REFERAT FRA ORDINÆR GENERALFORSAMLING

Transkript

1 Sven Westergaards Ejendomsadministration A/S Store Kongensgade 24B 1264 København K København, den 5. april 2018 Ejd. nr.: REFERAT FRA ORDINÆR GENERALFORSAMLING År 2018, torsdag den 5. april kl , afholdtes ordinær generalforsamling i E/F Store Kongensgade 90 & 90A hos formand Stine Bergmann, Store Kongensgade 90A, 1. sal, 1264 København K, med følgende: DAGSORDEN: 1. Valg af dirigent og referent 2. Bestyrelsens beretning og godkendelse af denne 3. Fremlæggelse og godkendelse af årsrapport 4. Fremlæggelse og godkendelse af budget 5. Valg af formand for bestyrelsen 6. Valg af andre medlemmer til bestyrelsen 7. Evt. valg af suppleant(er) 8. Forslag a) Bestyrelsen stiller forslag om gebyr ved ind/ udflytning b) Bestyrelsen stiller forslag om ændring af husorden c) Bestyrelsen stiller forslag om tilføjelse om sikkerhedsstillelse til vedtægterne 9. Valg af administrator 10. Valg af revisor 11. Eventuelt Nærværende referat er ikke en ordret gengivelse af det passerede, men alene en ekstrakt, der gengiver de væsentligste synspunkter og beslutninger. 12 ud af foreningens 19 ejere var repræsenteret med et samlet fordelingstal på 72,6/100, heraf 7 ved fuldmagt. Tilstede var desuden ejendomsadministrator Mette Just fra Sven Westergaards Ejendomsadministration A/S. Det blev konstateret, at følgende ejere var til stede: Side 1 af 8

2 Ejerlejlighed nr. Fordelingstal Fuldmagt Lionox Properties 1 6,6 Francoise Delvaux 2 1,9 Alpacahuset 3 2,6 Oliver Rye 4 1,0 F Christian Sahl 5 5,5 x Peter Illum 6 5,5 x Pelle Hvass 7 5,4 F Marie Louise von Sperling 8 6,1 F R. Cordsen Nielsen 9 5,3 x Jörn Hulgard 10 6,1 M. S. G. Barbry & A. F. E. Barbry 11 5,4 F Henrik Sørensen 12 6,1 J. Holbak & N. A. Holbak 13 5,3 x Mai Seidelin & Lars Seidelin Knutsson 14 5,3 F Røntgen- og Ultralydsklinik 15 11,9 F S. Bergmann & T. Skovbjerg 16 8,3 x Daniel Rasmussen 17 7,6 F Jörn Hulgard 18 0,6 Hulgaard/ Ejerforening 19 3,5 I alt 72,6 Dagsordenens punkt 1 - Valg af dirigent og referent: Formand Stine Bergmann bød velkommen og foreslog Mette Just som dirigent og referent, hvilket generalforsamlingen tilsluttede sig. Dirigenten takkede for valget og konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet ved indkaldelse udsendt digitalt til ejerne den 15. marts og igen den 26. marts Ligeledes oplyste dirigenten, at generalforsamlingen var beslutningsdygtig til alle punkter på dagsordenen. Dagsordenens punkt 2 - Bestyrelsens beretning og godkendelse af denne: Formand Stine Bergmann aflagde årsberetningen for det forgangne år, og oplyste herunder at det havde været et positivt men roligt år for ejerforeningen, og at der havde været overskud på kontoen. Bestyrelsen havde blandt andet brugt tid på, at få reduceret udgifterne til renovation ved at fjerne to containere samt sørget for, at Vespa selv afholder udgiften til bortskaffelse af deres erhvervsaffald. Foreningen havde budt velkommen til Oliver Rye og Marie Louise von Sperling. Side 2 af 8

