Bestyrelsesmøde, Roskilde Håndbold, onsdag d , kl

Transkript

1 Bestyrelsesmøde, Roskilde Håndbold, onsdag d , kl Tilstede: Afbud: Fraværende: Referat: Klarskov, Lise Eriksen, Jette Bitsch, Møldrup, Camille Hübbe (under pkt. 2) Christian Hjortgaard, Kathrine Ohlendorff Ib Christoffersen, Henrik Andersen Lise Eriksen 1. Godkendelse af dagsorden og referat fra sidste møde Referat godkendt. 2. Information fra Sponsorudvalg Der er indgået kontrakter på (eller tæt på at være): 4 Stjernepartnere Capelli, NTG Nordic, Pattegrise.dk, Roskilde Kloakrenovering 7 Elitepartnere LDE Consult, Skiltemontøren, Mott, Molten, AtZ, Kagan Turist, BDO Revision 7 Klubpartnere 3 Holdpartnere 3 Spillerpartnere Så det ser rigtig fornuftigt ud. Der skal kommunikation ud via træner/leder facebookgruppen samt på holdsport, med henblik på at skaffe holdsponsorer til hold til dækning af skift til Capelli tøj. Herefter havde vi en brainstorm omkring andre mulige sponsoremner/aktiviteter. 3. Capelli tøjaftale, Molten og Kaiser Der har været arbejdet med diverse tøjpakker samt et overblik over hvilke hold, der forventes at være skiftet hvornår. Der er udarbejdet et fint overblik, og prøvning af størrelser og indkøb af tøj sættes i gang her før sommerferien. Web-shop under udvikling. Vi afventer dato for denne. sørger for noget snarlig information på facebook omkring status og plan. Vi undersøger muligheden for at få præsentation ned i hallen i starten af den nye træningssæson. Molten og Kaiser der er flere folk på vej ind i udvalget til at styrke arbejdet med at få disse ting på plads. Hummelaftalen Lars Dissing kontakter Hummel med henblik på, hvad der skal ske med det gamle Hummel-tøj. Må vi eventuelt sælge det? 4. Hjemmeside. har været i dialog med DesignHeroes, som er kommet med et oplæg. Vi accepterede oplægget, og der sættes nu for alvor gang i udviklingen af den nye hjemmeside. Den forventes at være klar umiddelbart efter sommerferien.

2 5. Festival Lise informerede omkring festivalsituationen. Der er stadig plads til flere frivillige medarbejdere. 6. Økonomi og Jette informerede omkring den økonomiske situation, som stadig ser fornuftig ud. 7. Divisionsarrangementer Lise præsenterede oplæg til sæsonens divisionsarrangementer. Der sendes ud i relevante medier omkring rekruttering af frivillige til at hjælpe med afviklingen. 8. Information fra havde på forhånd fremsendt følgende informationer: 1. Pokalottendedelsfinale i Santander Cup. Roskilde Håndbolds damer har trukket København Håndbold i 1/8-delsfinalen i landspokalturneringen Santander Consumer Cup. Kampen er allerede aftalt til TIRSDAG, d. 20. august kl i Roskilde hal D 2 2. Håndboldskole og - camp. Lørdag, d. 29/6 til tirsdag d. 2/7 afholder Roskilde Håndbold håndboldskole og -camp i Roskilde. Vi er lige nu ca. 160 deltagere i alt, så flere end de sidste 2 år. DEJLIGT. 3. Besøg af Østervangsskolens 4., 5. og 6. klasses elever. Torsdag d. 13/6 havde vi besøg af 148 elever fra Østervangsskolen til VM-turnering både til almindelig håndbold i hal D 1 og D 2, samt strandhåndbold. En dejlig dag med glade børn. 4. Ekstra penge fra Elite- og talentrådet. Bordtennis og fodbold får bonus for opnåede resultater, men de har ikke opnået alle resultater, så vi andre klubber har kunnet søge til projekter. Det har vi naturligvis gjort og har også fået et beløb. 5. Talentudviklingscenter for drenge og piger. Elitecentrene herrer og damer for U 18 og senior 1 og 2 har været en kæmpe stor succes. DERFOR prøver vi nu at køre det længere ned - OG også med det formål at holde kontakten i endnu højere grad at bibeholde kontakten til efterskolespillerne. Her er info om centrene: Talentudviklingscenter for årgang i sæsonen 2019/20 både på drenge- og pigesiden. For i endnu højere grad at udvikle talenterne i Roskilde Håndbold i årgang 2002, 2003 og 2004, samt kontinuerligt beholde kontakten med de spillere, der i skoleåret 2019/20 skal på efterskole, vil vi oprette et

