Indbakken i BBR Digital behandling af indberetninger til BBR Generel Beskrivelse April 2017

Transkript

1 Indbakken i BBR Digital behandling af indberetninger til BBR Generel Beskrivelse April 2017

2 Indbakken i BBR Digital behandling af indberetninger til BBR Generel Beskrivelse Den generelle beskrivelse er udarbejdet af SKAT, under projektgruppen for BBR 2.0. Dokumentet er skrevet af Mette Starup og revideret af Dorte Holm m.fl. Oplysninger om projektet For yderligere oplysninger om Indbakken og BBR 2.0 kontakt: Projektleder Dorte Holm dorte.holm@skat.dk Telefon: Projektmedarbejder Mette Starup mette.starup@skat.dk Telefon: Support For support af Indbakken kontakt: BBR-vikaren Lars Keller larskeller@bbrvikaren.dk Telefon: Hjemmeside: bbrvikaren.dk Oplysninger i forbindelse med digitale indberetninger til BBR For spørgsmål i forbindelse med digitale indberetninger til BBR f.eks. - Hvis en erhvervsejer ringer til kommunen vedr. Nyregistrering - Hvis der er noget kommunen ikke forstår i BBR Erhvervsservice i SKAT s indberetninger til Ret BBR / Indbakken Kontakt da: BBR Erhvervsservice i SKAT (Call-center): Nyreg@skat.dk BBR generelt og geokodning For oplysninger om BBR generelt og f.eks. geokodning kontakt: BBR@BBR.dk 2

3 Indhold 1. Formål Baggrund BBR-programmet BBR Erhvervsservice Ret BBR Kommunens opgaver Opgaver i forbindelse med Nyregistrering Opgaver i forbindelse med almindelig vedligeholdelse Supplerende oplysninger til BBR Geokoderens gennemsynsdatabase Bemærkningsfelt i Indbakken Indbakken Indberetter Indberetning Rettelse Felter Direkte indberetninger Byggesagsmærke Digital behandling af indberetninger Foretage rettelser i BBR manuelt Dokumentation Kontakt og support

4 1. Formål Dette dokument er en generel beskrivelse til de medarbejdere i kommunerne, der arbejder med digitale indberetninger fra Ret BBR, i forbindelse med rettelser og nye registreringer i BBR. Indbakken er en selvstændig del af BBR 2.0, der er udviklet i BBR 2.0 s design. BBR 2.0 er udviklet i sammenhæng med Grunddataprogrammet. Da der blev udmeldt forsinkelser i Grunddataprogrammet, blev det besluttet, at udviklingen med Indberetning En indberetning er en eller flere rettelser, der er foretaget på én ejendom. En indberetning er knyttet til en handling udført i Ret BBR. Der kan således forekomme flere indberetninger på en ejendom, hvis de er lavet på forskellige tidspunkter i Ret BBR. BBR 2.0 var kommet så langt, at det var muligt, at idriftsætte den nye grønne version af BBR. Den version hedder BBR 1.8, og bliver lanceret 6. juni Det betyder at BBR s brugere får glæde af de nye funktionaliteter udviklet til BBR med tre måneders forsinkelse i forhold til den oprindelige plan. Når BBR 1,8 går i drift, vil Indbakken og BBR være smeltet sammen til ét system. Indtil det sker vil BBR og Indbakken være to systemer. BBR vil kunne tilgås på sædvanlig vis via bbr-kommune.dk, og Indbakken kan anvendes til digitalt at opdatere BBR, med ændringer og nye registreringer til BBR s stamdata, der er indberettet vi selvbetjeningsløsningen Ret BBR. Dette dokument er en grundigere introduktion til arbejdsopgaven omkring digitale indberetninger i Indbakken, og skal ses i sammenhæng med den brugervejledning, som er udarbejdet af Netcompany. Brugervejledningen udgør en vejledning i brug af Indbakken. Den generelle beskrivelse er rettet mod at give læseren en baggrund for digitale indberetninger til BBR, og give læseren et overblik og retningslinjer for arbejdsgange, i forbindelse med behandling af digitale indberetninger, der kommer ind via selvbetjeningsløsningen Ret BBR. Formålet med digitale indberetninger i Indbakken, er at kommunerne, på en let måde digitalt kan behandle ejere og administratorers forslag til ændringer, og nye registreringer i BBR på en ejendom, som er indberettet via Ret BBR. Det betyder, at kommunen, ved at trykke på en knap digitalt kan behandle indberetningen, og evt. overføre data til BBR. Behandling af indberetninger understøtter BBR s formål om, at registrere faktiske fysiske forhold i den virkelige verden. Det er ikke hensigten, at man ved digitale indberetninger i Indbakken skal registrere BBR data, der udspringer af byggesager i Byg- og Miljø. Byggesager håndteres, som sædvanligt, via BOM (Byg- og Miljø) og ikke i forbindelse med Ret BBR og Indbakken. 4

