7. februar Sagsnr Dokumentnr Sagsbehandler Sine Midtgaard Hansen

Transkript

1 KØBENHAVNS KOMMUNE Kultur- og Fritidsforvaltningen Idrætsudvikling NOTAT 7. februar 2019 Sagsnr UDKAST Aftale - tilskud til Copenhagen Eventures Mellem Københavns Kommune, Kultur- og Fritidsforvaltningen og Fonden Wonderful Copenhagen (WoCo) indgås en aftale om tilskud på årligt 2,4 mio. kr. (p/l 2019) til Copenhagen Eventures for Tilskuddet ydes i henhold til kommunalfuldmagtsreglerne og efter reglerne i Københavns Kommunes kasse- og regnskabsregulativ og Københavns Kommunes forretningscirkulære: ydelse af tilskud. Dokumentnr Sagsbehandler Sine Midtgaard Hansen Formål Københavns Kommunes arbejde med at tiltrække internationale kulturog sportsbegivenheder til hovedstadsregionen er forankret i WoCo/Copenhagen Eventures. Copenhagen Eventures kerneopgave er at tiltrække og udvikle begivenheder, der kan profilere København internationalt og fremme afledt turismemæssig omsætning og erhvervsudvikling i Greater Copenhagen. Vilkår og forpligtelser for kommunens tilskud til Copenhagen Eventures tilpasses fra 2019 den reducerede budgetramme, som er bevilliget af Københavns Borgerrepræsentation, jævnfør Budget Kultur- og Fritidsudvalgets årlige driftstilskud til Copenhagen Eventures er øremærket: - tiltrækning af internationale kultur- og sportsevents, som har potentiale til at skabe blivende værdi for hovedstadens kulturog fritidsliv - sekretariatsfunktion for Københavns Eventråd - international promovering af København som eventdestination (udvalgte megaevents) på WoCo s egne platforme - bidrag til værtskabsaktivering, hvor WoCo s eksisterende partnernetværk indenfor bl.a. detailhandel, restauranter, hoteller, transportører m.fl. aktiveres. Indsatsen udbygges gradvist i perioden facilitering af et eventledernetværk for københavnske aktører indenfor kultur- og idræt med henblik på at understøtte signaturevents med potentiale til at profilere København som international oplevelses- og turismedestination. Indsatsen opretholdes så længe den ikke løftes andetsteds, eksempelvis i regi af en brancheorganisation for Københavns eventarrangører. Bevillingsgrundlag Borgerrepræsentationen har med Budget 2019 afsat et driftstilskud på årligt 2,4 mio. kr. (p/l 2019) til Fonden Wonderful Copenhagen, Copenhagen Eventures. Idrætsudvikling HNG Nyropsgade København V EAN nummer

2 Tilskuddet er varigt, men forudsætter godkendelse af Københavns Kommunes årlige budget i Borgerrepræsentationen. Ikrafttræden og varighed Aftalen er gældende i for perioden 1. januar december Aftalen revideres årligt ved forhandling mellem partnerne. Organisering Copenhagen Eventures er organiseret som en enhed i Fonden Wonderful Copenhagen med henblik på at kunne trække på Fondes øvrige kompetencer og interne forretningsområder i WoCo (eksempelvis Convention, Kommunikation, Cruise, Development og Cph Card) for at understøtte hovedstadens værtskab for megaevents. Der føres og aflægges særskilt regnskab for Copenhagen Eventures midler og aktiviteter. Daglig ledelse Fonden Wonderful Copenhagen sikrer, at Copenhagen Eventures er bemandet i forhold til aftalens formål og de aktiviteter, som Copenhagen Eventures skal løfte i henhold til indeværende aftale. Ansatte i Copenhagen Eventures ansættes i Fonden Wonderful Copenhagen. WoCo udpeger en projektleder, som kontaktperson og ansvarlig for gennemførelse og afrapportering i forbindelse med tilskuddet. Aktiviteter i Copenhagen Eventures er i aftaleperioden ansvarlig for: Forberedelse af og afgivelse af bud på Københavns værtskab for internationale events Identifikation af kultur- og sportsevents som kan styrke og bygge videre på hovedstadens værdier, styrkepositioner og kultur- og idrætsmiljøer - og som i samråd med Kultur- og Fritidsforvaltningen og Økonomiforvaltningen - vurderes at understøtte kultur- og fritidspolitikken, erhvervs- og vækstpolitikken samt kommunens strategiske pejlemærker for eventområdet og idrætten i København (kommende Idrætsplan) Forberedelse og afgivelse af bud på Københavns værtskab for internationale begivenheder Internationalt salgsarbejde og kommunikation af København som turisme- og eventdestination Sekretariat for Eventrådet Varetage sekretariatsfunktionen for Københavns Eventråd i overensstemmelse med aftaleteksten for Budget 2018 og Budget 2019 samt politiske beslutninger i Kultur- og Fritidsudvalget og Økonomiudvalget. Kommissorium For Københavns Eventråd vedhæftes aftalen som bilag. Side 2 af 6

