Erklæring og revisionsberetning om revision af Københavns Universitets årsrapport. April 2010

Transkript

1 Erklæring og revisionsberetning om revision af Københavns Universitets årsrapport for 2009 April 2010

2 ERKLÆRING OG REVISIONSBERETNING OM REVISION AF KØBENHAVNS UNIVERSITETS ÅRSRAPPORT FOR Erklæring om revision af Københavns Universitets årsrapport for 2009 Formål med erklæringen Formålet med erklæringen er at give universitetet og Videnskabsministeriet en samlet vurdering af universitetets regnskabsaflæggelse og økonomiske forvaltning baseret på den udførte revision vedrørende regnskabsåret Ledelsens ansvar for årsrapporten Årsregnskabet underskrives af universitetets ledelse, jf. universitetslovens 28, stk. 3. Med underskriften tilkendegives: at årsrapporten er rigtig, dvs., at årsrapporten ikke indeholder væsentlige fejlinformationer eller udeladelser, herunder at målopstillingen og målrapporteringen i årsrapporten er fyldestgørende at de dispositioner, som er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis at der er etableret forretningsgange, der sikrer en økonomisk hensigtsmæssig forvaltning af de midler, der er omfattet af årsrapporten. Grundlaget for revisionen Rigsrevisionen har for regnskabsåret 2009 revideret Københavns Universitet. Revisionen er udført i overensstemmelse med God Offentlig Revisionsskik (GOR). Dette indebærer, jf. rigsrevisorlovens 3, at det ved revisionen er efterprøvet, om regnskabet er rigtigt, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Endvidere er der foretaget en vurdering af, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler, der er omfattet af årsrapporten. Rigsrevisionen betragter med denne erklæring revisionen af Københavns Universitets årsrapport som afsluttet. Rigsrevisionen kan dog tage spørgsmål vedrørende dette og tidligere regnskabsår op til yderligere undersøgelser. I den forbindelse kan der fremkomme nye oplysninger, som kan give anledning til, at konkrete forhold, der er behandlet i denne erklæring og i revisionsberetningen, vil blive vurderet på ny. Den udførte revision Revisionen er tilrettelagt og udført på grundlag af en vurdering af væsentlighed og risiko og er baseret på stikprøver og en gennemgang af forretningsgange og interne kontroller. Revisionen af Københavns Universitet omfattede for regnskabsåret 2009 løbende årsrevision vedrørende udvalgte forvaltningsområder samt afsluttende årsrevision af årsrapporten.

3 2 Konklusion På baggrund af den udførte revision er Rigsrevisionen nået frem til følgende konklusion: Regnskabet er rigtigt, dvs. uden væsentlige fejl og mangler Der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der i videst muligt omfang sikrer, at de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis Rigsrevisionen er ved gennemgangen af årsrapporten ikke blevet bekendt med forhold, der giver anledning til at konkludere, at oplysninger om mål og resultater i årsrapporten ikke er dokumenterede og dækkende Rigsrevisionen er ved den udførte forvaltningsrevision ikke blevet bekendt med forhold, der giver anledning til at konkludere, at forvaltningen på de områder, Rigsrevisionen har undersøgt, ikke er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Revisionen har således ikke givet anledning til forbehold. Der henvises i øvrigt til revisionsberetningen. København, den 7. april 2010 Lars Tang Kontorchef

