Driftsaftale mellem Københavns Kommune, Miljø- og Forsyningsforvaltningen og Agenda 21 center Indre Nørrebro. Driftsaftale

Transkript

1 BILAG 1 Miljøkontrollen UDKAST Driftsaftale mellem Københavns Kommune, Miljø- og Forsyningsforvaltningen og Agenda 21 center Indre Nørrebro Mellem og er indgået følgende Københavns Kommune Miljø- og Forsyningsforvaltningen (i det følgende kaldet Kommunen) Fonden Agenda 21 Center Indre Nørrebro (i det følgende kaldet Fonden ) Driftsaftale Nærværende aftale regulerer vilkårene for Kommunens tilskud til Fonden med henblik på etableringen og driften af Agenda 21 center Indre Nørrebro (herefter også kaldet centeret ). Centret skal drive sine aktiviteter inden for bydelen Indre Nørrebro, men skal også drive sine aktiviteter gennem en filial (satellit) af centret placeret i bydelen Indre Østerbro (i det følgende kaldet satellitområdet ). Hvor der i denne driftsaftale er henvist til bydelen skal satellitområdet med de fornødne tilpasninger også anses for omfattet af henvisningen. Satellitten skal være selvstændigt udskilt i det i 3 omtalte arbejdsprogram, de i 3 omtalte succeskriterier, budgetter, budgetoverslag, budgetopfølgninger, årsplaner, årsregnskaber og årsberetninger, smh. 4 og 6. 1 Centerets formål og mål Formålet med Agenda 21 center Indre Nørrebro er at støtte og udvikle det lokale miljøarbejde ved at inspirere og engagere borgere og erhvervsliv til aktivt at deltage i helhedsorienterede miljøprojekter, der indtænker det sociale miljø, kultur, økonomi og integration. Centeret skal desuden sikre en dialog mellem borgere, erhvervsliv, kommunen og forsyningsvirksomhederne om væsentlige miljøspørgsmål og kommunens miljøpolitik og herigennem medvirke til at udvikle det lokale demokrati. Med henblik på at indfri det overordnede formål skal centeret opfylde følgende mål gennem egne aktiviteter og/eller økonomisk støtte til lokale projekter:

2 Arbejde opsøgende i bydelen i forhold til borgere, organisationer, virksomheder og institutioner. Iværksætte aktiviteter, der gør det lettere for borgerne at handle miljøbevidst i hverdagen. Samarbejde med eksisterende netværk i boligorganisationer, foreninger, erhvervsliv, skoler og institutioner samt støtte dannelsen af nye netværk. Skabe interesse og dialog lokalt om væsentlige miljøspørgsmål. Informere og rådgive borgere i bydelen om ressourcebesparelser og andre forhold af betydning for en bæredygtig udvikling. Være med til at skabe netværk mellem Agenda 21 centrene, kommunen og forsyningsvirksomhederne, der skal sikre sammenhæng mellem lokale aktiviteter og det kommunale miljøarbejde. 2 Centerets ledelse og medarbejdere Fonden skal ansætte en daglig leder (i det følgende kaldet centerleder ) til at varetage centerets etablering og drift. Centerlederen refererer til bestyrelsen for fonden (i det følgende kaldet bestyrelsen ). Løn og andre ansættelsesvilkår for centerets personale fastsættes i henhold til de bestemmelser, som efter forhandling mellem Københavns Kommune og vedkommendes forhandlingsberettigede faglige organisation ville gælde for tilsvarende personales ansættelse i Københavns Kommune. 3 Aktiviteter Bestyrelsen er ansvarlig for, at centeret iværksætter relevante aktiviteter, der opfylder de overordnede formål og mål, og som er nærmere beskrevet i bilag A til denne aftale Projektbeskrivelse for Agenda 21 center Indre Nørrebro. Derudover er bestyrelsen ansvarlig for: Sammen med målgrupperne, herunder særligt de organisationer der er berettiget til at indstille bestyrelsesmedlemmer, at udarbejde et arbejdsprogram (lokal Agenda 21 plan i overensstemmelse med Dogme 2000) for centerets arbejde frem til udgangen af Arbejdsprogrammet skal indeholde aktiviteter, som inddrager bydelens borgere og centerets øvrige målgrupper og være i overensstemmelse med de kommunale miljømålsætninger (Dogme 2000, kommunens Agenda 21 plan, kommunens affaldsplan mv.).

