Lovsekretariatet. Dato: Februar 2019 Kontor: Registerforvaltning (BBR og OIS) Sagsnr.:

Transkript

1 Lovsekretariatet Dato: Februar 2019 Kontor: Registerforvaltning (BBR og OIS) Sagsnr.: BBR-tilsynsrapport for Roskilde Kommune 2018 Indholdsfortegnelse BBR-tilsynsrapport for Roskilde Kommune Resumé og anbefalinger Indledning og formål med tilsyn Aktualiteten og kvaliteten af kommunens BBR-data Administration Ressourcer til løsning af BBR-opgaven Tilsynsmyndighedens bemærkninger Sagsbehandling BBR ajourføringsprocessen Tilsynets bemærkninger... 8

2 1. Resumé og anbefalinger Udviklings- og Forenklingsstyrelsen har som tilsynsmyndighed på BBR-området den 7. november 2018 gennemført et tilsyn med Roskilde Kommunes ajourføring af BBR. Tilsynet er sket ved en kombination af besøg og en gennemgang af kommunens BBR-data. Det overordnede formål med tilsynet er at undersøge kommunens føring af BBR, samt kommunens indsats med rettidig og korrekt indberetning af oplysninger i BBR (jf. BBR-lovens 3, stk. 3). Om BBR tilsyn Skatteministeren er som tilsynsmyndighed ifølge BBR-lovens 3, stk. 3. pålagt at gennemføre tilsyn med kommunernes føring af BBR, samt med kommunernes indsats med rettidig indberetning og opfølgning på oplysninger i BBR. BBR-tilsynsmyndigheden har siden 2007 ført tilsyn overfor en række kommuner, hvor der ved udvælgelsen er lagt vægt på risiko og væsentlighed i forhold til registerføringen. Der føres også tilsyn foranlediget af andre forhold fx klager over BBR-registreringen. Formålet med BBR-tilsyn er typisk at drøfte datakvaliteten i kommunens BBR på baggrund af analyser, som tilsynsmyndigheden foretager inden besøget, samt at gå i dialog med kommunen om BBR-arbejdsgange. Herudover bliver der opsamlet erfaringer, som videregives til andre kommuner og anvendes generelt i forbindelse med udviklingen af BBR-området. Der er ved tilsynsbesøget taget udgangspunkt i det antal fejl, der blev fundet på tidspunktet for tilsynet. På kontroltidspunktet havde Roskilde Kommune 1 fejl i kategorien Bygning (er) med ikke korrekt bygningsanvendelseskode. Samlet erhvervsareal overstiger samlet boligareal, 9 fejl i Bygningsniveau: Arealligningen for enfamiliehus uden kælder og uden udnyttet tagetage stemmer ikke, og ingen fejl i de øvrige 4 kontroller. Dette er et acceptabelt niveau. Hovedtemaet for udvælgelse og gennemførelse af BBR-tilsynet i 2018 er kontrol af de oplysninger i BBR, som giver et billede af, om der sker en rettidig indberetning af kommunens BBR-data i forbindelse med nyregistreringen af erhvervsejendomme, hvor alle indberetninger modtages og behandles i kommunens Indbakke. Behandling af sager i Indbakken får stigende betydning for kvalitetssikring af BBR-data særligt i takt med, at stadig flere kommuner åbner op for Ret BBR, hvor ejerne digitalt kan indberette ændringer til BBR. Tilsynets gennemgang af Roskilde Kommunes håndtering af sager i Indbakken havde fokus på sagsbehandlingstider og tidstro registrering i BBR, hvilket i henhold til Bekendtgørelse om ajourføring af Bygnings- og Boligregistret (BBR) 23 (herefter ajourføringsbekendtgørelsen) skal være sket senest 10 hverdage efter kommunens modtagelse af de nye oplysninger. Gennemgangen af Indbakken har vist, at Roskilde Kommune har haft vanskeligt ved at ekspedere sager i Indbakken indenfor 10 hverdage. 2 af 8

