IR BEST PRACTICE. Opdaterede anbefalinger: Præsentation, eksempler og trends

Transkript

1 IR BEST PRACTICE Opdaterede anbefalinger: Præsentation, eksempler og trends

2 AGENDA Kl Præsentation af opdaterede IR Best Practice-anbefalinger v/ Flemming Ole Nielsen, IR Director, DSV og Hanne Leth Hillman, Senior Vice President Investor Relations & Communications, Zealand Baggrund, målsætning, process og anvendelse Struktur og præsentation Udvalgte ændringer og fokusområder Kl Q&A debat i plenum, input og feedback Kl Hvordan kan man som børsnoteret virksomhed bedst skabe en god praktik omkring offentliggørelser v/ Thomas Holst Laursen, Partner, Plesner Advokatfirma Kl Q&A debat i plenum, input og feedback SIDE 2

3 Opdatering af IR Best Practice-anbefalinger De eksisterende anbefalinger var gode og gennemarbejdede, men 5 år gamle IR-faget har løftet sig, og vi har valgt at gøre anbefalingerne mindre lavpraktiske på enkelte områder Vi har ønsket at skabe en mere klar struktur i anbefalingerne De opdaterede anbefalinger adresserer nu også udvalgte gråzoneområder Den lejlighedsvise oplysningsforpligtigelse Tidspunkt for offentliggørelse af års- og delårsrapporter Håndtering af lækage af intern viden Oplysningsforpligtelsen som ledestjerne SIDE 3

4 Proces og anvendelse Proces for opdatering: Overvejelser vedr. involvering Opfordring til feedback Best Practice-dokumentets målgrupper og anvendelse Som opslagsværk til inspiration Udgangspunkt for diskussion og debat Anvendelse i relation til også opdateret udkast til IR-politik Best Practice-anbefalingerne som et levende dokument Ambition: Løbende evaluering og minimu årlig revision og opdatering Følge udviklingen på IR-området og i relevant lovgivning Næste revision: Forud for implementeringen af EU-forordningen om markedsmisbrug pr. 16. juni 2016 SIDE 4

5 Struktur i dokumentet SIDE 5

6 Præsentation og adgang SIDE 6

7 Udvalgte ændringer Identifikation og pleje af vigtigste interessenter er en nøgleopgave i IR Øget fokus på IR s rolle som feedback-funktion til bestyrelse og direktion Og på IR s rolle i den interne kommunikation De gamle dyder gælder fortsat: kvalitet, kontinuitet og konsistens SIDE 7

8 Udvalgte ændringer Anbefalingerne er blevet mindre konkrete på flere områder Frekvens af roadshows og analytikermøder Anbefalinger i retning af Investor targeting og overvejelser om tilgang Aktionærbasens sammensætning bør overvejes og målsætninger kan med fordel opstilles Præsenteret som en mulighed, ikke et must Evt. stilleperioder tilpasses virksomhedens forhold under hensyntagen til lige information til alle (før lød anbefalingen ret bombastisk på 4 uger) Sociale medier og deres rolle for IR-arbejdet Vurderingen er, at de stadig spiller en begrænset rolle Valgt tilgang: Kommunikationskanaler på linje med alle andre og under samme hensyn Men måske er det et emne til næste opdatering?? SIDE 8

9 Gråzoneområde Den lejlighedsvise oplysningsforpligtelse Udfordringer ved den lejlighedsvise oplysningsforpligtelse, f.eks. ved: Forhandlinger om virksomhedsopkøb eller salg Ledelsesmæssige ændringer Ændrede forudsætninger for udmeldte forventninger DIRF s anbefalinger Kortlæg de mest sandsynlige særlige situationer Etabler (kommunikations) beredskab definer ansvarsfordeling og opgaver Udarbejd formelle retningslinjer hvis særlige situationer forekommer med en vis frekvens f.eks. store ordrer Dokumenter forløb også når selskabsmeddelelse ikke sendes! Kontakt evt. Surveillance hos Nasdaq eller Finanstilsynet i tvivlstilfælde SIDE 9

10 Den lejlighedsvise oplysningsforpligtelse praktisk eksempel Proces i DSV A/S vedr. udmeldte finansielle forventninger I forbindelse med månedsrapportering opdateres forecast for regnskabsåret og sammenholdes med udmeldte forventninger (Gross profit, EBIT, Cash flow) markedets forventninger (konsensus estimater) Forecast drøftes på møde med direktionen Konklusion på mødet dokumenteres med kort fra IR til direktion og enkelte andre SIDE 10

11 Gråzoneområde Offentliggørelse af hel- og delårsrapporter Udfordringer i forhold tidspunkt for offentliggørelse af hel- og delårsrapporter: Oplysningsforpligtelserne er klare: Hurtigst muligt efter godkendelse Men; I praksis er tidspunktet for endelig godkendelse ofte ikke helt så entydigt og må defineres DIRF s anbefalinger Etabler fast procedure for godkendelse af endelig meddelelse fx: a) Telefonmøde til endelig godkendelse; b) skriftlig godkendelse fra hele bestyrelsen eller c) skriftlig godkendelse fra formanden/formanden for revisionskomitéen Konsistens i proceduren er vigtig, så dokumenter dialog og kommunikationsflow forud for offentliggørelse SIDE 11

12 Gråzoneområder Håndtering af lækager Udfordringer i forhold til lækager af intern viden Oplysningsforpligtelserne (VPHL 27, stk.2, 3. pkt.) tilsiger: Intern viden må offentliggøres, når det kommer til kendskab, at intern viden ikke længere er holdt fortrolig Oplysningspligten træder således i kraft i tilfælde af: - lækning af information til offentlige medier; tyveri af materiale indeholdende intern viden; overdragelse af fortrolig/intern viden til tredjemand; DIRF s anbefalinger Vurdere særlige situationer og overvåge offentlige medier/analytikerrapporter Udarbejde beredskabsplan inkl. udkast til holding statements og Q&A Skeln kritisk mellem 1) rygter, der kan ligge tæt på igangværende aktiviteter uden konkret indhold 2) faktiske informationer, der kun kan være relateret til konkret intern viden SIDE 12

13 Offentliggørelsestidspunkt Praktiske eksempler Zealand Pharma: Overdragelse af intern viden under samarbejdsaftaler Licensaftale med Sanofi Udfordring: Kommunikation af væsentligste aktiver uden for Zealand s kontrol Løbende hensyntagen til gennemsigtighed i kommunikation i forhold til kravet om oplysningstidspunkt Håndtering Aftalt proces vedr. informationsformidling uafhængigt af, om der er tale om: 1) Materiel viden for både Zealand og Sanofi 2) Materiel viden for Zealand men ikke for Sanofi Hensynet til, at intern viden skal offentliggøres hurtigst muligt prioriteres, så det aftales på forhånd, hvornår intern viden kan deles For at imødekomme bedst muligt hensynet til transparent og fuldstændig kommunikation, forberedes udkast til scenariemeddelelser SIDE 13