Referat. Bestyrelsesmøde, nr. 03/2016. Dagsorden. Mødedato: Onsdag den 13. april Mødested: AquaDjurs.

Transkript

1 Referat Bestyrelsesmøde, nr. 03/2016 Mødedato: Onsdag den 13. april Mødested: AquaDjurs. Mødedeltagere: Bestyrelse - Frede Ejler Frandsen, FF (formand) - Mogens Hvid, MH (næstformand) - Bjarne Bøhl Pedersen, BBP - Ulf Harbo, UH - Jytte Schmidt, JS - Max Varnum Pedersen, MVP - Allan Stig Helgren Jensen, ASHJ - Brian Pedersen, BPD Øvrige - Kim Poulsen, Revisionsfirmaet EY, pkt Kitsie Lund, KML (adm. chef), pkt Palle Lyngsø Mikkelsen, PLM (direktør) Afbud: - Inger Kirstine Andersen, IKS - Ulrik Christensen, ULC Dagsorden 03.1 Strategiplan AquaDjurs, Revisionsprotokollat og årsrapport Generalforsamling 03.4 Orienteringssager til eventuel drøftelse 03.5 Meddelelser fra formanden 03.6 Underskrivelse af referater samt forretningsorden 03.7 Eventuelt. 1

2 03.1 Strategiplan AquaDjurs, De ydre rammer for vandsektoren er under konstant forandring via bl.a. ændret lovgivning, øgede krav og herunder en stram økonomisk regulering - faktorer der kræver reaktion og tilpasning. Bestyrelsen har ved flere lejligheder og herunder på strategiseminariet den og temamødet den , drøftet rammerne for den igangsatte revision af strategiplanen for AquaDjurs A/S. Strategiplanen tager afsæt i de ydre og indre rammer og udstikker pejlemærkerne for udvikling af AquaDjurs frem mod Strategien tager afsæt i selskabets tre bundlinjer (Økonomi, Klima & Miljø og Samfund), understøttet af delstrategier i forhold til tekniske anlæg, effektivitet samt organisationsudvikling. Med afsæt i strategiplanens målsætninger udarbejdes efterfølgende handlingsplaner relateret til de aktuelle fokusområder. Strategiplan AquaDjurs , udkast dateret den NB: På ipad læses dokumentet i det rette layout via anvendelse af Adobe Acrobat el. lign. Direktionen indstiller, at bestyrelsen kvalificerer og principgodkender oplægget til ny strategiplan for AquaDjurs A/S, Endelig strategiplan med eventuelle rettelser og supplementer udsendes i forlængelse af bestyrelsesmødet. Strategiplanen følges op af en temadrøftelse i bestyrelsen omkring ambitioner og prioriteringer i forhold til samarbejder, og herunder koncernstruktur på et af de kommende bestyrelsesmøder. Strategiplanen tages årligt op til evaluering i bestyrelsen. Bestyrelsen principgodkendte Strategiplan AquaDjurs, med tilhørende bemærkninger. Strategiplanen følges op af en temadrøftelse omkring samarbejder på et af de kommende bestyrelsesmøder, og evalueres en gang årligt. Den tilrettede strategiplan udsendes i forlængelse af bestyrelsesmødet, og kan fremlægges for hovedaktionæren på generalforsamlingen den Revisionsprotokollat og årsrapport

3 I samarbejde med selskabets revisor er der udarbejdet udkast til revisionsprotokollat samt årsrapport for Årsrapporten er udarbejdet i et nyt og mere læsevenligt layout end tidligere, og revisionen har afgivet en påtegning på årsregnskabet uden forbehold samt en udtalelse til ledelsesberetningen uden bemærkninger, idet der i øvrigt henvises til sagens bilag. Revisionsprotokollat. Årsrapport 2015 (udkast). Direktionen indstiller, at bestyrelsen godkender foreliggende udkast til revisionsprotokollat samt årsrapport Revisionsprotokollatet skal underskrives af bestyrelsen, mens årsrapporten i den endelige udgave, bliver fremsat til behandling på generalforsamlingen. Årsrapporten offentliggøres efterfølgende på selskabets hjemmeside. Bestyrelsen godkendte og underskrev revisionsprotokollatet. Bestyrelsen godkendte årsrapport 2015, og indstiller årsrapporten til godkendelse på generalforsamlingen, hvorefter den offentliggøres på selskabets hemmeside Generalforsamling Generalforsamlingen gennemføres med udgangspunkt i selskabets vedtægter. Ejeren er repræsenteret ved borgmesteren. Herudover er inviteret gruppeformænd for de aktuelle udvalg, Økonomiudvalg, Teknik & Miljøudvalg samt repræsentanter fra den kommunale administration. I tilknytning til generalforsamlingen er der lagt op til en drøftelse af selskabets fremtidige bestyrelse efter 2017 samt en orientering om strategiplanen for AquaDjurs A/S, Indkaldelse til generalforsamling. Bestyrelsens beretning. Udkast dateret den Udkast til hensigtserklæring for størrelse og sammensætning af bestyrelsen efter Dateret den og udarbejdet af Frede Frandsen. 3

