Havkajakroernes træfmanual. Træfmanual. En god vej til et vellykket træf. Revideret HESP

Transkript

1 1 Træfmanual En god vej til et vellykket træf. Revideret HESP

2 2 1. Indholdsfortegnelse 2. Formål Træfgruppen Bestyrelsens rolle i træfplanlægningen De enkelte træf og deres typiske indhold Vintertræf Forårstræf Efterårstræf Sommertræffet Opgaveløb Fællesmiddag Natløb Overordnet tidsplan for planlægning Valg af plads Ansøgning om afholdes af arrangementer: Pladsberegning: Cafe eller lignende Økonomi Deltagere og budget Overnatning andre steder Afbestilling af træf Træf betalt Budget Kørselsgodtgørelse Prisniveau Udgifts- og budgetskabeloner Indkøb Fondsmidler Materiel Sikkerhed på træffet Kommunikation før træffet Kommunikation og logistik under træffet Informationssted... 19

3 Pladsvagt Instruktører Struktureret erfaringsudveksling indenfor afgrænsede områder Medhjælpere Modtagelse på dagen Besøg på pladsen Nærmere definition af roer-niveau 1, 2 og Bilag... 22

4 4 2. Formål Havkajakroerne er ved at være en stor forening, og vi får tiltagende svært ved at finde pladser med tilstrækkelig kapacitet til vores træf, særligt sommertræffet. Vi er derfor nødt til at være hurtigt ude, og planlægge i god tid. Denne vejledning er tænkt til at sikre, at planlægningen af et træf kan foregå så problemfrit som muligt, og prøver at besvare nogle af de spørgsmål, som oftest opstår i forbindelse med planlægningen. Der er altså tale om en vejledning der dels giver gode råd, dels er en huskeliste og støtte til en træfgruppe, dels skal virke som bestyrelsens værktøj til at sikre at planlægningen er på sporet. Bemærk at der er tale om generelle anbefalinger og hovedregler, der kan afviges, såfremt lokale forhold tilsiger det. Det er væsentligt, at I som træfgruppe sætter jeres lokale aftryk på træffet. 3. Træfgruppen Som regel er der måneder fra træfgruppen mødes første gang, til træffet løber af stablen. Det kan synes som en lang periode men erfaringen viser, at det er det ikke! Det anbefales kraftigt, at træfgruppen udtrykkeligt bliver enige om og aftaler tidsplan og aktiviteter i forhold til den overordnede planlægning. Træfgruppen opfordres til at kontakte lokalkendte medlemmer af HKR, fra det område træffet skal afholdes i, eller lokale kajakklubber og få dem til at deltage i arbejdet. Det har vist sig meget hensigtsmæssigt med lokalkendskab i forhold til kontakter om dette og hint (eks. elektriker, tømning af septiktank, toiletvogne, fællestelt mv.) Det er tilrådeligt, at gruppen selv vælger en person der tager styringen i gruppen. 4. Bestyrelsens rolle i træfplanlægningen Bestyrelsen har det overordnede ansvar for at der afholdes træf i henhold til foreningens vedtægter. Bestyrelsens rolle er at hjælpe træfgruppernes arbejde gennem råd og vejledning, samt at tilsikre at træffet afvikles i tråd med foreningens rammer og formål. Emner af væsentlig betydning for bestyrelsen er træf-økonomi samt overholdelse af deadlines i forhold til annoncering af træffet i foreningens blad og på hjemmesiden. Økonomisk bindende aftaler, fondsansøgninger og lignende skal indgås af bestyrelsen, medmindre andet er aftalt med træfgruppen. Bestyrelsen vælger en træfansvarlig, som deltager i træfgruppens møder og rapporterer om arbejdet og fremdriften til bestyrelsesmøderne. Den træfansvarlige står for den daglige kontakt til træfgruppen, og rapporterer til bestyrelsen. Den træfansvarlige sørger for at hjælpe gruppen, men tager også ledelse, hvis der er mangler på fremdrift, bl.a. hvis deadlines ikke overholdes.