5 2. Baggrund BBR (Bygnings- og Boligregistret) indeholder en entydig registrering af alle grunde, bygninger, tekniske anlæg og boligenheder i hele Danmark. Registreringerne omfatter bl. a. beliggenhed, areal og anvendelse. Oplysningerne i BBR skal afspejle de faktiske fysiske forhold, på den enkelte ejendom. Det vil sige registrering af de bygninger og tekniske anlæg mm., der eksisterer i virkeligheden. Der har siden 1977 været meget detaljerede krav til registrering af boliger i BBR. Hidtil har der ikke været detaljerede krav til registrering af anvendelse af erhvervsbygninger. Men pr. 1. november 2016 er der kommet nye regler. Det betyder, at alle erhvervsbygninger skal enhedsopdeles i BBR. Desuden er det også blevet obligatorisk, at registrere visse typer af tekniske anlæg som f.eks. gyllebeholdere, ajlebeholdere og siloer. I perioden fra november 2016 til oktober 2018 kontakter SKAT ca ejere og administratorer af erhvervsbygninger for, at få registreret erhvervsenheder og visse typer tekniske anlæg i BBR. Dette sker i forbindelse med Nyregistreringsprojektet. Tidligere har kommunen skulle håndtere henvendelser fra borgere om ændringer til BBR oplysninger fra mange forskellige kilder, og som oftest analogt. Dette er ikke en holdbar løsning fremover, da der vil komme mange nye registreringer fra ejere og administratorer. På denne baggrund er der behov for, på en ensartet, landsdækkende og digital måde, at kunne tilføje og rette oplysninger i BBR. Fremover kan borgeren, som de altid har været vandt til, henvende sig direkte til kommunen, med oplysninger om rettelser og nye registreringer i BBR. Men som noget nyt bliver der stillet en digital selvbetjeningsløsning, Ret BBR, til rådighed for borgere og ejendomsejere og administratorer, til aflevering af oplysninger af rettelser mm. til kommunen og BBR. Når ejendomsejeren indberetter sine oplysninger i Ret BBR, bliver disse oplysninger sendt, som en indberetning til kommunens videre behandling i Indbakken. 5

6 I første omgang vil Ret BBR bliver anvendt til at registrere erhvervsenheder i forbindelse med Nyregistreringsprojektet. Dette projekt, der som nævnt, starter i november 2016, og vil forløbe regionsvis, indtil SKAT har været hele Danmark i gennem, i udgangen af Dette kaldes i daglig tale for bølgeplanen. Disse erhvervsenheder vil blive nyregistreret i Ret BBR, og vil blive overført til kommunens behandling i Indbakken. 6

7 I starten, vil Ret BBR primært blive stillet til rådighed for SKAT s BBR Erhvervsservice, i forbindelse med Nyregistrering af erhvervsenheder. På længere sigt, er det hensigten, at Ret BBR skal anvendes af almindelige borgere, til indberetning af rettelser mm. til BBR. Dette sker medio Indberetter Indtil medio 2017 vil det kun være SKAT s BBR Erhvervsservice der indberetter i Ret BBR. Disse indberetninger vil omfatte erhvervsregistreringer. 2.1 BBR-programmet For at understøtte ejendomsvurderingens behov for bedre, og flere data i BBR, blev der i efteråret 2015 etableret et BBR-program i SKAT. Flowet i BBR-programmet i relation til nyregistrering af erhvervsenheder kan ses af nedenstående figur. Der, hvor kommunens opgaver ligger i forbindelse med BBR-programmet er: I forbindelse med gennemsyn af SKATs maskinelle geokodning første trin I forbindelse med behandling af indberetninger fra ejendomsejere og administratorer i Indbakken - sidste trin. Projekterne i BBR-programmet er: Geokodning håndteres af SKAT, men det bliver muligt for kommunerne at kvalitetssikre geokodningen Maskinel oprettelse af opgange og etager i BBR, til brug for nyregistreringen af erhvervsenheder håndteres af SKAT Nyregistrering af erhvervsenheder og visse typer af tekniske anlæg på landbrugsejendomme i Ret BBR håndteres af SKAT sammen med ejendomsejerne og administratorer Behandling af indberetninger fra Ret BBR håndteres af kommunerne En forudsætning for, at Nyregistreringen af erhvervsenheder kan foregå er, at alle bygninger er geokodet, og at der er oprettet opgange og etager i alle bygninger i BBR. 7

8 I dag er ca. 57% af alle bygninger i BBR geokodet med en tilfredsstillende kvalitet. Målet er at få dette tal så tæt på de 100 %, som muligt. Derfor har SKAT, efter aftale med KL og Geodanmark, startet en maskinel geokodning af de resterende bygninger i BBR. Dette kommer til at foregå parallelt med Nyregistreringsprojektet (registrering af erhvervsenheder i BBR). For at kunne få registreret nye bygninger, samt erhvervs- og boligenheder i BBR, er det været nødvendigt, at auto oprette opgange og etager i BBR i de bygninger i BBR, der ikke har registret opgange og etager i forvejen. Desuden er det nødvendigt, at ophæve de strenge krav, der hidtil har været mellem enheder og adresser. Enheder SKAL stadig registreres med en adresse, men det vil fremover være muligt, for flere erhvervsenheder, at dele en adresse. Dermed er kravet om, at en erhvervsenhed skal være registreret med en unik adresse ophævet. Siden november 2016 har det været muligt, at oprette småbygninger (anvendelseskode 910, 920 og 930) direkte i BBR, via Geokoderen. 2.2 BBR Erhvervsservice BBR Erhvervsservice i SKATs rolle, i forbindelse med nyregistreringen er, at hjælpe ejer/administrator med, at indberette erhvervsenheder og rettelser til BBR via Ret BBR. Det vil sige, BBR Erhvervsservices opgave er at viderebringe ejers oplysninger til Ret BBR. Hovedmålet med dette arbejde er, at foretage registreringer af erhvervsenheder i BBR, med den mest korrekte anvendelse. Dette arbejde sker, efter grundig oplæring og under kyndig vejledning fra BBR programmet og konsulenter, der er eksperter i registrering i BBR. Sekundært er det også muligt for ejer at få foretaget andre rettelser i BBR. Sammen med ejer/administrator registrerer BBR Erhvervsservice følgende: Som hovedregel registreres én enhed pr. bygning Hvis der er flere forskellige anvendere/virksomheder i en bygning, kan der registreres flere enheder i en bygning Det er enhedens primære anvendelse der registreres Når enheden registreres med en ny anvendelseskode, om registreres bygningens anvendelseskode også I august 2016 blev der implementeret nye, mere detaljerede anvendelseskoder til bygninger og enheder. Desuden blev der implementeret enkelte nye klassifikationskoder til tekniske anlæg. Muligheden for, at kunne angive mere detaljerede anvendelseskoder på bygninger og enheder, betyder, at det kan være mest rigtig, at angive en kode, der ligger i et andet 100-interval. De nye anvendelseskoder kan ses her: Ret BBR Ret BBR er en digital online indberetningsløsning, udviklet specielt med det formål, at kunne anvendes til digitale rettelser og nye registreringer i BBR. I øjeblikket er det kun BBR-erhvervsservice i SKAT, der kan foretage indberetninger i Ret BBR. Juni 2017 er det planen at åbne for andres brug af Ret BBR. 8

