hvor den ene sag er en fraflytning tilbage fra 2011, hvor der blev indgået en fradragsaftale, som skyldner nu ikke overholder. Tabet er derfor sendt til inkasso og er blevet bogført som tab i 2014/2015. I den anden sag skyldes tabet, at der i forbindelse med fraflytning var behov for mange genopretningsarbejder, da familien, der fraflyttede, havde lavet en del håndværksmæssigt arbejde, der ikke var korrekt udført, og som derfor måtte genoprettes. Tilsynet spørger til afdeling 2 og 22, der har udfald i nøgletal i forhold til fraflytningsprocenten i deres styringsrapport. I afdeling 22 formodes det at skyldes flere faktorer, blandt andet utryghed efter en episode med husspektakler, samt at der har været to dødsfald. Afdelingen er desuden ikke centralt beliggende i kommunen, hvilket også kan have indflydelse. Afdeling 2 har små køkkener, hvilket måske kan være en årsag. Men der er ikke generelle indikatorer, der tilsiger, at der skulle være problemer. Forvaltningsrevision er i år alene sat på som selvstændigt punkt på RandersBoligs styringsdialog, da de er administration for boligorganisationerne. Konklusionen på årets forvaltningsrevision er, at der er flotte resultater både for regnskabsåret 2014/2015 og også for året 2015/2016. Der er kommet gode rutiner og procedurer på rigtig mange områder. c. Renoveringsprojekter: A/B Gudenå har en stor udfordring bestående i omfattende behov for renoveringer i mange af boligorganisationens afdelinger som følge af den ældre bygningsmasse, der trænger til vedligeholdelse. Boligorganisationen har derfor i de seneste år været i gang med mange renoveringsprojekter, som har været mere eller mindre omfattende. I år er der afsluttet 6 renoveringsprojekter i alt, og der er ved at blive afsluttet yderligere 2 projekter, i henholdsvis afdeling 4 og afdeling 8. Det går således godt og planmæssigt med de igangsatte renoveringsprojekter, der primært er klimaskærmsrenoveringer. Der er ikke igangsat nye projekter endnu, da det er besluttet, at de allerede igangsatte skal afsluttes, førend der opstartes nye. Der er to projekter, der tidligere er vurderet meget presserende, afdeling 7 og 18. Afdeling 7 vedrører en tagudskiftning, hvor det i samarbejde med afdelingsbestyrelsen er besluttet at udsætte renoveringen efter indhentelse af eksterne undersøgelser af efterisolering, termografiske undersøgelser m.v., der vurderer, at det er forsvarligt at udsætte renovering med 3-5 år. Årsag til udsættelse af arbejdet er primært hensyn til afdelingens økonomi. Afdelingen har et lån, der udløber indenfor 3 år, hvorefter der vil være økonomi i afdelingen til at igangsætte projekt. Det samme gør sig gældende i afdeling 18, hvor eksterne undersøgelser viser, at renovering godt kan afvente uden risiko. Der er en høj husleje i forvejen, og der er fokus på afdelingen, dens økonomi og dens renoveringsmulighed, herunder om der eventuelt er mulighed for helhedsplan. 3

4 Det betyder meget, at forarbejdet er grundigt, førend der igangsættes projekter. Og når eksterne undersøgelser viser, at igangsættelse af renovering kan afvente et grundigt gennemarbejdet projekt, er det det mest fordelagtige for afdelingerne, boligorganisationen og også for administrationen RandersBolig. RandersBolig har fokus på, at der ikke igangsættes for mange renoveringer på samme tid, da dette vanskeliggør styringen af projekterne og udsætter boligorganisationen for en økonomisk risiko. Renoveringsoversigten over kommende projekter revurderes årligt i forbindelse med hovedbestyrelsesmøde i efteråret. Den nyeste renoveringsoversigt er endnu ikke forelagt hovedbestyrelsen, men afdeling 7 ligger fortsat øverst på listen over presserende projekter sammen med blandt andet afdeling 17. Aftalt at administrationen indsender den nye oversigt, når den er godkendt i bestyrelsen. Tilsynet roser administrationens store indsats for styring af renoveringsprojekter og økonomi i boligorganisationen og dens afdelinger. Redegørelse inkl. prognoser fremsendt til tilsynet i april 2016 er et godt og gennemarbejdet produkt. Bestyrelsen arbejder med en sammenlægning af afdeling 1, 2, 3 og 4 til en ny afdeling og 5, 6 og 8 til en anden ny afdeling. Det er en proces, som administrationen ser meget positivt på i forhold til styrkelse af beboerdemokrati og økonomien. Tilsynet kan tilslutte sig dette. En sammenlægning skal ske med opbakning fra hovedbestyrelse og alle involverede afdelingsbestyrelser, og i den forbindelse er det vigtigt at redegøre over for beboerne om konsekvenserne ved en sammenlægning, herunder ikke mindst de økonomiske. En del af afdelingerne har allerede ytret ønske om sammenlægning. Administrationen oplyser endvidere, at der er særlig fokus på afdelingerne (Langå/Stevnstrup), og på hvilke muligheder der er for fx en fysisk helhedsplan. 