Lars og Camilla orienterede om sponsorsituationen. Der er gang i rigtig mange aktiviteter.

Transkript

1 Bestyrelsesmøde, Roskilde Håndbold, tirsdag d , kl Tilstede: Afbud: Referat: Ib Christoffersen, Klarskov, Lise Eriksen, Bitsch, Katrine Ohlendorff, Jakob Møldrup, Henrik Andersen Camilla Hübbe og Lars Dissing under punkt 1-2 Christian Hjortgaard Lise Eriksen 1. Godkendelse af dagsorden og referat fra sidste møde Referat godkendt 2. Sponsor Vi er tæt på at lukke en ny aftale omkring fremtidig tøjsponsor. Lars og Camilla orienterede om sponsorsituationen. Der er gang i rigtig mange aktiviteter. 3. Gennemgang af regnskab for perioden Budgettet er opdateret. 4. Opfølgning på aktivitetslisten og arbejdsopgaver Listen blev løbet igennem og nogle af aktiviteterne blev opdateret. 5. Sportsligt område Kvalifikationskampe for Herre 1 og Herre 2. DM Plads til U14 drenge. Stort tillykke. Herre 3 har vokseværk, så der er håb om endnu et hold til næste år. Det er besluttet, at der som udgangspunkt ikke trænes i enkeltårgange fra U13 og ned. Men der trænes opad og nedad. Løbende evaluering. 6. Indsendte punkter Intet 7. Bordet rundt 8. Evt. og næste møde Næste møder: Mandag den 6. maj kl. 19:00, Hallen (snack-vært: ) Punkter til dagsorden bedes sendt til min. 4 dage før møde.

2 Aktionsliste for Bestyrelsen konkrete aftalte aktioner 5. Sponsor bemanding : Der skal arbejdes på at finde folk, der kan støtte Thomas Kagan sponsorudvalg og koordinator : Aktivitet i gang. Henrik undersøger med Thomas, om han kan bidrage med noget : Vi har gang i flere personer omkring eventuel involvering : Lars Dissing er nu også tiltrådt : Iab Alle 6. Eliteklubudvikling : Eventuel afholdelse i klubhuset 20. nov : Konfirmeret at det afholdes i Roskilde tirsdag den 20/11. Vi skal stille minimum 3 personer. sørger for lokaler. Der skal være forplejning til ca. 30 personer Lise ansvarlig for afvikling af arrangementet : Vi skal forberede et oplæg. Rasmus og Anders får mulighed for at supplere, inden fremsender til review. Katrine spørger sin far, Robert, om at stå for maden. Køkkennøgler hos Katrine, og Ib : Næste møde er 6. februar, hvor vi skal sikre noget forberedelse : Mødet blev forberedt. følger op på, hvem der deltager : Næste gang er 26/3 i HØJ 16-19:30 7. Divisionsarrangementer Step : Møde med Bjarne omkring efterlevelse af diverse aftaler : Aktivitet i gang. Der arbejdes på at mande op på diverse poster : Ib udarbejder et budget fordelt på måneder samt indtægter/udgifter i indeværende regnskabsår 18/ : Bemanding på vej. Lise kontakter Anne Birgit omkring at sidde ved indgang : Intet nyt omkring bemanding. Der skal findes en anden løsning på indhentning af nøgler efterfølgende, da vi nu igen har oplevet at nøgler ikke er blevet afleveret : I bero indtil ny sæson 8. Samtykkeerklæring billeder : Der skal indhentes samtykkeerklæringer til brug for anvendelse af billeder på diverse medier. Der indhentes samtykke ifm Senior division ved fotosession. Der skal herudover indhentes fra alle medlemmer : Mulighed for indhentning via Conventus skal undersøges. Lise kontakter Stian : Stian undersøger : Conventus er på vej med en løsning : Funktionaliteten er indarbejdet i Conventus. Skal implementeres sammen med næste kontingentopkrævning. Lise og kigger på det 10. Stillingsopslag Journalist : Der udarbejdes et jobopslag en eller flere personer til journalistiske indlæg og billeder til vore sociale medier. Opslaget skal primært ud i U16 & U18 trupperne : Katrine har fremsendt oplæg. Oplægget blev diskuteret og tilbagemeldinger sendt til Katrine. Opslag sendes ud i trupperne via Facebook grupperne Lise Lise Lise + Katrine I bero