3 Af de sager, der lå i Indbakken (modtaget eller sat under behandling) har 100% ligget der i mere end 10 hverdage. 40% har ligget i Indbakken i mere end ½ år. Tilsynet finder det kritisabelt, at der i en periode på mere end ½ år, næsten ikke har været behandlet sager i Indbakken, som kommunen først er kommet i gang med efter sommerferien. For at kunne overholde 10 dages fristen, anbefaler Udviklings- og Forenklingsstyrelsen at Roskilde Kommune afsætter tilstrækkelige ressourcer til at nedbringe sagspuklen. Det anbefales, at Roskilde Kommune løbende kontrollerer, at sager i Indbakken overholder fristen på 10 hverdage for udførelse. Samtidig anbefales det, at kommunen tilretter den interne procedure, så denne stemmer overens med overholdelse af de gældende frister, i henhold til bekendtgørelsen om ajourføring af BBR samt nedskriver proceduren for at tydeliggøre denne. Udviklings- og Forenklingsstyrelsen vil anbefale, at Roskilde Kommune ser på, om de med deres nuværende flow og opdeling, har tilstrækkelig med BBR-kompetencer i den indledende sagsbehandling (screening og visitering) af sagerne i Indbakken. Kommunen har efter tilsynet oplyst, at de forventer at overholde 10-dages fristen inden for de næste 2 til 3 måneder. Kommunen har endvidere oplyst, at de har igangsat undervisning ved ekstern konsulent, hvilket må ses i sammenhæng med at kommunen blevet ramt af endnu en opsigelse fra en erfaren BBR-medarbejder, men der forventes at være fuld bemanding på BBR pr. den 1. marts Der er endvidere opsat filter i Indbakken. 2. Indledning og formål med tilsyn Denne tilsynsrapport vedrører ajourføringen af Roskilde Kommunes data i Bygnings- og Boligregistret (BBR). Udviklings- og Forenklingsstyrelsen udsendte BBR-tilsynsvarslingen den 9. august 2018 og har behandlet tilsynsmateriale fra kommunen forud for tilsynsbesøget, som fandt sted den 7. november Hovedtemaet for udvælgelse og gennemførelse af BBR-tilsynet i 2018, er kontrol af de oplysninger i BBR, som giver et billede af, om der sker en rettidig indberetning af kommunens BBR-data i forbindelse med nyregistrering af erhvervsejendomme, hvor alle indberetninger modtages og behandles i kommunens Indbakke. Det væsentligste formål med tilsynsbesøget var at få belyst, hvad en manglende rettidig behandling af sager i Indbakken i givet fald, kan skyldes. Tilsynet omfattede primært en gennemgang af rettidigheden af de indberettede sager fra Indbakken samt kommunens håndtering af den administrative del af BBR-opgaven, herunder kommunens arbejde med at tilrettelægge procedurer til at sikre rettidig indberetning af alle sager i Indbakken. 3 af 8

4 Der er ikke tale om en fuldstændig gennemgang af kommunens data, idet Udviklings- og Forenklingsstyrelsen forventer, at kommunen af egen drift sikrer, at registreringen i BBR har den fornødne kvalitet (jf. BBR-lovens 3, stk. 1). Som tilsynsførende myndighed afgiver Udviklings- og Forenklingsstyrelsen bemærkninger og eventuelle anbefalinger om arbejdsgange, samt metoder til forbedring af datakvaliteten. 3. Aktualiteten og kvaliteten af kommunens BBRdata Udviklings- og Forenklingsstyrelsen har i forbindelse med tilsynet konstateret, at der var sager i Indbakken, som har ligget der siden februar 2018, men ikke indtastet i BBR. Tallene for sager i Indbakken, bygger på et dataudtræk fra BBR udført den 5. november De ældste sager i Indbakken, var ifølge udtrækket fra slutningen af Tabel 1 viser antal af sager i Indbakken fordelt på status. Som det fremgår af tabel 2, har 100% af sagerne (modtaget eller sat under behandling) ligget i Indbakken i mere end 10 hverdage. 40% har ligget i Indbakken i mere end ½ år. Tabel 1: Antal af sager fordelt på status i Indbakken for Roskilde Kommune. Status Modtaget Under behandling Afvist Udført Antal Tabel 2: Antal af uafsluttede sager i Indbakken for Roskilde Kommune der har ligget i mere end 10 hverdage og ½ år. Status I alt Mere end 10 dage Mere end ½ år Modtaget Under behandling Samlet Samlet antal i procent (afrundet) 100% 40% Registreringen af data i BBR skal ske i umiddelbar forlængelse af modtagelse i Indbakken. Der er en frist på 10 hverdage for at registrere oplysningerne i BBR. Tilsynet kan her konstatere, at kommunen har valgt at se og behandle alle indberetningerne i Indbakken (dvs. uden brug af direkte indberetning), hvilket har været tids- og arbejdskrævende. Opgørelse over antal af indbakkesager registreret i BBR viser, at fristen på 10 hverdage, ikke har kunnet overholdes. 4 af 8