3 Talentudviklingscenter på drengesiden og et på pigesiden. Der vil blive tilbudt træning 1-2 gange om måneden i weekenden (formentlig lørdag formiddag) med deltagelse af efterskoleelever i 2019/20, samt udvalgte spillere fra U 15 og U 17. På pigesiden kan der også blive deltagelse af enkelte U 19-spillere. Træningen vil i høj grad tage afsæt i den individuelle udvikling, men også sørge for at spillerne udvikler de holdmæssige kompetencer. Derudover vil vi også være meget opmærksomme på spillernes fysiske træning og evt. supplere med fysiske træningsprogrammer. 6. Strandhåndbold og landskamp. Begge arrangementer gik forrygende - OG der var bare så mange frivillige, der tilbød sig, Så alt gik storartet og igen til stor ros, også selv om der i ugen op til landskampen kom ekstraopgaver. Christian Hjortgaard styrede landskampen på flotteste vis! 7. Træningstider. Fordelingen er i fuld gang - vi holdt i går trænermøde og har aftalt følgende inddeling i ungdomsafdelingen - det er jo nyt med ulige årgang, samt HRØ vil i den kommende sæson have enkeltårgange turneringsmæssigt - vi har afprøvet en inddeling, som vi nu har evalueret og aftalt følgende fra august : U 9 (alene årgang, træner 1 gang U 9 drenge og piger, anden gang U9/10 drenge) U 11 (sammen med U 10) U 13 (sammen med U 12) U 15 (sammen med U 14) U 17 (sammen med U 16) U 19 (sammen med U 18) - træner med i elitecenter (dog kun enkelte U 19 piger, resten træner med dame 3 i kvalifikationsrækken (U 19 hyggeholdet). Derudover sørger vi for, at alle trupper træner op og ned, så alle får udfordring, enten ved at træne ved siden af hinanden eller enkeltspillere rykkes op/ned. Vi vil evaluere løbende. Der sendes info ud om dette til spillere og forældre. 8. Trænere. Mangler fortsat cheftræner til u 15 piger. Men taler igenigenigen med ny kandidat. Forældre og spillere informeres i denne uge. Vi har en plan B klar. 9. Kampene for divisionsholdene er i fuld gang. Vi arbejder på højtryk med at udarbejde 2. forslag til i første omgang 1. divisionskampene - 2. udkast bliver klar torsdag, MEN der kommer hele tiden nye ønsker fra andre klubber osv. 2. udkast sendes til jer til ori OG til sponsorudvalget, så de kan begynde at planlægge arrangementer. Planen er at være færdig med planlægningen 4/7 - så vi i ferien "bare" skal rette/ændre udefrakommende ønsker. Deadline til DHF er 31/7. OG turneringen ligger først fast primo august.