3 : Får skudt oplægget afsted asap : Arbejder videre med rekruttering. Forslag om ugens fokus, hvor de enkelte trupper får ansvaret for at levere input til de sociale medier. Til det skal der udarbejdes en kort vejledning : Intet nyt 11. Døm selv dommere : Der skal indgås en aftale med Nicklas Nygaard omkring oplæg for U14-U16-U18 trupper : Der er 2 spor ovenstående samt koordinering af planlagte døm-selv-kampe. Jakob bør tage en snak med U16 og U18 drenge : Der er kommet 2 forældre med i gruppen af døm-selv-dommere : Allokeringen af dommere til weekenden kører : Møde forventes sat på benene efter sæsonafslutning Jakob 13. Håndoffice : Kontakt til Tina Blak og aftale om, hvad hendes bidrag skal være : har snakket med Tina, og der skal aftales et tidspunkt for et nærmere snak : Intet nyt afventer møde : der sigtes mod at Tina overtager i marts : Skal allokeres til den nye sæson 15. Fonde : Undersøge hvilke fonde der kan søges ved. laver ansøgning : Jakob har udarbejdet en mulig liste, som er fremsendt til. Der arbejdes videre med listen : Intet nyt. Aftalt møde måtte flyttes : Vi er i fuld gang. Vi har fået fra Idræt for alle. Jakob har udarbejdet oversigt med ansøgningsfrister. Vi skal have tilføjet bankerne til listen. Ib undersøger omkring mulighed for funding af køkken : Nye fonde skal søges : og Jakob har søgt diverse fonde i forhold til DM men også i øvrigt. Der er fokus på en pulje hos Kommunen i forhold til renovering af Klubhuset. DGI foreningspulje er interessant i forhold til skolebrobygning, multi etc. DHF i forhold til årets håndboldklub. Nordea fonden lokal pulje. VM puljen. 16. Ny hjemmeside : Møde med Kim Andersen. Kravspecifikation er udarbejdet : Kim er i gang. Jakob overtager tovholderrollen i stedet for Lise : Der holdes møde med Kim i næste uge : Ib holder møde med Kim i morgen. Der er god fremdrift : Der er meget lidt fremdrift. Kim inviteres med på næste Bestyrelsesmøde, så vi kan høre, hvor vi er, og hvad der skal til for at sikre fremdrift. Roskilde Kommune har inviteret prioriterede idrætsgrene til et inspirationsmøde den 25. april. Max. 3 deltagere fra Klubben. Jakob deltager og tager fat i Sponsorudvalget : Thomas K deltager på møde med kommunen. 17. Udstyr til Kælderen : Jakob har skaffet en kontakt en leverandør af udstyr til vægttræning. Kontaktoplysninger er givet til Ib/Jakob/ Jakob / Ib Alle I bero

