BBR-tilsynsrapport for Slagelse Kommune 2019

Transkript

1 Lovsekretariatet Dato: Februar 219 Kontor: Registerforvaltning (BBR og OIS) Sagsnr.: BBR-tilsynsrapport for Slagelse Kommune 219 Indholdsfortegnelse BBR-tilsynsrapport for Slagelse Kommune Resumé og anbefalinger Indledning og formål med tilsyn Aktualiteten og kvaliteten af kommunens BBR-data Administration Ressourcer til løsning af BBR-opgaven Tilsynsmyndighedens bemærkninger Sagsbehandling BBR ajourføringsprocessen Tilsynets bemærkninger... 7

2 1. Resumé og anbefalinger Udviklings- og Forenklingsstyrelsen har som tilsynsmyndighed på BBR-området den 24. januar 219 gennemført et tilsyn med Slagelse Kommunes ajourføring af BBR. Tilsynet er sket ved en kombination af besøg og en gennemgang af kommunens BBR-data. Det overordnede formål med tilsynet er at undersøge kommunens føring af BBR, samt kommunens indsats med rettidig og korrekt indberetning af oplysninger i BBR (jf. BBR-lovens 3, stk. 3). Om BBR tilsyn Skatteministeren er som tilsynsmyndighed ifølge BBR-lovens 3, stk. 3. pålagt at gennemføre tilsyn med kommunernes føring af BBR, samt med kommunernes indsats med rettidig indberetning og opfølgning på oplysninger i BBR. BBR-tilsynsmyndigheden har siden 27 ført tilsyn overfor en række kommuner, hvor der ved udvælgelsen er lagt vægt på risiko og væsentlighed i forhold til registerføringen. Der føres også tilsyn foranlediget af andre forhold fx klager over BBR-registreringen. Formålet med BBR-tilsyn er typisk at drøfte datakvaliteten i kommunens BBR på baggrund af analyser, som tilsynsmyndigheden foretager inden besøget, samt at gå i dialog med kommunen om BBR-arbejdsgange. Herudover bliver der opsamlet erfaringer, som videregives til andre kommuner og anvendes generelt i forbindelse med udviklingen af BBR-området. Der er ved tilsynsbesøget taget udgangspunkt i sagsbehandlingstiderne for sager i kommunens Indbakke samt det antal fejl, der blev fundet ved en række logiske kontroller i BBR på tidspunktet for tilsynet. Af logiske kontroller havde Slagelse Kommune 3 fejl i arealsammenhængen af enfamiliehuse uden kælder og uden udnyttet tagetage samt 1 fejl i arealsammenhængen for sommerhuse uden kælder og uden udnyttet tagetage og ingen i de øvrige 4 kontroller der blev foretaget. Dette er et acceptabelt niveau. Hovedtemaet for udvælgelse og gennemførelse af BBR-tilsynet i 218 er kontrol af de oplysninger i BBR, som giver et billede af, om der sker en rettidig indberetning af kommunens BBR-data i forbindelse med nyregistreringen af erhvervsejendomme, hvor alle indberetninger modtages og behandles i kommunens Indbakke. Behandling af sager i Indbakken får stigende betydning for kvalitetssikring af BBR-data særligt i takt med, at kommunerne skulle åbne op for Ret BBR, hvor ejerne digitalt kan indberette ændringer til BBR. Tilsynets gennemgang af Slagelse Kommunes håndtering af sager i Indbakken havde fokus på sagsbehandlingstider og tidstro registrering i BBR, hvilket i henhold til Bekendtgørelse om ajourføring af Bygnings- og Boligregistret (BBR) 23 (herefter ajourføringsbekendtgørelsen) skal være sket senest 1 hverdage efter kommunens modtagelse af de nye oplysninger. Gennemgangen af Indbakken har vist, at Slagelse Kommune har haft en nogenlunde ekspederingstid for behandling af sager i Indbakken. Der ligger dog ganske vist en del sager 2 af 7