5 5 5. De enkelte træf og deres typiske indhold Der er vigtigt, at vores træf er alsidige og appellerer bredt. Der skal være tekniske udfordringer for den øvede roer, ture og hygge for den afslappede roer, og der skal generelt være en sådan bredde i udbuddet, at både den yngre roer og den ældre roer kan tilfredsstilles. Det skal derfor tilstræbes, at der er en god balance mellem teknik, ture og leg. Det er altid populært med kajak-relaterede foredrag om aftenen. Alle træf afsluttes om lørdagen med en fællesmiddag. For det meste foregår det med mad udefra, men der har også været enkelt træf, hvor maden er lavet af deltagere Vintertræf..er specielt, da det må følge de forhold, der er i den pågældende svømmehal. Der skal som minimum undervises i rul på forskellige niveauer og i redningsøvelser. Herudover kan der, hvis pladsen tillader det, tilbydes sculling, bracing, vandtilvænning, visualisering, balance i kajak og lignende. Der kan planlægges aktiviteter uden for svømmehallen, såsom relevante besøg og ture på havet. Vær opmærksom på at udnytte al tid i bassinet, mens der er livredder dvs. bassinet bør ikke stå tomt. Vær opmærksom på, at alle kommer i vandet allerede fredag, og brug tid på at vurdere folks niveau, så der kan dannes nogle homogene hold. God ide med en tydelig markering af, hvem der er instruktører f.eks. ved ens t-shirt. Normalt arrangeres overnatning, evt. gymnastiksal, klasseværelse, vandrehjem eller lignende, meget gerne i gåafstand. Træffet begynder fredag eftermiddag og slutter søndag formiddag Forårstræf..indeholder som hovedregel et opgaveløb, der kan ligge lørdag formiddag. Det er en god måde at ryste medlemmerne sammen på og giver mulighed for at lære nye at kende. Derudover skal der arrangeres ture på minimum niveau 1 og 2. Niveau 3 ture kan planlægges af træfgruppen, men vil typisk blive arrangeret på stedet af deltagerne. Forårstræffet er specielt, da der også er Generalforsamling fredag aften. Der skal derfor gøres ekstra ud af at der er et passende lokale til rådighed, hvor der kan opsættes lærred, projektor og forstærkeranlæg. Det skal undgås at presse alt for mange aktiviteter ind fredag, da der skal være plads og ro til generalforsamlingen. Træffet begynder fredag eftermiddag og slutter søndag eftermiddag. Kan evt. lægges i forbindelse med en pinse eller andre helligdage, så varighed kan udvides.

6 Efterårstræf..indeholder som hovedregel et opgaveløb, der kan ligge lørdag formiddag. Det er en god måde at ryste medlemmerne sammen på og giver mulighed for at lære nye at kende. Derudover skal der arrangeres ture på minimum niveau 1 og 2. Niveau 3 ture kan planlægges af træfgruppen, men vil typisk blive arrangeret på stedet af deltagerne. Træffet begynder fredag eftermiddag og slutter søndag eftermiddag Sommertræffet..er det store træf af en uges varighed. Der er her mulighed for at køre en blandet landhandel af kurser, workshops, foredrag, roture, grill aften mm. Træffet starter som hovedregel med velkomst og efterfølgende et opgaveløb med diverse poster mandag eftermiddag. Det er en god måde at ryste medlemmerne sammen på og giver mulighed for at lære nye at kende. Herudover skal der arrangeres ture på roniveau 1 og 2, samt kortere undervisningsforløb. Ture på niveau 3 arrangeres typisk på stedet af deltagerne. Det er muligt inden for visse rammer at invitere internationale eller danske navne, som kan stå for diverse undervisningssessioner og/eller foredrag. Disse kurser betales separat. Der er i det hele taget mere tid og mulighed for at lave workshops. Der har tidligere været lavet workshops i navigation, brug af GPS, snit en åre, sikkerhed, reparation af glasfiber, kølstribe, grønlandsrul, fiskeri mm, bare for at nævne nogle få. Træffet begynder mandag formiddag og slutter søndag eftermiddag.

7 Opgaveløb O-løb er en god måde at ryste folk sammen på og introducere nye medlemmer, men det er ikke et krav, at der skal være et. Da der altid er nybegyndere på vores træf, og ved opgaveløbene, er det vigtigt, at holdene dannes, så der er blandede erfarne og uerfarne på samme hold. Der skal udpeges en erfaren holdleder (Niveau 3) på hvert hold, der har ansvaret. Der bør prioriteres opgaver, som alle på holdet kan deltage i også helt nye Fællesmiddag På alle vores træf har vi som regel fællesmiddagen om lørdagen. Det er en kærkommen lejlighed til at runde af, få overdraget præmier, sige tak til træfgruppen, finde en ny træfgruppe mm. På sommertræf har vi nogen gange haft et orkester, men der er blandede meninger om det er godt. Erfaringen er, at der ikke bør ligge andre arrangementer herefter. Prisen for fællesmiddagen er normalt en del af træfprisen. På sommertræf er det ofte muligt at bestille mad til fællesmiddag onsdag aften. Evt. kan det være en del af træfgebyret Natløb Natløb afholdes ind i mellem på vores forårs-, sommer- og efterårstræf. Til natløbet udstyres alle deltagere med knæklys, så alle kan ses i mørket. Se mere herom i vores sikkerhedsinstruks