3. Afdelingernes økonomi a. Afdelingernes resultater I regnskab 2014/2015 er der 14 afdelinger med overskud og 7 med underskud. Der er 12 resultatkonti med overskud og 8 med underskud, samt en enkelt med 0-saldo, da overskuddet blev brugt til at indfri gammel underskudssaldo, og resten blev brugt til delvis afvikling af underfinansiering i afdeling 6. Overskud skyldes primært besparelse på planlagt vedligeholdelse, mens underskud primært skyldes færre renteindtægter end budget. Alle resultatkonti afvikles planmæssigt inden for 3 år. Organisationsbestyrelsen har besluttet, at eventuelle overskudssaldi fremover skal anvendes til ekstraordinære afdrag på lån i 4

5 dispositionsfonden. Det skulle være sket i regnskabsåret 2014/2015, men det kunne teknisk ikke lade sig gøre, hvorfor det nu sker i regnskabet for 2015/2016 i stedet. Der resterer 4 afdelinger med trappestigning til forøgelse af henlæggelserne i regnskabsåret 2015/2016. Dette er reduceret til to afdelinger ved budgetlægningen for 2017/2018. b. Henlæggelser til planlagt vedligeholdelse I året har der været 2 afdelinger, afdeling 2 og 12, der ikke kunne dække årets forbrug af egne henlæggelser. Samlet set er der et øget henlæggelsesniveau, hvilket er positivt. Der er fortsat stort fokus på henlæggelsesniveauet og behov for en yderligere stigning. Flere afdelinger, der havde for lave henlæggelser, har fået tilskud fra boligorganisationen for at sikre, at planlagte arbejder kunne gennemføres. Det drejer sig om afdelingerne 2, 3, 5, 9 og 21. Der vil også i de kommende år være behov for at yde tilskud til afdelinger med for lave henlæggelser, men det er et faldende antal afdelinger, der ikke selv kan dække behovet, hvilket er positivt. c. Henlæggelser til istandsættelse ved fraflytning Alle afdelinger undtagen afdeling 5 kunne dække udgifter til istandsættelse ved fraflytning med henlagte midler. Henlæggelser i afdeling 5 er reguleret i budget 2016/2017. Det vurderes løbende, om der er behov for yderligere henlæggelser i afdelingerne. d. Bemærkninger fra revisionsprotokollatet Afdelingerne 3 og 6 har forbedringsarbejder, der er underfinansieret. Der er nu lagt en plan for håndtering heraf, hvor der afvikles på dette. Det er indregnet i budgetter fremover. Afdeling 15 har finansieret forbedringsarbejder af egne midler, hvorfor afdelingens henlæggelser ikke er likvide, men byggeregnskab er nu godkendt af tilsynet i maj 2016, og der er taget trækningsretsmidler og lån hjem. Henlæggelserne er således likvide igen. I afdeling 22 er der hjemtaget lån til finansiering af forbedringsarbejder, hvilket er positivt. Der er dog en overfinansiering, som afdelingsbestyrelsen har godkendt bliver overført til henlæggelser, hvorefter sagen vil være helt afsluttet. Vedrørende beboerindskud bemærker revisor, at der er en afvigelse mellem bogholderiets udvisende og lister med opgørelse over de enkelte lejemåls indskud. Administrationen oplyser, at de har identificeret alle differencer og afholdt møde med revisor omkring håndteringen af dette. Forholdet forventes således at være på plads ved næste regnskabsaflæggelse. I afdelingerne 8 og 9 er omkostninger i forbindelse med konvertering af det oprindelige lån tillagt ejendommens anskaffelsessum. Det er eneste mulighed ved konvertering af oprindelige lån. Det ses ikke ofte, da de oprindelige lån oftest er støttede lån, og derfor inkonvertible. I afdeling 11 er det tinglyste ejerpantebrev sendt til aflysning. Processen er sat i gang, og forventes på plads snarest. 5