3 modtaget inden for de seneste måneder, der mangler behandling. Ser man længere tilbage, har kommunen dog næsten behandlet alle indkomne sager. Af de sager, der lå i Indbakken (modtaget eller sat under behandling), har 65% ligget der i mere end 1 hverdage. 7% har ligget i Indbakken i mere end ½ år. Af de sager, der mangler at blive behandlet er der altså tale om en mindre sagsmængde af nyere sager, som det vurderes, at man på kortere sigt vil forsøge at nedbringe. Kommunen har desuden kun få sager sat under behandling, og det vurderes som positivt, at der ikke opsamles sager i Indbakken, som afventer en nærmere undersøgelse. Slagelse Kommune har ressourcemæssigt prioriteret sagsbehandlingen af indbakkesager, og en mulig begyndende sagspukkel er blevet nedbragt markant. Kommunen vurderer derfor, at 1 dages fristen for alle nye henvendelser fra ejendomsejere kan overholdes. Kommunen har generelt veltilrettelagte arbejdsgange i behandlingen af sager fra Indbakke til BBR, og der er generelt god fokus på ajourføringen af disse sager i BBR. Det anbefales, at Slagelse Kommune fortsætter de løbende kontrollerer mhp. at sager i Indbakken overholder fristen på 1 hverdage for udførelse. 2. Indledning og formål med tilsyn Denne tilsynsrapport vedrører ajourføringen af Slagelse Kommunes data i Bygnings- og Boligregistret (BBR). Udviklings- og Forenklingsstyrelsen udsendte BBR-tilsynsvarslingen den 14. november 218 og har behandlet tilsynsmateriale fra kommunen forud for tilsynsbesøget, som fandt sted den 24. januar 219. Hovedtemaet for udvælgelse og gennemførelse af BBR-tilsynet i 218 er kontrol af de oplysninger i BBR, som giver et billede af, om der sker en rettidig indberetning af kommunens BBR-data i forbindelse med nyregistrering af erhvervsejendomme, hvor alle indberetninger modtages og behandles i kommunens Indbakke. Det væsentligste formål med tilsynsbesøget var at få belyst, hvad en manglende rettidig behandling af sager i Indbakken i givet fald kan skyldes. Tilsynet omfattede primært en gennemgang af rettidigheden af de indberettede sager fra Indbakken samt kommunens håndtering af den administrative del af BBR-opgaven, herunder kommunens arbejde med at tilrettelægge procedurer til at sikre rettidig indberetning af alle sager i Indbakken. Der er ikke tale om en fuldstændig gennemgang af kommunens data, idet Udviklings- og Forenklingsstyrelsen forventer, at kommunen af egen drift sikrer, at registreringen i BBR har den fornødne kvalitet (jf. BBR-lovens 3, stk. 1). Som tilsynsførende myndighed afgiver Udviklings- og Forenklingsstyrelsen bemærkninger og eventuelle anbefalinger om arbejdsgange, samt metoder til forbedring af datakvaliteten. 3 af 7