5 Roskilde Kommune har som led i bestræbelserne på at nedbringe puklen efter tilsynet valgt at gøre brug af et filter til Indbakken, således at det kan mindske antallet af sager, som skal behandles manuelt. Udover kontrol af behandlingen af sager i indbakken, har Udviklings- og Forenklingsstyrelsen i forbindelse med tilsynet i Roskilde Kommune, udført en række kvalitetskontroller på kommunens BBR-data. Der er udført analyser, hvor logiske sammenhænge i registret er testet, i form af kontroller af om data i BBR indbyrdes eller selvstændigt logisk, passer eller hænger sammen. Udviklings- og Forenklingsstyrelsen har som det fremgår af tabel 3, gennemført i alt 6 fejlkontroller på BBR data i Roskilde Kommune, og resultatet blev fremsendt til kommunen forud for tilsynsbesøget, og fejllisten blev gennemgået med kommunen på tilsynet. Tabel 3: Fejlliste på baggrund af logiske kontroller af BBR data Kontrol Fejlkontrol Antal fejl 21 Bygning (er) med ukorrekt om- eller tilbygningsår. Ombygningsåret kan ikke være tidligere end opførelsesåret. 24 Bygning (er) med ikke korrekt bygningsanvendelseskode. Samlet erhvervsareal overstiger samlet boligareal. 26 Bygning (er) med ukorrekt ombygningsår. Ombygningsår er < 0 eller ombygningsår > d.d. 87 Bygningsniveau: Arealligningen for enfamiliehus uden kælder og uden udnyttet tagetage stemmer ikke. 88 Arealligningen for sommerhus uden kælder og uden udnyttet tagetage stemmer ikke. 113 Etageniveau: Kælderareal godkendt til bolig er større end det samlede kælderareal Som det fremgår af tabel 3, blev der kun fundet 1 fejl i kontrol 24, 9 fejl i kontrol 87 og ingen fejl i de øvrige 4 kontroller. Dette vurderes som værende et acceptabelt niveau. 4. Administration 4.1 Ressourcer til løsning af BBR-opgaven Udviklings- og Forenklingsstyrelsen har fået oplyst, at BBR-opgaven i Roskilde Kommune organisatorisk er placeret i afdeling Miljø- og Byggesag, nærmere bestemt i byggesagsafsnittet 5 af 8