8 8 6. Overordnet tidsplan for planlægning Nedenstående skema viser de aktiviteter, som foregår i de forskellige faser af planlægningen. I forbindelse med forudgående træf I forbindelse med afvikling af det foregående års træf, annonceres der efter medlemmer til træfgruppen, eller vi kan bede om hjælp fra lokal klubber i området. Et bestyrelsesmedlem vælges som kontaktperson for det kommende træf helst boende nær træfområdet Indledende møde mellem den nye træfgruppe og bestyrelsesrepræsentant aftales. Senest 9 måneder før træffet Tidspunkt, sted og evt. træf-tema er afklaret og planlagt, og forhåndsreservationer på plads Behovet for leje af telte, toiletter, badekabiner og lignende er klarlagt, og forhåndsreservationer på plads Søge tilladelse til afholdelse af træf større end 150 deltager, og til opsætning af fællestelt. Senest 6 måneder før træffet Overordnet program for træffet er klar, og behovet for frivillige på plads. Foreløbigt budget fremsendes til bestyrelsen (se maske). Eventuelle gæsteundervisere og eksterne foredragsholdere er booket. Ansøgning om afholdelse skal være på plads. (skal være tid til at finde ny plads, hvis der ikke opnås tilladelse) Senest 3 måneder før træffet Program klar til at blive offentliggjort Endeligt budget klar, og sendt til godkendelse hos bestyrelsen. Alle aftaler om pladsleje, og leje af andet udstyr er indgået Alle interessenter har modtaget det endelige program I løbet af de sidste tre måneder før træffet Eventuelle justeringer på baggrund af interessenters input foretages Programmet godkendes af bestyrelsen, og sendes til blad, hvor det annonceres (hvis det passer med udgivelsestidspunkt) og til hjemmeside for offentliggørelse. Hjemmesiden opdateres med træfprogram og priser senest 2 måneder før træffet. Tilmelding via nettet påbegyndes senest 1 måned før træffet. Tilmelding lukkes (officielt) 1-4 uge før træffet.

9 9 Lige inden og under træffet Printe: program, tur/workshoplister og billeder af træfgruppe. Pakke trailer (Højtaler, projektor, bøjer, A-skilt, minestrimmel, vejviser og parkeringsskilte, kabeltromler. flag.) Opbygning af pladsen og infotelt inden deltagerne kommer. Det anbefales specielt til forårstræf med GF og det store sommertræf at opstille forstærkeranlæg. Der er mange ældre, der hører dårligt. Under træffet: afholdelse af morgenmøde, udskiftning af fryseelementer, evt. rengøring af toiletter. Ofte opståede problemer/mangler: toiletpapir, løbende toiletter, strømmen er gået Slutningen af træffet: oprydning af fællestelt, infotelt, minestrimmel, kabeltromler, flag. Alt skal pakkes i traileren, så den er klar til at returneres. Efter træffets afholdelse Senest to måneder efter træffet skal alle udgifter og indtægter samles og afleveres til kasseren. Opfordre til evalueringsmøde for træfgruppen Program, pris og tilmelding for træf skal annonceres på foreningens hjemmeside, Facebookside og i foreningens blad. Den officielle tilmelding og træf-info foregår på hjemmesiden, mens annoncering i blad er for info og appetitvækker. Senest 2 måneder før træf skal der være info klar på hjemmesiden med foreløbigt program (webmaster ordner opsætning) Senest 1 måned før træf åbner tilmeldingen på hjemmesiden, og her skal der være et endeligt program klar (webmaster ordner opsætning) Der er deadline for opsætning og trykning af bladet, se hjemmesiden Bestyrelsesgodkendt budget, skal derfor være klar senest 2 mdr. før afholdelse af træffet.