3 Stine takkede for det hyggelige arrangement med sammenspisning tidligere på året, og opfordrede til at afholde dette endnu en gang i løbet af sommeren. Stine oplyste endvidere, at bestyrelsen havde punkterne som tilbagekøb af kælderen, altaner samt udskiftning af stigstrenge på deres liste over kommende arbejder for bestyrelsen. Efter en kortere debat om ejendommens generelle vedligeholdelse, blev bestyrelsens beretning taget til efterretning. Dagsordenens punkt 3 - Fremlæggelse og godkendelse af årsrapport: Dirigenten gennemgik årsrapporten for 2017, der var udsendt sammen med indkaldelsen. Dirigenten oplyste, at regnskabet havde en blank revisionspåtegning. Foreningen havde haft indtægter for kr og udgifter for kr , hvilket gav et resultat før finansielle poster på kr Årets resultat efter indtægter for finansielle poster udgjorde derfor kr Af forslag til resultatdisponeringen var overført kr til henlæggelserne for facaden, hvilket efter overført resultat til egenkapitalen på kr gav årets resultat på kr Den likvide beholdning udgjorde pr. 31. december 2017 kr , mens gældsforpligtelserne udgjorde kr Dirigenten bemærkede endvidere, at fordelingsnoten for foreningens fællesudgifter fremgik af oversigten på side 14. Ejer Peter Illum spurgte ind til revisors bemærkning vedrørende indberetningen af moms for regnskabsåret 2017 på side 6, hvortil dirigenten oplyste, at administrator og revisor ikke var enig i hvorledes indberetningen af moms skal foregå og at der efter årsregnskabets afslutning var blevet indberettet moms for de momsregistrerede ejere for Regnskabschef Pernille Winther kan bemærke følgende til referatet: I en ejerforening skal moms holdes neutral overfor foreningen, således at der ikke trækkes moms fra udgifter, der vedrører de fordelingstal, der ikke er momsregistreret. Dette bevirker i princippet, at man skal indberette samme moms udgående som indgående, således at der ikke er opkrævet for meget udgående moms hos den enkelte ejer, men samtidig ikke er trukket mere fra end opkrævet. Da udgifterne i ejerforeningen først er kendt når regnskabsåret er gået, har SWE i 2017 valgt en metode hvor vi løbende har foretaget indberetninger til SKAT med en 0-indberetning. Efter regnskabsafslutning, har vi indberettet det korrekte beløb, og viderefaktureret dette til de relevante ejere, til deres momsregnskab. Denne metode mener foreningens revisor ikke er korrekt, og derfor har de været nødt til at bemærke dette i årsregnskabet. SWE vil i 2018 løbende opkræve udgående moms hos ejerne, i den månedlige opkrævning og indberette dette til SKAT. De enkelte ejere vil derfor løbende kunne fratrække moms ud fra deres opkrævning. Når året er gået vil der komme en regulering til dette beløb, da vi først her kender de reelle udgifter for Årsrapporten for 2017 blev enstemmigt godkendt. Side 3 af 8

4 Dagsordenens punkt 4 - Fremlæggelse og godkendelse af budget: Dirigenten gennemgik budgettet for 2018, som var udsendt sammen med indkaldelsen. Budgettet indeholdte uændret bidrag til fællesudgifterne. Foreningens indtægter var budgetteret til kr og de samlede udgifter i form af ejendoms- og foreningsudgifter til kr , eftersom budgettet var udarbejdet som et 0-budget, således ejerforeningen havde mulighed for at benytte kr til vedligeholdelse af ejendommen. Generalforsamlingen ønskede at stille et ændringsforslag til budgettet for 2018, således det indeholdte en stigning i fællesudgifterne pr. 1/ med 10% eftersom ejendommen krævede nærmere vedligeholdelse af facader, varmesystem, stigstrenge m.m. efter flere års efterslæb samt opsparing til tilbagekøb af kælderen. Foreningens indtægter var herefter budgetteret til kr , hvilket gav et forventet overskud på kr med uændrede udgifter. Det korrigerede budget er endvidere vedlagt som bilag til nærværende referat. Budgettet for 2018 med en stigning i fællesudgifterne pr. 1/ med 10% blev enstemmigt godkendt. Dagsordenens punkt 5 - Valg af formand til bestyrelsen: Stine Bergmann var på valg, og ønskede at genopstille som formand til bestyrelsen. Stine blev enstemmigt genvalgt, uden modkandidater. Dagsordenens punkt 6 - Valg af andre medlemmer til bestyrelsen: Bestyrelsesmedlemmerne Henrik Sørensen og Carl Christian Illum var på valg, men ikke ønskede at genopstille som medlemmer til bestyrelsen, hvorfor der som minimum skulle findes 2 nye medlemmer til bestyrelsen. Ejerne Peter Illum og Christian Sahl ønskede at opstille til bestyrelsen, og blev begge enstemmigt valgt, uden modkandidater. Dagsordenens punkt 7 - Evt. valg af suppleanter: Suppleant Pelle Hvass var på valg, og ønskede at genopstille som suppleant til bestyrelsen. Pelle blev enstemmigt genvalgt, uden modkandidater. Side 4 af 8