9 I grove træk gør følgende sig gældende for Ret BBR: Der kan indberettes forslag til rettelser af BBRs oplysninger Der kan foretages nyregistrering af erhvervsenheder Nyregistrering af erhvervsenheder foregår ved hjælp af en dedikeret skabelon til dette Indberetter er entydigt identificeret Rettelser skal overholde visse af BBRs valideringer og krav 9

10 3. Kommunens opgaver Tidligere har kommunens opgave i forhold til BBR været som registerfører, og som kvalitetssikrer af de oplysninger, der er kommet ind i BBR, samt registrere de faktisk fysiske forhold. Desuden har kommunen haft en opgave i at vurdere, om ændringen skal byggesagsbehandles. Da flere oplysninger i fremtiden kommer ind digitalt, ændrer registerførerens rolle sig fra at være indtaster og kvalitetssikrerer af oplysninger i BBR, hen imod at være kvalitetssikrer og godkender af oplysninger til BBR. Kommunernes nye arbejdsopgaver i forbindelse med Ret BBR og Indbakken vil være: Kommunens fremtidige rolle ændres hen imod at være kvalitetssikrer og godkender af oplysninger til BBR Behandle forslag til rettelser i BBR fra Ret BBR i Indbakken i forbindelse med Nyregistreringen Opgaver i forbindelse med almindelig vedligeholdelse af BBR Med hensyn til tidsfrist for behandling af indberetninger, gælder de retningslinjer der gælder i Bekendtgørelse om ajourføring af Bygnings- og Boligregistret (BBR): 21. Kommunalbestyrelsen skal sikre, at BBR-registreringen, jf. 19 og 20, er korrekte, fyldestgørende og tidstro. Med tidstro forstås, at ajourføring af registret skal ske senest 10 hverdage efter kommunens modtagelse af nye oplysninger. Kilde: Bekendtgørelse om ajourføring af Bygnings- og Boligregistret (BBR) 3. 1 Opgaver i forbindelse med Nyregistrering Tidsplanen for kommunens opstart af behandling af de indkomne digitale indberetninger følger bølgeplanen for Nyregistreringen. Den vigtigste opgave for BBR-registerføreren i kommunen, i forbindelse med Nyregistreringen er, at behandle rettelser og nyregistreringer i BBR, i Indbakken, indberettet på vegne af ejer/administrator af BBR Erhvervsservice. I første omgang vil de indberetninger, der kommer til behandling hos kommunen, være indberetninger i forbindelse med Nyregistreringsprojektet. Disse indberetninger vil primært være indberettet af SKAT s BBR Erhvervsservice, på vegne af ejer eller administratorer. Det vil være tydeligt markeret i indberetningen, hvem der er kilde til indberetningen. En stor del Indberetninger fra ejere og administratorer SKAT indberetter nye erhvervsenheder og rettelser til ejendomme på vegne af ejer og administrator. af disse indberetninger vil handle helt eller delvist om oprettelse af nye erhvervsenheder, samt visse typer af tekniske anlæg på landbrugsejendomme. Hvis ejer eller administrator har andre rettelser til sin ejendom, vil disse også være en del af indberetningen. 3.2 Opgaver i forbindelse med almindelig vedligeholdelse Når Nyregistreringsprojektet skriver ud til ejere og administratorer, får de at vide, at SKAT s BBR Erhvervsservice vil tage kontakt til dem, med henblik på at gå deres erhvervsregistreringer i BBR i gennem. Kommunens rolle i forbindelse med almindelig vedligeholdelse af BBR, er fortsat, at besvare BBR-faglige spørgsmål fra ejere og administratorer. Det vil være fuldstændig som i dag. 10

11 4. Supplerende oplysninger til BBR I forbindelse med nyregistreringen og rettelser til BBR generelt, kigges der på det samlede billede, oplysninger i BBR indgår i. Hovedformålet med nyregistreringen er registrering af erhvervsenheder, og at rette eksisterende oplysninger i BBR. Men, hvis ejer afleverer rettelser til bygningers placering, oplysninger om nye bygninger med anvendelseskode 910, 920 eller 930, angives dette af BBR Erhvervsservice i Geokoderen. Både hvad angår nyregistreringen af erhvervsenheder, rettelser til BBR og oplysninger til bygningers placering, kan det give anledning til behov for supplerende oplysninger om rettelserne og nyregistreringerne, som kan være en hjælp, i kommunernes behandling af indberetningen. Til det formål er der blevet skabt to muligheder for BBR Erhvervsservice, at knytte bemærkninger, som præsenteres for BBR-medarbejderen: Bemærkningsfelt, der vises i Geokoderens gennemsynsdatabase Bemærkningsfelt, der vises i Indbakken 4.1 Geokoderens gennemsynsdatabase Formålet med bemærkningsfeltet i Geokoderens gennemsynsdatabase er, at BBR-Erhvervsservice kan komme med bemærkninger i relation til geokodningen f. eks., om opdeling af bygningen, at bygningen er revet ned, ligger et andet sted mm. Bemærkninger i Geokoderens gennemsynsdatabase ligger til gennemsyn i en afgrænset periode, hvorefter de forsvinder sammen, med de oplysninger de er knyttet til. Se eksempel på bemærkning fra BBR-Erhvervsservice i Geokoderens gennemsynsdatabase, på nedenstående figur. 11