10 10 7. Valg af plads Da Havkajakroerne er en landsdækkende forening, er det ønsket at træffene skal flytte rundt i landsdelene efter tur. Bestyrelsen beslutter i hvilke landsdele, træffene skal afholdes. Generelt skal der arbejdes på at finde en plads, som ligger umiddelbart ud til vandet, og hvor toilet- og badeforhold samt adgang til drikkevand er tilstrækkeligt til det antal deltagere, der forventes. Hvis der ikke findes toilet- eller badeforhold, skal det undersøges, om der findes kloak og strøm på stedet, så der kan lejes de nødvendige toiletter og badekabiner. Vi har også god erfaring med at lægge træf på campingpladser. Fordelen ved campingpladser er, at der ofte er en etableret logistik og udrustning, man kan benytte sig af, f.eks. strøm, fælleslokale, køkken, tømning af affaldsspande, bad mm. Ulempen er, at man let kan komme til at genere de andre gæster, da vi fylder meget med kajakker og udstyr, og da vi måske ikke er så tidligt i køjen som andre gæster. Det mest bekvemme er, hvis der er en tilhørende teltplads eller boldbane, vi kan ligge på. Som reglen kræver campingpladser, at man indløser et campingpas. De officielle regler siger 1 pas pr 11 deltagere, men ofte kan der forhandles om dette med campingpladsen. Dette campingpas er pt. under omlægning, så tjek hvad der er gældende. Det er væsentlig at finde et område med plads til det nødvendige antal deltagere. Vær opmærksom på muligheder for løbende at op- eller nedskallere pladsen. Se i øvrigt vores pladsevalueringsskema 7.1. Ansøgning om afholdes af arrangementer: Der er i 2018 udkommet en revideret udgave af Bygningsreglements vejledning om transportable telte og indretning af midlertidige campingpladser på 125 sider. Se: file:///c:/users/t420s/downloads/bygningsreglementets%20vejledning%20til%20transportable%20telte%20og%20konstruktioner % %20(2).pdf (Det vigtigste står i sidste afsnit, man behøver ikke læse det hele) Ved (fælles)telte over 50 m 2 skal træfgruppen sikre sig med udlejer og kommune, at reglementet overholdes. Ved (fælles)telte til mere end 150 personer stiller bygningsreglementet skærpede krav til flugtveje, placering mm. Der skal ansøges, også selvom det er på en campingplads. Hvis teltpladsen er på en campingplads er campingpladsens reglement er gældende. Hvis der indrettes midlertidig lejr til mere end 150 personer på en mark, gl spejderlejr, primitiv lejrplads mm, så skal der indsendes ansøgning til kommunen flere måneder før afholdelses. Se tidsplan (flere måneder af hensyn til hvis der gives afslag og nyt træfsted skal findes).

11 11 Det er kompliceret, men selvfølgelig muligt, men godt hvis en eller flere i træfgruppen er vant til digital sagsbehandling og lovtekster, bekendtgørelser. Det er forskelligt, hvor godt kommunerne hjælper og vejleder. Reglementet ændrer sig, men eksemplar på bygningsreglementet er: Der må maksimalt være 8 telte pr klynge. Hver klynge skal have en brandstation med godkendt brandsprøjte og branddaskere (kan ofte lejes billigt ved Brand- og Redning) Brandstationen skal være skiltet med godkendte skilte. (Vi fik lov til at kopiere og sætte på træplader). Der skal være en afstand på minimum 3 m mellem telte. Barduner må ikke gå ud over klyngens afgrænsning. Klyngens areal afhænger af hvor meget plads du behøver til 8 telte efter afstandskravene. Vi kender ikke størrelsen på træfdeltagernes telte. Det gælder om at få 8 telte i hver klynge, da det bliver dyrt leje af brandudstyr, hvis der kun er fx 6 telte i alle klyngerne. Hvis klyngerne laves for store optager det meget plads. Mellem klyngerne skal være brandveje med 7 eller 10 m bredde afhængig af antal sammenhængende klynger. En erfaring er at søge til udnyttelses af hele arealet i første omgang, da der skal søges ved udvidelse, og det ikke kan behandles fx midt i et sommertræf. På den anden side skal der lejes brandsprøjter til alle klynger, med mindre der måske kan opnås tilladelse til kun at opstille brandsprøjter, når en klynge tages i brug? Campingvogne og telte skal adskilles i områder. Træfgruppen skal sætte sig grundigt ind i reglerne. Reglerne er lavet for at passe på os og det nytter ikke at blive sure på myndighederne. I tilfælde af tørre somre kan dertil komme afbrændingsforbud, så grill, trangia, kogeblus forbydes. Der kan købes billige elkogeplader lige så billigt som at leje, som kan sælges fx ½ pris efter træffet, men det kræver kraftig el, installering og overdækket areal.

12 Pladsberegning: Det er ofte svært at overskue, hvor meget plads der er brug for til et træf. Vi har derfor på sommertræf 2015 og 2018 foretaget en optælling og opmåling af pladsen. Det har give følgende nøgletal, som kan bruges som udgangspunkt for bestemmelse af, hvor mange deltagere der er plads til på en udvalgt plads. Sammenligning Biler 8 15 m 2 /deltager Telte + fælles telte m 2 /deltager Kajakker 5? m 2 /mand % små telte max 3 person tunnel % små telte Antal personer pr telt 1,4 1,7 person/telt Der er ikke medtaget toiletområder, da det i 2015 var fælles med campingplads. I 2018 var der strengere brandkrav, hvilket vi skal forvente også gældende i fremtiden. Det betyder flere og bredere brandveje Cafe eller lignende Der er flere gange på sommertræf med held oprettet en cafe med salg af alt muligt spiselig og drikkeligt efter arrangørernes fantesi. Det kan med stor fordel uddelegeres til en lokal forening, som helt styrer den. De får således fortjenesten ubeskåret og vi får en god service.