5 Bestyrelsen består herefter af: Navn: År, for valg: Stine Bergmann Formand 2020 Peter Illum Bestyrelsesmedlem 2020 Christian Sahl Bestyrelsesmedlem 2020 Pelle Hvass Suppleant 2019 Dagsordenens punkt 8 - Forslag: Forslag a) Bestyrelsen stillede følgende forslag om gebyr ved indflytning: På opfordring fra flere beboere i ejendommen foreslår bestyrelsen nedenstående. Baggrunden for forslaget er, at ind- og udflytning slider på fællesarealerne, især trappeopgangene, og da vi ønsker at holde fællesudgifterne nede, mener vi, at ejerforeningen bør kompenseres for den ekstraordinære slitage i forbindelse med ind- og udflytning. Grundet slitage på ejendommen i forbindelse med ind-og udflytning, opkræves et gebyr på kr i forbindelse med indflytning. Hvis indflytning sker i forbindelse med overdragelse af en ejerlejlighed, vil den nye ejer blive faktureret gebyret på overdragelsesdagen. Hvis indflytning sker i forbindelse med, at et medlem har valgt af udleje sin ejerlejlighed, vil medlemmet blive faktureret gebyret på dagen, hvor den nye lejer flytter ind. Ved udlejning forstås et medlems fuldstændige overdragelse af brugsretten til en ejerlejlighed for en periode, der overstiger en måned. Formand Stine Bergmann motiverede forslaget, og oplyste at bestyrelsen på opfordring af en ejer havde valgt at stille forslaget, således at der tilkom ejerforeningen et gebyr til vedligeholdelse af opgangene som slides af de mange indflytninger i ejendommen. Stine pointerede, at gebyret ikke gjaldt for de ejere/ beboere der bor i ejendommen på nuværende tidspunkt, men for dem som flytter ind fremadrettet. Dirigenten bemærkede, at såfremt forslaget blev vedtaget, ville forslaget ligeledes blive tilføjet som et afsnit til vedtægternes 13 i form af stk. 8. Dirigenten satte efterfølgende forslaget til afstemning. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. Side 5 af 8

6 Forslag b) Bestyrelsen stillede følgende forslag om ændring af husorden. Foreningens nuværende og forslået husorden var udsendt som bilag sammen med indkaldelsen: Formand Stine Bergmann motiverede forslaget, og oplyste herunder at bestyrelsen på foranledning af ejerforeningens tidligere bestyrelser havde valgt at udarbejde en opdateret husorden til generalforsamlingens stillingtagen. Ejer Jakob Holbak ønskede at stille et ændringsforslag til husordens afsnit 11. Støj og brandfare, således at der blev tilføjet følgende: Anvendelse af tagterrassen må kun ske i tidsrummet 7-23, medmindre andet er aftalt med bestyrelsen. Generalforsamlingen tilsluttede sig hertil, hvorefter dirigenten satte forslaget med nærværende ændringsforslag til afstemning. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. Den vedtagne husorden er endvidere vedlagt som bilag til nærværende referat. Forslag c) Bestyrelsen stillede følgende forslag om tilføjelse om sikkerhedsstillelse til vedtægterne: 14 PANTERET/ SIKKERHEDSSTILLELSE 14.1 Vedtægterne lyses pantstiftende i hver enkelt ejerlejlighed nr. 1-19, matr. nr. 333, Sankt Annæ Øster Kvarter, med kr Panteretten skal have bedst mulig prioriteringsstilling og respekterer ikke efterfølgende låneomlægning, ny eller omprioritering i eller uden ejerskifte. Ved salg af ejerlejlighed, hvor eksisterende lån bibeholdes, skal panteretten fremtidig have 1. prioritet. Det påhviler køber at drage omsorg for, at dette sker senest 1 måned efter overdragelsesdagen Ved overdragelse af en ejerlejlighed indtræder køber i samtlige forpligtelser i henhold til pantstiftelsen En generalforsamling kan efter vedtægternes regler om vedtægtsændringer beslutte at forhøje dette beløb, som vedtægterne er tinglyst pantstiftende for. Formand Stine Bergmann motiverede forslaget, og oplyste at foreningens nye vedtagne vedtægter ikke indeholdt en bestemmelse om sikkerhedsstillelse, hvorfor bestyrelsen havde valgt at stille nærværende forslag. Flere ejere spurgte til forslagets størrelse af sikkerhedsstillelsen på kr , eftersom de mente at størrelsen på ejerforeningens nuværende sikkerhedsstillelse var kr Bestyrelsesmedlem Carl Christian Illum oplyste, at forslaget var baseret på DEAS standardvedtægter for ejerforeninger, Side 6 af 8

