ET STRATEGISK UDGANGSPUNKT MED VIRTUELT SAMARBEJDE

Transkript

1 EFFEKTIVISER COLLABORATION SYGEHUSE ET STRATEGISK UDGANGSPUNKT MED VIRTUELT SAMARBEJDE

2 PROGRAM Præsentation af Working Virtual Sådan arbejder vi Præsentation af VS14 Hvordan står det til? Et par eksempler på implementering Et par værktøjer Working Virtual

3 OM WORKING VIRTUAL Working Virtual er en konsulentvirksomhed med speciale i virtuelt samarbejde. Vi mener, at udnyttelse af det virtuelle potentiale er et af de vigtigste parametre for effektivisering og vidensdeling i organisationer og virksomheder i dag. Virtuelt samarbejde er et område, som kræver dyb teknologisk indsigt og ekspertise inden for adfærd, kommunikation og forandringer. Vi er specialiserede i: Forretningsprocesser Virtuelt samarbejde Forandringsprocesser Uddannelse Monitorering Kommunikation Vi har samlet kompetencerne i én virksomhed og har solid erfaring med implementering af virtuelt samarbejde. Working Virtual

4 HVAD ER POTENTIALET? Working Virtual

5 HVAD ER POTENTIALET? Det er når man bruger virtuelle medier til at arbejde sammen. Working Virtual

6 SÅDAN ARBEJDER IT-AFDELINGERNE MED COLLABORATION VÆRKTØJER Tilpasning af teknik - Valg og indkøb - Implementering Teknisk udrulning Selve udrulningen af ny teknisk platform 1 KLARGØRING AF TEKNIK 3 UDRULNING VIRTUELT SAMARBEJDE 2 INFO 4 JUSTERING Justering Klar til start I forbindelse med fejlmeldinger Info til medarbejdere om kommende optimeres ny platform Working Virtual tiltag 6

7 VORES METODE Strategisk udgangspunkt - Teknik, Forretningsprocesser, målgrupper og handlingsplan. Forandringen Medarbejderne skal være klar, velinformerede og klædt på til opgaven. 1 STRATEGISK UDGANGSPUNKT 3 KOMMUNIKATION, UDDANNELSE & IMPLEMENTERING OPTIMALT VIRTUELT SAMARBEJDE 2 KLARGØRING & BEST PRACTICE 4 MÅLING & OPTIMERING Konkrete resultater Klar til start Vi måler på indsatsen og Vi sikrer, at teknik, proces, målgruppe og optimerer processen. Working Virtual kommunikation spiller sammen. 7

8 Working Virtual 2015

9 Undersøgelsen er gennemført 1. halvår største virksomheder i DK Telefoninterview samt digital survey Working Virtual 2015

17 EFFEKTIVISER SPØRGSMÅL SYGEHUSE TIL UNDERSØGELSEN? MED VIRTUELT SAMARBEJDE

18 EFFEKTIVISER ET PAR EKSEMPLER SYGEHUSE - SMAL IMPLEMENTERING I PROJEKT MED VIRTUELT SAMARBEJDE

19 BAGGRUND I 2014 var Psykiatrien i Region Sjælland og Vordingborg Kommune igennem en proces med 4 faser i forbindelse med projekt Sammen om. Ønsket var at styrke samarbejdet om indsatsen for psykisk udsatte børn og unge. Processen førte til virtualiseringen af en række møder og konferencer på tværs af de regionale og kommunale afdelinger, der arbejder med området. Working Virtual

