Vejledning for arrangører af træf i Havkajakroerne Revideret april 2009 og sept. 09 / Lone P.

Transkript

1 Vejledning for arrangører af træf i Havkajakroerne Revideret april 2009 og sept. 09 / Lone P. Havkajakroerne er ved at være en stor forening, og vi får tiltagende svært ved at finde pladser med tilstrækkelig kapacitet til vores træf. Vi er derfor nødt til at være hurtigt ude, og planlægge i god tid. Denne vejledning er tænkt til at sikre at planlægningen af et træf kan foregå uden problemer, og prøver at besvare nogle af de spørgsmål, som oftest opstår i forbindelse med planlægningen. Overordnet tidsplan for planlægning Nedenstående skema viser de aktiviteter, som foregår i de forskellige faser af planlægningen. I forbindelse med forudgående træf 1. Et bestyrelsesmedlem vælges som ansvarlig for planlægning af næste års træf 2. Der annonceres efter frivillige til at hjælpe med planlægningen. Oftest vælges disse i fbm afvikling af samme træf det foregående år. Senest ni måneder før næste træf 1. Tidspunkt og sted er planlagt, og forhåndsreservationer på plads 2. Behovet for leje af telte, toiletter, badekabiner og lignende klarlagt, og forhåndsreservationer på plads Senest seks måneder før næste træf 1. Overordnet program for træffet er klar, og behovet for frivillige på plads 2. Eventuelle gæsteundervisere og eksterne foredragsholdere er booket Senest tre måneder før næste træf 1. Program klar til at komme i bladet. 2. Budget klar, og sendt til godkendelse hos bestyrelsen. 3. Alle aftaler om pladsleje, og leje af andet udstyr er indgået 4. Alle interessenter har modtaget det endelige program Sidste tre måneder før næste træf 1. Eventuelle justeringer på baggrund af interessenters input foretages 2. Programmet godkendes af bestyrelsen, og sendes til bladet for offentliggørelse 1

2 3. Hjemmesiden opdateres i forbindelse med bladets udgivelse Deadlines Program, pris og tilmelding for træf skal annonceres i foreningens blad. Der er deadline for opsætning og trykning af dette. Derfor skal program og bestyrelsesgodkendt budget være klar, senest 2 mdr. før træffet. Det betyder, det skal være bestyrelsen i hænde 3 mdr. før afholdelse af træffet. Deltagere og budget Nedenstående tal kan på nuværende tidspunkt (2008) betragtes som vejledende deltagerantal på vores træf. Det første tal er betalende deltagere, det andet frivillige og instruktører. Vintertræf: Forårstræf: Sommertræf: Efterårstræf: Deltagerantallet skal kun ses som vejledende, og det er altid en vurdering, hvor mange der forventes at komme. Det afhænger af vejret, placering, pris, tidspunkt, aktiviteter og andre faktorer. Deltagerprisen skal lægges således at foreningen ikke taber penge på træf. Alle omkostninger skal medregnes i prisen incl. Kørselsgodtgørelse til træfarrangører og instruktører, hvis de er på arbejde gennem hele træffet. Som minimum skal nedenstående indregnes i det omfang det er relevant: Pladsleje Leje af andet udstyr Indkøb af sikkerhedsudstyr Materialeudgifter til O-løb, ture, workshops Kørsel til bestyrelsesrepr. og træfplanlæggere Indhold Vintertræf er specielt, da det må følge de forhold, der er i den pågældende svømmehal. Der skal som minimum undervises i rul på forskellige niveauer og i redningsøvelser. Herudover kan der, hvis pladsen tillader det, tilbydes sculling, bracing, vandtilvænning og lign. Aktiviteter. Der kan planlægges aktiviteter udenfor svømmehallen, såsom relevante besøg og ture på havet. Være opmærksom på at udnytte al tid i bassinet, mens der er livredder dvs. bassinet skal ikke stå tomt. Vær opmærksom på at alle kommer i vandet allerede fredag. God ide med en tydelig markering af hvem der er instruktører ex. ved ens t-shirt. 2

