Referat. Ordinær generalforsamling 2019, AquaDjurs A/S. Mødedato: 8. maj 2019, kl Mødested: AquaDjurs, Fornæs Renseanlæg.

Transkript

1 Referat Ordinær generalforsamling 2019, AquaDjurs A/S Mødedato: 8. maj 2019, kl Mødested: AquaDjurs, Fornæs Renseanlæg. Mødedeltagere: Hovedaktionær Norddjurs Kommune: - Jan Petersen. AquaDjurs A/S: - Bente Hedegaard - Benny Hammer - Kasper Bjerregaard - Steen Jensen - Ulf Harbo - Bjarne Bøhl Pedersen - Max Varnum Pedersen - Jess K Oredsen - Brian Pedersen Øvrige - Revisor Ulrik Vangsø (Revisionsfirmaet EY), pkt Kommunaldirektør Christian Bertelsen - Teknik og Miljø: Ulrik Christensen, Sidsel Kontni Prahm, Per Misser - Kitsie Lund (AquaDjurs A/S) - Palle Lyngsø Mikkelsen (AquaDjurs A/S) Dagsorden 01. Valg af dirigent 02. Bestyrelsens beretning 03. Forelæggelse af årsrapport med revisionspåtegning samt ledelsesberetning til godkendelse 04. om anvendelse af overskud eller dækning af tab 05. Valg af bestyrelse 06. Valg af revisor 07. Indkomne forslag 07.1 Åbenhed for offentligheden ved generalforsamlingen Erhvervsvenlighed Håndtering af indkomne forslag til generalforsamlingen. 08. Eventuelt 1

2 I forlængelse af generalforsamlingen orienteres om strategiplanen for AquaDjurs A/S Valg af dirigent. Generalforsamlingen ledes af en dirigent. Bestyrelsen indstiller, at Benny Hammer vælges som dirigent. Til dirigent blev valgt Benny Hammer, der konstaterede, at aktiekapitalen var repræsenteret og at der var enighed om, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og beslutningsdygtig. Indkaldelse til generalforsamlingen er udsendt den fulgt op af en supplerende skrivelse incl. årsrapport dateret den Kommunalbestyrelsen har den bemyndiget borgmester Jan Petersen til at repræsentere hovedaktionæren Norddjurs Kommune ved generalforsamlingen. 02. Bestyrelsens beretning Bestyrelsen udarbejder en beretning med de væsentligste aktiviteter i det forgange år. Beretningen gennemgås af bestyrelsesformanden, assisteret af direktøren. Generalforsamlingen tog bestyrelsens beretning for det forgangne år til efterretning. I tilknytning til årsberetningen anførte hovedaktionæren følgende: Det er en fornøjelse at læse årsrapporten og med stolthed konkludere, at også en lille kommunes vandselskab kan lykkes så flot med en velfunderet og forankret faglighed og med bl.a. udvikling af samarbejder som et gennemgående tema. Udover kerneopgaverne har I øje for det strategiske fællesskab med fokus på bl.a. rollen i forhold til drikkevand, klimatilpasning samt understøttelse af kommunens erhvervsstrategi og turisme. 2

3 Tak for rosen til forvaltningen og tak for samspillet og samarbejdet. Tak til medarbejderstab og bestyrelse for godt og veludført arbejde. 03. Forelæggelse af årsrapport med revisionspåtegning samt ledelsesberetning til godkendelse Årsrapport for 2018 er godkendt og underskrevet af bestyrelsen i AquaDjurs A/S og videresendes til generalforsamlingens godkendelse. I tilknytning til sagen bemærkes, at revisoren har forsynet årsregnskabet med en revisionspåtegning uden modifikationer samt givet en udtalelse om ledelsesberetningen uden bemærkninger. Årsrapporten vil blive gennemgået med assistance fra selskabets eksterne revisor. Årsrapport Generalforsamlingen godkendte årsrapport 2018 med tilhørende revisionspåtegning og ledelsesberetning. Årsberetningen offentliggøres efterfølgende på selskabets hjemmeside. 04. om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til det godkendte regnskab AquaDjurs A/S er med baggrund i vandsektorloven underlagt en økonomisk regulering og drives efter hvile i sig selv princippet. Der kan ikke udloddes overskud til aktionærende. Resultatet for 2018 jf. årsrapporten, anbefales overført til næste regnskabsår. Ingen der henvises til Årsrapport Generalforsamlingen tog årsrapportens konklusion til efterretning, hvilket betyder, at resultatet for 2018 overføres til næste regnskabsår som overført resultat. 3

