Referat af afdelingsmøde i afdeling 29, Vesterhåb. Onsdag den 6. september 2018

Transkript

1 Referat af afdelingsmøde i afdeling 29, Vesterhåb Onsdag den 6. september 2018 Claes Jensen, organisationsbestyrelsen og Anne Pilgaard, DOMI Odder deltog i afdelingsmødet. 1. Valg af dirigent Claes Jensen. Claes konstaterede, at indkaldelsen til afdelingsmødet var lovligt indvarslet og dermed beslutningsdygtigt. 1.1 Valg af mødesekretær Rikke Stensgaard 1.2 Godkendelse af forretningsorden Claes Jensen gennemgik kort forretningsordenen som herefter blev godkendt. 2. Godkendelse af beretning for perioden siden sidst Thomas Schlüter gav beretning fra afdelingsbestyrelsen siden sidst Forsinket nytårtaffel Bestyrelsesmøde den 3. juni Der er flere nye beboere i afdelingen. Drøftelse af socialt arrangement henover sommeren. Det aftaltes at lave noget lidt mere uformelt som en start f.eks. tænde et par griller på handicapparkeringen ml. bygning og dække haveborde på græsplænen til fællesspisning for dem der har lyst. Ved fællesspisning kan vi vejre stemningen for at stille teltet op og lave en stor beboerfest i august måned. - Der har været en forespørgsel fra en beboer om at oprette en Facebookgruppe for afdeling 29 til gensidig orientering mm. Vigtigt at være opmærksom på, at den officielle vej for orientering er gennem DOMIs hjemmeside. - Der har været udøvet hærværk på en bil på parkeringspladsen. Hændelsen er anmeldt til DOMI Bolig samt politianmeldt. - Gennemgang og udbedring ved 5 års syn udføres af DOMI-service i tidsrummet i dagene juni 2018 hvor der skal være adgang til boligerne. Bestyrelsesmøde den 28. juni Drøftelse af forslag til budget. Opmærksomhed på at Legepladsen er opført i Ok stand. Sandet skal skiftes én gang årligt, hvilket aldrig er skiftet. Dette påpeges overfor DOMI - Oliering af træstave på gavlfacader (150 stk.) Der skal medregnes stillads og liftleje. Ok stand. Består af sibirsk lærk i forskellige længder Der er enighed i afdelingsbestyrelsen om, at denne udgift i stedet skal bruges på en afskrivning på huslejestigningen i stedet for vedligeholdelse af træstavene. Dette er efterfølgende drøftet ved møde med DOMI Bolig. Beslutning ift. i forhold til ønske om træstavene, afventes det at der ansættes en ny teknisk serviceleder. 1

2 Ved mødet med DOMI Bolig drøftedes huslejestigning. Flere beboer bor her desværre ganske kort tid da huslejen er meget høj ift. andre steder i byen. Huslejestigningen bliver nedskrevet fra 2,9% til 1,1% grundet en hensættelse på yderligere ,- - Der har været afholdt et grillarrangement på den store græsplæne, hvilket var en succes. Enighed om at gentage succesen. - Steffen S. Bratbøl har oprettet Facebook gruppen Vesterhåb Godt initiativ og gruppen fungerer godt. 2.1 Godkendelse af budget Anne Pilgaard gennemgik budgettet. 2.2 Godkendelse af regnskab for afdelingens rådighedsbeløb Ibeth rundsendte regnskab for afdelingens rådighedsbeløb, som blev godkendt. 3. Indkomne forslag 10D: - Opstilling af bum eller lignende da der køres stærkt på knallert og andre transportmidler på gangstien særligt omkring det store areal med græs ved bygning 10. Afdelingsbestyrelsen tager kontakt til DOMIs serviceafdeling og finder i samarbejde med dem en god løsning på hvad der kan gøres for at mindske farten og højne sikkerheden. - Oprydning af cykelskure kan det gøres èn gang årligt? Kort drøftelse af om der skal ske oprydning i cykelskurene 1-2 gange årligt. Oprydningen sker efter samme procedure som sidst. Afdelingsbestyrelsen tager kontakt til DOMIs serviceafdeling og der bliver forinden oprydningen rundsendt besked til alle beboere. Det henstilles til at vi hver især er opmærksomme på, at vi dels får fjernet cykler der ikke længere bruges samt at vise hensyn når man stiller sin cykel i skuret. - Rengøring af indgangsparti èn gang årligt da det ikke er nemt selv at gøre Afdelingsbestyrelsen undersøger muligheder og pris for rengøring af indgangspartierne. Der indkaldes til nyt ekstraordinært møde når dette foreligger. Der var under dette punkt forslag om og tilslutning til en fælles arbejdsdag, hvor beboerne i afdelingen kan hjælpe hinanden med blandt andet rengøring af indgangsparti. 10C: - Ønsker chikaner på hjørnet af 10C og 10D(evt. 2-3 stk.). Cykler, knallerter og scootere har alt for meget fart på rundt om hjørnet, så hvis man står ved sit skur kan man blive påkørt. 2

