Bestyrelsesmøde, Roskilde Håndbold, onsdag d , kl

Transkript

1 Bestyrelsesmøde, Roskilde Håndbold, onsdag d , kl Tilstede: Afbud: Referat: Klarskov, Eriksen, Jette Bitsch, Møldrup, Kathrine Ohlendorff, Ib Christoffersen (fra kl. 19:30) Christian Hjortgaard, Henrik Andersen Eriksen 1. Godkendelse af dagsorden og referat fra sidste møde Referat godkendt. 2. Divisionsarrangementer orienterede om status på Divisionsarrangementer og bemanding. Det ser ganske fornuftigt ud. Der er allokeret en del nye ansvarlige på de forskellige indsatsområder. Der har været afholdt opstartsmøde for crew et, og de nye roller blev prøvet af til Santander Cup 1/8 dels finalen, og det gik rigtig godt. Der er stadig brug for hjælp til billetsalg og video. Kontrollører og logistik kører som forældreopgave. Elektroniske billetter kører planmæssigt i samarbejde med billetsalg.dk. Forventet klar til 1. hjemmekamp den 1. september herunder sponsorer årskort, frivillige årskort, køb af årskort etc. sørger for rettidig nyhedsformidling på diverse medier. Der er aftalt guld, sølv og bronzemodeller for arrangementerne, og der har været afholdt møde med Roskilde Hallerne omkring opsætning. Billetpriser blev godkendt som fremsendt. Der blev givet grønt lys for indkøb af tøj (tshirts) til divisionscrew. Aftalt, at vi skal streame så meget som muligt det kræver ressourcer, hvorfor undersøger, om den video, der alligevel optages, kan streames? 3. Festival Det ringe resultat af festivalen er af Rene meddelt til Roskilde Festival umiddelbart efter afholdelsen. Vi afventer dialogmøde med festivalen, og til det efterlyses et endeligt regnskab. Ib forventer, at regnskabet er klart i indeværende uge. Det viser formentligt et lille underskud, hvilket selvfølgelig ikke er acceptabelt. Vi arbejder på flere fronter for at gøre opmærksom på dette og eventuelt blive kompenseret. Ib fremsender regnskab til til brug for den videre dialog. 4. Økonomi Forventet overskud som følge af den gode indsats omkring sponsorer. Regnskabet kan lukkes nu og skal ligge klart senest 14 dage før Generalforsamlingen. Ib følger op på status på indsendelse af budget til DHF (Ib) og informerer resten af bestyrelsen efterfølgende. 5. Hjemmeside, Katrine og har d.d. været hos DesignHeroes og fået fremvist første udkast til den nye hjemmeside. Skallen er udarbejdet og er nu klar til, at vi kan begynde for