4 3. Aktualiteten og kvaliteten af kommunens BBRdata Udviklings og Forenklingsstyrelsen har i forbindelse med tilsynet konstateret, at der i Slagelse Kommune kun er få sager i Indbakken, som var mere end et halvt år gamle, men ikke indtastet i BBR. Tallene for sager i Indbakken bygger på et dataudtræk fra BBR udført den 14. januar 219. Tabel 1 viser antal af sager i Indbakken fordelt på status. Som det fremgår af tabel 2, har 65% af sagerne (modtaget eller sat under behandling) ligget i Indbakken i mere end 1 hverdage. 7% har ligget i Indbakken i mere end ½ år. Tabel 1: Antal af sager fordelt på status i Indbakken for Slagelse Kommune. Status Modtaget Under behandling Afvist Udført Samlet Antal Tabel 2: Antal af uafsluttede sager i Indbakken for Slagelse Kommune der har ligget i mere end 1 hverdage og ½ år. Status I alt Mere end 1 dage* Mere end ½ år Modtaget Under behandling Samlet Samlet antal i procent (afrundet) 65% 7% * Da udtrækket er fra den 14. januar, er der ikke set 1 dage tilbage men tilbage til den 21. december 218. Registreringen af data i BBR skal ske i umiddelbar forlængelse af modtagelse i Indbakken. Der er en frist på 1 hverdage for at registrere oplysningerne i BBR. Tilsynet kan her konstatere, at kommunen allerede har valgt at gøre brug af stort filter til indberetningsrettelserne i Indbakken, hvilket har været tids- og arbejdsbesparende for kommunen. Der var i indbakken 117 modtagne sager. De fleste af disse sager var dog modtaget indenfor de seneste par måneder, hvormed der ikke var tale om en sagspukket bygget op over længere tid. Fristen for at behandle sager inden for 1 dage bliver altså ikke overholdt, men da der næsten kun ligger nyere sager i Indbakken, vurderes det at mængden af disse hurtigt vil kunne nedbringes, så fristen for indberetning i BBR kan overholdes. 4 af 7

5 Der var endvidere kun 4 sager, som var sat under behandling. Det vurderes positivt, at der kun er tale om få sager i Indbakken, som afventer en nærmere undersøgelse. Slagelse Kommune oplyste, at de blev koblet på den borgervendte Ret BBR oktober 218, hvor de har modtaget 96 ejerindberetninger, og med undtagelse af en enkelt sag, er de alle blevet udført i Indbakken. Udover kontrol af behandlingen af sager i indbakken har Udviklings- og Forenklingsstyrelsen i forbindelse med tilsynet i Slagelse Kommune udført en række kvalitetskontroller på kommunens BBR-data. Der er udført analyser, hvor logiske sammenhænge i registret er testet, i form af kontroller af om data i BBR indbyrdes eller selvstændigt logisk passer eller hænger sammen. Udviklings- og Forenklingsstyrelsen har som det fremgår af tabel 3 gennemført i alt 6 fejlkontroller på BBR data i Slagelse Kommune. Resultatet blev fremsendt til kommunen forud for tilsynsbesøget, og fejllisten blev gennemgået med kommunen på tilsynet. Tabel 3: Fejlliste på baggrund af logiske kontroller af BBR data Kontrol Fejlkontrol Antal fejl 21 Bygning (er) med ukorrekt om- eller tilbygningsår. Ombygningsåret kan ikke være tidligere end opførelsesåret. 24 Bygning (er) med ikke korrekt bygningsanvendelseskode. Samlet erhvervsareal overstiger samlet boligareal. 26 Bygning (er) med ukorrekt ombygningsår. Ombygningsår er < eller ombygningsår > d.d. 87 Bygningsniveau: Arealligningen for enfamiliehus uden kælder og uden udnyttet tagetage stemmer ikke. 88 Arealligningen for sommerhus uden kælder og uden udnyttet tagetage stemmer ikke. 113 Etageniveau: Kælderareal godkendt til bolig er større end det samlede kælderareal. 3 1 Som det fremgår af tabel 3, blev der kun fundet 3 fejl i kontrol 87 og 1 fejl i kontrol 88. I de øvrige 4 kontroller blev der ikke fundet fejl. Dette vurderes som værende et acceptabelt niveau. På tidspunktet for tilsynsbesøget havde kommunen rettet de påviste fejl i fejlkontrol 87 og af 7

