Mødereferat. Styringsdialog 2014, Beder-Malling Boligforening. Aarhus Kommune

Transkript

1 Mødereferat Styringsdialog 2014, Beder-Malling Boligforening Mødedato: 1. september 2014 Mødetid: Kl Mødested: Kalkværksvej 10 Deltagere: Tilstede fra boligforeningen Formand Torben Høholt Jensen Direktør Uffe Vithen Tilstede fra Aarhus Kommune: Jørn Hedeby Nielsen Claus Bo Jensen På mødet blev følgende punkter drøftet: 1. Baggrund 2. Økonomi, drift, administration 3. Ledelse og demokrati 4. Renoveringer 5. Diverse 6. Evt. aftale Aarhus Kommune Teknik og Miljø MTM-CBM/Grundsalg og Støttet Byggeri Kalkværksvej Aarhus C Sagsnr. 13/ Journalnr. Sagsbeh. Claus Bo Jensen Telefon Direkte telefon Fax [email protected] I 2014 er der for fjerde år i træk gennemført den obligatoriske styringsdialog mellem boligorganisationerne og Aarhus Kommune. Som et led i styringsdialog 2014 skal der af kommunen udfærdiges en redegørelse for den gennemførte dialog. Hverken Aarhus kommune eller Beder Malling Boligforbedring (BM) havde ytret ønske om drøftelse af særlige emner i dialogen. Derfor tog drøftelserne udgangspunkt i styringsmålsætningerne således som de fremgår af almenboligloven. Grundlaget for dialogen var styringsrapporten, oplysningsskemaerne for afdelingerne, årsregnskab 2013, årsberetning, spørgeskema, protokollat, mødereferater, hjemmeside mv.

2 Den årlige redegørelse vil have karakter af et dynamisk dokument, der i forhold til de enkelte år vil beskrive udviklingen og aktuel status på en række centrale punkter. På kommunens hjemmeside vil kun stå den seneste redegørelse. Følgende dagsordenpunkter blev gennemgået på mødet. 2. Økonomi, drift og administration Fusionen mellem AAB i Odder og Beder-Malling Boligforening blev vedtaget på repræsentantskabetsmødet den 22. maj Der etableres den 1. januar 2015 en ny boligorganisation med navnet DOMI Bolig i 5. Kreds Aarhus. Hjemsted i Aarhus og domicil i Odder. Dispositionsfond/arbejdskapital/egenkapital Kr. pr. lejemålsenhed Dispositionsfond (likvid del) kr. pr. lejemål Arbejdskapital (likvid del) kr. pr. lejemål Egenkapital kr. pr. lejemål Årets resultat (2013) udviser et underskud på kr. Underskuddet finansieres af arbejdskapitalen. Tilgangen til dispositionsfonden har i 2013 været på knap 1 mio. kr. Der er opkrævet bidrag fra afdelingerne på baggrund af dispositionsfondens størrelse, der er under lovens minimumskrav. Der er ikke i årets løb bevilget individuelle tilskud af dispositionsfonden til afdelinger. Der er ydet generelle tilskud til alle afdelinger på samlet kr. (konto 531). Tilskuddet svarer til afdelingernes bidrag til dispositionsfonden

3 Der er ikke tilvejebragt et overblik over udviklingen i indbetalingerne til dispositionsfonden som følge af udamortiserede lån i de kommende år. Det er dog bemærket, at tilgangen til egenkapitalen(brutto) i forhold til 2012 er forøget med ca. 150 t.kr. BM har ikke en overordnet plan for aktivering af dispositionsfonden i afdelingerne. Kommunen bemærkede, at en sådan bliver mere relevant over tid efterhånden som ældre afdelinger bliver gældfri og den årlige tilvækst til dispositionsfonden vokser. I DOMI Bolig forventes dog vedtaget egentlige politikker for tilskud til afdelingerne. Egenkapitalen for BM ligger, som for de for de fleste boligforeninger i Aarhus, mellem 10- og kr. pr. lejemålsenhed. Der har i 2013 været et beskedent lejetab på kr. Midler i fællesforvaltning er i 2013 forrentet med 1,28% mod 3,31% i Der er anvendt to kapitalforvaltere. BM bestræber sig på, at sikre at den likvide beholdning er mindst mulig og kun dækker de månedlige udgifter. Varigheden (som risikobegreb) ligger mellem 2 og 4. Der er investeret ca. 4,3 mio. kr. af boligorganisationens midler i et struktureret indlånsprodukt. Kommunen bemærkede, at i tilfælde af garantens konkurs vil der alene være dækning i forhold til indskydergarantien ( kr.). Revisor har foretaget likviditetskontrol, som kommunen ikke havde bemærkninger til. Administrationsbidrag Kr. pr. lejemålsenhed Administrationsbidrag kr. pr. lejemål Nettoadm. udgift kr. pr. lejemål Der skal beregnes moms af fremmed administration. Derfor belastes administrationsudgiften og dermed huslejen i BM af moms på administrationsudgiften. Merudgiften vil blive elimineret ved den kommende fusion 1. Januar 2015