20 OVERBLIK Udfordring Det er svært for praktiserende læger kommuner og regionens psykiatri at yde en tidlig og koordineret indsats over for børn og unge, der er psykisk udfordret. Denne udfordring kommer bl.a. til udtryk ved, at det er svært at afse tid til fysiske møder, hvor organisationerne kan koordinere indsatsen på tværs af organisationsskel. Derfor er fokuseres der derfor på at virtualisere visitationsmøderne i Vordingborg Kommune. Formål og mål Formålet er at sikre et løft af fælles kompetenceniveau omkring indsatsen vedrørende de psykisk udfordrede unge. Målet er at forbedre muligheden for netværkssamarbejdet mellem organisationerne gennem virtuelle visitationsmøder, hvor man kan mødes uafhængigt af tid og sted. Løsning Løsningen tager udgangspunkt i fire større indsatser, der sammen vil sikre, at etablering af virtuelle visitationsmøder bliver en succes. 1. Analyse af de forretningsgange, der skal udgøre kernen af det fremtidige virtuelle samarbejde mellem organisationerne. 2. Uddannelse af personer fra de berørte organisationer, således, at superbrugere og sidemandsoplæring kan ske alle relevante steder. 3. Udarbejdelse af selvinstruerende værktøjer og støttematerialer, således, at nye brugere selv kan sørge for oplæring. 4. Monitorering af indsatsen, til brug ifb. med feedback, nyhedsbreve og om projektet er lykkedes. Working Virtual

21 Fase 1 Identifikation af potentiale Fase 2 Forudsætninger og klargøring Fase 3 Uddannelse og implementering Fase 4 Monitorering og best practice Working Virtual undersøger, hvordan regionens eller kommunens medarbejdere samarbejder i dag og kortlægger, hvor der med fordel kan tilføjes en virtuel dimension. Potentialet vurderes ud fra, hvor der kan spares tid og skabes bedre tilgængelighed mellem kollegaer med det eksisterende IT-udstyr. Forudsætningerne for at udnytte det virtuelle potentiale identificeres. Working Virtual vælger de nødvendige ITværktøjer og udarbejder en kravsspecifikation for, at det nye samarbejde kan lykkes. I en rapport anbefaler Working Virtual, hvordan kunden bedst udnytter de eksisterende ITværktøjer samt hvilke justeringer, der evt. bør foretages. Working Virtual producerer skræddersyede og lettilgængelige brugerguides, retningslinjer, e-learning m.m., som understøtter den enkelte i at arbejde virtuelt uden problemer. Relevante medarbejdere uddannes til at håndtere deres respektive roller i den virtuelle samarbejdsmodel, som nu implementeres. Den første tid efter implementeringen monitorerer, evaluerer og optimerer Working Virtual de nye virtuelle samarbejdsprocesser. Monitoreringen danner grundlag for en rapport om brugen af det virtuelle samarbejde og best practice, som udbredes via nyhedsbreve. Working Virtual

22 EFFEKTIVISER ET PAR EKSEMPLER SYGEHUSE - BRED IMPLEMENTERING I FAXE MED VIRTUELT SAMARBEJDE

23 BAGGRUND I 2015 var Faxe kommune igennem en bred implementering med fokus på at lægge et fundament for fremtidigt virtuelt samarbejde. Målet var at øge mulighederne for virtuelt samarbejde for kommunens ansatte og styrke samarbejdet i Faxe kommunes samarbejde med de 17 kommuner under Region Sjælland ved at deltage i møder virtuelt. Working Virtual

24 OVERBLIK OVER FORLØBET Udfordring Ingen strategi for virtuelt samarbejde Ingen anvendelse og brugererfaring ifb. virtuelt samarbejde Processer for virtuelt samarbejde er ikke defineret Formål og mål Formålet er at sikre, at Faxe Kommune udnytter sit virtuelle potentiale i forbindelse med samarbejde såvel internt som eksternt. Målet er at gøre det så let som muligt for medarbejdere og eksterne samarbejdspartnere at udnytte de muligheder, der er for virtuelt samarbejde ved at skabe relevans, brugervenlighed og skabe indsigt ved at uddanne og identificere processer, der er oplagte til virtuelt samarbejde. Løsning Løsningen tager udgangspunkt i fire indsatser, der samlet vil sikre, at etablering af virtuelt samarbejde med succes forankres i centrene. 1. Formulere en samlet strategi, der tager udgangspunkt i en teknisk analyse af anvendelsesmuligheder, og en konkret handlingsplan. 2. Udarbejdelse af fælles platform med guides, skabeloner og værktøjer. 3. Uddannelse af vigtige aktører, der skal være med til at udfolde det virtuelle potentiale. 4. Monitorering af indsats med fokus på at optimere den virtuelle samarbejdsmodel. Working Virtual

