Computerstøttet!samarbejde!

Transkript

1 Computerstøttetsamarbejde Opgave15 Gruppe2.124 Opgave F USEforMyhlenberg

2 Spørgsmål1 MålendemedUSEforMyhlenberger? 1. Skalsikre,atvigtigedokumentersamlesogkunsesafpersonermedadgang. 2. Best Practice : Virksomheden skal være i besiddelse af dokumenter, der beskriver, hvorledes enkelte oprationer skal udføres, f.eks. samling af virksomhedens tagkasseter (hvordan foregår produktion trin for trin), hvorledes lønningssystemet skal udføres, hvordan ordrer skal håndteres osv. 3. ERFA-rapporter: Erfaringsopsamling gennem evaluering af projekter. Det erfarede skal bruges til at opdatere virksomhedens Best Practice-system. Spørgsmål2 Beskrivsystembrugergrupper/fokusgrupper? 1. BestPracticeskalanvendesafstortsetallevirksomhedensmedarbejdere.Detgælderbådei egenproduktionen,administrationen,tilbud/kalkulation,bygge"/projekt"ogafdelingsledelsemv. 2. ERFA-rapporter. Erfaringsopsamling og efter evaluering af projekter skal hovedsageligt styres af ledelsen samt virksomhedens mellemledere. 3. Det overordnede ansvar for at sikre, at vigtige dokumenter kun ses af de personer, der har bemyndigelse her til, ligger hos ledelsen og den ansvarlige IT administrator. Spørgsmål3 TegnetRICH"PICTUREogformulerenvision.

3 VisionenforMyhlenbergerattjeneflerepengepåbyggerierafhøjkvalitet.Detteskalgøresvediførste omgangatstabilisereomsætningenogfastholdedenuværende,fastekunder. Spørgsmål4 Opstiletmodelleringsteam. VedatanvendeKotters8"trinsimplementeringsmodelnedsættesderenstyrendekoalition.Denneskal væreforgængerforuse"implementeringen.koalitionenskalbeståaffølgendepersoner: Ledelse Mellemledere Repræsentanterfrarelevanteafdelinger. TilselveimplementeringenbliverderbehovforetfagligtkompetentIT"mandskab,derkanprogrammere detnødvendige.

4 Spørgsmål5 1. Ledelsen skal udstikke retningslinjer for, hvordan og hvilke manualer der skal udarbejdes, samt følge op på dette efterfølgende. 2. Mellemlederne skal i samarbejde med de udførende medarbejdere udarbejde manualerne for deres arbejdsområder. Således skal alle medarbejdere i virksomheden i større eller mindre grad deltage i samarbejdet omkring udførelsen af Best Practice. 3. Ledelsen skal vurdere resultaterne af erfaringsopsamlingerne, hvilke også er udført af mellemlederne i samarbejde med relevante medarbejdere. Der skal efterfølgende afholdes et møde med mellemledere og ledelsen, hvor de hiver de vigtigste konklusioner ud i en erfaringsrapport. 4. Leverandører til Myhlenberg skal kunne trække oplysninger ud af USE som. a. Tidsplaner b. Materialelister c. Sagsinformationer d. Tidsplaner e. Lagerbeholdning Spørgsmål6 Tegnetsimplificeretflowdiagram,derviserbrugerogroller. Flowdiagrammettagerudgangspunkti,atMyhlenbergsUSEskalbeståaftodatabaser,enERFA"ogenBest Practice"database,somvedrørerhhv.medarbejdernesgjorteerfaringersamtdeivirksomhedenforetrukne metodertiludførelseafdetdagligearbejde.detodatabasererkomplementæreidenforstand,atde erfaringer,somløbendeskalopsamlesognoteres,kananvendestilatkorrigeredemetoder,virksomheden foretrækkeratanvende.

5

6 Spørgsmål7 Tegnensekvensmodel(svarendetilworkflow et),somviservejentilmålene. 1.Deltagendemedarbejdere OprettelsenafenERFA"ogBestPractice"databasebegynderved,atudvalgtelederenotererdagligeeller ugentligeerfaringerienlogbog,derskalanvendessometslagshuske"værktøjidetsenereerfa"mødejf. punkt3samtafbestpractice"gruppenjf.punkt5.detkunneeventueltogsåovervejes,omvisse medarbejdereskalinddragesierfaringsopsamlingen.logbogenkanf.eks.føresoverinterneprocesseri virksomhedeniengivenperiodeogoveretellerflereprojekter.nårdevalgteperioderellerprojekterer overstået,skalhverlederpåbaggrundaflogbogenudarbejdeeterfa"oplægindeholdendedevigtigste pointeridegjorteerfaringerogsendedissetilerfa"lederen. 2.ERFA"leder ERFA"lederenerenspecieltudvalgtperson,dergenereltharenbredindsigtivirksomhedenogdensdaglige processer.detkanf.eks.væreenafafdelingslederne.erfa"lederensvigtigstefunktionereratstrukturere eterfa"mødeudfradettilsendtematerialefradedeltagendeaktører,indkaldeaktørernetilmødetog væreordstyrerherved.erfa"lederenudarbejdereterfa"indlægsamtenagendatilmødet,hvoraf sidstnævntevedhæftesmødeindkaldelsen,f.eks.pr.mail. 3.ERFA"møde TilERFA"mødetholderERFA"lederenetindledendeindlæg,hvorefterhverafdedeltagendeaktørerholder etindlæg,somerbaseretpåderesgjorteerfaringer.nåralleindlæggeneerafholdt,diskuteresde fremlagtepointermederfa"lederensomordfører.