4 3 Beretning om omfanget og resultaterne af Rigsrevisionens revision af Københavns Universitet vedrørende 2009 I. Omfanget af den udførte revision Rigsrevisionens erklæring om revisionen af Københavns Universitets årsrapport er baseret på Rigsrevisionens løbende årsrevision ved universitetet, den afsluttende årsrevision af årsrapporten samt samarbejdet med institutionsrevisor, herunder en gennemgang og drøftelse af resultatet af dennes revision. Efter universitetslovens 28, stk. 4 revideres Københavns Universitets årsrapport af rigsrevisor i henhold til 2, stk. 1, nr. 2 i lov om revisionen af statens regnskaber m.m. (rigsrevisorloven). Rigsrevisor har den 21. december 2004 indgået aftale med videnskabsministeren om, at revisionsopgaven varetages i et nærmere fastlagt samarbejde mellem rigsrevisor og en intern revision (institutionsrevision), jf. universitetslovens 28, stk. 5 og rigsrevisorlovens 9. Efter aftalen har Rigsrevisionen ansvaret for den samlede revision af Københavns Universitet i henhold til rigsrevisorloven, mens institutionsrevisor over for universitetets bestyrelse har ansvaret for den samlede interne revisionsindsats på Københavns Universitet og afgiver påtegning herom på universitetets årsrapport. A. Rigsrevisionens løbende årsrevision ved Københavns Universitet Ved revisionen på Københavns Universitet gennemgik Rigsrevisionen følgende 2 områder som en del af den løbende årsrevision: 1. Målrapportering 2. Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed. Ved revisionen af de 2 områder blev fokuseret på følgende: 1. Forskning med EU-tilskud 2. Samarbejdsaftaler med erhvervslivet 3. Forskningsbaseret myndighedsbetjening. Resultaterne af denne revision er afrapporteret til universitetet i brev af 10. marts B. Rigsrevisionens afsluttende årsrevision Rigsrevisionens afsluttende årsrevision omfattede en gennemgang og vurdering af universitetets årsrapport, herunder det finansielle regnskab og målrapporteringen. Ved revisionen er det påset, at årsrapporten er udarbejdet i overensstemmelse med bekendtgørelse nr af 10. december 2007 om tilskud og regnskab m.v. ved universiteter med senere ændringer samt Økonomistyrelsens vejledning af 18. december 2009, hhv. Universitets- og Bygningsstyrelsens skrivelse til universiteterne af 4. december 2009, om udarbejdelse af årsrapport. C. Rigsrevisionens samarbejde med institutionsrevisor Samarbejdet med institutionsrevisor vedrørende revisionen i 2009 har omfattet en gennemgang af dennes planlægning og arbejdspapirer samt drøftelse af revisionsprotokollater for at vurdere, om Rigsrevisionen tillige kan basere sin revision af Københavns Universitets årsrapport på institutionsrevisors arbejde. Samarbejdet har været tilfredsstillende, og det er Rigsrevisionens vurdering, at vi tillige kan basere vores vurdering af årsrapporten på institutionsrevisors arbejde.

5 4 II. Resultatet af den udførte revision A. Rigsrevisionens løbende årsrevision ved Københavns Universitet Det var Rigsrevisionens samlede vurdering, at universitetets forretningsgange og interne kontroller på de to reviderede områder generelt opfylder de krav, der kan stilles til en god og pålidelig forvaltning. Enkelte steder var der dog efter Rigsrevisionens opfattelse muligheder for forbedringer. I det følgende er sammenfattet de væsentligste resultater fra revisionen. Målrapportering Rigsrevisionen gennemgik som i tidligere år registrering af aktivitetsdata samt målrapporteringen. I år blev revisionen gennemført ved det centrale direktørsekretariat suppleret med indhentning af dokumentation fra de relevante fagområder, herunder Skov & Landskab. Resultatet af revisionen Rigsrevisionen fandt, at de anvendte registrerings- og rapporteringssystemer for de aktiviteter, der indgår i udviklingskontraktens mål, generelt er hensigtsmæssige Universitetet har iværksat tiltag til at ensrette registreringssystemer og forretningsgange mellem de enkelte fakulteter samt udarbejde og ajourføre de skriftlige forretningsgangsbeskrivelser for den løbende registrering af data, så data kan opgøres ensartet og pålideligt for alle universitetets fakulteter og institutter Universitetets model med halvårlig rapportering til ledelsen og bestyrelsen vedrørende udviklingskontrakten og helårlig opfølgning på strategien og handleplanen er velovervejet og giver mulighed for indgriben og justeringer, hvis der viser sig vanskeligheder med at nå de opstillede mål. Den halvårlige statusrapport var meget overskuelig Der var dokumentation for oplysningerne vedrørende de udvalgte mål til brug for revisionen. Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed Forskning med EU-tilskud Revisionen omfattede en gennemgang af administrationen af universitetets forskning med EU-tilskud, herunder procedurer for ansøgning og indgåelse af kontrakter, registreringsprocedurer samt en kontrol af registreringerne for et antal stikprøvevis udvalgte projekter. Resultatet af revisionen Rigsrevisionen fandt, at Københavns Universitets procedurer kan sikre en korrekt registrering af tilskud fra EU, så modtagne og anvendte tilskud til forskning fra EU bliver opgjort regnskabsmæssigt korrekt, og at der er beskrevet en klar ansvarsfordeling mellem de involverede i den specifikke EU-procedure Det anvendte stamoplysningsskema er informativt og er med til at sikre, at der fra central side kan skabes et overblik over universitetets projekter og de økonomiske forpligtelser, der er forbundet hermed Rigsrevisionen er dog af den opfattelse, at ajourføring af stamdata, herunder registrering af merbevillinger, fristforlængelser eller lukning af afsluttede projekter bør ske hurtigere.