4 05. Valg af bestyrelse Jf. vedtægterne ledes selskabet af en bestyrelse på 9 medlemmer. Heraf udpeger kommunalbestyrelsen 5 medlemmer, kunderne vælger 2 medlemmer og medarbejderne udpeger 2 medlemmer til bestyrelsen. Bestyrelsens medlemmer vælges for 4 år ad gangen, hvorfor bestyrelsen ikke anbefaler ændringer i forhold til bestyrelsen. Generalforsamlingen tog status til efterretning, hvilket betyder, at bestyrelsen fortsætter uændret. I tilknytning til sagen bemærkes, at der med reference til beslutningen på sidste års generalforsamling og herunder vedtægterne er forskudt valg for henholdsvis kunderepræsentanter og medarbejderrepræsentanter de kommende år. 06. Valg af revisor Generalforsamlingen vælger en revisor. Med henblik på at sikre kontinuitet i forhold til bestyrelse og den nyansatte økonomichef indstilles, at revisionsfirmaet EY fortsætter som selskabets revisor for det kommende år. Generalforsamlingen tog bestyrelsens indstilling til efterretning, hvilket betyder at revisionsfirmaet EY fortsætter som selskabets revisor for det kommende år. 07. Indkomne forslag Med reference til den udsendte indkaldelse til generalforsamling dateret den skal eventuelle forslag være selskabet i hænde senest den 1. maj Bestyrelsen og kommunalbestyrelsen har i den forbindelse fremsendt forslag om drøftelse af følgende temaer: 4

5 - Åbenhed for offentligheden ved generalforsamlingen. - Erhvervsvenlighed. - Håndtering af indkomne forslag til generalforsamlingen. Der er ikke indkommet forslag herudover. Pkt. 7.1 Åbenhed for offentligheden ved generalforsamlingen AquaDjurs A/S er 100 % ejet af Norddjurs Kommune. Ifølge selskabslovens 76 udøver kapitalejerne (kommunen) sin beføjelser på generalforsamlingen. Det fremgår samtidig, at udenforstående ikke har ret til at deltage i generalforsamlingen, som dermed er et lukket møde. Dette harmonerer med vedtægternes 6.6, der angiver at generalforsamlingen ikke er åben for offentligheden. Kommunalbestyrelsen er orienteret om generalforsamlingen og har i samme forbindelse bemyndiget borgmesteren til at repræsentere ejeren. Ifølge selskabsloven skal kapitalejeren, bestyrelsesformanden, næstformanden og den registrerede direktør som minimum være tilstede til generalforsamlingen. I AquaDjurs er det kutyme, at invitere hele bestyrelsen, kommunalbestyrelsen, kommunaldirektør samt udvalgte embedsmænd med tætte samarbejdsrelationer til selskabet. Det er alene den udpegede repræsentant for kapitalejeren (borgmesteren) der har ret til at udtale sig på vegne heraf. Og det er således ikke hensigten, at der på selve generalforsamlingen skal være drøftelser eller afstemninger kommunalbestyrelsens medlemmer imellem i forhold til dagsorden eller forslag. Dette skal ske i regi af kommunalbestyrelsen forud for generalforsamlingen. Referater fra generalforsamling med tilhørende årsrapporter samt referater fra bestyrelsesmøder er tilgængelig på selskabets hjemmeside. Forbrugerne er repræsenteret via to bestyrelsesrepræsentanter, ligesom selskabet er underlagt offentlighedsloven med mulighed for, at søge aktindsigt i flere af selskabets forhold. Ifølge selskabsloven kan bestyrelsen bestemme, at udenforstående har adgang til at overvære generalforsamlingen også uden, at pågældendes identitet er kendt. Bestyrelsen ønsker en dialog om håndtering af selskabets åbenhed og herunder ejerens tanker og ønsker hertil. Pkt. 7.2 Erhvervsvenlighed Selskabets formål er jf. vedtægterne, at drive spildevands- og vandforsyningsvirksomhed i Norddjurs Kommune og dermed beslægtet 5