12 4.2 Bemærkningsfelt i Indbakken Formålet med bemærkningsfeltet på indberetningen fra Ret BBR er, at BBR Erhvervsservice kan komme med supplerende oplysninger om detaljer i indberetningen, på baggrund af dialog med ejeren. F.eks. hvis en anvendelse af en enhed ændres markant, en bygning ikke eksisterer længere, eller at der er supplerende oplysninger, om bygningen i Geokoderens gennemsynsdatabase. Bemærkningerne fra Ret BBR i Indbakken vises i forbindelse med de øvrige oplysninger om indberetningen, se nedenstående figur. 12

13 5. Indbakken Når en indberetter, har afsluttet indberetning af de ny erhvervsenheder og evt. andre ændringer til BBR i Ret BBR, dannes der en digital indberetning. Denne sendes fra Ret BBR til Indbakken, som findes på En indberetningen er en samling af rettelser, der er foretaget på en ejendom. Indberetningen er knyttet til en handling i Ret BBR. Der kan således forekomme flere indberetninger på en ejendom, hvis de er indberettet på forskellige tidspunkter i Ret BBR. Indberetninger kommer altid fra en ekstern kilde til indretning, som indtil videre udelukkende er Ret BBR. Med tiden er det tanken, at der skal etableres andre kilder til indberetninger til BBR. 5.1 Indberetter Indberetter er den person, der har indberettet sine ændringer og/eller nye registreringer i Ret BBR. Oplysninger om indberetteren videregives fra Ret BBR til Indbakken. For indberetteren af oplysninger i en indberetninger i Ret BBR gælder følgende altid: Indberetter er logget ind med NemLog-in i form af en digital signatur eller en medarbejder signatur Indberetter handler under strafansvar i Ret BBR, hvilket betyder at det er strafbart, at udgive sig for en anden, end den man udgiver sig for Indberetter kan entydigt identificeres ved hjælp af RID- og PID-nummer For nærmere beskrivelse af Nem Log-in henvises til digitaliseringsstyrelsen: Indberetteren identificeres ved et cpr-nummer. Cpr-nummeret sendes ikke med i den digitale signatur, men til gengæld sendes et PID-nummer eller et RID-nummer med, afhængigt af, om man er logget ind med digital signatur eller medarbejder signatur. 13

14 I tilfælde af, at man har brug for, entydigt at identificere indberetteren, kan alle offentlige og private virksomheder, anvende en applikation hos NETS til, at veksle et PID-, eller RID-nummer til et cpr-nummer: Den tjeneste kan man få adgang til ved hjælp af sin egen medarbejdersignatur. I indberetningen findes der følgende tvungne oplysninger om den person der har indberettet til Ret BBR: Indberetters navn: Videregives fra NemLog-in i Ret BBR PID/RID nummer: Ved at klikke på ikonet for nøglen ud for indberetters navn, oplyses indberetterens PID eller RID nummer. Med dette nummer kan indberetter identificeres entydigt. Dette gøres via en hjemmeside hos NETS, eller i kommunens egne systemer. Telefon: Oplyses af indberetteren selv i Ret BBR Den adresse indberetteren har opgivet til sin NemLog-in. Feltet kan rettes i Ret BBR af indberetteren Rolle: Tre roller identificeres ud fra NemLog-in: Ejer, Administrator og BBR-erhvervsservice. Andre roller angives af indberetter Indberetterens rolle i forbindelse med Ret BBR kan være: Rolle: Ejer Administrator SKAT Repræsentant for ejer Andre Kilde til oplysninger om indberetters rolle Oplysningen videregives af NemLog-in fra Ret BBR Oplysningen videregives af NemLog-in fra Ret BBR Oplysningen videregives af NemLog-in fra Ret BBR Oplyses af indberetter selv i Ret BBR Markeres med rødt i Indbakken, hvis indberetter er andre end ejer, administrator eller SKAT Oplyses af indberetter selv i Ret BBR Markeres med rødt i Indbakken, hvis indberetter er andre end ejer, administrator eller SKAT Oplysningen om indberetterens rolle kan af BBR-medarbejderen bruges til at vurdere indberetterens troværdighed. Hvis indberetter er ejer, administrator eller SKAT, overføres login oplysninger fra NemLog-in i 14