4 9. Evt. & næste møde Næste møde aftalt til: Onsdag den 7. august kl. 18:30, Klubben (snack-vært: Lise) Punkter til dagsorden bedes sendt til min. 4 dage før møde. Aktionsliste for Bestyrelsen konkrete aftalte aktioner 5. Sponsor bemanding Alle : Der skal arbejdes på at finde folk, der kan støtte Thomas Kagan sponsorudvalg og koordinator : Aktivitet i gang. Henrik undersøger med Thomas, om han kan bidrage med noget : Vi har gang i flere personer omkring eventuel involvering : Lars Dissing er nu også tiltrådt : Iab : Nye personer er på vej : Kenneth og John indtrådt i udvalget. Endnu en er på vej : Punktet lukkes her. 7. Divisionsarrangementer Step : Møde med Bjarne omkring efterlevelse af diverse aftaler : Aktivitet i gang. Der arbejdes på at mande op på diverse poster : Ib udarbejder et budget fordelt på måneder samt indtægter/udgifter i indeværende regnskabsår 18/ : Bemanding på vej. Lise kontakter Anne Birgit omkring at sidde ved indgang : Intet nyt omkring bemanding. Der skal findes en anden løsning på indhentning af nøgler efterfølgende, da vi nu igen har oplevet at nøgler ikke er blevet afleveret : I bero indtil ny sæson : Planlægning startes op nu : Punktet lukkes her. Nyt punkt oprettet Lise Samtykkeerklæring billeder : Der skal indhentes samtykkeerklæringer til brug for anvendelse af billeder på diverse medier. Der indhentes samtykke ifm Senior division ved fotosession. Der skal herudover indhentes fra alle medlemmer : Mulighed for indhentning via Conventus skal undersøges. Lise kontakter Stian : Stian undersøger : Conventus er på vej med en løsning : Funktionaliteten er indarbejdet i Conventus. Skal implementeres sammen med næste kontingentopkrævning. Lise og Jette kigger på det : Stian har rykket for svar ved Conventus. Lise + Jette 10. Stillingsopslag Journalist Katrine

5 : Der udarbejdes et jobopslag en eller flere personer til journalistiske indlæg og billeder til vore sociale medier. Opslaget skal primært ud i U16 & U18 trupperne : Katrine har fremsendt oplæg. Oplægget blev diskuteret og tilbagemeldinger sendt til Katrine. Opslag sendes ud i trupperne via Facebook grupperne : Får skudt oplægget afsted asap : Arbejder videre med rekruttering. Forslag om ugens fokus, hvor de enkelte trupper får ansvaret for at levere input til de sociale medier. Til det skal der udarbejdes en kort vejledning : Intet nyt 11. Døm selv dommere : Der skal indgås en aftale med Nicklas Nygaard omkring oplæg for U14-U16-U18 trupper : Der er 2 spor ovenstående samt koordinering af planlagte døm-selv-kampe. bør tage en snak med U16 og U18 drenge : Der er kommet 2 forældre med i gruppen af døm-selv-dommere : Allokeringen af dommere til weekenden kører : Møde forventes sat på benene efter sæsonafslutning 13. Håndoffice : Kontakt til Tina Blak og aftale om, hvad hendes bidrag skal være : har snakket med Tina, og der skal aftales et tidspunkt for et nærmere snak : Intet nyt afventer møde : der sigtes mod at Tina overtager i marts : Skal allokeres til den nye sæson 15. Fonde : Undersøge hvilke fonde der kan søges ved. laver ansøgning : har udarbejdet en mulig liste, som er fremsendt til. Der arbejdes videre med listen : Intet nyt. Aftalt møde måtte flyttes : Vi er i fuld gang. Vi har fået fra Idræt for alle. har udarbejdet oversigt med ansøgningsfrister. Vi skal have tilføjet bankerne til listen. Ib undersøger omkring mulighed for funding af køkken : Nye fonde skal søges : og har søgt diverse fonde i forhold til DM men også i øvrigt. Der er fokus på en pulje hos Kommunen i forhold til renovering af Klubhuset. DGI foreningspulje er interessant i forhold til skolebrobygning, multi etc. DHF i forhold til årets håndboldklub. Nordea fonden lokal pulje. VM puljen : Flere fonde søgt : Intet nyt 16. Ny hjemmeside : Møde med Kim Andersen. Kravspecifikation er udarbejdet : Kim er i gang. overtager tovholderrollen i stedet for Lise : Der holdes møde med Kim i næste uge : Ib holder møde med Kim i morgen. Der er god fremdrift : Der er meget lidt fremdrift. Kim inviteres med på næste Bestyrelsesmøde, så vi kan høre, hvor vi er, og Jette Ib//