13 13 8. Økonomi Foreningen Havkajakroerne tegnes formelt af formanden og kassereren. Dette betyder, at økonomiske aftaler, såsom pladsleje og lignende i forbindelse med et træf, formelt set skal sendes til disse to for godkendelse inden endelig indgåelse. Bestyrelsen kan dog bestemme, at bestyrelsens repræsentant i træfgruppen kan indgå bindende økonomiske aftaler, så længe disse ligger indenfor det af bestyrelsen godkendte budget Deltagere og budget Deltagerprisen skal lægges således, at det giver en nul-balance. Det er ikke hensigten, at træffet skal generere overskud til foreningen, ej heller underskud. Er der særlige risiko-betingede poster i budgettet skal dette meddeles bestyrelsen. Et eventuelt budgetteret underskud skal også aftales og godkendes med bestyrelsen. Nedenstående tal kan på nuværende tidspunkt (2018) betragtes som vejledende deltagerantal på vores træf. Træf Betalende deltagere Frivillige og instruktører Vintertræf: Forårstræf: Sommertræf: Efterårstræf: Deltagerantallet skal kun ses som vejledende, og det er altid en vurdering hvor mange, der forventes at komme. Det afhænger af vejret, placering, pris, tidspunkt, aktiviteter og andre faktorer Overnatning andre steder Der er altid nogen der sover andre steder: - Hjemme - Familie - Hytte lejet uden for camping pladsen - Hytte på campingpladsen - Campingvogn/Autocamper Fælles for dem alle er, at man ikke får nedsat træfprisen. Det er deltagerens eget valg og problem. Man betaler for et helt træf eller bliver hjemme. Dog kan træfgruppen spørge campingpladsen om de vil reducere prisen for deltager der leje hytte eller sover i campingvogn med det beløb træffet betaler for anvendelse af teltpladsen. Med andre ord en aftale, hvor foreningens økonomi ikke bliver indblandet.

14 Afbestilling af træf Indtil 1 måned før træffet kan træffet afbestilles og alle pengene bliver returneret. Mindre end 1 måned før træffet kan pengene kun tilbagebetales under særlige omstændigheder efter aftale med bestyrelsen Træf betalt Af hensyn til træf-økonomien skal antallet af Træfbetalte medhjælpere begrænses. Kun instruktører og turledere som på forhånd har aftalt deres aktiviteter med træfgruppen, kan forvente at komme i betragtning til ordningen. Alle indbetaler træfgebyr inden træffet, og efter udførte aktiviteter vil træfgebyret blive tilbagebetalt efter træffet. Anslået antal personer med træf betalt samt deres funktioner skal fremgå af træfbudget og regnskab. Deltagere med mulighed for betalt træf er: - Træfgruppen - Hjælpere, Turledere og Workshop holdere. - Instruktører Træfgebyr betales ved 2 arrangementer på weekendtræf og 3 arrangementer på sommertræf. Et arrangement er af mindst ½ dags varighed. Liste over dem der er godkendt til fri træf sendes til kasseren 14 dage før træffet. Foreningen betaler for bestyrelsens deltagelse i træffet, og de skal derfor i budgettet regnes med som almindelige betalende deltagere. Bestyrelsens repræsentant betales af træfbudgettet Budget Alle omkostninger skal medregnes i prisen inkl. kørselsgodtgørelse til træfgruppen, forbrugsvarer mm, se budget maske på foreningens hjemmeside. Som minimum skal nedenstående indregnes i budgettet i det omfang det er relevant: Pladsleje Leje af udstyr så som telt, toilet/bad vogn, borde/stole ol. Indkøb af sikkerhedsudstyr Materialeudgifter til O-løb, ture, workshops Trykning af kort Kørsel til træfplanlæggere (herunder bestyrelsens kontaktperson). Omkostninger til deltagende bestyrelsesmedlemmer, der ikke har særlige funktioner knyttet til træffet, tages over foreningens budget Når det endelige budget er fastlagt, tillægges 5% til uforudsete udgifter, hvorefter deltagerbetalingen kan beregnes.