15 Ret BBR til Indbakken. Det betyder, at det man kan være sikker på, at indberetteren er den de giver sig ud for at være. Hvis indberetter er repræsentant for ejer, eller en helt anden, bør man have en sund skepsis over for indberetningen. Man kan dog som kommune vælge, at kontrollere indberetterens identitet vha. den mail eller oplysninger om telefonnummer, som indberetter har angivet. I forbindelse med Nyregistreringsprojektet vil indberetteren af en digital indberetning typisk være ejendomsejeren, en repræsentant for denne eller SKAT. 5.2 Indberetning En indberetning er en samling af forslag til rettelser i BBR, på en udvalgt ejendom. Indberetningen er knyttet til en handling i Ret BBR, således at der kan forekomme flere indberetninger på en ejendom, hvis de er lavet på forskellige tidspunkter i Ret BBR. I Indbakken, kan man fremsøge indberetninger ordnet efter adresse, ejendomsnummer, status, tids stempel, kilde og sagsbehandler. Dette vises i venstre side af skærmen, under søgefeltet. Når rettelser i indberetningen udføres, overføres rettelsen til BBR. Herefter sendes der automatisk en BBR meddelelse til ejer, om rettelserne. BBR-meddelelsen er kvitteringen til ejer om, at BBR er blevet opdateret med de ønskede rettelser. En indberetning identificeres ved hjælp af ejendommens ejendomsnummer og ejendommens adresse: Ejendommens adresse hentes fra DAR Ejendomsnummer videregives fra Ret BBR Modtagelsesdato dato for modtagelse af indberetningen Som hovedregel kan en indberetning kan have følgende status, som er afledt af den status rettelserne i indberetningen har: Modtaget Under behandling Status for indberetning der kræver yderligere behandling af kommunen Indberetningen er modtaget i systemet En indberetning kan få statussen Under behandling i tre tilfælde: En eller flere rettelser er manuelt markeret med status Under behandling, resten af rettelserne har status modtaget En del af rettelserne i indberetningen er manuelt markeret som udført, øvrige rettelser har status modtaget 15

16 Udført Fejl En del af rettelserne i en indberetningen er automatisk sendt til opdatering af BBR, som følge af det filter der er sat til for direkte udførsel. Disse rettelser vil have statussen direkte udført. Øvrige rettelser har status modtaget Status for indberetning der er færdigbehandlet af kommunen Indberetningen er udført manuelt, og/eller direkte udført, og rettelsen/rettelserne er gemt som stamdata i BBR 1.7 Indberetningen indeholder åbenlyse fejl, og rettelsen/rettelserne er ikke gemt som stamdata i BBR 1.7 En indberetnings status følger rettelsen/rettelsernes status, hvilket betyder, at man ikke kan ændre en status på en indberetning, uden at have behandlet rettelserne. En indberetning kan indeholde mange rettelser, og skifter status alt efter hvordan rettelserne behandles. For detaljer om indberetningens status, se brugervejledningen. 5.3 Rettelse En rettelse i en indberetning kan omfatte følgende: En ny registrering af en erhvervsenhed og/eller En ændring af eksisterende oplysninger i BBR En nyoprettet enhed kan genkendes ved, at den Nuværende værdi vil være vist med (ingen værdi). En eller flere rettelser kan indgå i en samlet indberetning. Rettelsen vedrører et objekt i BBR, som også kaldes niveau i BBR. Et objekt er en bygning (herunder enhed), teknisk anlæg eller en grund. Hvis en rettelse vedrører en enhed i BBR, vil den ligge sammen med den bygning, enheden ligger i. En rettelse kan vedrøre flere felter under objektet. En rettelse identificeres ved hjælp af det objekt den tilhører i BBR (GRU-grund, BYG-bygning, TEK-teknisk anlæg), samt nummeret på objektet f.eks. et bygningsnummer. Desuden anvendes adressen til at identificere objektet og dermed rettelsen. Rettelser kan behandles særskilt. Hvis en indberetning består af tre rettelser, kan de alle have forskellig status, indtil de er færdigbehandlet. Status på en rettelse kan udløses, som følge af en manuelt eller automatisk udført handling i systemet. En rettelse kan have følgende status: 16

17 Status for rettelse, der kræver yderligere behandling automatisk markering Modtaget Rettelsen er modtaget i systemet, og ingen handling er foretaget. Udførelsesfejl Rettelsen er forsøgt udført, men BBR 1.7 ikke accepterer den, fordi rettelsen bryder reglerne i BBR 1.7, f.eks. ved uoverensstemmelser i oplysninger om arealer mv. Dette kan kun ske automatisk. Status for rettelse, der kræver yderligere behandling manuel markering Under behandling Rettelsen er under behandling i kommunen. Færdigbehandling afventer. Status for rettelse der er færdigbehandlet manuel markering Udført Rettelsen er udført i systemet og ændringen er gemt i BBR. Fejl Rettelsen indeholder tydeligvis fejl, og ændringen er ikke gemt som stamdata i BBR. Udført manuelt Hvis en rettelse har status Udførelsesfejl, og rettelsen behandles manuelt i BBR 1.7. Kan kun forekomme efter man har forsøgt at udføre en rettelse. Status for rettelse der er færdigbehandlet automatisk markering Direkte udført Som følge af kommunens indstillinger for direkte indberetninger, er ændringen direkte opdateret i BBR 1.7. Dette kan kun ske automatisk. En rettelse er færdigbehandlet, når den enten er udført, fejl, udført manuelt eller direkte udført. Hvis man har færdigbehandlet en rettelse, opdateres BBR med ændringen. Ændringen kan ikke trækkes tilbage i Indbakken. I tilfælde af at man ønsker at tilbageføre en ændring, udført fra Indbakken, skal ændringen evt. rettes tilbage i BBR. Hvis rettelsen behandles som udført, direkte udført eller udført manuelt, opdateres BBR, og ejer modtager automatisk en BBR-meddelelse, som kvittering for sine rettelser. En rettelse skal kun markeres med status fejl, hvis der er tale om en åbenlys fejl i rettelsen. I det tilfælde modtager indberetter og/eller ejer ingen automatisk besked fra systemet om, at kommunen har vurderet, at rettelsen er kategoriseret som en fejl. Det betyder, at kommunen skal tage direkte kontakt til indberetter og/eller ejer, for at give en begrundelse for, hvorfor kommunen vurderer at der er tale om en fejl. Fejl-funktionen bør altid anvendes med omtanke, og der bør altid gives en begrundelse for afvisningen i bemærkningsfeltet, som en kommentar til rettelsen. 5.4 Felter En rettelse kan vedrøre et eller flere felter i BBR. I oversigten i Indbakken, vises rettelsen, med den nuværende værdi og den opdaterede værdi. Den nuværende værdi, er værdien, som den ser ud i BBR i dag. Den opdaterede værdi er den foreslåede værdi. For ubehandlede rettelser vil den nuværende værdi og den opdaterede værdi være forskellige. Se nedenstående figur: 17