6 hvad der skal til for at sikre fremdrift. Roskilde Kommune har inviteret prioriterede idrætsgrene til et inspirationsmøde den 25. april. Max. 3 deltagere fra Klubben. deltager og tager fat i Sponsorudvalget : Thomas K deltager på møde med kommunen : Møde afholdt med succes. arbejder videre : har kontakt til DesignHeroes, vi afventer oplæg : Besluttet at DesignHeroes udarbejder på baggrund af kravspecifikation 18. Klubhusansvarlig : kontakter Jeannette Kagan, om hun har mulighed for at fortsætte : Intet nyt. følger op : Intet nyt der skal findes en løsning : Der skal ryddes op køkken fælles oprydning søndag den 17. marts. 20. Markedspladsaftaler : holder møde med Lars Dissing og Brian Sønderby omkring opgaven : har snakket med Lars Dissing, og han har lovet at komme med et oplæg omkring markedspladsaftaler : Der er gang i aktiviteterne : Ligger i regi af sponsorudvalget. Arrangementet omkring OK Benzin forventes gentaget. 21. Indretning af køkken mv i Klubhuset : udarbejder krav til nyt køkken samt garderobeområde. Ib indhenter efterfølgende tilbud hos køkkenforretning : har beskrevet krav. Ib indhenter tilbud i indeværende uge : Tilbud indhentet. Hvis det skal blive en realitet, skal det fundes. Der søges de steder, vi kan : Ib har søgt funding på køkken. Der er søgt penge til persienner og skabe. Der skal søges til resten af indretningen. 22. Kontingentindbetalinger & Conventus : og Jette følger op : og Jette har fulgt op, og der er sendt ud til trænerne, om at der skal indbetales nu. Jette og følger op igen. Lise undersøger mulighed for enten Betalingsservice eller løbende træk på kort. Jette fjerner afholdte aktiviteter på listen i Conventus : Muligheden foreligger. Udgifterne herved skal holdes op imod fordelene : Funktionaliteten er indarbejdet i Conventus. Skal implementeres sammen med næste kontingentopkrævning : Tages sammen med punkt 8. Drøftede betaling for de, der skal på efterskole. Ved at være passive har de adgang til beach, juleture etc : Lise og Jette mødes med henblik på at få styr på 1. maj betalingen : Grundet travlhed omkring DM, blev der ikke holdt møde. Kører som tidligere. Punktet sættes i bero 31. Håndbold camp : Aktiviteter skal i gang : Tim og Linda har taget ansvaret for denne. Lars Dissing /Ib/ Lise I bero

7 32. Liste over sponsoraktiviteter Thomas K : Oversigt udarbejdes og opdateres løbende : Oversigt i gang. Punktet lukket 33. Fremtidigt Elitesport-center : Skal drøftes : Punktet lukket 35 Retningslinjer for tøjsponsorat og personlige Camilla, sponsorer : Skal besluttes og udmeldes : Punktet lukket 36 Roskilde Håndbold LinkedIn profil Katrine : Roskilde Håndbold LinkedIn profil til profilering af bl.a. sponsorer skal oprettes. Katrine kontakter Camilla. 37 Bonus fra Hummel Ib : Hummelaftalen udløser formentlig en bonus. Ib følger op. 38 Planlægning af en Klub-kampdag? : I løbet af sæsonen skal der planlægges med en Klub-kampdag (bl.a. til erstatning af træningslejren) 39 Regnskab og Budget Ib : Ib fremsender budget samt regnskab til DHF jf. frister 40. Webshop til køb via aftaler : Web-shop under udvikling. Vi afventer dato for denne. sørger for noget snarlig information på facebook omkring status og plan. 41. Divisionsarrangementer : Der er sat aktiviteter i gang for at forme divisionsarrangementerne i sæsonen 19/20. Der skal bruges en del frivillige til hjælp til afvikling. Lise