15 Kørselsgodtgørelse Kørselsgodtgørelse udbetales kun til træfgruppen og bestyrelsens repræsentant efter de af bestyrelsen udarbejdede retningslinjer og satser, se udgiftsbilag på foreningens hjemmeside. Anslået kørselsbehov og omkostninger skal fremgå af træfbudget Prisniveau 2019 Festmiddag lørdag aften ligger på ca. 200 kr/person. Før generalforsamling fredag betaler foreningen uden for træfbudget en enkelt middag på ca. 100 kr./deltager. Bespisning af træfgruppe under planlægning og afsluttende evaluering ligger på niveauet hjemmelavet mad med et par glas et eller andet drikkeligt til. Er der behov for at spise ude er niveauet dagens middag og en øl Udgifts- og budgetskabeloner Der er udfærdiget en MS Excel skabelon til brug for træfgruppen til udgifter og til budget. Disse skabeloner skal benyttes. For det første er der meget hjælp at hente i skabelonerne, og der mange noter og huskelister at støtte sig til. For det andet gør det arbejdet for vores kasserer meget nemmere, og regnskab kan nemt overføres til vores foreningsregnskab.

16 Indkøb Til indkøb af diverse artikler til træffet, kan et forskud overføres til arrangørernes bankkonti ved henvendelse til kassereren. Arrangørerne kan også foretage indkøb for egen regning, og få refunderet beløbet efterfølgende. I alle tilfælde skal der leveres dokumentation til kassereren. Større betalinger så som telt, mad og pladsleje betales direkte af kassereren, når træfgruppen sørger for, at der bliver sendt en faktura fra leverandøren. Nedenstående er de ting, der typisk skal indkøbes: toiletpapir, køkkenrulle servietter, engangsbestik, tallerkener, plastglas (hvis der skal bruges udover deltagernes egne) affaldssække skriveartikler, papir, pap, tape, sikkerhedsnåle kaffe, sukker og mælk fyrfadslys Kassereren forventes at betale regninger ca. 14 dage efter modtagelse af mail. Hvis der er behov for hurtigere betaling skal det aftales pr. telefon eller SMS Fondsmidler Træfudvalgene kan søge om midler fra relevante fonde, som ligger indenfor foreningens formål. Ansøgningerne skal godkendes af bestyrelsen og underskrives af formanden inden indsendelse. 9. Materiel Foreningen har en trailer med diverse udstyr, som der anvendes på træffene: - Strandflag - Banner med Havkajakroerne - Skilte - PC-projektor - Højtalerudstyr med mikrofoner - Lærred - El-kabler Liste over udstyret findes på foreningens hjemmeside under Træfmanual, hvor den bliver løbende revideret. Traileren er placeret Kartoffelhuset bag hovedbygningen, på Møllerisvej 6, 3320 Skævinge. Hvert træf skal indregnes kørsel fra Skævinge til træfsted og retur. Materielforvalter er Søren Kjeldmand Hansen, tlf , skh@skh.dk Transport af foreningens kajakker er forsikret, Se nærmere på hjemmesiden under Dine fordele, Forsikring, hvad forsikringen dækker og ikke dækker.

17 Sikkerhed på træffet I henhold til de nye regler fra Søfartsstyrelsen har foreningen det overordnede ansvar for sikkerheden på træffet. Da foreningen er for kajakroere på alle niveauer, tilbydes et kortvarigt kursus i redningsøvelse inden træffets øvrige programpunkter, så ingen kommer uforberedte på vandet. Redningsøvelser kan desuden være emnet for en separat workshop og indgår naturligt i fri leg og teknik Den værst tænkelige situation, vi kan komme ud for, er en ulykke på et af vores træf. Derfor skal der udvises rettidig omhu i enhver tænkelig situation. Der skal tages ledelse, og der skal handles ansvarligt. Ansvaret, hvis noget går galt, falder i første omgang på turleder eller instruktør. Bestyrelsen er dog overordnet ansvarlig for træffets sikkerhed. I øvrigt henvises til vores sikkerhedsinstruks og de retningslinjer, der er heri for afholdelse af fællesture, workshops mm. 11. Kommunikation før træffet Til hjælp for træfgruppen er der følgende: Træfmail: Foreningen har 4 mailkonti til rådighed for træfgrupperne: - vintertraef@havkajakroerne.dk - foraarstraef@havkajakroerne.dk - sommertraef@havkajakroerne.dk - efteraarstraef@havkajakroerne.dkk Disse bør anvendes til al kommunikation til og fra træffet til deltagere, leverandører og eksterne instruktører. Dette sikre, at alle oplysninger altid er til rådighed for træfteamet, selv om der falder et medlem fra pga. sygdom eller lignende. I en undermappe ligger alle mails fra det tidligere træf, så man kan få fat i tidligere kontakter. Hjælp til adgang til konti fås af foreningens IT-koordinator, se hjemmeside. Adgang kan ske fra Outlook, IPad, IPhone, webbrowser og lignende.