25 Fase 1 Strategi, teknik og Identifikation af processer og potentiale Working Virtual undersøger, hvordan organisationens medarbejdere samarbejder i dag og kortlægger, hvor der med fordel kan tilføjes en virtuel dimension. Potentialet vurderes ud fra, hvor der kan spares tid og skabes bedre tilgængelighed mellem kollegaer med det eksisterende IT-udstyr. Fase 2 Forudsætninger og klargøring Forudsætningerne for at udnytte det virtuelle potentiale identificeres. Working Virtual vælger de nødvendige IT-værktøjer specificere hvad der skal ske for, at virtuelt samarbejde kan lykkes. Målgruppen defineres. Fase 3 Uddannelse og implementering Working Virtual producerer skræddersyede og lettilgængelige brugerguides, retningslinjer, e-learning m.m., som understøtter den enkelte i at arbejde virtuelt uden problemer. Relevante medarbejdere uddannes til at håndtere deres respektive roller i den virtuelle samarbejdsmodel, som nu implementeres. Fase 4 Monitorering og best practice Den første tid efter implementeringen monitorerer, evaluerer og optimerer Working Virtual de nye virtuelle samarbejdsprocesser. Monitoreringen danner grundlag for en rapport om brugen af det virtuelle samarbejde og best practice, som udbredes via nyhedsbreve. Working Virtual

26 ET PAR VÆRKTØJER Working Virtual

27 MEDIETRAPPEN Working Virtual

28 Typiske reaktioner på forandringer Begejstring kan overskygge rationelle overvejelser Får et kick ud af at være med i processen Kan ikke lide forandringer, men følger med Er flokdyr, der sørger for ikke at skille sig ud Source: Nordisk Kommunikation A/S Åbne over for forandringer Entusiasten Traditionalisten Føler usikkerhed, til der falder ro på igen Reaktioner Ikke begejstret for forandringer, men erkender nødvendigheden Pragmatikeren Skeptikeren Tænker i rationelle alternativer, de kender i forvejen Accepterer først forandringen, når den har bevist sit værd Hader forandringer, ændrer kun af nød, aldrig af lyst Er modstandere af forandringer, selvom det virker åbenlyst Fokuserer på at undgå at blive en del af processen

29 MEDARBEJDERNES 6 GRUNDLÆGGENDE SPØRGSMÅL 1. Hvorfor skal vi gennemføre forandringen?? Hvad er målet med forandringen - det attraktive fremtidsbillede? Hvad er årsagen til forandringen? 2. Hvordan skal forandringen gennemføres? 3. Hvordan bliver medarbejderne konkret berørt? 4. Hvad er tidsplanen? 5. Hvem er ansvarlig for gennemførelsen? 6. Hvor kan man læse/høre mere? Working Virtual

30 TRIN 1: MÅL FOR PROJEKTETS KOMMUNIKATION - Målene for projektets kommunikation defineres ved at oversætte projektets mål til kommunikationsmål. PROJEKTMÅL KOMMUNIKATIONSMÅL 1) Implementere ny UC-platform 1) Skabe opmærksomhed om UC-platformen 2) Klæde ambassadører på med special viden 2) Alle ambassadører skal føle sig velinformeret 3) Få alle medarbejdere til at synes, at tiltaget er relevant 3) Medarbejdere har diskuteret relevansen på afd.niv. 4) 4) 5) 5) 6) 6) 7) 7) Working Virtual

31 Opsummering Virtuelle samarbejdsværktøjer er derude. Vi tager bare ikke ansvar for, at medarbejderne skal have hjælp til at bruge dem rigtigt. Skab en god brugeroplevelse første gang det er alfa og omega. Uddannelse er med til at optimere udnyttelsen få det med ind i udrulningsbudgetterne. IT! - Skab et samarbejde med direktion, mellemledere, Kommunikation og HR. Ellers bliver investeringen ikke brugt optimalt. Gå hjem og tænk over, hvor meget tid, kvalitet og økonomi, der kan komme ud af jeres virtuelle samarbejde. Working Virtual 2015

32 Vimmelskaftet 41F, DK-1161 København K Danmark Thorvaldsensgade 19 DK-8000 Aarhus C Danmark Tel