3 Arbejdsprogrammet skal senest et halvt år efter denne aftales underskrift sendes til Miljøkontrollen, Kalvebod Brygge 45, 1502 København V. Miljøkontrollen forelægger arbejdsprogrammet for Miljø- og Forsyningsudvalget til orientering. At iværksætte aktiviteter, der dækker den bydel, centeret er placeret i. At deltage i københavnske arrangementer og høringer, der henvender sig til borgere i København. Eksempler på arrangementer er Miljøfestival og Miljøtrafikuge. Eksempler på høringer er drøftelse af den kommunale affaldsplan eller lokale trafikplaner. At samarbejde med de øvrige Agenda 21 centre og grønne guider i tilstødende bydele, der ikke har et Agenda 21 center. At der fastlægges succeskriterier for centeret, som gør det muligt at vurdere, hvorvidt formål og mål med centeret opfyldes. Succeskriterierne skal senest et halvt år efter denne aftales underskrift sendes til Miljøkontrollen, Kalvebod Brygge 45, 1502 København V, som forelægger kriterierne for Miljø- og Forsyningsudvalget til orientering. At der udarbejdes en årsplan, der beskriver indsatsområder for næste års arbejde. Bestyrelsen skal inden den 1. november hvert år sende årsplanen til Miljøkontrollen, Kalvebod Brygge 45, 1502 København V. Miljøkontrollen fremlægger årsplanen for Miljø- og Forsyningsudvalget til godkendelse sammen med budgetforslaget. At der udarbejdes en årsberetning for centerets arbejde, som er nærmere beskrevet i bilag B, der i korte træk beskriver status i forhold til lokalt valgte succeskriterier, mål og arbejdsprogram. Bestyrelsen skal samtidig med årsregnskabet sende årsberetningen til Miljøkontrollen, Kalvebod Brygge 45, 1502 København V. Miljøkontrollen fremlægger årsberetningen for Miljø- og Forsyningsudvalget til godkendelse sammen med årsregnskabet. At centeret deltager i den af Miljø- og Forsyningsforvaltningen nedsatte tværgående koordinationsgruppe. At centeret er repræsenteret på det fælles introduktionsforløb for Agenda 21 centres bestyrelser og medarbejdere, som Københavns Kommune afholder. 4 Budget Bestyrelsen har ansvaret for at udarbejde et årligt budget og budgetoverslag for perioden til og med år Budget og budgetoverslag skal følge de retningslinier, som fremgår af bilag B og C til denne aftale, og sendes til Miljøkontrollen, Kalvebod Brygge 45, 1502 København V inden den 1. november for perioden til og med år Miljøkontrollen fremlægger budgetforslaget for Miljø- og Forsyningsudvalget til godkendelse sammen med årsplanen i de år aftalen gælder. Kommunen kan til enhver tid ændre bilag B og C til denne aftale med den virkning, at Fonden skal følge de ændrede retningslinier.

4 Derudover skal bestyrelsen indsende budgetopfølgninger den 1. maj og den 1. november for hvert seneste halve år dækkende perioderne 15. oktober til 14. april samt 15. april til 14. oktober i den periode, driftstilskud er ydet. Budgetopfølgningerne skal vise status i forhold til de retningslinier, der gælder for budgettet. De halvårlige budgetopfølgninger sendes til Miljøkontrollen, Kalvebod Brygge 45, 1502 København V. Bestyrelsen er ansvarlig for, at budgettet overholdes. 5 Tilskud Det årlige tilskud er DKK , hvoraf DKK forudsættes anvendt i satellitområdet. Tilskuddet skal benyttes til etablerings- og driftsudgifter forbundet med centerets virke. Huslejeudgifter samt udgifter til vand, varme og rengøring må maximalt udgøre 15% af det samlede tilskud fra Kommunen. Tilskuddet udbetales i 2 rater. Udbetaling finder sted 1. januar og 1. juli. For år 2003 udbetales første rate dog 5 dage efter, at Fonden er godkendt af Miljø- og Forsyningsudvalget. Tilskuddet indbetales på Fondens konto xxx hos XX Bank. Det er en forudsætning for udbetaling af tilskuddet, at budget, budgetoverslag for perioden til og med år 2005, budgetopfølgning, årsregnskab, årsberetning samt årsplan er indsendt rettidigt, samt at aftalens øvrige vilkår er overholdt. Kommunen kan kræve hel eller delvis tilbagebetaling af ydede tilskud, hvis Fonden ikke ved aflæggelse af årsregnskabet og årsberetningen har dokumenteret, at tilskuddet er anvendt i overensstemmelse med nærværende driftsaftale, herunder hvis samtlige ydede tilskud ikke måtte være blevet anvendt på tidspunktet for ophøret af nærværende driftsaftale, eller den selv. Regnskabsperioden følger kalenderåret. 6 Regnskab og revision Bestyrelsen skal for hver regnskabsperiode udarbejde et fuldstændigt regnskab over alle centerets indtægter og udgifter med tilhørende status. Regnskabet skal udarbejdes som en del af årsregnskabet for Fonden og i overensstemmelse med lovgivningen og god regnskabsskik og skal i øvrigt opfylde de krav, som Kommunen stiller, herunder med hensyn til regnskab og revision, som er nærmere beskrevet i bilag B, C og D. Kommunen kan til enhver tid ændre bilag B, C og D til denne aftale med den virkning, at Fonden skal følge de ændrede retningslinier. Årsregnskabet for centerets aktiviteter skal undergives revision af Fondens revisor.