18 18 Fælles drev: Foreningen har et fællesdrev, som træfgrupperne bør anvende til at arkivere følgende: - Referater - Budget - Kontrakter - Breve - Andet fællesmateriale - Evalueringsrapport - Etc. Der er et område til hvert træf. Der er skriverettigheder til alle grupperne, så pas på hinandens dokumenter. Når et træf er afsluttet, flytter IT-koordinator hele mappen over i arkivet, hvor der kun er læseadgang for træfgrupperne. Det betyder, at alle kan se, hvad der er lavet før og genbruge, hvad I har behov for. Adgangen gives af IT-koordinator og der anvendes samme -adresse og password, som for træfmail. Drevet kan enten sættes op som et ekstra drev i stifinderen (ikke på firmapc er) eller bruges via webbrowser.

19 Kommunikation og logistik under træffet Det er vigtigt, der er løbende information under hele træffet Informationssted Der skal være et Informationssted, hvor deltagerne kan indhente information. Det er en god ide, at alle bydes personligt velkommen ved ankomsten, og får en generel information, men det er også vigtigt, at man hele tiden kan holde sig ajour med ture, arrangementer, vejrudsigt mm Vigtig information er Pladsinformation (hvor skal jeg hen og hvor kan bilen, teltet, kajakken være) Oversigt over pladsens indretning Træfprogram Infotavle med løbende opfølgning og evt. ændringer af træfprogrammet Oversigt over deltagere, ankomst-registrering af samme Billeder og navne på turledere og undervisere samt træfgruppen Tilmeldingslister til ture og workshops Deltagerlister til forudbestilte aktiviteter Tavle med relevante telefonnumre (Pladsvagt, SOK, skadestue etc.) Vejrmeldinger Søkort og topografiske kort over området Liste over praktiske opgaver, som deltagerne kan tilmelde sig Evt. regler for stedet Information om nærområdet så som nærmeste købmand, bager, tankstation, lægehus mm Det er ligeledes en god idé, at der på et fast tidspunkt, når dagens vand-aktiviteter er slut, afholdes et infomøde hvor der kan samles op på dagens aktiviteter, morgendagens aktiviteter og afklares evt. spørgsmål i plenum. Træfgruppen skal sikre at - der er tørreplads til vådt tøj - der er et samlingssted til fælles information - der er et sted man kan blive varm - Desuden bør der være et sted med mulighed for opladning af elektronisk udstyr, dvs. med masser af stikkontakter Tænk ind hvilken information, der er vigtig for deltagerne og supplér gerne det her nævnte. Det er generelt vigtigt, at informationsniveauet er højt under træffet. Uvidenhed og usikkerhed skaber ikke en god stemning hos træfdeltagerne.

20 Pladsvagt Nummer oplyses ved tilmelding i info. Der skal udpeges en pladsvagt, som har pladsvagtnummeret i tidsrummet fra turene starter til alle ture er afsluttet, og deltagerne er tilbage på pladsen. Mobilnummeret skal være meget tydeligt skiltet ved infoteltet, og alle turledere skal have telefonnummeret med på tur. Udnyt mulighed for at viderestille pladsvagt telefonen, når der skiftes vagt, så vagtens egen telefon kan anvendes. Hvis der indtræder en ulykke eller der er en situation, der kan udvikle sig til en ulykke, skal der øjeblikkelig slås alarm til de relevante myndigheder. Pladsvagten skal vide, hvem relevant myndighed er. Der skal tages stilling til, om det også er nødvendigt med en nattevagt. Det har desværre vist sig nødvendigt, hvis vi har ligget tæt på almen bebyggelse Instruktører Instruktører på Havkajakroernes træf er generelt baseret på frivilligt arbejde for at holde træf gebyret nede. Det betyder også, at kvalificerede instruktører for det meste kan findes blandt egne medlemmer. Instruktører udefra arbejder på lige fod med foreningens egne instruktører, dvs. ulønnet. Lønnede instruktører/undervisere må kun bruges til undervisning i specialaktiviteter, som foreningens egne instruktører ikke har kompetencer indenfor eller mulighed for at tilegne sig kompetencer indenfor inden det aktuelle træf. Såfremt træfgruppen ønsker at benytte lønnede instruktører, skal dette godkendes af bestyrelsen, ligesom de aktuelle kursister skal dække omkostningen (brugerbetaling) således at de lønnede instruktører ikke belaster det øvrige træf budget. Tilmelding og betaling for kurser af eksterne instruktører kan håndteres gennem foreningens tilmeldingsside. Instruktøren bestemmer selv prisen, men står selv med risikoen, hvis der ikke er fyldte hold. Kan kurset ikke gennemføres pga. vejr eller lignende skal pengene returneres til deltagerne og instruktøren får ingen betaling. Ved anvendelse af udenlandske instruktører kan det være nødvendigt at hjælpe dem med telt, madlavning, kajak og lignende Struktureret erfaringsudveksling indenfor afgrænsede områder En stor del af udbyttet ved at deltage på træf er at få ny viden fra andre roere. I stedet for at dette foregår på 2-mandshånd, mens man sparker kajak, opfordres træfgruppen til at invitere medlemmer med interesse indenfor bestemte områder (f.eks. GPS-navigation, fremstilling af proviant, etc.) til at samle ligesindede til udveksling af erfaring og informationer. Der er som reglen altid medlemmer, der er villige til at holde workshops i særlige færdigheder, eks. rebøvelser, navigation, glasfiber arbejde mm