18 Når en rettelse er færdigbehandlet og dermed overført til BBR, opdateres den nuværende værdi med ændringen. Det betyder at den nuværende værdi og den opdaterede værdi vil være ens. Se nedenstående figur: I Ret BBR oprettes nye erhvervsenheder ved hjælp af en formular. Det betyder, at rettelsen vil se ens ud, hvad angår nyoprettede erhvervsenheder. Se nedenstående figur. Disse nyoprettede enheder kan med fordel overføres direkte til BBR, ved indstilling af filter til direkte indberetning til: Mange. Se mere om direkte indberetninger i afsnit 5.5. Under et objekt (grund, bygning, teknisk anlæg) i BBR, findes der en lang række felter, som kendes i BBR brugergrænsefladen. I princippet kan en rettelse omfatte alle felter under et objekt. Det vil dog ikke være sandsynligt, at alle felter i et objektet er oprettet forkert i BBR og kræver ændring via Ret BBR. 18

19 Man kan ikke behandle felter enkeltvis i en rettelse. Det betyder, at hvis man udfører en rettelse i systemet, gælder det alle felterne i rettelsen. 5.5 Direkte indberetninger Kommunen kan vælge at angive et ud af tre niveauer for oplysninger, som ejeren mv. skal kunne opdatere digitalt, direkte i BBR. Disse niveauer kaldes i daglig tale filter for direkte indberetning. Filter kan vælges og indstilles kommunevis. I Indbakken kan vælges et af de tre filtre til direkte indberetning: Ingen: Ingen ændringer får lov at komme igennem uden godkendelse fra kommunens registerfører Få: Forudsætter at det er ejer, administrator eller SKAT, der indberetter. Her tillades detaljering af anvendelseskoder, hvor de to første cifre er de samme som før. Mange: Samme som filteret: Få. Desuden erhvervsenheder der opfylder bestemte krav, oprettet i forbindelse med Nyregistrering. Forudsætningen for, at en indberetning kan opdateres direkte i BBR er, at ingen af rettelserne kræver byggesagsbehandling og at de er oprettet af ejer, administrator eller SKAT. Grundidéen bag filter til direkte indberetninger er, at kommunen selv skal vælge, hvor mange simple indberetninger de vil præsenteres for og dermed skal sagsbehandle. En indberetning kan bestå af en eller flere rettelser, som igen kan vedrøre en eller flere felter i BBR. Hvis der i en indberetning er en rettelse i et felt, der ikke kan gå igennem filtret dvs. skal sagsbehandles så skal alle de forslåede ændringer til felter i rettelsen sagsbehandles. Dette skal ske selv om enkelte af ændringsforslagene eller ville gå direkte igennem til BBR. 19

20 Det vil være tydeligt for kommunen, hvis en eller flere af rettelserne i en indberetning er gået direkte i BBR. Disse vil vises grået ud, sammen med de øvrige rettelser i indberetningen. Når en rettelse opdateres direkte i BBR, i henhold til det valgte filter, kan man ikke trække oplysningen tilbage i systemet. Hvis BBR-medarbejdet efterfølgende ønsker, at trække en rettelse tilbage, skal dette ændres ved, at BBR-medarbejderen foretager ændringen manuelt i BBR. Fortryd opdatering af BBR Har man udført en ændring i BBR fra Indbakken, og man ønsker ændringen tilbageført, skal ændringen rettes tilbage i BBR 1.7. Dette gør sig også gældende for rettelser, der er blevet direkte opdateret, som følge af kommunens indstilling af filter til direkte indberetning. Der er ingen generelle anbefalinger til anvendelse af filtre til direkte indberetning, da det vil være op til den enkelte kommune. Inden en indberetning kan opdateres direkte i BBR, skal følgende forudsætninger være til stede: Indberetter skal have rolle: Ejer, administrator eller SKAT Rettelsen må ikke aktivere byggessagsmærket se afsnit 4.6 for mere information. 5.6 Byggesagsmærke I henhold til BBR loven, skal man registrere de faktisk fysiske forhold i BBR. Det betyder, at hvis der kommer indberetninger om rettelser, som er faktiske og eksisterer i virkeligheden, skal de registreres i BBR. Ret BBR har ikke til formål, at registrere byggesager, som hører til i BOM (Byg- og Miljø). Dette fjerner dog ikke behovet for at få lovliggjort ulovlige forhold. Det er ikke hensigten, at man ved digitale indberetninger og registreringer i Ret BBR, skal løse dette problem, men der er tænkt en løsning, så man få foretaget de fornødne registreringer. Hvis en rettelse i en indberetning bør behandles som en byggesag, er arbejdsgangen følgende: Indberetningen behandles som alle andre indberetninger (man registrerer faktisk fysiske forhold) Indberetningen videresendes evt. til rette byggesagsbehandler Derfor er der indarbejdet en markering i Indbakken, der markerer alle indberetninger, der kommer fra Ret BBR. Dette mærke forholder sig til om rettelserne (enkelte eller dem alle) i indberetningerne er af en sådan karakter at de normalt ville betyde, at en eller flere rettelser i indberetningen skal behandles som en byggesag. I daglig tale vil denne oplysning blive omtalt, som Byggesagsmærket. Formålet med Byggesagsmærket er, at oplyse kommunen om, at der er et eller andet i indberetningen, der normalt kan betyde at rettelsen skal byggesagsbehandles eller ej. Teksten i byggesagsmærket vil være følgende: Indberetningen skal muligvis byggesagsbehandles Indberetningen skal formentlig ikke byggesagsbehandles Informationen i byggesagsmærket er kun vejledende og skal tages med forbehold af kommunen. Det er til en hver tid kommunens egen vurdering hvornår en indberetning bør betragtes som en byggesag: 20