5 Bestyrelsen skal påse, at årsregnskabet udarbejdes inden 2 måneder efter regnskabsårets afslutning, og at årsregnskabet med revisionspåtegning vedtages senest 3 måneder efter regnskabsårets udløb. Det reviderede årsregnskab skal med bekræftet kopi af samtlige revisionsprotokoller indsendes til Miljøkontrollen, Kalvebod Brygge 45, 1502 København V senest 10 dage efter vedtagelsen af årsregnskabet. Et evt. uudnyttet tilskud på op til DKK kan overføres fra det ene regnskabsår til et andet i driftsaftalens løbetid. Opmærksomheden henledes på begrænsningerne i Fondens mulighed for at oparbejde en større egenkapital, jf. pkt. 3.2 i Fondens vedtægter. Kommunen kan på hvilket som helst tidspunkt kræve at blive orienteret om centerets økonomi, herunder få udleveret oplysninger og dokumentationer efter Kommunens ønske. 7 Administration mv. Bestyrelsen og Centerlederen skal påse, at bogføring og formueforvaltning udarbejdes og kontrolleres på en tilfredsstillende måde. Bestyrelsen skal orientere Miljø- og Forsyningsforvaltningen om, hvorledes man vil udføre opgaven. Bestyrelsen skal sikre, at al relevant indgående og udgående post, arbejdsdokumenter m.v., herunder i elektronisk form, arkiveres og opbevares forsvarligt. Fonden er i enhver henseende selvstændigt ansvarlig for driften af centeret, herunder for lønudbetaling mv., og Kommunen hæfter ikke og garanterer ikke for forpligtelser indgået af Fonden, herunder i relation til centeret. 8 Forsikring mv. Bestyrelsen skal sørge for, at der er tegnet forsikring mod erstatningskrav som følge af arbejdsgiveransvar og arbejdsskader. Det er desuden bestyrelsens ansvar at forsikre mod tingskader på løsøre og ejendom knyttet til centeret. 9 Overdragelse Rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne aftale kan hverken helt eller delvist overdrages til tredjemand. 10 Ikrafttræden, gyldighedsperiode, opsigelse og misligholdelse

6 Aftalen træder i kraft den dato 2003 og løber frem til den 31. december 2005, hvor den bortfalder uden opsigelse, med mindre parterne forinden er nået til enighed om en forlængelse af aftalen. Aftalen har dog som forudsætning, at Borgerrepræsentationen hvert år ved budgetvedtagelsen i oktober afsætter midler til drift af Agenda 21 centre. Træffes sådan beslutning ikke, er Kommunen ikke forpligtet til at yde yderligere tilskud, og driftsaftalen anses for ophørt med virkning fra den 31. december i det kalenderår, for hvilket Fonden allerede har modtaget tilskud. Driftsaftalen er uopsigelig fra Fondens side. Driftsaftalen kan ophæves af Kommunen, hvis Fonden væsentligt misligholder denne driftsaftale. Det betragtes altid som væsentlig misligholdelse, hvis budget, budgetoverslag, budgetopfølgning og årsplan samt årsregnskab, årsberetning og revisionsprotokoller for Fonden ikke fremsendes rettidigt til Kommunen, med mindre der foreligger skriftlig accept fra Kommunen om evt. forsinkelser. I bedømmelsen af om væsentlig misligholdelse foreligger kan i øvrigt blandt andet indgå, at centeret ikke opfylder de fastsatte mål, ikke gennemfører planlagte aktiviteter, ligesom det kan tillægges betydning, hvis Fonden ikke overholder sin vedtægt eller ikke er undergivet forsvarlig ledelse. Ved Fondens ophør skal eventuelle overskydende midler hidrørende fra tilskud i henhold til denne driftsaftale tilfalde Miljø- og Forsyningsforvaltningen. København den København den For Agenda 21 center Indre Nørrebro For Københavns Kommune Bestyrelsen Peter Elsman, Administrerende direktør