21 Medhjælpere Praktiske opgaver på selve træffet udføres typisk af frivillige blandt deltagerne. Praktiske opgaver før, under og efter selve træffet kan udføres af frivillige medhjælpere udefra (fra lokale klubber, osv). Sådanne medhjælpere udefra arbejder på lige fod med foreningens egne medlemmer, dvs. ulønnet. Medhjælpere udefra kan få en lille erkendtlighed, sponsorgave eller rosende omtale til fællesmiddagen, men oppebærer altså ikke løn. Medhjælpere kan, såfremt der er ledige pladser, deltage i gratis træfaktiviteter såsom workshops og ture, men foreningens medlemmer har til enhver tid fortrinsret. Hvis medhjælpere vil deltage i betalte træfaktiviteter, skal de være medlemmer af foreningen og betale for træfdeltagelse Modtagelse på dagen Der bør være mindst et medlem af Træfgruppen, der modtager deltagerne, byder velkommen til træffet og anviser parkering og teltpladser. Ved områder med begrænset parkerings areal er det en rigtig god ide, at der er en person, der guider deltagere på p-pladsen, således at folk ikke parkerer med 2 m mellem bilerne. Det er også tilrådeligt, at der markeres teltområder og kørselsveje på pladsen, så der dels kan holdes åbne veje for kørsel, dels at telte står med passende afstand og brandbælter. Teltområder og færdselsvej markeres med pløkker og minestrimmel Besøg på pladsen Det er ok, at der kommer besøgende på pladsen, men de kan ikke deltage i aktiviteterne, så som workshops, arrangerede ture og fælles spisning. For at overnatte på pladsen skal man være medlem af foreningen og have betalt for hele træffet. (Dette blev besluttet på generalforsamling 2018) Nærmere definition af roer-niveau 1, 2 og 3 Havkajakroernes ture arrangeres for nemheds skyld i følgende tre niveauer Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Turlængde Max. ca. 10 km Max. ca. 20 km 25+ km Varighed Max. ½ dag Max ½ dag 1/1 dag Krav om ro-erfaring Ingen, alle kan være med, uanset erfaring Makker- og evt. selvredning Forventes at være 100% selvhjulpen under alle Farvand Der ros kystnært i beskyttet farvand Mindre kryds, bølger og vind 7-8 m/s forhold Store kryds, åbent hav, vind m/s Niveauerne er ikke udtryk for det enkelte medlems uddannelsesniveau, men deres fysiske form og færdigheder på dagen. Niveauerne skal fremgå af alle arrangerede ture, så nye uerfarne medlemmer har en chance for at orientere sig.

22 Bilag (vedlagt som MS word fil) Rotur-niveau information Turtilmelding Plads evaluering (vedlagt som MS word fil) (vedlagt som MS word fil) (vedlagt som MS excel fil) Forslag til rettelser sendes til bestyrelsen.

23 23 Tur til : Niveau : Turleder : Tlf. turleder: Mødested: Mødetidspunkt : Nr. Navn Mobil Reserve Navn Mobil

24 24 Nærmere definition af roture - niveau 1, 2 og 3 Havkajakroernes ture færdigheds inddeles efter følgende niveauer: Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Turlængde Max. ca. 10 km Max. ca. 20 km 25+ km Varighed Max. ½ dag Max ½ dag 1/1 dag Krav om ro-erfaring Ingen, alle kan være med, Makker- og evt. uanset erfaring selvredning Farvand Der ros kystnært i beskyttet farvand Mindre kryds, bølger og vind 7-8 m/s Forventes at være 100% selvhjulpen under alle forhold Store kryds, åbent hav, vind m/s Andet Husk proviant (brændstof) Der vil være en til to turledere på alle arrangerede roture. Turenes længde og rovand kan blive justeret på dagen afhængig af vejret. Det forudsættes, at alle deltager kan gennemføre en makkeredning. Hvis ikke må vedkommende rette henvendelse til en person fra træfudvalget. God tur