21 I tilfælde af, at teksten er: Indberetningen skal muligvis byggesagsbehandles, skal kommunen selv kigge i de enkelte rettelser, for at finde den oplysning, der har aktiveret byggesagsstemplet. Hvis teksten er: Indberetningen skal formentlig ikke byggesagsbehandles, bør ingen af rettelserne skulle håndteres som en byggesag. Hvis man vurderer, at en indberetning skal byggesagsbehandles, har man muligheden for, at videresende indberetningen pr. mail, til rette sagsbehandler i kommunen. I efteråret 2016 blev der introduceret nye anvendelseskoder for bygninger og enheder. Disse kan ses på De nye anvendelseskoder anvendes i forbindelse med BBR Erhvervsservices indberetninger af ejers oplysninger til Ret BBR. Logikken i de nye anvendelseskoder gør, at de nye anvendelseskoder kan springe til en nye 100-tals klasse, i forhold til de gamle, uden at det er et problem. 21

22 6. Digital behandling af indberetninger Inden man går i gang med behandling af indberetningen, bør man gå ind i indstillinger, og kontrollere, at indstillingerne for direkte indberetningen og mail og søgning er som ønsket. Når en indberetningen kommer ind i Indbakken, er det BBR-medarbejderens opgave, digitalt, at behandle rettelsen/rettelserne i indberetningen. For nærmere vejledning i brug af systemet, henvises til brugervejledningen. Behandlingen af rettelsen/rettelserne i indberetningen kan foregå på følgende måde: 1. Vurdering af oplysninger om indberetningen, indberetter mm. Dette sker i henhold til tidligere afsnit om indberetninger, indberetter mm. 2. Vurdering af de enkelte rettelser. Dette sker i henhold til tidligere afsnit omkring rettelser, byggesagsstempel mm. Vurdering af de enkelte rettelser kan eventuelt medføre yderligere behandling af rettelsen a. Videresend til anden sagsbehandler b. Eventuel dialog med indberetter, hvis der mangler oplysninger c. Rettelser i BBR 1.7, for at få rettelsen i gennem 3. Digital behandling af rettelsen/rettelserne 4. Pdf af færdigbehandlet indberetning til journaliserings system i kommunen. Dette er op til kommunens procedure på området. 5. BBR-meddelelse udskrives automatisk til ejer fra BBR, når rettelsen opdateres i BBR En rettelse kan have følgende status: Modtaget Under behandling Udførelsesfejl Udført Direkte udført Afvist Udført manuelt Status for rettelse, der kræver yderligere behandling Rettelsen er modtaget i systemet, og ingen handling er foretaget Rettelsen er under behandling i kommunen. Færdigbehandling afventer Rettelsen er forsøgt udført, men BBR 1.7 ikke accepterer den, fordi rettelsen bryder reglerne i BBR 1.7 Status for rettelse der er færdigbehandlet Rettelsen er udført i systemet og ændringen er gemt i BBR udløser evt. en BBR-meddelelse Som følge af kommunens indstillinger for direkte indberetning, er ændringen direkte opdateret i BBR 1.7 udløser evt. en BBR-meddelelse Rettelsen er afvist, som følge af, at rettelsen var en fejl, og ændringen er ikke gemt som stamdata i BBR udløser ikke BBR-meddelelse Hvis en rettelse har status Udførelsesfejl, og rettelsen behandles manuelt i BBR 1.7 udløser evt. en BBR-meddelelse En rettelse er færdigbehandlet, når alle rettelser i indberetningen er Udført, Udført manuelt, Afvist eller Direkte udført. Hvis rettelserne er behandlet med Udført, Udført manuelt eller Direkte udført overføres rettelserne automatisk til BBR, og der sendes automatisk en BBR meddelelse til ejer/administrator. BBR-meddelelsen er ejers/administrators kvittering for at rettelserne er udført. 22