2 alvor at fylde indhold i. Der planlægges med en workshop, hvor vi får indarbejdet det sidste. Til det formål har vi brug for billede materiale, gode holdbeskrivelser m.m. Trænere opfordres til at kigge i gemmer men vi er også opmærksomme på, at da vi har skiftet tøj-sponsor, så vil der være meget billede materiale, der må afvente, at der bliver taget nye billeder. Hjemmesiden forventes først publiceret, når vi har skaffet billede materiale med Capelli. 6. Capelli og sponsorer i øvrigt Der er pt bestilt til Dame og Herre 1 og 2 kommer til DK uden tryk og bliver således trykt i Køge. Paradebukser i restordre, men det øvrige forventes klar til 1. turneringskamp. Øvrige aftalte tøjpakker til senior elitecentre er bestilt. Herefter løbende bestilling af tøj til de hold, som er klar sponsormæssigt. Katrine har præsenteret en ide til Camilla omkring udvikling af noget Capelli tøj til baby-håndbold. følger op. Sponsorer i øvrigt Anne og Camilla er hårdt spændt op med Capelli, så vi skal undgå at kontakte dem lige nu. Kaiser Sports første arrangement gik fint, og der var pænt salg. Katrine sørger for at lave reklame for den næste Kaiser Sport præsentation. Herrerne har været forbi, og Damerne forventes at gøre det i løbet af de kommende uger. Første netværksmøde blandt sponsorer afholdes onsdag den 28 august. Der afholdes kaffearrangement ifm FIF kampen. Nye reklamebander kommet og speakerliste udarbejdet. Sponsor tavlerne skal opdateres undersøger med Lars. Jette skal have adgang til sponsoroversigten tager fat i Camilla. Flere nye sponsorer er tegnet og flere er på vej. Forslag omkring et spinning- eller løbearrangement, hvor sponsorer betaler pr xx. bringer til sponsorudvalget. Jette efterlyser status på Tryk10 aftalen. undersøger med sponsorudvalget. 7. Generalforsamling Katrine distribuerer referat fra sidste års GF og sørger for, at det kommer på hjemmesiden. Vi udarbejdede en køreplan frem mod GF2019, som afholdes onsdag den 25. september 2019 kl. 19:30 i Klubben: - 27/8 indkaldelse via hjemmeside og Conventus til medlemmer, Ansvarlig: incl. dagsorden - Jette opdaterer vedtægter og sender rundt. Hvis bestyrelsen har ændringer sendes de til senest 2/9. herunder antal i bestyrelsen - Der afholdes forberedende møde 4/9. Dagsorden: o Regnskab og Budget, Ib sørger for at rundsende inden 4/9 o vedtægtsændringer o andre forslag

3 o kontingentfastsættelse - 10/9 udsendes regnskab, budget, evt. indkomne forslag via Conventus - Jette sender oversigt over nuværende kontingentsatser til overvejelse 4/9 til forhøjelse - og spørger eventuelle kandidater til nye bestyrelse - Klubhus reserveres 25/9, Katrine - Bestyrelsen mødes 1 time før til generalforsamlingen 8. Evt. & næste møde påtalte det manglende tilstedevær fra Bestyrelsen på Bestyrelsesmøder. Det er ikke acceptabelt. starter Døm-selv-aktiviteten op igen og håber at få et par stykker mere med, som kan hjælpe. orienterede om, der afholdes indledende møde vedrørende Tour de France (Roskilde 2021) den 26/8 kl. 17. deltager men forventer at overdrage efterfølgende. orienterede endvidere om Roskilde tiltag vedrørende Røgfri fremtid i Roskilde Kommune. Bestyrelsen vil på baggrund heraf udarbejde udkast til Rygepolitik. Deadline er vores december trænermøde, hvor oplægget præsenteres til debat og beslutning. Der sættes i første omgang skilte op ved de 2 indgange/ udgange i klubben husk rygning ikke tilladt på Kildegårdens grund (). orienterede om, at 1. holdsspillere, der er tilknyttet en bestemt trup, skrives på trænerlisten som assistent trænere. Trænerne informeres herom, så der kan gives information til forældre. orienterede om, at vi har fået tilbud fra DGI omkring hjælp til diverse løb, hvor vi skal fungere som vejvisere. Vi modtager 50,- per time for arbejdet. undersøger, om opgaven kan koordineres fra de klubhusansvarlige. orienterede om, at Stian vil sikre opdatering af børneattester og kontrakter, når han er retur fra ferie. orienterede om at vi har modtaget tilbud om salg af skrabelodder fra Diabetesforeningen. Da vi ikke har ressourcer til at tage denne opgave ind hverken i Bestyrelsen eller sponsorudvalget går vi ikke yderligere ind i det. Der har været afholdt træner/leder-møde den 15. august. Der var god opbakning og en god stemning. Mødet havde karakter af information, hvor vi håber at mødet i december kan være mere dialog-baseret evt. med input fra ekstern.