7 4.ERFA"indsamlingscontainer UdfradiskussionernetilERFA"mødetkategoriseresdefremlagtepointeriforskelligeområder,sådenemt kanintegreresibestpractice"formularerne,sombeskrevetiafsnitfejlhenvisningskildeikkefundet..der kaneksempelviskategoriseresikvalitetsstyring(ks),grænseflader(dvs. områder mellemdeinterne afdelingerimyhlenberg),dokument"håndtering,planlægningafegenproduktion,projektøkonomimv. Kategoriseringendiskuterespåmødetogudføresipraksisafensekretær. 5.BestPractice"gruppe Dedeltagendeaktørerjf.punkt1skalforudenerfaringerogsåoverveje,hvorledesprocesserogmetoderpå bedstmuligvisbørforløbeidetdaglige.disseovervejelserskalfremlæggesforbestpractice"gruppen,som stårforatfåsystematiseretovervejelserne.gruppenskalbeståafenrækkeledere,medstorindsigtialle dedagligeprocesser,metoderogrutiner;detkunnef.eks.værealleværkførernesamtenlederforhver afdelingivirksomheden.bestpractice"gruppenskalstrukturereenrækkeformularer,derbådedigitaltog analogtgørdetoverskueligtforbrugeren,atfåoplysningeromdemetoderogmodeller,derønskesoplyst tildetgivnestykkearbejde.gruppenskalselvsørgeforatindsamledennødvendigevidentilformular" struktureringen,udarbejdeimplementeringsplanerfordenpraktiskegennemførelseafbestpractice" systemetoggennemføreenevalueringheraf. 6.BP"indsamlingscontainer Nåralledataerindsamlet,skaldestruktureresideførnævnteformularer.Dettegøres,sommedERFA" databasen,vha.envirtuelcontainer,derkategorisererdeindsamlededataiforskelligefunktionerog afdelinger.derkaneksempelviskate"goriseresibestpracticeprojektledelse,bestpracticesalg/kalkula" tion/tilbud,bestpracticeprojektledelse,bestpracticeelementproduktionmv.jf.fejlhenvisningskilde ikkefundet.. 7.OpdateringafBestPractice"formularer Nåralledataerindsamlet,skalenledergruppebeståendeafERFA"lederenjf.punkt2ogBestPractice" gruppenjf.punkt5ogopdaterebestpractice"formularerneudfraerfa"indsamlingscontaineren.detteskal gøresisamarbejdemedenit"administrator,somskaludarbejdeetinteraktivtbestpractice"system,hvor brugerenkanklikkesigfremtilderelevanteoplysninger.systemetskallæggesoppåvirksomhedensserver. 9.ERFA/BP"server Serverenskalværetilgængeligforvirksomhedensmedarbejdere.ERFA"rapportenskalallemedarbejdere oglederekunneåbneoglæse,ogdetinteraktivebestpractice"systemskalværetilgængeligtpåensådan måde,atmedarbejderneogledernekanfåadgangtildeformularer,somvedrørerdereseget

8 arbejdsområde.idetilfælde,etandetarbejdsområdeharbetydningfordenpågældendearbejdsrutine, skalderkunneforetagesenautomatiskforespørgsel,såadganggivessamtidigmedatsystemetregistrerer, hvemadgangenergivettil.nårsystemetopdateresaferfa"lederenogbestpractice"gruppen,skal serverenautomatiskgiveallelederebeskedheromvha.enmail,somskalbekræftesafmodtageren. Spørgsmål8 Beskrivdenkulturellemodelpåbaggrundaforganisationskultur. 1. VidensdelingiMyhlenbergforegåradhocdenvidenmantilegnersigbliverihovedernepåfolk eller,bedstefaldgivetvideremundtligt. 2. Lavuddannelse. 3. Athåndværkergenereltermodstanderafnyearbejdsmetoderellerprincipper: Vigørsomvialtid hargjort. 4. Dendanskeholdningtilikkeatdeleviden. Spørgsmål9 Beskrivnogleafdeværktøjer,derskalunderstøtteUSE. 1. Opbygningafetintranet,herunderhardwaresomserver. 2. Derskalopbyggesenbrugerfladeevt.iformafenhjemmeside,hvortilderkanloggesindvha. brugernavnogpassword.deenkeltepasswordsskalgive acces tilforskelliginformationjf.rich" PICTURE. 3. Derskalgenereresenserieafdokumenter,derbeskriverBest Practice. Dissedokumenterkanevt. værepdf"dokumenter,hvoriderermulighedforatforetagesøgningerpåf.eks. limtræssamlinger. Spørgsmål10 OpdaterVISIONEN: VisionenforMyhlenbergerattjeneflerepengepåbyggerierafhøjkvalitet.KvalitetensikresvedERFA" rapporterogbest Practice-formularer, der er tilgængelige for brugeren gennem virksomhedens intranet.

9 Spørgsmål11 Sesvarettilspørgsmål7. Spørgsmål12+13 Hvorledesindrettesdetfysiskemiljø. 1. Best Practice-mapperskalværetilgængeligeforbrugeren,hvorindholdetimapperneskaltilpasses deenkelteafdelinger,såledesdetkunerdenrelevanteinformation,derertilgængelig. 2. På byggepladserne er det tilsvarende. 3. ERFA-rapporterne skal være tilgængelige på kontoret i Arden og i Hedehusene. Spørgsmål14 Hvordanskalinterfacetopbygges? 1. Brugerfladenskalopbyggessomeninternhjemmeside,hvortilderkanloggesindvha.brugernavn ogpassword.deenkeltepasswordskalgive acces tilforskelliginformationjf.svarettilspørgsmål Derskalkunnesøgespåordsomtidligerebeskrevet.