7 hvorfor generalforsamlingen ønskede at stille et ændringsforslag til størrelsen af sikkerhedsstillelsen således den fastholdes på kr Dirigenten bemærkede, at såfremt forslaget blev vedtaget, ville tilføjelsen af 18 vedrørende tinglysning ligeledes blive tilføjet til foreningens vedtægter med samme ændringsforslag til sikkerhedens størrelse. Tilføjelsen har følgende ordlyd: 18 TINGLYSNING 18.1 Disse vedtægter begæres tinglyst servitutstiftende på Ejendommen matr. nr. 333, Sankt Annæ Øster Kvarter. Samtidig begæres alle tidligere vedtægter og tillæg til vedtægter aflyst Vedtægterne pkt begæres tillige tinglyst pantstiftende for kr på hver enkelt ejerlejlighed nr. 1-19, matr. nr. 333, Sankt Annæ Øster Kvarter. Med hensyn til de på ejendommen og ejerlejlighederne hvilende servitutter og byrder henvises til ejendommens og ejerlejlighedernes blade i tingbogen. Dirigenten bemærkede yderligere, at administrator ikke kunne redegøre for tilføjelsen til vedtægterne samt tinglysning heraf, eftersom bestyrelsen har valgt at udarbejde nærværende uden samarbejde med administrator. Dirigenten satte efterfølgende forslaget med nærværende ændringsforslag om sikkerhedens størrelse fra kr til kr til afstemning. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. Dagsordenens punkt 9 -Valg af administrator: Sven Westergaards Ejendomsadministration A/S blev genvalgt. Dagsordenens punkt 10 - Valg af revisor: Formand Stine Bergmann oplyste, at foreningens faste revisor Bent Christensen gennem flere år var stoppet hos BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, hvorfor det var til generalforsamlingens stillingtagen om der skulle vælges en anden revisor. Generalforsamlingen ønskede, at give bestyrelsen bemyndigelse til i samarbejde med administrator, at undersøge markedet og i den forbindelse finde en ny revisor til udarbejdelse af regnskabsåret for Side 7 af 8

8 Bestyrelsen fik enstemmigt bemyndigelse til at skifte revisor til udarbejdelse af årsrapport for kommende regnskabsår. Dagsordenens punkt 11 - Eventuelt: Ejer Thomas Skobjerg gav en kort opdatering om ejerforeningens tilbagekøb af kælderen: Status var at Jörn Hulgard ejer kælderen på nuværende tidspunkt, og at der på foreningens ekstraordinære generalforsamling den 1. november 2016 blev truffet beslutning om, at ejerforeningen skal tilbagekøbe kælderen ved at tilbyde Jörn en fair aftale. Thomas oplyste endvidere, at bestyrelsen havde valgt at få undersøgt punkt 7. af nærværende aftale ved en jurist hos administrator, for at kortlægge om ejerforeningen pr var nødsaget til at købe kælderen retur på aftalens betingelser, hvilket var tilfældet. Spørgsmålet var endvidere, om ejerforeningen skulle købe kælderen retur før tid eller forsætte lejen af kælderen frem til og derved udskyde tilbagekøbet af kælderen, hvilket generalforsamlingen tilsluttede sig. Ejer Jakob Holbak gav en kort opdatering vedrørende altanerne på ejendommen, og kunne hertil oplyse, at man afventede en forligssag mellem parterne. Dirigenten hævede herefter generalforsamlingen kl og takkede for god ro og orden. København, den 5. april 2018 Nærværende referat er underskrevet med NemID af dirigent og formanden for E/F Store Kongensgade 90-90A. Side 8 af 8