6 By, Bolig og Arkitektur. I dette afsnit er der i alt ca. 8 medarbejdere, der blandt andet varetager byggesagsbehandling af enfamiliehuse, rækkehuse og småbygninger. Team Bygge- og ejendomsdata, som består af 3-4 medarbejdere, varetager administration og sagsbehandling i forbindelse med BBR/geokodning samt matrikulære ændringer, adresseændringer, tinglysning mv. Kommunen oplyste, at de tillige har en Erhvervsafdeling, der består af ca. 12 medarbejdere, der fungerer som virksomhedernes indgang til kommunen. Afdelingen arbejder med tiltrækning af virksomheder, turisme, udviklingsprojekter, erhvervsplanlægning samt med byggesagsbehandling af erhvervs- og etagebyggerier. Team Bygge- og ejendomsdata varetager opgaverne med BBR-registreringen i både Erhvervsafdelingen samt i byggeafsnittet Team Bolig og Arkitektur. Kommunen oplyste, at byggeaktiviteten i Roskilde p.t. er høj, som følge af, at der kommer ca flere borgere til kommunen om året. Dette medfører mange arbejdsopgaver for BBR. Hertil kommer, at kommunen i 2018 har igangsat deres eget Ret din BBR, hvor der er skrevet ud til ejendomsejere med anmodning om at tjekke deres BBR, hvilket har resulteret i mere end borger henvendelser om rettelser i BBR, som også skal behandles. Kommunen oplyste, at der i de senere år har været 2 medarbejdere fuldtids på BBR-opgaven, men siden påsken 2018 har der kun været 1 fuldtids BBR-medarbejder. Der er nu blevet ansat en ekstra BBR-medarbejder og en anden medarbejder i teamet, er under oplæring i BBR. Kommunen har endvidere oplyst, at der tidligere har været ansat en vikar på disse DUT-midler, og at der siden maj 2018, har været ansat en medarbejder aflønnet heraf, med hovedopgave på BBR. Der er i forbindelse med nyregistreringen af erhvervsejendomme blevet ansat 1 BBRmedarbejder i Team Bygge- og Ejendomsdata, og 1 i Erhvervsafdelingen, der sammen med 2 administrative medarbejdere, uden særlig kendskab til BBR, har til opgave at gennemgå Indbakken. Det blev oplyst, at det er kommunens vurdering, at både nyregistreringen af erhvervsejendomme samt kommunens eget Ret din BBR resulterer i flere lovliggørelsessager, og derfor har kommunen oveni disse ressourcer, ansat flere byggesagsbehandlere i de to afdelinger. Det er BBR-registerførerne i Team Bygge- og Ejendomsdata, som har hovedansvaret for BBR, og byggesagsbehandlerne foretager ikke selv registreringerne i BBR. Selvom ressourceforbruget til løsning af BBR-opgaven igen er kommet op på en bemanding svarende til 2-3 fuldtids medarbejdere, har kommunen fra primo 2018 og frem til nu, haft en sagspukkel i Indbakken, bestående af en stor mængde ikke afsluttede sager i Indbakken, som derfor ikke er opdateret i BBR. Kommunen har oplyst, at de vurderer, at sagspuklen ikke alene hænger sammen med de personalemæssige udfordringer, men i starten af året også skyldes utydelig intern kommunikation, som har medført, at kommunen først efter sommerferien 2018, har fået fuld fokus på behandling af sager i Indbakken. 6 af 8