6 Afdeling 14 har modtaget en erstatning på ca kr. i forbindelse med en ekspropriation. Beløbet er indtil videre indsat på konto for andre henlæggelser. Statens Administration har godkendt, at beløbet anvendes til nedbringelse af et lån i dispositionsfonden i stedet for nedbringelse af det støttede lån, da der alene resterer en lille restgæld på det støttede lån, og det derfor ville være forholdsmæssigt alt for omkostningstungt at nedbringe dette lån. I afdeling 20 der har ikke været budgetteret med afvikling af den positive resultatkonto. Administrationen oplyser, at det nu er på plads. Afdelingens henlæggelser er ikke fuldt ud likvide, da der er optaget lån i egne midler i forbindelse med en renovering. Der er i oktober 2016 sendt byggeregnskab til tilsynet samt ansøgning til Landsbyggefonden om udbetaling af trækningsretsmidler for kr. hvorefter henlæggelserne igen vil være likvide. 4. Afdelinger til nærmere drøftelse a. Afdeling 4, Valdemarsvej Afdelingen har røde markeringer på kritiske nøgletal vedrørende henlæggelser og opsamlet underskud. Det er en lille afdeling med 8 boliger, en del garager og 4 erhvervslejemål. Der er ikke nok midler til vedligeholdelse, da der er få lejemål til at spare op. Der har i året været et stort underskud, også større end sidste år. Det skyldes, at udgiften til ejendomsfunktionær har været budgetteret forkert, samt at der har været manglende renteindtægter i forhold til det budgetterede. Dette er korrigeret i kommende budgetter. b. Afdeling 9, Vennelyst Afdelingen har haft et meget stort underskud på ca kr. Dette underskud dækkes af dispositionsfonden i 2016/2017. Underskuddet skyldes, at der ikke var budgetteret med indbetalinger af udamortiserede ydelser til dispositionsfonden i 2014/2015 som følge af tidligere fritagelse. Afdelingen har fejlagtigt indbetalt til dispositionsfonden i flere år, selvom der var givet fritagelse derfor. Afdelingen skulle i stedet have henlagt til planlagt og periodisk vedligeholdelse, da der var behov for styrkelse af denne konto. Fritagelse for indbetaling af udamortiserede ydelser til dispositionsfonden bortfaldt pr. 1. januar Fejlen er nu identificeret og tilrettet i budget 2016/2017. Som følge af de store indbetalinger til dispositionsfonden, som reelt skulle have været anvendt til forøgelse af henlæggelser, har bestyrelsen besluttet at give tilskud til afdelingen på 2 x kr., som udgør tilbagebetaling af de indbetalinger, som afdelingen reelt set var fritaget for. Tilskuddene er indsat på afdelingens henlæggelseskonto. Underskuddet afvikles fortsat over 3 år i henhold til loven. 6

7 Administrationen oplyser til orientering, at afdelingens erhvervslejemål tidligere har været udlejet til købmand, som har opsagt lejemålet. Dagrofa har efterfølgende henvendt sig med en ny lejer, der gerne ville leje erhvervslejemålet til en videreførelse af købmandsbutikken. Det er efter forhandling lykkes at indgå en lejeaftale med den ny købmand, hvor det er aftalt, at boligorganisationen yder et tilskud til lejenedsættelse, som dog nedtrappes over 3 år. Boligorganisationen og administrationen ser positivt på, at det er lykkes at leje erhvervslejemålet ud på ny, da det ellers potentielt kunne medføre tomgangstab, da erhvervslejemål kan være vanskelige at genudleje. 5. Særlige udfordringer forbundet med anvisning af flygtninge Udfordringer i forbindelse med anviste beboere, herunder flygtninge, blev drøftet. Randers Kommunes rolle i forbindelse med boligplacering af flygtninge er at hjælpe med en midlertidig indkvartering eller en permanent bolig. Ifølge loven har kommunen en forpligtelse til at hjælpe med en permanent bolig, men der er ingen tidsfrist for dette. Til brug for midlertidig indkvartering har kommunen ca. 150 pladser, det primært er private udlejningsejendomme, hvor der er lejet værelser/lejemål. Der anvendes få almene boliger til midlertidig indkvartering. Hvis der flytter en familie/lejer ind i de almene boliger vil det derfor med altovervejende sandsynlighed være en permanent boligplacering. Der blev fremvist et diasshow, som vil blive eftersendt til Boligorganisationen og RandersBolig. Randers Kommune har indbudt RandersBolig til at deltage i og eventuelt holde oplæg på velkomst kurser, der tilbydes flygtninge. På disse møder vil der netop kunne blive undervist i, hvordan det er at bo i almen bolig, herunder husorden, affaldshåndtering, støj mv. RandersBolig oplyser, at der i den forbindelse pågår drøftelser af vigtigheden af det gode naboskab, herunder at der er en forståelse af, at husordenen er vedtaget af afdelingens beboerne ud fra en fælles opfattelse af, hvordan reglerne i den specifikke afdeling skal være. Der er ved at blive udarbejdet en aftale mellem RandersBolig og Randers Kommune vedrørende delelejligheder, som, når den er faldet på plads administrativt, skal godkendes af bestyrelserne i boligorganisationerne. 6. Eventuelt Ingen kommentarer 7