4 Anders. Med hensyn til finansiering undersøges bl.a. materialefonde : Der er afsat til nyt udstyr. Rune er orienteret omkring dette : Vi undersøger til stadighed om vi kan skaffe flere midler : Sættes i bero 18. Klubhusansvarlig : kontakter Jeannette Kagan, om hun har mulighed for at fortsætte : Intet nyt. følger op : Intet nyt der skal findes en løsning : Der skal ryddes op køkken fælles oprydning søndag den 17. marts. 19. Anvendelse af promotion kontoen : Trænertøj og Elitecenter damer/herrer træningstøj samt spilletøj skal på promotion kontoen. følger op med Anne Munk og sørger for korrekt kontering : Der skal følges op på anvendelsen af promotion kontoen. får overblik over fakturaer og kontakter Anne Munk : Der skal følges op på økonomien i de store sponsoraftaler : har udarbejdet et overblik, som der skal kigges nærmere ind i 20. Markedspladsaftaler : holder møde med Lars Dissing og Brian Sønderby omkring opgaven : har snakket med Lars Dissing, og han har lovet at komme med et oplæg omkring markedspladsaftaler : Der er gang i aktiviteterne : Ligger i regi af sponsorudvalget. Arrangementet omkring OK Benzin forventes gentaget. 21. Indretning af køkken mv i Klubhuset : udarbejder krav til nyt køkken samt garderobeområde. Ib indhenter efterfølgende tilbud hos køkkenforretning : har beskrevet krav. Ib indhenter tilbud i indeværende uge : Tilbud indhentet. Hvis det skal blive en realitet, skal det fundes. Der søges de steder, vi kan : Ib har søgt funding på køkken. Der er søgt penge til persienner og skabe. Der skal søges til resten af indretningen. 22. Kontingentindbetalinger & Conventus : og følger op : og har fulgt op, og der er sendt ud til trænerne, om at der skal indbetales nu. og følger op igen. Lise undersøger mulighed for enten Betalingsservice eller løbende træk på kort. fjerner afholdte aktiviteter på listen i Conventus : Muligheden foreligger. Udgifterne herved skal holdes op imod fordelene : Funktionaliteten er indarbejdet i Conventus. Skal implementeres sammen med næste kontingentopkrævning. / Lars Dissing /Ib/ Jakob Lise

5 : Tages sammen med punkt 8. Drøftede betaling for de, der skal på efterskole. Ved at være passive har de adgang til beach, juleture etc : Lise og mødes med henblik på at få styr på 1. maj betalingen. 24. Tøj Partner aftale : Da vores aftale udløber med Hummel i sommeren 2019, skal vi allerede nu have gang i et udvalg, der undersøger muligheder og priser. skaffer tal for tøj-forbrug. spørger Anne Munk samt i Herre og Dame truppen omkring deltagelse i udvalgt :Indledende sonderinger i gang : Der afholdes en del møder (Lars Dissing) : Forhandlinger pågår : Aftaler er tæt på at blive lukket 26. Holdbilleder til hjemmeside m.m : skriver ud til ungdomstrupperne og beder dem om at få lavet et holdbillede, som kan bruges på hjemmeside, facebook m.m : Nogle trupper har afleveret og billede er lagt på hjemmeside. følger op : De skal stadig indhentes også i forhold sponsorer. 28. Opdatering af sponsoraftale : Vi skal sikre at sponsoraftalen er præcis i sin ordlyd uden at det bliver en lang kontrakt : Intet nyt. 29. DM for U16/U18 Drenge : Ansøgning fremsendes : Vi er blevet tildelt DM. Aktiviteter igangsættes : Kører i regi af nedsat udvalg. Punktet lukkes her der informeres fremadrettet i Bestyrelsen under punktet Sportsligt område 30. Andre uofficielle DM : Aktiviteter skal i gang : Undersøgelser omkring hvordan, hvornår m.m. pågår : Flyers på Uofficielt DM for U15 produceres. Afholdes maj Til uddeling ved DM weekenden både her og i GOG samt på påsketuren 31. Håndbold camp : Aktiviteter skal i gang : Tim og Linda har taget ansvaret for denne. 32. Liste over sponsoraktiviteter : Oversigt udarbejdes og opdateres løbende 33. Fremtidigt Elitesport-center : Skal drøftes 34. Tak for sæsonen til sponsorerne : Baseret på en skabelon fremsendes til alle sponsorer tekst samt foto af holdet, som trænere skal fremsendes Henrik/ /Ib Lise Thomas K. Camilla