6 4. Administration 4.1 Ressourcer til løsning af BBR-opgaven Udviklings- og Forenklingsstyrelsen har fået oplyst, at BBR-opgaven i Slagelse Kommune organisatorisk er placeret i Center for Miljø, Plan og Teknik, hvor der er 2 medarbejdere, som varetager blandt andet bygge- og landzonesagsbehandling, lokalplanadministration og adresseog BBR-registrering mv. Et team bestående af 3 medarbejdere varetager BBR-registreringen, heraf en medarbejder på fuld tid, en medarbejder på 31 timer og en medarbejder på 3 timer pr uge. Kommunen oplyste, at de i forbindelse med nyregisteringen af erhvervsejendomme har fået tilført ekstra ressourcer. Således blev BBR-funktionen fra august 218 mandet op med en ekstra BBR-medarbejder, som varetager arbejdet med borgeres henvendelser om rettelser i BBR, som kommer ind via den borgervendte Ret BBR mv. Kommunen oplyste, at de som udgangspunkt regner med at kunne opfylde 1 dages fristen for alle nye henvendelser fra ejendomsejere. Kommunen har periodevis været ramt af en stor mængde af sager i Indbakken, men de arbejder på at komme i bund med disse sager, hvilket næsten er tilfældet. Det blev på tilsynet oplyst, at Slagelse Kommune løbende ekspederer sagerne ved enten notat, lovliggørelsessag eller uden sagsbehandling, hvis kommunen vurderer, at det indberettede er lovligt. Kommunen oplyste, at sagerne ville medføre ekstra arbejde for byggesagsbehandlerne Tilsynsmyndighedens bemærkninger Udviklings- og Forenklingsstyrelsen vurderer det positivt, at kommunen har haft fokus på nyregisteringsopgaven og øget ressourcerne til BBR-opgaverne. Slagelse Kommune har ressourcemæssigt prioriteret sagsbehandlingen af indbakkesager, og en mulig begyndende sagspukkel er blevet nedbragt markant. Der er tale om en mindre sagsmængde, som på kort sigt vil kunne nedbringes. Det vurderes derfor, at kommunen for nye sager vil kunne opfylde 1 hverdages fristen. Kommunen har endvidere kun få sager sat under behandling, og det er positivt, at der ikke opsamles sager i Indbakken, som afventer en nærmere undersøgelse. 4.2 Sagsbehandling BBR ajourføringsprocessen Kommunen har valgt at anvende det store filter til Indbakken, hvilket har bidraget til at mindske antallet af sager, som skal behandles manuelt. Det er BBR-registerførerne i BBR-teamet, som har hovedansvaret for BBR. Kun 2 af byggesagsbehandlerne foretager selv registrering i BBR. Øvrige sager forsøges indberettet hurtigst muligt. 6 af 7

7 Kommunen har oplyst, at ajourføringen i BBR af indbakkesager ikke sker i samme sagsgang, som behandlingen af mulige byggesager. En BBR medarbejder har til opgave at gennemse Indbakken fra ejere samt tage sig af andre henvendelser om rettelser i BBR, som kommer ind via mail og telefonisk kontakt. Der er løbende en tæt dialog med byggesagsbehandlerne, om indberetningen kan godkendes, eller om den kræver lovliggørelse. Kommunen har i denne sammenhæng oplyst, at de er ret konsekvente med enten at registrere en byggesag, hvis der er noget, som kræver lovliggørelse, eller registrere sagen i BBR med en note om, at sagen skal undersøges, hvis der kan være tale om lovliggørelse. Kommunen har oplyst, at ajourføringen af nye sager fra Indbakken fra ejere i BBR fremadrettet vil kunne ske indenfor de påkrævede 1 dage Tilsynets bemærkninger Ifølge bekendtgørelsen om ajourføring af BBR skal kommunen ajourføre BBR i indenfor 1 hverdage. Udviklings- og Forenklingsstyrelsen finder, at ajourføringen af indbakkesager i BBR er tilrettelagt således, at Slagelse Kommune vil kunne overholde 1-hverdages fristen. Kommunen har generelt veltilrettelagte arbejdsgange i behandlingen af sager fra Indbakke til BBR, og der er generelt god fokus på ajourføringen af disse i BBR. Det anbefales, at Slagelse Kommune fortsat kontrollerer, at sager i Indbakken overholder fristen på 1 hverdage for udførelse. 7 af 7