REFERAT. E/F Brøndkilde ordinær generalforsamling

Transkript

1 REFERAT København, 4. maj 2018 Ejendomsnummer E/F Brøndkilde ordinær generalforsamling Mødested: Valby Kulturhus, 5. sal., Valgårdsvej 4-8, 2500 Valby. Mødedato: Tirsdag den 17. april 2018, kl Fremmødte: Der var repræsenteret 20 af foreningens 65 lejligheder, repræsenterende af ejendommens i alt stemmeberettigede fordelingstal. Dagsorden 0. Valg af dirigent og referent. 1. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning og forelæggelse af årsregnskab til godkendelse. 2. Godkendelse af kommende års driftsbudget, herunder fastsættelse af den enkelte ejers periodevise ydelse. 3. Indkomne forslag. a. Bestyrelsen stiller forslag om indgåelse af samarbejdsaftale med City Parkering. b. Bestyrelsen stiller forslag om ændring af husordenen pkt. 7., biler. c. Bestyrelsen stiller forslag om etablering af fælles port. d. Bestyrelsen stiller forslag om afstemning af fremtidig Yousee aftale. 4. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer, herunder formand. Bestyrelsesformand Uffe Hilfling Lehmann er på valg og genopstiller ikke. Bestyrelsesmedlem Michael Gerner Christensen opstiller som formand. Bestyrelsesmedlem Adam Pedersen Nordhald er på valg og genopstiller ikke. Nuværende suppleant Esben Christensen opstiller. 5. Valg af mindst 2 suppleanter. Ole Palludan og Søren Jensen er på valg og genopstiller ikke. Uffe Hilfling Lehman opstiller. 6. Valg af revisor. 7. Eventuelt. 0. Valg af dirigent og referent. Bestyrelsen foreslog Michelle Nielsen fra DEAS A/S som dirigent, og Kimie Abundo fra DEAS A/S som referent. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. Dirigenten konstaterede at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og afholdt i henhold til vedtægternes bestemmelse samt at generalforsamlingen var beslutningsdygtig i dagsordenens punkter, dog således at forslag nr. a stillet under punkt 3 krævede kvalificeret flertal for beslutning. DEAS A/S Dirch Passers Allé Frederiksberg Tel info@deas.dk cvr Regionskontorer: Aalborg Aarhus

2 1. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning og forelæggelse af årsregnskab til godkendelse. Bestyrelsens beretning var udsendt skriftligt sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen. Formand Uffe Hilfing Lehmann supplerede beretningen med, at bestyrelsen ville fastlægge 2 arbejdsdage. De fremtidige arbejdsdage bliver afholdt henholdsvis d. 26. maj 2018 og d. 15. september Derudover ønskede bestyrelsen at oprette et festudvalg, som kan være behjælpelig med at arrangere foreningens sommerfest. Der var ingen i forsamlingen som meldte sig frivilligt. Herefter blev beretningen taget til efterretning. Årsregnskab for 2017 Michelle Nielsen fra DEAS A/S fremlagde årsregnskabet for Regnskabet viste et driftsunderskud på kr., som var finansieret af foreningens egenkapital, der herefter pr. 31. december 2017 udgjorde kr. Årsregnskabet blev herefter enstemmigt godkendt af forsamlingen. 2. Godkendelse af kommende års driftsbudget, herunder fastsættelse af den enkelte ejers periodevise ydelse. Michelle Nielsen fra DEAS A/S gennemgik bestyrelsens budgetforslag for 2018, herunder bestyrelsens forslag om forhøjelse af fællesudgifterne. Forhøjelsen af fællesudgifterne vil ske ved opkrævningen fra ejerforeningen pr. 1. juni 2018 og med samtidig efterregulering for perioden januar 2018 maj Det fremlagte budget for 2018 blev enstemmigt godkendt som nedenstående: Indtægter: Budget 2018 Aconto E/F-bidrag Vaskeriindtægter Andre indtægter Indtægter i alt Udgifter: Forbrugsafgifter El Vand Renovation Forsikringer og abonnementer Forsikringer Abonnementer Vicevært/renholdelse Ejendomsservice, trappevask mm