4 Direktionen indstiller, at bestyrelsen drøfter den praktiske gennemførelse af årets generalforsamling og forholder sig til udkast til hensigtserklæring om størrelse og sammensætning af bestyrelsen efter Bestyrelsen tog indkaldelse til generalforsamlingen den til efterretning. Udkast til bestyrelsens beretning blev godkendt med enkelte rettelser og supplementer. Beretningen fremlægges af formanden, assisteret af direktøren. Bestyrelsen godkendte udkast til hensigtserklæring med enkelte rettelser. Hensigtserklæringen forelægges for hovedaktionæren, som et tema på generalforsamlingen Orienteringssager til eventuel drøftelse Vision for rensning af spildevand på Djursland Bestyrelsen er senest i forbindelse med en fælles studietur til Mariager Fjord Vand den blevet orienteret om den gennemførte økonomiske analyse i forhold til af den fremtidige spildevandsstruktur på Djursland. I fortsættelse heraf er der udarbejdet en fælles vision for rensning af spildevand på Djursland. Visionen er udarbejdet i et samarbejde mellem Syddjurs Spildevand og AquaDjurs, og har desuden været drøftet med myndighederne i Syddjurs og Norddjurs Kommuner. Visionen indgår som bilag til sagen Tværkommunale spildevandsaftaler AquaDjurs har tværkommunale spildevandsaftaler med henholdsvis Randers Spildevand og Syddjurs Spildevand. Der er tale om to parallelle aftaler i forhold til transport og rensning af spildevand, senest revideret i 2009 / Aftalerne tager udgangspunkt i en betalingsmodel baseret på et driftsbidrag til henholdsvis rensning og transport af spildevand samt et anlægsbidrag. Affødt af bl.a. Vandsektorloven samt stigende investeringsbehov på renseanlæggene, bliver der fremadrettet behov for ajourføring af betalingsmodellen for specielt anlægsbidrag. Den nuværende betalingsmodel for anlægsbidrag tager afsæt i en forholdsmæssig fordeling af anlægsinvesteringer ud fra de tilledte vandmængder, mens den fremadrettede model inddrager afskrivningsmæssige betragtninger ud fra levetider for de aktuelle aktiver. Aktualiseret af udviklingsplanen for Fornæs Renseanlæg samt større investeringer på Randers Centralrenseanlæg, er der nedsat en tværkommunal arbejdsgruppe med repræsentanter for de tre selskaber. 4

5 Tekniske anlæg Vandsamarbejde Vest Djursland Vandsamarbejde Vest Djursland A/S består af vandværkerne i Auning, Vivild, Hevring, Holbæk, Øster Alling samt AquaDjurs. Planlægnings- og udbudsarbejderne forløber planmæssigt. Der er den licitation for det nye vandværk, mens udbudsmateriale for ledningsanlæg etc. udsendes til de bydende ultimo april måned. Kommunalbestyrelsen har den meddelt kommunegaranti, og endelig afklaring af finansiering pågår Restancer Bestyrelsen orienteres løbende omkring udvikling i selskabets restancer. Der har været en positiv udvikling i udestående restanser igennem det seneste år, fra DKK 3,689 mio. pr til kr. 2,565 mio. pr En uddybende redegørelse udarbejdes efter 1. halvår til forelæggelse på bestyrelsesmødet i september Fælles vision for rensning af spildevand på Djursland, dateret den Bestyrelsen tog orienteringerne til efterretning Meddelelser fra formanden Mundtlig orientering fra formanden omkring følgende: Nyt, siden sidste bestyrelsesmøde Ingen. Formanden indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog formandens orienteringer til efterretning: - Generalforsamling i Norddjurs Vandråd den , hvor Brian Pedersen blev valgt ind i bestyrelsen. - Markering af Dolmer Kildeskov den , der etableres i regi af Vandcenter Djurs som led i grundvandsbeskyttelse. 5

6 - Næste dialogmøde med Vandcenter Djurs afholdes den med deltagelse af formand, næstformand og direktør (forhandlingsmandat godkendt) Underskrivelse af referater samt forretningsorden Referater fra nytårskurs den samt temamøde den er fremsendt pr. mail og der er ikke indkommet bemærkninger. Referaterne underskrives. Ulf Harbo har pr afløst Helle Plougmann i bestyrelsen for AquaDjurs A/S. Med reference til selskabsloven skal bestyrelsen ved en forretningsorden træffe nærmere bestemmelser om udførelse af sit hverv. Foreliggende forretningsorden fra 2014 skal tiltrædes af den nye samlede bestyrelse. Forretningsorden for AquaDjurs A/S. Direktionen indstiller, at referaterne fra de seneste møder underskrives samt, at den samlede bestyrelse via underskrift tiltræder forretningsordenen for AquaDjurs A/S. Bestyrelsen tiltrådte foreliggende forretningsorden, og godkendte mødereferaterne fra sidste bestyrelsesmøder via underskrift Eventuelt Kommende møder: - Generalforsamling, tirsdag den 26. april, kl Dialogmøde med MTU, kombineret med bestyrelsesmøde, tirsdag den 21. juni (henholdsvis kl. 13 og 14). Bemærk at mødet er flyttet fra den 24. maj til den 21. juni. 6