7 Kommunen har efter tilsynet oplyst, at de forventer at overholde 10-dages fristen inden for de næste 2 til 3 måneder. Kommunen har endvidere oplyst, at de har igangsat undervisning ved ekstern konsulent, som følge af at kommunen er blevet ramt af endnu en opsigelse fra en erfaren BBR-medarbejder, men der forventes at være fuld bemanding på BBR pr. den 1. marts Den ekstra ansatte medarbejder i Erhvervsafdelingen der på tilsynstidspunktet var beskæftiget med Indbakken ca. 50% af sin tid, er nu på 100%. Der er desuden opsat filter i Indbakken Tilsynsmyndighedens bemærkninger Udviklings- og Forenklingsstyrelsen finder det kritisabelt, at kommunen i en periode på næsten et halvt år, ikke har behandlet sager i Indbakken, og at der først efter sommerferien er kommet fokus på behandling af sager i Indbakken. Det skal bemærkes, at der i en periode kun har været 1 fuldtids medarbejder på BBR-opgaverne, men kommunen har nu ansat en ny BBRmedarbejder og en medarbejder er under oplæring i BBR. Det kan dog konstateres, at der trods den ekstra bemanding til gennemgangen af Indbakken, er blevet oparbejdet en stor sagspukkel. Udviklings- og Forenklingsstyrelsen anbefaler, at Roskilde Kommune ressourcemæssigt prioriterer at overholde fristen på 10 hverdage for at registrere oplysninger i BBR. Derudover bør kommunen afsætte tilstrækkelige ressourcer, til at nedbringe sagspuklen. Udviklings- og Forenklingsstyrelsen vil anbefale, at Roskilde Kommune ser på, om de med deres nuværende flow og opdeling, har tilstrækkelig med BBR-kompetencer i den indledende sagsbehandling (screening og visitering) af sagerne i Indbakken. 4.2 Sagsbehandling BBR ajourføringsprocessen Kommunen har til Udviklings- og Forenklingsstyrelsen oplyst, at selvom der var aktivitet i behandlingen af sager i Indbakken i begyndelsen af året, så har det efterfølgende ligget stille, og det er først efter sommerferien, at denne opgave er blevet prioriteret. På det tidspunkt havde kommunen ikke været opmærksomme på muligheden for at få opsat filter, til direkte indberetning af rettelser i Indbakken. Kommunen har oplyst, at ajourføringen i BBR af indbakkesager, ikke sker i samme sagsgang, som behandlingen af mulige byggesager. 2 administrative medarbejdere i Erhvervsafdelingen har til opgave, en gang ugentligt, at gennemse Indbakken, hvor de vurderer, om sagerne kan godkendes eller om der skal oprettes en byggesag. Herefter sendes sagerne til registrering i team Bygge- og ejendomsdata. Kommunen oplyste, at for de sager som sættes til behandling, oprettes og registreres der byggesager på dem i BBR, selvom det ikke nødvendigvis vil medføre ændringer i registerets dataindhold. Kommunen oplyste endvidere, at der desuden benyttes notatlinjer ved eventuelt lovliggørelser. Kommunen har i denne sammenhæng oplyst, at de ikke har en nedskrevet procedure for disse arbejdsgange, som kompliceres af, at det involverer flere 7 af 8

8 afdelinger, nemlig byggeafsnittet Bolig og Arkitektur/Team Bygge- og ejendomsdata samt Erhvervsafdelingen, som er placeret på forskellige etager, hvilket gør det ekstra vigtigt med faste arbejdsgange. Kommunen har oplyst, at der er aftalte procedurer mellem Erhvervsafdelingen og Bolig og Arkitektur/Team Bygge- og ejendomsdata, men de er ikke nedskreven. Kommunen har rettet opmærksomheden på at fjerne efterslæbet fra Indbakken. For at mindske antallet af sager, som skal behandles manuelt, vil kommunen gerne gøre brug af et filter til Indbakken. Kommunen har efter tilsynet oplyst, at der nu er opsat filter i Indbakken. Kommunen har oplyst, at der arbejdes med tiltag, som vil kunne sikre, at ajourføringen af sager fra Indbakken i BBR fremadrettet sker indenfor 10 dages reglen. Kommunens ajourføringsproces i forhold til øvrige byggesager mv. har tilsynet ingen bemærkninger til Tilsynets bemærkninger Udviklings- og Forenklingsstyrelsen skal gøre opmærksom på, at bekendtgørelsen om BBR s ajourføring og drift skal følges, herunder at BBR skal ajourføres, når sager modtages i Indbakken. Udviklings- og Forenklingsstyrelsen finder det positivt, at Roskilde Kommune nu har tilvalgt et filter til Indbakken, da det vil mindske antallet af sager, som skal behandles manuelt. Det er endvidere positivt, at det kan ses, at der på sager under behandling, er registreret en byggesag på dem samt der anvendes notatlinjer, hvis der eventuelt skal en lovliggørende byggetilladelse til ændringen. Det er afgørende, at ajourføringstiden for indbakkesager til registrering i BBR, nedbringes væsentligt, således at den sker indenfor 10 hverdage. Ajourføringsbekendtgørelsens 23 giver her mulighed for at registrere evt. ulovlige forhold med henblik på en efterfølgende sagsbehandling. Det anbefales, at Roskilde Kommune løbende kontrollerer, at sager i Indbakken overholder fristen på 10 hverdage for udførelse. Samtidig anbefales det, at kommunen tilretter den interne procedure, så denne stemmer overens med overholdelse af de gældende frister, i henhold til bekendtgørelsen om ajourføring af BBR, samt nedskriver proceduren for at tydeliggøre denne. 8 af 8