3 Snerydning/vejsalt Drift af fællesarealer Administrationshonorar Administrationshonorar, DEAS A/S Øvrige administrationsomkostninger Godtgørelse til bestyrelse Revisor Ingeniør, teknisk bistand Udarbejdelse af varmeregnskab Porto Mødeudgifter Diverse Løbende vedligeholdelse Løbende vedligeholdelse Større vedligeholdelses arbejder Udskiftning af døre på fællesarealer Faldstamme Udskifte koldt-/varmtvandsrør, stigrør Samlede udgifter i alt Årets resultat Indkomne forslag. Forslagnes indhold var udsendt sammen med indkaldelsen. a. Bestyrelsen stiller forslag om indgåelse af samarbejdsaftale med City Parkering. Der var udsendt et udkast til en samarbejdsaftale mellem ejerforeningen og City Parkeringsservice A/S sammen med indkaldelsen. Dirigenten gjorde opmærksom på at forslaget kan vedtages såfremt det opnår kvalificeret flertal, altså flertal fra mindst 2/3 af ejerforeningens medlemmer efter såvel antal som fordelingstal. Da der ikke var nok fremmødte på den ordinære generalforsamling til, at kunne vedtage forslaget, skulle der stemmes om forslaget havde nok tilslutning til at blive behandlet på en ekstraordinær generalforsamling. Bestyrelsen motiverede forslaget med, at man ønskede at mindske problemet med parkeret biler i gården. Der fremkom enkelte afklarende spørgsmål fra forsamlingen og flere gav udtryk for, at den fremsendte samarbejdsaftale manglede flere præcise oplysninger, herunder at det blev præciseret at der er tale om området i gården og ikke ude på vejen. En anden ejer spurgte ind til, at der i aftalen fremgår at City Parkering leverer gratis parkeringstilladelser og gæstekort, hvilket lægger op til, at parkering i gården er legalt med en tilladelse. Blandt medlemmerne var der derfor stemning for, at aftalen skulle indeholde et forbud mod både standsning og parkering i gården. Bestyrelsen redegjorde for, at der her var tale om en standardaftale og at der dermed ville være nogle rettelser hertil. 3

4 Dirigenten konstateret at den fremsendte samarbejdsaftale var for upræcis og der var for mange uklarheder til, at forslaget kunne sættes til afstemning. Bestyrelsen vil præcisere forslaget og sætte forslaget på dagsordenen til en ekstraordinær generalforsamling i løbet af året. b. Bestyrelsen stiller forslag om ændring af husordenen pkt. 7., biler. Bestyrelsens ændringsforslag til husordenen var kun aktuelt såfremt forslag a blev vedtaget. Derfor udgik dette punkt af dagsordenen, og vil ligeledes blive stillet som forslag på en ekstraordinær generalforsamling. c. Bestyrelsen stiller forslag om etablering af fælles port. Bestyrelsen har i en længere periode været i dialog med Slagterlauget, som har et ønske om at etablere en fælles port for, at begrænse parkering og kørsel i gården. Slagterlauget har fremsendt en aftale til ejerforeningen om fælles port, som bestyrelsen ikke finder rimelig. Vedlagt forslaget var, ejerforeningens udkast til en aftale, som et modsvar på den aftale som Slagterlauget har udarbejdet. Det blev diskuteret om fremsendte aftale var bindende, såfremt forslaget blev vedtaget. Bestyrelsen forklarede at forslaget i første omgang skulle ses som en bemyndigelse til, at bestyrelsen må fremsende aftalen til Slagterlauget. Hvis Slagterlaget accepterer aftalen, så skal en endelig aftale vedtages på en generalforsamling. Der fremkom enkelte afklarende spørgsmål fra forsamlingen og forslaget blev herefter sat til afstemning med følgende resultat: For stemte: Imod stemte: Hverken for eller imod stemte: 16 ejere 2 ejere 2 ejere d. Bestyrelsen stiller forslag om afstemning af fremtidig Yousee aftale. Bestyrelsesmedlem Adam Pedersen Nordhald motiverede forslaget, og præsenterede de 3 forskellige løsninger som var fremsendt med indkaldelsen. Første løsning ville indebære, at foreningen opsagde fællesaftalen med Yousee på TV og bredbånd. Den anden løsning indebar, at den nuværende aftale hvor beboerne kun kan tilmelde sig en Yousee-løsning hvor både TV og bredbånd er indeholdt. Den sidste løsning som bestyrelsen anbefalede, er hvor DEAS administrerer opsigelser og tilmeldinger med Yousee mod et gebyr på 300 kr., pr. transaktion. Beboerne kan herefter tilmelde og framelde sig efter ønske, samt har mulighed for at fravælge TV, såfremt man blot ønsker bredbånd. Da dirigenten fornemmede størst tilknytning til løsning 3, blev dette løsningsforslag først taget til afstemning. Løsning 3 blev herefter sat til afstemning, og blev vedtaget med følgende resultat: For stemte: 16 ejere 4