4 Næste møde aftalt til: Onsdag den 4. september kl. 17:30, Klubben (ingen snack-vært). Formålet med mødet er at forberede årets Generalforsamling. Punkter til dagsorden bedes sendt til min. 4 dage før møde. Aktionsliste for Bestyrelsen konkrete aftalte aktioner 8. Samtykkeerklæring billeder : Der skal indhentes samtykkeerklæringer til brug for anvendelse af billeder på diverse medier. Der indhentes samtykke ifm Senior division ved fotosession. Der skal herudover indhentes fra alle medlemmer : Mulighed for indhentning via Conventus skal undersøges. kontakter Stian : Stian undersøger : Conventus er på vej med en løsning : Funktionaliteten er indarbejdet i Conventus. Skal implementeres sammen med næste kontingentopkrævning. og Jette kigger på det : Stian har rykket for svar ved Conventus. Jette 10. Stillingsopslag Journalist Katrine : Der udarbejdes et jobopslag en eller flere personer til journalistiske indlæg og billeder til vore sociale medier. Opslaget skal primært ud i U16 & U18 trupperne : Katrine har fremsendt oplæg. Oplægget blev diskuteret og tilbagemeldinger sendt til Katrine. Opslag sendes ud i trupperne via Facebook grupperne : Får skudt oplægget afsted asap : Arbejder videre med rekruttering. Forslag om ugens fokus, hvor de enkelte trupper får ansvaret for at levere input til de sociale medier. Til det skal der udarbejdes en kort vejledning : Intet nyt 11. Døm selv dommere : Der skal indgås en aftale med Nicklas Nygaard omkring oplæg for U14-U16-U18 trupper : Der er 2 spor ovenstående samt koordinering af planlagte døm-selv-kampe. bør tage en snak med U16 og U18 drenge : Der er kommet 2 forældre med i gruppen af døm-selv-dommere : Allokeringen af dommere til weekenden kører : Møde forventes sat på benene efter sæsonafslutning : starter ny sæson op 13. Håndoffice : Kontakt til Tina Blak og aftale om, hvad hendes bidrag skal være : har snakket med Tina, og der skal aftales et tidspunkt for et nærmere snak : Intet nyt afventer møde : der sigtes mod at Tina overtager i marts 2019 Jette

5 : Skal allokeres til den nye sæson : Samarbejde med Tina er i gang i forhold til indrapportering til sæsonen 2019/ Fonde : Undersøge hvilke fonde der kan søges ved. laver ansøgning : har udarbejdet en mulig liste, som er fremsendt til. Der arbejdes videre med listen : Intet nyt. Aftalt møde måtte flyttes : Vi er i fuld gang. Vi har fået fra Idræt for alle. har udarbejdet oversigt med ansøgningsfrister. Vi skal have tilføjet bankerne til listen. Ib undersøger omkring mulighed for funding af køkken : Nye fonde skal søges : og har søgt diverse fonde i forhold til DM men også i øvrigt. Der er fokus på en pulje hos Kommunen i forhold til renovering af Klubhuset. DGI foreningspulje er interessant i forhold til skolebrobygning, multi etc. DHF i forhold til årets håndboldklub. Nordea fonden lokal pulje. VM puljen : Flere fonde søgt : Intet nyt : og kigger endnu engang på mulighederne 16. Ny hjemmeside : Møde med Kim Andersen. Kravspecifikation er udarbejdet : Kim er i gang. overtager tovholderrollen i stedet for : Der holdes møde med Kim i næste uge : Ib holder møde med Kim i morgen. Der er god fremdrift : Der er meget lidt fremdrift. Kim inviteres med på næste Bestyrelsesmøde, så vi kan høre, hvor vi er, og hvad der skal til for at sikre fremdrift. Roskilde Kommune har inviteret prioriterede idrætsgrene til et inspirationsmøde den 25. april. Max. 3 deltagere fra Klubben. deltager og tager fat i Sponsorudvalget : Thomas K deltager på møde med kommunen : Møde afholdt med succes. arbejder videre : har kontakt til DesignHeroes, vi afventer oplæg : Besluttet at DesignHeroes udarbejder på baggrund af kravspecifikation : Vi er tæt på at have en ny hjemmeside. Afventer at Morten Bune fra DesignHeroes kommer hjem fra ferie : Hjemmeside præsenteret. Det er nu vores opgave at lave den helt klar 20. Markedspladsaftaler : holder møde med Lars Dissing og Brian Sønderby omkring opgaven : har snakket med Lars Dissing, og han har lovet at komme med et oplæg omkring markedspladsaftaler : Der er gang i aktiviteterne : Ligger i regi af sponsorudvalget. Arrangementet omkring OK Benzin forventes gentaget. Ib// Katrine Lars Dissing