6 5 Københavns Universitet har hertil oplyst, at forretningsgangen for eksternt finansierede projekter bl.a. beskriver proceduren for lukning af projekter. Københavns Universitet vil sikre, at proceduren efterleves, herunder at projekter ved Skov & Landskab, der burde være lukket, lukkes snarest. Rigsrevisionen fandt dette tilfredsstillende. Samarbejdsaftaler med erhvervslivet Revisionen omfattede en vurdering af Københavns Universitets procedurer til sikring af overholdelsen af de økonomiske og forskningsmæssige krav, der følger af lovgivningen m.m. for indgåelse af samarbejdsaftaler med erhvervslivet. Disse krav er bl.a., at universitetet skal være opmærksom på ikke at fraskrive sig sine rettigheder eller pligter - til offentliggørelse af forskningsresultater, og at universitetet skal have forskningsmæssig interesse i projektet. Desuden blev et antal stikprøvevis udvalgte sager gennemgået for at vurdere, om procedurerne blev fulgt. Resultatet af revisionen Rigsrevisionen fandt, at universitetet har fastsat hensigtsmæssige procedurer for indgåelse af samarbejdsaftaler med erhvervslivet, så aftalerne følger lovgivningen, herunder regulering af ejerskabet til de resultater, der eventuelt bliver skabt i projektet Universitetet gennemgår alle kontrakter før indgåelse for at få klarhed over de økonomiske forpligtelser, som universitetet påtager sig Administration og regnskabsføring af projekterne efterlever de etablerede procedurer Universitetet offentliggør en oversigt over privat finansierede forskningsprojekter i overensstemmelse med Forskningsministeriets cirkulære af 13. januar Forskningsbaseret myndighedsbetjening Revisionen omfattede en vurdering af, om universitetet har tilrettelagt hensigtsmæssige procedurer for indgåelse af rammeaftaler om forskningsbaseret myndighedsbetjening, samt af administration og regnskabsføring af projekterne, herunder procedurer for planlægning/budgettering, registrering og opfølgning. Københavns Universitet udfører forskningsbaseret myndighedsbetjening på flere af universitetets kerneområder. Rigsrevisionens gennemgang har omfattet rammeaftalen med Miljøministeriet om myndighedsbetjening. Opgaverne bliver udført af Skov & Landskab. Resultatet af revisionen Rigsrevisionen fandt, at Københavns Universitets håndtering af den forskningsbaserede myndighedsbetjening generelt er betryggende og hensigtsmæssig Rammeaftalen med bilag specificerer de krav, som Skov & Landskab skal leve op til, herunder at afrapporteringen udover de faglige resultater skal indeholde en økonomisk afrapportering, der viser anvendelsen af kontraktmidlerne, inkl. en projektliste København Universitet kunne dog efter Rigsrevisionens opfattelse med fordel i videre udstrækning ved budgettering, registrering og afrapportering sammenkæde de faglige indsatsområder med kontraktmidlerne Registreringen bør endvidere efter Rigsrevisionens opfattelse tilrettelægges således, at det er let at adskille den forskningsbaserede myndighedsbetjening fra den øvrige tilskudsfinansierede forskning, og at opgøre forskningsandelen.