3 Indgang for eventarrangører Rådgivning af eventarrangører, herunder rådgivning om procedure for ansøgninger til Københavns Kommune om tilskud, jævnfør forvaltningens gældende krav til ansøgningsmateriale på Markedsføring og bidrag til værtskabsaktivering Bistå udvalgte megaevents med profilering og international markedsføring på WoCos egne platforme WoCo s bidrag til værtsskabsaktivering for udvalgte megaevents udbygges gradvist i perioden : o 2019: Udvikling af model for kampagneform og -indhold i samarbejde med Københavns Kommune med sigte på at engagere og begejstre borgere og besøgende og øge turismeomsætning for hovedstadens erhvervsaktører. o : aktivering i relation til Københavns værtskab for UEFA EURO 2020, Copenhagen 2021 og Tour de France Grand Départ, hvis denne vindes til København, samt øvrige events, som i perioden tildeles midler fra Megaeventpuljen. o Modellen skal kunne tilpasses byens skiftende værtskab for megaevents og Eventures økonomiske råderum 1 Forudsætninger for Københavns Kommunes tilskud 1. Ovenstående forudsætninger samt budget og aktivitetsplan danner baggrund for tilskuddet til Copenhagen Eventures. Aktivitetsplan samt budget skal indsendes senest den 1. marts 2019 og 31. december 2019 og Aktivitetsplanen skal angive Copenhagen Eventures strategi og målsætninger for arbejdet med aftalens aktivitetsmål. Copenhagen Eventures skal sikre, at strategien er i overensstemmelse med Københavns Kommunes gældende målsætninger for eventområdet og kommunens kultur- og idrætspolitik (vedlagt). 1 I forhold til henvisningen til Copenhagen Eventures økonomiske råderum skal præciseres: - WoCo er forpligtet til at engagere sig og bidrage til værtskabsaktivering og indsatsen skaleres årligt inden for Eventures årlige økonomiske råderum - Omfanget af WoCo s engagement og bidrag afhænger tillige af antallet og arten af megaevents i det pågældende år. - Det økonomiske råderum til formålet angives i Copenhagen Eventures årlige budget, som skal godkendes af Kultur- og Fritidsforvaltningen. - Såfremt WoCo s indsats går herudover vil denne del af indsatsen kunne betinges af, at WoCo kan rejse ekstern finansiering til formålet. Side 3 af 6