4 Nettoadministrationsudgiften ligger derfor i den høje ende i sammenligning med de øvrige boligorganisationer i Aarhus, hvilket primært skyldes momsproblematikken. Administrationsbidraget er i budget 2013 budgetteret fuldt kostægte. Henlæggelser/planlagt vedligeholdelse Revisor ikke har bemærkninger til punktet i hverken påtegning, protokol eller spørgeskema. Henlæggelser var et tema i forbindelse med styringsdialog BM har i brev af 13. juni 2012 overfor kommunen redegjort nærmere for henlæggelsesniveauet. Man har oprustet området ved ansættelse af en fagperson med langtidsplanlægningen som primært arbejdsområde. Der har i øvrigt været et tidsmæssigt sammenfald mellem indførelsen af forvaltningsklassifikation og nyansættelsen. De foretagne screeninger af afdelingerne har afsløret, at henlæggelserne i nogle tilfælde er utilstrækkelige. I perioden er de årlige henlæggelser blevet forøget. Tilbagebetalingen af for meget erlagt ejendomsskat har åbnet mulighed for forøgede henlæggelser uden lejemæssige konsekvenser. Beslutningen om forøgede henlæggelser er truffet på det enkelte afdelingsmøde. Forvaltningsrevision Der er derfor ikke foretaget løbende rapportering i 2013 grundet opstarten af fælles administration med AAB Odder. Det forventes, at processen med indførelse af forvaltningsrevision fortsættes. Der afventes fortsat nye lovinitiativer på området. Årsregnskab 2013 Årsregnskabet er taget til efterretning med de bemærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument.

5 3. Ledelse og beboerdemokrati BM vurderer at væsentligste udfordring er at få afdelingernes beboere med i de demokratiske processer og få afdelingsbestyrelser til at tage ansvar. Alle afdelinger med undtagelse af afdeling 2 har en afdelingsbestyrelse. Alle afdelingsformænd har fået tilsendt et udfyldt eksemplar af oplysningsskemaet for deres respektive afdeling. Der har ikke fra afdelingsbestyrelserne været kommentarer til, at det i oplysningsskemaet er anført, at samtlige afdelinger har et velfungerende beboerdemokrati. Hvert hovedbestyrelsesmedlem har et antal afdelinger som vedkommende er kontaktperson for. Bestyrelsesmedlemmerne deltager i afdelingsmøderne i de afdelinger hver især er tilknyttet. Ordningen sikrer kontakten mellem den øverste ledelse og de enkelte afdelinger. Kommunen konstaterede, at boligorganisationens hjemmeside indeholder referater af de relevante møder i afdelingerne, foreningsbestyrelse og repræsentantskab. 4. Renoveringer Afdelinger med større igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer: Afd. 1, Tværgade/søndermarksvej Afd. 3, Nyvej/Smedegårdsalle Afd. 4, Engdalgårdsvej Afd. 5, Stenhøjgårdsvej Afd. 6, Tværgade Afd. 8, Engkærgårdsvej 5. Diverse Beboersammensætningen og fraflytningsfrekvens gav ikke anledning til kommentarer. Ellers intet under punktet.

6 6. Evt. aftale mellem kommune og boligorganisation Det blev aftalt, at den nye almene boligorganisation Domi, som Beder- Malling Boligforening bliver en del af, løbende vil informere Aarhus Kommune, Alment Byggeri, om fremtidige planer for nybyggeri af almene boliger samt planlagte grund- og ejendomskøb uden for Aarhus Kommune. Dette har baggrund i Aarhus Kommunes overordnede tilsynsforpligtigelse som hjemstedskommune for Domi. Aarhus Kommune, Alment Byggeri, vil koordinere tilsynet med Odder Kommune samt eventuelle øvrige kommuner, hvor boligorganisationen fremover vil være aktiv.