3 3 Afdelingsbestyrelsen tager kontakt til DOMIs serviceafdeling og finder i samarbejde med dem en god løsning på hvad der kan gøres for at mindske farten og højne sikkerheden bøgehække langs gangstien (dobbelt trådet) fra cykelskur til cykelsti mhp. at forhindre cyklister og knallerter mm. i at køre over græsset. Samt giver læ for vinden med tiden. Afdelingsbestyrelsen tager kontakt til DOMIs serviceafdeling og hører hvad der kan være af muligheder. 6D: Der stemmes under dette punkt ved håndsoprækning. Hver husstand har 2 stemmer, uanset hvor mange der er mødt op fra husstanden. - Opslagstavlen tages ned Der stemmes om, hvorvidt afdelingen skal tage opslagstavlen ned og i stedet bruge DOMIs hjemmeside. For: 5 Imod: 11 Hverken/eller: 4 Opslagstavlen bliver ikke taget ned. Afdelingsbestyrelsen vil have en opmærksomhed på at få ryddet op og fjernet gamle opslag. - Ledningsrør males Der stemmes om hvorvidt de galvaniserede rør skal males i samme farve som bagbeklædningen. For: 11 Imod: 0 Hverken/eller: 9 Afdelingsbestyrelsen kontakter DOMIs serviceafdeling mhp. tidsplan for at ledningsrørene males. - Postkasser Der stemmes om hvorvidt postkasserne skal udbedres af DOMI Bolig. For: 2 Imod: 6 Hverken/eller: 12 Postkasserne udbedres ikke af DOMI. Der var forskellige forslag til hvordan man, som beboer, selv kan udbedre sin postkasse således posten ikke bliver våd samt brevindkastet på postkassen ikke larmer unødigt når det blæser. - Antal husdyr Der stemmes om hvor mange husdyr det er tilladt at have max 2 Såfremt forslaget vedtages er det gældende fremadrettet. Dvs at nuværende beboer med eventuelt flere husdyr ikke er omfattet. Anne Pilgaard præciserede under dette punkt at dyr i bur, f.eks. marsvin og kaniner, ikke tæller med som antallet af husdyr, i DOMI Boligs overordnede reglement. For: 6 Imod: 11 Hverken/eller: 3 Der påføres ikke afdelings ordensreglement hvor mange husdyr det er tilladt at have.