4 Ved væsentlige ændringer i budget og aktivitetsplan skal Kulturog Fritidsforvaltningen underrettes hurtigst muligt, da tilskuddet i så fald kan kræves tilbagebetalt. 2. Tilskuddet udbetales i 2 rater. 50 pct. udbetales ved godkendelse af aktivitetsplan og budget. De sidste 50 pct. udbetales efter indsendelse af dataark samt godkendelse af årsregnskab, indsendt 1. april 2020 og Da I har oplyst, at jeres virksomhed er fuldt momsregistreret kan tilskuddet anvendes til momsbelagte udgifter. I skal selv foretage afregning med SKAT herfor. Tilskuddet udbetales til Wonderful Copenhagen via CVR nr. XXX 4. Copenhagen Eventures skal overholde de til enhver tid gældende kommunalretslige regler og grundsætninger, herunder kommunalfuldmagten. Dette medfører bl.a. at tilskuddet skal bruges til almennyttige events og projektudvikling, dvs. til gavn for Københavns borgere generelt, og at midlerne, som udgangspunkt, ikke må udmøntes til enkeltpersoner eller erhvervsvirksomheder. 5. Det er en forudsætning for tilskuddet, at Copenhagen Eventures selv indhenter alle nødvendige tilladelser hos de relevante myndigheder i forbindelse med eventsamarbejde. 6. Det er derudover en forudsætning for tilskud fra Kultur- og Fritidsudvalget, at ansøger og dennes samarbejdspartnere, herunder sponsorer, opfylder Københavns Kommunes krav om arbejdsklausuler og sociale klausuler; dvs. forventninger til løn - og arbejdsvilkår, herunder arbejdstid, opholds og arbejdstilladelser, samt ansættelse af praktikanter mv., jf. Borgerrepræsentationens beslutning den 10. november Bemærk, at Københavns Kommune ved en stikprøve udtager enkelte tilskudsmodtagere/institutioner til indsendelse af dokumentation. 7. Copenhagen Eventures skal løbende orientere forvaltningen / Idrætsudvikling om alle væsentlige ændringer i de events som har opnået tilskud fra Københavns Kommune. 8. Såfremt Copenhagen Eventures udbetaler tilskud til eventarrangører skal dette ske i overensstemmelse med Kulturog Fritidsforvaltningens retningslinjer for tilskudsadministration og udmøntes i en konkret aftale indeholdende mål, formål og regnskabsbetingelser. Alle aftaler af denne karakter skal fremsendes til Kultur- og Fritidsforvaltningen, til orientering. Side 4 af 6

5 9. Senest den 1. april 2020/2021 skal Copenhagen Eventures indsende en ledelsesberetning for det forudgående regnskabsår som dels angiver, hvordan og i hvilken grad formålet med tilskuddet er opfyldt, dels redegøre for graden af målopfyldelse i forhold godkendt aktivitetsplan, jævnfør punkt 1. Bilagt ledelsesberetningen indsender Copenhagen Eventures dataark for afholdte events i København i perioden Senest den 1. april 2020/2021 skal Copenhagen Eventures indsende årsregnskab. Regnskabet skal udarbejdes i overensstemmelse med vedlagte regnskabsinstruks (vedlagt). 11. Et eventuelt overskud eller underskud kan overføres til kommende budgetår under forudsætning af Borgerrepræsentationens godkendelse af den årlige bevilling til Copenhagen Eventures. 12. Kultur- og Fritidsforvaltningen kan på et hvilket som helst tidspunkt kræve at blive orienteret om Wonderful Copenhagen og Copenhagen Eventures økonomi, herunder få udleveret oplysninger og dokumenter efter kommunens ønske. 13. WoCos/Copenhagen Eventures rettigheder og forpligtelser i henhold til aftalen kan ikke overdrages uden Kommunens skriftlige samtykke. 14. Copenhagen Eventures skal i sit PR- og oplysningsmateriale oplyse, at Københavns Kommune er økonomisk samarbejdspartner. Logo til download: Københavns Kommune er omfattet af lov om offentlighed i forvaltningen, hvorfor alle som udgangspunkt har ret til aktindsigt i alle dokumenter, som Københavns Kommune er i besiddelse af. Kommunen har et princip om videst mulig åbenhed. Såfremt Københavns Kommune modtager en anmodning om aktindsigt i tilskudsaftalen og/eller den løbende kommunikation mellem kommunen og WoCo, vil kommunen foretage en høring af WoCo inden der gives aktindsigt. Dette gælder dog ikke, hvis der er tale om dokumenter, der i forvejen er offentliggjorte eller i øvrigt er offentligt tilgængelige. Ved misligholdelse af aftale Med hensyn til misligholdelse af aftalen henvises til dansk rets almindelige regler herom. Dog betragtes det altid som væsentlig misligholdelse, hvis aktivitetsplan, regnskab eller årsrapport ikke er fremsendt til godkendelse senest to måneder efter fristens udløb, med mindre anden særlig aftale foreligger. Side 5 af 6

6 København, den For Wonderful Copenhagen Kit Lykketoft, Kongreschef København, den For Københavns Kommune Thomas Bach, Idrætschef Kultur- og Fritidsforvaltningen Bilag - Regnskabsmodel og -vejledning til modtagere af projekttilskud - Revisionsinstruks - Arbejdsklausul - Vejledning til social klausul - Kommissorium for Københavns Eventråd Side 6 af 6