7 6 Københavns Universitet har hertil oplyst, at såfremt man i rammeaftalen forlods fordeler kontraktmidlerne på de enkelte indsatsområder, vil dette reducere fleksibiliteten i den løbende udmøntning af kontrakten eller nødvendiggøre ressourcekrævende genforhandlinger eller tillæg til kontrakten. Københavns Universitet oplyste videre, at den hidtidige praksis efter deres opfattelse har fungeret tilfredsstillende, og at det er vigtigt, at der fastholdes en betydelig grad af fleksibilitet i rammeaftalen fremover til gavn for begge kontraktparter. Vedrørende registrering og afrapportering oplyste Københavns Universitet, at universitetet vil vurdere, om ressourceforbruget ved en eventuel ændret registreringspraksis står mål med værdien heraf. Københavns Universitet oplyste videre, at den nuværende praksis i afrapporteringen vil blive suppleret med en tydeliggørelse af sammenhængen mellem aktiviteter og finansieringskilder. Rigsrevisionen tog Københavns Universitets bemærkninger til efterretning. B. Rigsrevisionens afsluttende årsrevision Revisionen af årsrapportens regnskabsdel, herunder oplysningerne om anvendt regnskabspraksis og tilhørende noter, viste, at årsrapporten er udarbejdet i overensstemmelse med reglerne i tilskuds- og regnskabsbekendtgørelsen for universiteterne. Afrapporteringen på udviklingskontrakten i årsrapporten indeholder en kort sammenfatning af målopfyldelsen, en analyse af de opnåede resultater for udvalgte væsentlige mål, herunder de mål, som ministeriet har ønsket nærmere analyseret, samt en oversigt over status for alle udviklingskontraktens mål. Det fremgår af analysen, at universitetet har igangsat en række aktiviteter som kompensation for manglende målopfyldelse i 2008, samt for at nå målene inden kontraktperiodens udløb. Rigsrevisionen finder, at rapporteringen i årsrapporten er hensigtsmæssig. C. Rigsrevisionens samarbejde med institutionsrevisor Rigsrevisionen har drøftet revisionsprotokollatet om forberedende revisionsarbejder samt revisionsprotokollatet om årsrapporten med institutionsrevisor. Rigsrevisionen har særligt hæftet sig ved følgende: I revisionsprotokollatet om forberedende revisionsarbejder nævner institutionsrevisor under hovedkonklusionen på den udførte gennemgang (pkt. 3-6), at universitetets regnskabssystemer giver et rimeligt grundlag for udarbejdelse af en retvisende årsrapport, men at der fortsat forekommer områder, hvor der er behov for en række manuelle procedurer til sikring af korrekte opgørelser og periodiseringer. Årene var præget af ændrede regnskabs- og styringsprincipper samt gennemførelse af fusioner, mens 2009 har været orienteret mod konsolidering og fokusering på konkrete svagheder i systemer og processer. Der er således indledt omfattende administrative projekter inden for flere områder med henblik på at sikre en forbedret systemmæssig understøttelse ved opgørelse og indregning af regnskabsposter. Der har været udestående svagheder fra tidligere års implementering af systemer til debitorhåndtering og elektronisk fakturahåndtering (ØSS EF). Den decentrale struktur i regnskabs- og økonomifunktionen har stillet krav til opdatering af forretningsgange, uddannelse af medarbejdere og etablering af skriftlige instrukser, herunder særligt for eksternt finansieret virksomhed samt håndtering af moms og afgifter. Det er institutionsrevisors opfattelse, at der arbejdes målrettet på at forbedre procedurerne inden for regnskab og økonomistyring, og at dette arbejde fører til et bedre informations- og styringsgrundlag. Fællesadministrationens kvartalsvise møder med fakulteterne medfører endvidere forøget opmærksomhed på opstramning af de økonomiske rutiner. Den eksisterende administrative struktur på universitetet med et stort antal decentrale heltids eller deltids økonomimedarbejdere vanskeliggør imidlertid implementeringen af nye forretningsgange, administrative kontroller og edb-systemer. Nye tiltag har derfor svært ved at rodfæste sig i de decentrale miljøer, der samtidig er meget følsomme over for fravær og udskiftning af medarbejdere. Dette medfører, at det er relativt resursekrævende for