6 virksomhed. Selskabet skal medvirke til at sikre en spildevands- og vandforsyning af høj sundheds- og miljømæssig kvalitet, som tager hensyn til forsyningssikkerheden, klimaet og miljøet. Dette skal ske på en effektiv måde, der er gennemskuelig for kunderne og giver lavest mulige, stabile priser. Affødt af aktuelle sonderinger fra en større industrivirksomhed om tilslutning af spildevandet til Fornæs Renseanlæg som erstatning for egen rensning, ønsker bestyrelsen en dialog om erhvervsvenlighed og herunder holdninger til investeringer og risici. Bestyrelsen anbefaler på fællesskabets vegne, at selskabet understøtter den lokale erhvervsudvikling i størst mulig grad. Pkt. 7.3 Håndtering af indkomne forslag til generalforsamlingen Jf. vedtægternes 6.1 indkaldes generalforsamlingen med mindst 8 dages varsel og højest 4 ugers varsel til aktionæren. Forud for generalforsamlingen orienteres udvalgene (MTU, ØK og KB) om generalforsamlingen i AquaDjurs A/S. Det er kutyme, at forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen skal være selskabet i hænde senest 1 uge før generalforsamlingen. Kommunalbestyrelsen ønsker, at der tages initiativ til dialog om, at forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen indgår på en hensigtsmæssig måde i forhold til kommunalbestyrelsens forberedelse af generalforsamlingen. Et andet kommunalt ejet selskab har en praksis for, at forslag der skal behandles på generalforsamlingen for kapitalejeren skal fremlægges 2 uger før generalforsamlingen. En praksis der også kunne implementeres i AquaDjurs A/S. Generalforsamlingen drøftede de indkomne forslag og temaer med nedenstående konklusioner. Ad. 7.1: Den nuværende praksis for selskabets åbenhed og herunder deltagelse i generalforsamlinger anses for tilfredsstillende. Bestyrelsen arbejder videre med teamet. Såfremt der ønskes iværksæt tiltag og der ikke er i harmoni med selskabets vedtægter kræver dette en politisk godkendelse. Ad. 7.2: Selskabet skal medvirke til at styrke den lokale erhvervsvenlighed og bestyrelsen træffer de nødvendige beslutninger i forhold hertil. 6

7 Ad. 7.3: Praksis i forhold til håndtering af indkomne forslag ændres, så forslag der ønsket behandlet på generalforsamlingen indgår på en hensigtsmæssig måde i forhold til kommunalbestyrelsens forberedelse af generalforsamlingen. 08. Eventuelt Bestyrelsesformanden afsluttede generalforsamlingen og takkede på selskabets vegne dirigenten for varetagelse af hvervet og rettede derefter en stor tak til medarbejdere og direktør, som alle har ydet en stor indsats og har været konstruktive medspillere i de store forandringer, der sker i AquaDjurs. Også en stor tak til Norddjurs Kommune, med særlig adresse til forvaltningen for samarbejdet omkring vand- og spildevandsplanlægningen i kommunen. Til sidst en tak til bestyrelsen for et stort engagement i arbejdet, og viljen til at løse de spændende udfordringer. Det har været et spændende bekendtskab at blive en del af bestyrelsen for AquaDjurs. Orientering: Strategiplan AquaDjurs A/S Vandbranchen gennemgår i disse år store og hastige forandringer. Med henblik på at sikre korrespondance mellem rammebetingelser og det strategiske fokus, ajourføres strategiplanen i AquaDjurs som en rullende 4-årig proces. Strategiplanen tager afsæt i de ydre og indre rammer og udstikker pejlemærkerne for udviklingen af AquaDjurs frem mod 2022 med selskabets tre bundlinjer som de bærende elementer: Økonomi, Klima & Miljø og Samfund. Der bliver givet en orientering om Strategiplan for AquaDjurs A/S. Generalforsamlingen tog orientering om strategiplan til efterretning. Dirigent: Repræsentant for Norddjurs Kommune: Repræsentant for AquaDjurs A/S: 7