3 Forårs- og efterårstræf indeholder som hovedregel et orienteringsløb, der ligger lørdag formiddag. Det er en god måde at ryste medlemmerne sammen på og giver mulighed for at lære nye at kende. Ud over det arrangeres ture på 3 forskellige niveauer. Sommertræffet kan indeholde en blanding af forskellige workshops, og anden undervisning, som kan strække sig over det meste af træffet. Herudover skal der være ture på forskellige niveauer, samt kortere undervisningsforløb. Det er muligt inden for visse rammer at invitere et internationalt navn, som kan stå for diverse undervisningssessioner og/eller foredrag. Ligeledes kan der tilbydes, mod særskilt betaling, undervisning indenfor enten BCU eller EPP eller tilsvarende systemer. Turledere: Der skal som minimum være 2 turledere. En turleder skal være instruktøruddanne eller, være meget erfaren kajakroer eller være uddannet turleder. Der skal være en der har hovedansvaret for tilrettelæggelsen og gennemførelsen af turen. Den sekundære er medansvarlig. Afhængig af deltagerantal tilknyttes erfarne roere på turen, der også skal kunne tage ledelse, når situationen kræver det. Der skal være en erfaren pr. 6 deltagere på ture med kryds og langt fra kysten. Ved kystnære ture skal der være en erfaren roer pr. 10 deltagere. Det er en god ide at samle alle turlederne, når træffet starter. De kan hilse på hinanden og se hvem hinanden er. Det er træfplanlæggerne og turlederne der har ansvaret for et vellykket træf. Det er en god ide at oplyse og koordinere turenes rute. Ved aften-/natroning skal der udvises speciel opmærksomhed både i fht. tilrettelæggelsen og ved gennemførelsen. Alle deltagere skal ha knæklys på. Turlederne har en farve og deltagerne har en anden. Deltagerne skal parres to og to. Deltagerantallet skal tælles før afgang og ved ankomst. Ex. 1. Turen foregår i små grupper af 6 deltager og 2 turledere. Ex. 2. Turen foregår i samlet gruppe, hvor turlederne er frontfigur og bagtrop (med særlig farve knæklys), medhjælperne (erfarne roere) omkranser gruppen (har en anden farve knæklys) og deltagerne er i midten (har en tredje farve knæklys). Fælles middag: På vinter-, forårs- og efterårstræf lægges fælles middagen om lørdagen og efterfølges af et foredrag, en dvd eller lign. Aktivitet. Tilmeldingen til festmiddagen foretages sammen med tilmelding til træffet og prisen (ca. 150kr i 2008 priser) lægges oveni træfprisen. Kommunikation og logistik under træffet Der skal være et Informationssted, hvor deltagerne kan indhente information. Det er rigtig vigtigt at informationsniveauet er højt under træffet. Uvidenhed og usikkerhed skaber ikke en god stemning hos træfdeltagerne. Vigtig information er Synlighed ved ankomst. (hvor skal jeg hen og hvor kan bilen, teltet, kajakken være) Program og løbende opfølgning og evt. ændringer Oversigt over deltagere og registrering af samme Oversigt over pladsindretning Vejrmelding Havkort over området Evt. liste over praktiske opgaver, hvor deltagerne kan melde sig på opgaver Evt. regler for stedet 3

4 Det er en god ide at alle bydes personligt velkomne! I skal sikre der er tørreplads til vådt tøj der er et samlingssted til fælles information der er et sted man kan blive varm Tænk ind i hvilken information der er vigtig for deltagerne og supplere gerne det her nævnte. Ansvar Den værst tænkelige situation vi kan komme ud for er en ulykke på et af vores træf. Derfor skal der udvises rettidigt omhu i enhver tænkelig situation. Der skal tages ledelse og der skal handles ansvarligt. Der skal være en pladsvagt med foreningens mobiltelefon i tidsrummet fra turene starter til alle ture er afsluttet. Mobilnummeret skal være meget tydeligt på Informationsstedet og alle turledere skal have telefonnummeret med på tur. Ansvaret hvis noget går galt, falder i første omgang på turleder eller instruktør. Bestyrelsen er dog overordnet ansvarlig. Hvis der indtræder en ulykke eller der er en situation der kan udvikle sig til en ulykke, skal der øjeblikkelig slås alarm til de rette myndigheder. Pladsvagten skal vide hvem relevant myndighed er. Indkøb Til indkøb af diverse artikler til træffet, kan et forskud overføres til arrangørerernes bankkonti, eller udleveres kontakt ved henvendelse til kassereren. Arrangørerne kan også foretage indkøb for egen regning, og få refunderet efterfølgende. I begge tilfælde skal der leveres dokumentation til kasseren. Nedenstående er de ting, der typisk skal indkøbes toiletpapir, køkkenrulle servietter, engangsbestik, tallerkner, plastglas (hvis der skal bruges udover deltagernes egne) sorte sække skriveartikler, papir, pap, tape, sikkerhedsnåle Medlemmerne skal i indbydelsen ha at vide at de selv skal ha bestik med, således at indkøb at engangsservice begrænses mest muligt. Placering Da Havkajakroerne er en landsdækkende forening, er det ønsket at træffene skal flytte rundt i landsdelene efter tur. Bestyrelsen beslutter i hvilke landsdele træffene skal afholdes. 4

5 Generelt skal der arbejdes på at finde en plads som ligger umiddelbart ud til vandet, og hvor toiletog badeforhold samt adgang til drikkevand er tilstrækkeligt til det antal deltagere der forventes. Hvis der ikke findes toilet- eller badeforhold, kan det undersøges om der findes kloak og strøm på stedet, så der kan lejes de nødvendige toiletter og badekabiner. Det skal tilstræbes at træffene ikke lægges på campingpladser, da det ofte er en dyr løsning og der ikke er mulighed for et fælles lokale uden andre tilstede. Hvis campingplads er eneste mulighed skal der afklares tidligst mulige ankomsttidspunkt og senest tidspunkt afgangstidspunkt på afrejsedagen Økonomi Foreningen Havkajakroerne tegnes af formanden og kassereren. Dette betyder at økonomiske aftaler, såsom pladsleje og lignende i forbindelse med et træf, skal sendes til disse to for godkendelse inden endelig indgåelse. Det kan også klares ved at aftale tingene Underleverandører Havkajakroerne har haft gode erfaringer med flg. Teltudlejning Faxe Teltudlejning Industrivej Rønnede Tlf: Sydfyns Partytelte Løvholmen Svendborg Tlf: Lykkes Udlejning Spangsbjerg Kirkevej Esbjerg Tlf: Toiletter og bad GSV Materieludlejning A/S Industrikrogen Ishøj Tlf: Catering Der bruges primært lokale leverandører. Prisen bør ligge omkring kroner pr. kuvert. 5