8 7 fællesadministrationen at forbedre og vedligeholde forretningsgange og administrative kontroller. Universitetet har derfor iværksat et projekt, som skal resultere i en mere hensigtsmæssig organisering af den decentrale administrative økonomistruktur, som forventes at være afsluttet ved udgangen af I revisionsprotokollatet vedrørende årsrapporten nævner institutionsrevisor under særlige forhold/årsafslutningsprocedurer (pkt. 8-9), at såvel procedurerne samt prognosesikkerheden er forbedret i forhold til tidligere år. Den positive udvikling på det administrative område er således fortsat i Der udestår dog fortsat områder, hvor organisering, registreringsrutiner og interne kontroller kan forbedres. Et af de væsentligste områder forekommer efter institutionsrevisors opfattelse at være behovet for harmonisering af processer, så afvigelser fra standardforretningsgange kun accepteres, når det er absolut nødvendigt på grund af særlige rapporterings- eller styringskrav. Herudover skal Rigsrevisionen særligt fremhæve følgende: Der er nævnt eksempler på manglende harmonisering af processer og systemanvendelse. Skov & Landskabs anvendelse af Oracle Projects er omtalt (pkt. 13), og en forskellig regnskabsmæssig håndtering af tilskud vedrørende forskerskoler er nævnt i pkt. 14. Det er i forbindelse med de generelle it-kontroller mv. nævnt (pkt ), at det interne kontrolmiljø hos KIT på en række områder fortsat har været uformelt, og at der er observeret en række svagheder i adgangskontroller for især databaserne indeholdende data for ØSS og FØNIX. Det fremgår endvidere, at der er institutionsrevisors vurdering, at de fremskridt der sket udelukkende kan sikres vedligeholdt og udbygget ved et vedholdende ledelsesfokus på de interne kontrolprocedurer samt it- og informationssikkerhed. Vedrørende øvrige immaterielle og materielle anlægsaktiver er det nævnt (pkt.70-75), at der er etableret rutiner til vedligeholdelse af anlægskartoteket, men at disse fortsat ikke fungerer effektivt. For så vidt angår tilgodehavender fra igangværende tilskudsaktiviteter og forudbetalte bundne tilskud, er det nævnt (pkt ), at der er en forbedret datakvalitet for stamdata, men at der er en del projekter, hvor slutdatoen er overskredet, eller der er registreret et merforbrug. Flertallet af afvigelserne kan dog forklares med manglende opdatering af tilsagn eller projektforlængelser. Vedrørende tilgodehavender fra salg af ydelser mv., der er steget fra TDKK til TDKK, er det nævnt (pkt ), at det nye debitorsystem i Oracle nu er fuldt implementeret. Det er imidlertid konstateret, at ældre tilgodehavender på i alt ca. 2 mio. kr. fra før debitorsystemets implementering ikke er udlignet. Universitetet har udarbejdet dokumentation, der underbygger boniteten af de væsentligste af disse tilgodehavender og har samtidig fremlagt en plan for, hvordan de sidste poster afklares i løbet af første halvår Angående andre tilgodehavender er det nævnt (pkt ), at der har været en klar forbedring af opkrævningen vedrørende refusion af bygningsvedligeholdelse, og at forretningsgangen vedrørende lønrefusion er blevet forbedret, så indtægtsførsel nu sker, når kravet fremsættes overfor kommunerne. Rigsrevisionen er enig i, at der generelt er sket en forbedring i den løbende økonomiforvaltning, men at der på de af institutionsrevisor fremhævede områder fortsat er behov for forbedringer.