4 4 - Hundeforbud på legepladsen Der stemmes om, hvorvidt der skal være et forbud mod hunde på legepladsen. I så fald kan skilte sættes op. For: 19 Imod: 0 Hverken/eller: 1 Der var enighed om at der indføres hundeforbud på legepladserne. Ibeth Olsen og Steffen S. Bratbøl udarbejder skilte der kan sættes op på legepladserne, således udefrakommende der benytter legepladsen også er opmærksomme på at der ikke ønskes hunde på legepladsen. - Hundeluftning Det stemmes om, hvorvidt afdelingsbestyrelsen skal indskærpe reglerne herfor ved at tydeliggøre afsnit i afdelingens ordensreglement eller på anden vis oplyse beboerne herom. Skilte med hund i snor og saml op efter din hund kan eventuelt sættes op. For: 2 Imod: 16 Hverken/eller: 2 Reglerne indskærpes ikke i afdelingens ordensreglement. Der er en generel oplevelse af, at folk samler op efter sine husdyr. Det føres til referat, at alle beboere (og andre) skal tage hensyn til naboerne og sørge for at gøre rent efter sine husdyr. Ligeledes vise hensyn ift. ikke at lade sit husdyr tisse op af eventuelle blomsterpotter eller dørene til skurene. - Plan for rottebekæmpelse Der stemmes om, hvorvidt afdelingsbestyrelsen skal iværksætte en plan for rottebekæmpelse. For: 2 Imod: 10 Hverken/eller: 8 Der var generel enighed om, at Odder Kommunes rottebekæmpelse har fungeret godt i de få tilfælde der har været konstateret rotter i afdelingen. - Udendørs rygeforbud Der stemmes om, hvorvidt der skal: a)indføres forbud mod at ryge på alle udendørs fællesarealer, således det kun er tilladt at ryge i egen bolig og have. For: 2 Imod: 17 Hverken/eller: 1 b)eller indføre et udendørs rygeforbud, som kun gælder på legepladsen (for børnenes skyld). For: 2 Imod: 6 Hverken/eller: 12 Der indføres ikke rygeforbud på alle udendørs fællesarealer eller legepladsen. Der henstilles til, at alle beboere tager hensyn til hinanden. - Sprøjtefri afdeling Der stemmes om, hvorvidt: a) Afdelingsbestyrelsen skal undersøge muligheden for at indføre forbud mod at Sprøjte med glyphosat eller anden gift i afdelingen. For: 2 Imod: 8 Hverken/eller: 10 b) Eller om DOMI subsidiært skal oplyse beboere, hvornår der sprøjtes i afdelingen, hvis dette ikke kan undlades.

5 For: 2 Imod: 4 Hverken/eller: 14 Afdelingsbestyrelsen går ikke videre med initiativer til en sprøjtefri afdeling. - Tomgangskørsel Der stemmes om, hvorvidt afdelingsbestyrelsen skal tilføje et afsnit om tomgangskørsel til afdelingens ordensreglement. For: 2 Imod: 16 Hverken/eller: 2 Der tilføjes ikke et afsnit om reglerne for tomgangskørsel i afdelingens ordensreglement. Det føres til referat at man i Odder Kommune jf. tomgangsregulativet må holde i tomgang i 3 minutter. - Regler for færdsel og parkering Der stemmes om, hvorvidt afdelingsbestyrelsen skal indskærpe reglerne herfor ved at tydeliggøre afsnit i afdelingens ordensreglement eller på anden vis oplyse beboere herom for at forebygge ulykker. Afdelingsbestyrelsen tilføjer ikke afsnit i afdelingens ordensreglement om regler for færdsel og parkering. Det føres til referat, at der henstilles til at man benytter de markerede båse på parkeringspladsen, så der ikke opstår farlige situationer grundet dårlige oversigtsforhold samt kaos når man skal ud fra pladsen da der ikke er ordentlig plads når biler er parkeret rundt omkring. Ligeledes opfordres alle til at køre langsomt på parkeringspladsen. Der er mange børn der leger, står på rulleskøjter og cykler og der kan hurtigt opstå en farlig situation. Afdelingsbestyrelsen laver et opslag herom som hænges på opslagstavlen. 3.1 Beslutning om afholdelse af regnskabsmøde Nuværende procedure fortsættes. 4. Valg af formand til afdelingsbestyrelsen Følgende blev genvalgt til afdelingsbestyrelsen: Formand: Thomas Schlûter Bestyrelsesmedlem: Ibeth Olsen Valg til vandværket: Erling Sørensen Suppleant. Rikke Bakke Gregersen Suppleant: Tina Schwartz Bestyrelsesmedlem: Rikke Stensgaard ikke på valg. 5. Valg af repræsentantskabsmedlemmer De nuværende repræsentanter fortsætter. 5

6 6. Eventuelt - Steffen orienterede om tankerne omkring FB gruppen Vesterhåb 2-18 og påpegede, at det fortsat er vigtigt at være opmærksom på den officielle kommunikationskanal til/fra DOMI Bolig. Samt at det er vigtigt at gruppen bliver brugt rigtig og at der er en ordentlig tone. Steffen er opmærksom på hans rolle som administrator af gruppen. - Der var en forespørgsel om der er erfaring med træk fra luftkanalerne. I nogle af lejlighederne er der placeret en luft kanal på væggen og der kan opleves træk fra denne. - Afdelingsbestyrelsen arrangerer gerne fælles sociale arrangementer for både børn og voksne. Da der tidligere ikke har været så stor opbakning opfordres der til at komme med gode forslag til eventuelle arrangementer. 6