9 Underskrifterne i dette dokument er juridisk bindende. Dokumentet er underskrevet via Penneo sikker digital underskrift. Underskrivernes identiteter er blevet registereret, og informationerne er listet herunder. Med min underskrift bekræfter jeg indholdet og alle datoer i dette dokument. Mette Just Dirigent På vegne af: Sven Westergaards Ejendomsadministration A/S Serienummer: CVR: RID: IP: :33:14Z Stine Bergmann Bestyrelsesformand På vegne af: E/F Store Kongensgade Serienummer: PID: IP: :59:36Z Dette dokument er underskrevet digitalt via Penneo.com. Signeringsbeviserne i dokumentet er sikret og valideret ved anvendelse af den matematiske hashværdi af det originale dokument. Dokumentet er låst for ændringer og tidsstemplet med et certifikat fra en betroet tredjepart. Alle kryptografiske signeringsbeviser er indlejret i denne PDF, i tilfælde af de skal anvendes til validering i fremtiden. Sådan kan du sikre, at dokumentet er originalt Dette dokument er beskyttet med et Adobe CDS certifikat. Når du åbner dokumentet i Adobe Reader, kan du se, at dokumentet er certificeret af Penneo e-signature service <penneo@penneo.com>. Dette er din garanti for, at indholdet af dokumentet er uændret. Du har mulighed for at efterprøve de kryptografiske signeringsbeviser indlejret i dokumentet ved at anvende Penneos validator på følgende websted:

10

11 Husorden for E/F Store Kongensgade 90 vedtaget på ordinær generalforsamling 5. april Overholdelse Husordenen skal overholdes af ejerlejlighedsejere og erhvervsejere. I det følgende kaldet beboeren. Denne har samtidig ansvaret for, at dennes husstand, lejer og de personer, der er på besøg, overholder husordenen. Hovedprincipperne i foreningens husorden er, at den beboer, der er omfattet af husordenen, udviser sund fornuft, hensyn over for andre og foreningens ejendom. Det betyder bl.a., at nedenstående skal overholdes. 2. Affald Al dagrenovation skal pakkes ned i lukkede affaldsposer, inden det smides ud i affaldscontainer. Låget til affaldscontainer skal altid holdes lukket. Øvrigt affald skal sorteres og placeres i de affaldscontainere, som er beregnet til det. Foreningens og Københavns Kommunes anvisninger skal følges. En erhvervsejer skal indgå særskilt aftale med bestyrelsen om affaldshåndtering. Det er ikke tilladt at henstille eller henkaste nogen former for affald på foreningens fællesareal. Der vil en gang årligt blive bestilt storskraldscontainer. Fjerner beboeren ikke affald, herunder byggeaffald og storskrald, der er blevet anbragt i strid med husordenen, vil affaldet blive bortkørt på beboerens regning. 3. Altaner Altaner og disses afløb skal holdes rene. Altankasser er tilladt. Tørrestativer må ikke benyttes på altanen. Altanerne må ikke anvendes til opmagasinering af fx affald, flyttekasser eller hårde hvidevarer. Afskærmning eller afdækning af altanerne er forbudt.