23 Hvis rettelserne er behandlet med Afvist, sker der ingen opdatering af BBR, og der sendes ingen BBRmeddelelse til ejer/administrator. Generelt bør man have for øje, at i BBR registreret de faktiske fysiske forhold, og man bør bestræbe sig på, at udføre alle rettelser, med mindre der er tale om åbenlyse fejl. Afvisning af rettelser bør gøres med omtanke, og kun i tilfælde af, at en rettelse tydeligvis er en fejl, den er overflødig, eller der er aftalt med indberetter eller ejer/administrator, at rettelsen afvises. Der bør altid angives en begrundelse for afvisningen i rettelsens bemærkningsfelt, der er til intern brug. BBR-medarbejderen må kun afvise rettelser, hvis der er tale om: Åbenlyse og tekniske fejl i indberetningens rettelser Fejlagtige oplysninger i en rettelse Eksempler på rettelser der bør afvises er: Åbenlyse og tekniske fejl Den samme indberetning er indberettet flere gange Indberetningen er tom Afvisning af rettelser bør gøres med omtanke, og kun i tilfælde af, at rettelsen tydeligvis er en fejl, den er overflødig, eller det er aftalt med indberetter eller ejer/administrator, at rettelsen skal afvises. Afvisning af en rettelse bør følges op af en tydelig begrundelse og forklaring til indberetteren. Fejlagtige oplysninger Indberetter har indberettet fejlagtige oplysninger, f.eks. en anvendelseskode på en bygning, der er helt anderledes end den for enhederne I tilfælde af, at der er tale om åbenlyse fejl i indberetningens rettelser, kan BBR-medarbejderen umiddelbart afvise rettelsen, og skrive en bemærkning i bemærkningsfeltet om årsagen til afvisningen. I tilfælde af, at indberetningen er tom, eller på anden vis ser mærkelig ud, bør man tage kontakt til indberetteren og gøre opmærksom på dette. I tilfælde af fejlagtige oplysninger, bør det undersøges, om fejlen evt. kan rettes, efter aftale med ejer/administrator. Ejers kontakt oplysninger findes, hvis man klikker på kontaktperson under indberetterens oplysninger. Ønsker BBR-medarbejderen at tage kontakt til indberetteren, dvs. medarbejderen i BBR Erhvervsservice, skal dette ske via mail til nyreg@skat.dk. Under alle omstændigheder bør det fremgå tydeligt for ejeren, hvorfor kommunen har afvist rettelsen. I tilfælde af, at en rettelse indeholder en fejl bør man: Udføre rettelsen, med fejlen, og derefter, efter aftale med indberetter, manuelt rette fejlen i BBR. Dette kan være en fordel, hvis rettelsen i øvrigt indeholder mange andre rettelser til BBR, der er korrekte Afvise rettelsen og bede indberetter aflevere rettelsen igen i Ret BBR, med de korrekte oplysninger Når en rettelse afvises, skal der altid gives en klar og tydelig begrundelse og forklaring til indberetteren. Hvis det vurderes, at en rettelse bør byggesagsbehandles, kan man gøre følgende: Sæt til behandling, og videresendt til byggesag Udføre, evt. med notat i notatlinjer i BBR om, at BBR-oplysningerne svarer til de faktiske bebyggelsesmæssige forhold, med er ikke nødvendigvis lovliggjort. Kommunen vil følge op på dette, men 23

24 pga. stor sagsmængde må ejer være forberedt på, at der kan gå nogle år. Ønske om hurtigere ekspedition kan rettes til kommunens tekniske forvaltning. Teksten i sidstnævnte sætning er afstemt med den daværende Energistyrelse, da de administrerede Byggeloven. Det er selvfølgelig op til kommunen, om de vil anvende denne tekst, eller om de anvende en lignende, kortere tekst Hvis en indberetning f.eks. indeholder rettelser, der bør behandles som en byggesag, kan BBR-medarbejderen vælge at videresende indberetningen til en kollega, som så kan foretage den fornødne byggesagsbehandling. Hvis ændringen i øvrigt afspejler de faktisk fysiske forhold på ejendommen, udføres ændringen af BBR-medarbejderen, i Indbakken, hvorved BBR automatisk opdateres med ændringerne. Mailfunktionen i systemet kan ikke anvendes til at have en dialog, inde i Indbakken. Det kan kun bruges til at videresende fra. Hvis der er brug for at have en dialog med en indberetter, om f.eks. manglende oplysninger, skal dette ske fra BBR-medarbejderens eget mailsystem i kommunen. I funktionen indstillinger kan man angive en individuel opsætning for søgning mm., og kommunale indstillinger og opsætning af tekster til mail og kommunale oplysninger. BBR-medarbejderen bør gå ind og forsyne systemet med de kommunale oplysninger, som anvendes i standardopsætningen for mail. Der er standardtekster til mail. Disse kan ændres af kommunen. Blandt andet er det muligt at indsætte et ikon i footeren. Footeren er der, hvor kommunens signatur er angivet. Hvis man ønsker det, kan man indsætte kommunens logo her. 6.2 Foretage rettelser i BBR manuelt Hvis en rettelse f.eks. omhandler forslag til ændring af en arealtype i BBR, er der helt præcise krav til, hvilke felter i BBR der også skal rettes, for at ændringen kan accepteres af BBR. Denne viden sidder BBR-medarbejderen ofte inde med. Derfor kan der være behov for, at der foretages yderligere ændringer i BBR, for, at rettelsen i systemet kan udføres, og sendes til BBR. Når man foretager sådan en ændring i BBR, markeres ændringen manuelt i BBR med: eller 4 Fejlrettelse af faktiske fejlregistreringer og udeladelser 24

25 5 Faktisk udført ændring uden byggesagsbehandling 6.3 Dokumentation I tilfælde af, at BBR-medarbejderen ønsker, at registrere indberetningen i kommunens journalsystem, kan funktionen: Eksporter til.pdf anvendes. Herved dannes en pdf-fil af hele indberetningen og alle dens rettelser. Denne pdf kan derefter overføres til kommunens journalsystem af BBR-medarbejderen. 25

26 7. Kontakt og support Indbakken er udviklet, som en del af BBR 2.0 udviklingen. Kontaktpersoner på denne del er: Projektleder Dorte Holm Telefon: Projektmedarbejder Mette Starup Telefon: Hvis der er konkrete spørgsmål om support af Indbakken eller brug af Indbakkens funktionalitet, kontaktes: BBR-vikaren Lars Keller Telefon: Hjemmeside: bbrvikaren.dk Oplysninger i forbindelse med Indbakken: - Hvis en erhvervsejer ringer til kommunen vedr. Nyregistrering - Hvis der er noget kommunen ikke forstår i BBR Erhvervsservice i SKATs henvendelser til Ret BBR / Indbakken Kontakt da: BBR Erhvervsservice i SKAT Nyreg@SKAT.dk Åbningstider: Mandag kl Tirsdag-torsdag kl Fredag kl BBR generelt og geokodning For oplysninger om BBR generelt og f.eks. geokodning kontakt: BBR@BBR.dk 26