6 21. Indretning af køkken mv i Klubhuset /Ib/ : udarbejder krav til nyt køkken samt garderobeområde. Ib indhenter efterfølgende tilbud hos køkkenforretning : har beskrevet krav. Ib indhenter tilbud i indeværende uge : Tilbud indhentet. Hvis det skal blive en realitet, skal det fundes. Der søges de steder, vi kan : Ib har søgt funding på køkken. Der er søgt penge til persienner og skabe. Der skal søges til resten af indretningen. 22. Kontingentindbetalinger & Conventus I bero : og Jette følger op : og Jette har fulgt op, og der er sendt ud til trænerne, om at der skal indbetales nu. Jette og følger op igen. undersøger mulighed for enten Betalingsservice eller løbende træk på kort. Jette fjerner afholdte aktiviteter på listen i Conventus : Muligheden foreligger. Udgifterne herved skal holdes op imod fordelene : Funktionaliteten er indarbejdet i Conventus. Skal implementeres sammen med næste kontingentopkrævning : Tages sammen med punkt 8. Drøftede betaling for de, der skal på efterskole. Ved at være passive har de adgang til beach, juleture etc : og Jette mødes med henblik på at få styr på 1. maj betalingen : Grundet travlhed omkring DM, blev der ikke holdt møde. Kører som tidligere. Punktet sættes i bero 36 Roskilde Håndbold LinkedIn profil Katrine : Roskilde Håndbold LinkedIn profil til profilering af bl.a. sponsorer skal oprettes. Katrine kontakter Camilla : LinkedIn profil oprettet. Katrine aftaler nærmere omkring brug med Camilla 37 Bonus fra Hummel Ib : Hummelaftalen udløser formentlig en bonus. Ib følger op. 38 Planlægning af en Klub-kampdag? : I løbet af sæsonen skal der planlægges med en Klub-kampdag (bl.a. til erstatning af træningslejren) 39 Regnskab og Budget Ib : Ib fremsender budget samt regnskab til DHF jf. frister : Ib følger op med DHF 40. Webshop til køb via aftaler : Web-shop under udvikling. Vi afventer dato for denne. sørger for noget snarlig information på facebook omkring status og plan : Diverse webshops er ved at være klar 41. Divisionsarrangementer : Der er sat aktiviteter i gang for at forme divisionsarrangementerne i sæsonen 19/20. Der skal bruges en del frivillige til hjælp til afvikling : Punktet kører efter planen og setup forventes klar til første hjemmekamp : Plan for bemanding af første halvdel er under udarbejdelse.

7 42. Nye holdbilleder Lige så snart det nye tøj er kommet skal der tages Ultimo august holdbilleder, så det kan bruges i markedsføringen () 43. Billetsalg.dk : Der indgås samarbejde med Billetsalg.dk omkring håndtering af billetter til divisionsarrangementer : Opsætning forløber planmæssigt og forventes klar til første hjemmekamp 44. Festival : Grundet stor omsætningsnedgang kontaktes RF (og evt. presse). Endvidere igangsættes aktiviteter med henblik på at planlægge vores indsats i : Afventer endeligt festivalregnskab fra Ib 45. Vedtægtsændringer Alle : Bestyrelsens medlemmer læser nuværende vedtægter mhp eventuelle ændringer, der skal med til GFs beslutning. 46. Klubhus : Der skal udarbejdes retningslinjer for udlån af Klubhus samt etableres et klubhusudvalg 47. Generalforsamling 2019 Alle : Aktiviteter igangsat mhp afholdelse af Generalforsamling 48 Tour de France : deltager i indledende møde 49 Træner/ledermøde i december : Input til agenda skal overvejes Alle Ultimo nov 19