12 4. Cykler, knallerter og barnevogne Cykler og knallerter skal parkeres i de stativer og rum, som foreningen har indrettet til formålet. Barnevogne, klapvogne, løbehjul og lign. Må gerne stilles under trappen i hovedbygningen, så længe dette ikke er til gene for andre beboere. Foreningens bestyrelse er berettiget til at fjerne cykler, knallerter og barnevogne, der henstår ubenyttet. Inden da skal bestyrelsen have opsat opslag i ejendommen og givet beboerne et passende varsel. 5. Fællesarealer Fællesarealer (gården, tagterrassen, kælder og trapper) skal efterlades ryddelige. Ejendommens trapper, reposer og øvrige fællesarealer må ikke anvendes til opmagasinering, herunder af planter, reoler, flasker, cykler, sko, støvler, affaldsposer mv. 7. Husdyr Det er tilladt at have en hund eller en kat i lejligheden under forudsætning af, at den ikke er til gene for andre. Det er tilladt at holde akvariefisk, stuefugle og dyr i bur som fx kanin og hamster, når det sker i begrænset omfang. Krybdyr og insekter er ikke tilladt medmindre tilladelse er givet fra bestyrelsen. Bestyrelsen kan forlange husdyret fjernet, hvis det er til gene for andre. 8. Parkering Parkering på fællesarealerne er ikke tilladt uden aftale med foreningens bestyrelse. Ejerforeningen kan fastsætte regler for brug af parkeringspladser, herunder venteliste, betaling mv. Campingvogne må ikke parkeres på foreningens areal. Anhængere og lignende må kun parkeres på foreningens område i korte perioder og hvis dette ikke er til gene. Hvis der grundet flytning eller ombygning ønskes at parkere skal dette aftales med bestyrelsen og de beboere med ret til parkering i gården.

13 9. Skadedyr Hvis en beboer opdager skadedyr, som fx mus, rotter og kakerlakker, på foreningens område, skal beboeren straks meddele dette til bestyrelsen. Det er ikke tilladt at fodre fugle, katte og andre smådyr på foreningens område. Er en beboer årsag til, at der er skadedyr på foreningens område, kan bestyrelsen lade skadedyrsbekæmpelsen ske på beboerens regning. 10. Skader på ejendommen Hvis der sker skader på ejendommen, vil foreningens bestyrelse ved opslag orientere om, hvor beboeren skal henvende sig. En beboer må ikke uden bestyrelsens godkendelse rekvirere håndværkere på foreningens regning. Sker det, kan bestyrelsen afvise at betale regningen medmindre, der er tale om akutte situationer, hvor det ikke er muligt at få fat i bestyrelsen. Der henvises i øvrigt til foreningens vedtægter om vedligeholdelse og forandringer i boligen. 11. Støj og brandfare En beboer har pligt til at begrænse lugt- og støjgener i ejendommen mest mulig. Brug af tv, radio, musikanlæg, musikinstrumenter, maskiner mv. skal ske under hensyntagen til naboerne. Om nødvendigt skal vinduerne holdes lukket. Støjende adfærd, høj musik mv. frabedes. Dette kan i rimelig omfang fraviges ved fester, hvis beboeren har varslet det inden til bestyrelsen og ved opslag i begge opgange med tlf. nr. på den ansvarlige. Vaskemaskiner og tørretumblere må ikke bruges mellem kl og kl Boremaskiner, slibemaskiner og andet støjende værktøj må ikke bruges mellem kl og kl Beboeren skal varsle gulvslibning og vedligeholdelsesarbejder, der medfører gener for naboer, til bestyrelsen og med opslag i egen opgang. Professionel musikudøvelse må kun finde sted med accept fra berørte naboer og efter bestyrelsens godkendelse. Støjklager skal respekteres første gang. Det er tilladt at grille på altaner og i haver med gas- og elgrill under hensyntagen til naboer. Kulgrill kan benyttes, hvis bestyrelsen har anvist en plads på foreningens område.

14 Brug af gasvarmere og åben ild, fx bål og fakler er ikke tilladt. Den lokale brandvedtægt skal altid være overholdt. Fyrværkeri må ikke antændes på foreningens område. Dette gælder også for tagterrassen. Anvendelse af tagterrassen må kun ske i tidsrummet 7-23, medmindre andet er aftalt med bestyrelsen. 12. Klager Den beboer, der vil klage over en anden beboer, bør først tale med vedkommende om, hvad der opleves, og hvordan det generer. Det er bestyrelsen, der behandler klager over beboere, der ikke overholder husordenen. Bestyrelsen vil ved behandling af klager rette henvendelse til enten den, der ejer boligen, eller foreningens lejer, da disse samtidig har ansvaret for deres husstand, lejere og de personer, der er på besøg.