5 Imod stemte: 4 ejere 4. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer, herunder formand. Bestyrelsesformand Uffe Hilfling Lehmann er på valg og genopstiller ikke. Bestyrelsesmedlem Michael Gerner Christensen opstiller som formand. Bestyrelsesmedlem Adam Pedersen Nordhald er på valg og genopstiller ikke. Nuværende suppleant Esben Christensen opstiller. Formand Uffe Hilfing ønskede ikke at genopstille til bestyrelsesformandsposten, men ønskede derimod at opstille som suppleant. Bestyrelsesmedlem Michael Gerner blev valgt som formand for bestyrelsen for 2 år og suppleant Esben Christiansen blev valgt som bestyrelsesmedlem for 1 år. Der var ligeledes nyvalg til Astrid Torndal som bestyrelsesmedlem for en 2-årig periode. Bestyrelsen er herefter således sammensat: Michael Gerner, ejer af Brøndkærvej 15, 4. tv. (formand) (På valg i 2020) Esben Christiansen, ejer af Brøndkærvej 15, st. tv. (På valg i 2019) Astrid Torndal, ejer af Brøndkærvej 15, 3. tv. (På valg i 2020) 5. Valg af mindst 2 suppleanter. Ole Palludan og Søren Jensen er på valg og genopstiller ikke. Uffe Hilfling Lehman opstiller. Der var nyvalg til Uffe Hilfling Lehman og Vibeke Rambech Røhling. 6. Valg af revisor. Der var genvalg til Christensen Kjærulff, Statsautoriseret Revisionsselskab. 7. Eventuelt. Følgende emner blev drøftet: - Et medlem spurgte ind til husordenens forbud mod, at grille på altanen, og om dette gælder alle grille. Bestyrelsen kan ikke bøje reglerne i den nuværende husorden og derfor er der forbud om brug af alle slags grille på altanen. - Der er fortsat problemer med personlige effekter på trapperne i nogle opgange. Der henstilles til, at ejerne sørger for at holde trapperne ryddet, og bestyrelsen opfordrer alle ejere til at læse foreningens husorden, som er vedlagt dette referat. Hvis ejere oplever noget, som er i strid med denne husorden, er man velkommen til at kontakte bestyrelsen eller DEAS. - Nyvalgt bestyrelsesformand Michael spurgte DEAS, hvorledes sikkerheden til foreningen sikres indeksreguleret, hvortil foreningens administrator oplyste, at sikkerheden til ejerforeningen bliver indeksreguleret årligt, og at der i forbindelse med salg sker kontrol af sikkerheden til ejerforeningen. - Ved spørgsmål fra bestyrelsesformanden vedr. den nye persondataforordning fra EU, som træder i kraft i slutningen af maj 2018, blev der fra foreningens administrator lagt vægt på, at såvel administration samt bestyrelsen skal bruge sin sunde fornuft ift. Oplysningers relevans samt formål 5

6 og videregivelsen deraf. Som eksempel blev nævnt, at såfremt en ejer beder bestyrelsen om, at rekvirere arbejde for den pågældende ejer, så vil ejeren indirekte have givet tilladelse til, at bestyrelsen videregiver ejeren kontaktoplysninger til den rekvirerede håndværker. - Afslutningsvis fik bestyrelsen ros for deres store engagement og tidsforbrug i foreningen. Da ikke flere ønskede ordet, hævede dirigenten generalforsamlingen og takkede de fremmødte for en god og saglig debat. Generalforsamlingen blev afsluttet kl Dette referat er underskrevet elektronisk ved brug af NemID, jf. Foreningens vedtægter. Underskrifterne fremgår af dokumentets sidste side. 6

7 Underskrifterne i dette dokument er juridisk bindende. Dokumentet er underskrevet via Penneo sikker digital underskrift. Underskrivernes identiteter er blevet registereret, og informationerne er listet herunder. Med min underskrift bekræfter jeg indholdet og alle datoer i dette dokument. Michelle Elena Nielsen Dirigent På vegne af: DEAS A/S Serienummer: CVR: RID: IP: :27:49Z Michael Gerner Christensen Formand På vegne af: E/F Brøndkilde Serienummer: PID: IP: :48:39Z Dette dokument er underskrevet digitalt via Penneo.com. Signeringsbeviserne i dokumentet er sikret og valideret ved anvendelse af den matematiske hashværdi af det originale dokument. Dokumentet er låst for ændringer og tidsstemplet med et certifikat fra en betroet tredjepart. Alle kryptografiske signeringsbeviser er indlejret i denne PDF, i tilfælde af de skal anvendes til validering i fremtiden. Sådan kan du sikre, at dokumentet er originalt Dette dokument er beskyttet med et Adobe CDS certifikat. Når du åbner dokumentet i Adobe Reader, kan du se, at dokumentet er certificeret af Penneo e-signature service <penneo@penneo.com>. Dette er din garanti for, at indholdet af dokumentet er uændret. Du har mulighed for at efterprøve de kryptografiske signeringsbeviser indlejret i dokumentet ved at anvende Penneos validator på følgende websted: