Bestyrelsesmøde, Roskilde Håndbold, torsdag d , kl

Transkript

1 Bestyrelsesmøde, Roskilde Håndbold, torsdag d , kl Tilstede: Afbud: Referat: Ib Christoffersen, Klarskov, Lise Eriksen, Bitsch, Katrine Ohlendorff, Jakob Møldrup, Henrik Andersen Christian Hjortgaard Lise Eriksen 1. Godkendelse af dagsorden og referat fra sidste møde Referat godkendt 2. Sponsor Undersøgelser omkring fremtidig tøjsponsor pågår. og Lars Dissing har deltaget på møde i Rotary og præsenteret Klubben. Der arbejdes i sponsorudvalget også på at skaffe diverse sponsorer til Ungdoms DM. Sponsorudvalget bedes huske at sige tak for sæsonen til sponsorer evt. fremsendelse af holdbillede 3. Gennemgang af regnskab for perioden Budgettet er opdateret. Der er en del fonde, der skal søges. og Jakob sætter sig sammen. 4. Opfølgning på aktivitetslisten og arbejdsopgaver Listen blev løbet igennem og aktiviteterne blev opdateret. 5. Sportsligt område Dame serie 1 er rykket op i kvalifikationsrækken, hvilket er super flot tillykke. Træner kabalen er ved at falde på plads. Meldes løbende ud. Enkelt- og dobbeltårgange skal drøftes i de små årgange trænerne imellem. 6. Indsendte punkter Intet 7. Bordet rundt 8. Evt. og næste møde Næste møder: Onsdag den 3. april kl. 18:00, Klubben (snack-vært: Jakob) Mandag den 6. maj kl. 19:00, Hallen (snack-vært: )

2 Punkter til dagsorden bedes sendt til min. 4 dage før møde. Aktionsliste for Bestyrelsen konkrete aftalte aktioner 2. Detailbudget : Der udarbejdes detailbudget, som gør det muligt løbende at følge op samt tilgodeser eksterne interesser : Intet ny :Oplæg udarbejdet : Ib og udarbejder oplæg til månedligt overblik : Afsluttet - lukket Ib + Lukket 5. Sponsor bemanding : Der skal arbejdes på at finde folk, der kan støtte Thomas Kagan sponsorudvalg og koordinator : Aktivitet i gang. Henrik undersøger med Thomas, om han kan bidrage med noget : Vi har gang i flere personer omkring eventuel involvering : Lars Dissing er nu også tiltrådt : Iab 6. Eliteklubudvikling : Eventuel afholdelse i klubhuset 20. nov : Konfirmeret at det afholdes i Roskilde tirsdag den 20/11. Vi skal stille minimum 3 personer. sørger for lokaler. Der skal være forplejning til ca. 30 personer Lise ansvarlig for afvikling af arrangementet : Vi skal forberede et oplæg. Rasmus og Anders får mulighed for at supplere, inden fremsender til review. Katrine spørger sin far, Robert, om at stå for maden. Køkkennøgler hos Katrine, og Ib : Næste møde er 6. februar, hvor vi skal sikre noget forberedelse : Mødet blev forberedt. følger op på, hvem der deltager : Næste gang er 26/3 i HØJ 16-19:30 7. Divisionsarrangementer Step : Møde med Bjarne omkring efterlevelse af diverse aftaler : Aktivitet i gang. Der arbejdes på at mande op på diverse poster : Ib udarbejder et budget fordelt på måneder samt indtægter/udgifter i indeværende regnskabsår 18/ : Bemanding på vej. Lise kontakter Anne Birgit omkring at sidde ved indgang : Intet nyt omkring bemanding. Der skal findes en anden løsning på indhentning af nøgler efterfølgende, da vi nu igen har oplevet at nøgler ikke er blevet afleveret : I bero indtil ny sæson 8. Samtykkeerklæring billeder : Der skal indhentes samtykkeerklæringer til brug for anvendelse af billeder på diverse medier. Der indhentes samtykke ifm Senior division ved fotosession. Der skal herudover indhentes fra alle medlemmer : Mulighed for indhentning via Conventus skal undersøges. Lise kontakter Stian : Stian undersøger. Alle Lise Lise Lise I bero

3 : Conventus er på vej med en løsning : Funktionaliteten er indarbejdet i Conventus. Skal implementeres sammen med næste kontingentopkrævning. Lise og kigger på det 10. Stillingsopslag Journalist Katrine : Der udarbejdes et jobopslag en eller flere personer til journalistiske indlæg og billeder til vore sociale medier. Opslaget skal primært ud i U16 & U18 trupperne : Katrine har fremsendt oplæg. Oplægget blev diskuteret og tilbagemeldinger sendt til Katrine. Opslag sendes ud i trupperne via Facebook grupperne : Får skudt oplægget afsted asap : Arbejder videre med rekruttering. Forslag om ugens fokus, hvor de enkelte trupper får ansvaret for at levere input til de sociale medier. Til det skal der udarbejdes en kort vejledning : Intet nyt 11. Døm selv dommere Jakob : Der skal indgås en aftale med Nicklas Nygaard omkring oplæg for U14-U16-U18 trupper : Der er 2 spor ovenstående samt koordinering af planlagte døm-selv-kampe. Jakob bør tage en snak med U16 og U18 drenge : Der er kommet 2 forældre med i gruppen af døm-selv-dommere : Allokeringen af dommere til weekenden kører : Møde forventes sat på benene efter sæsonafslutning 12. MasterClass vindermentalitet : Hvem kan overtage efter Rasmus Svane? : Intet nyt : Intet nyt : Rasmus Svane deltager lukkes derfor Lukket 13. Håndoffice : Kontakt til Tina Blak og aftale om, hvad hendes bidrag skal være : har snakket med Tina, og der skal aftales et tidspunkt for et nærmere snak : Intet nyt afventer møde : der sigtes mod at Tina overtager i marts : Skal allokeres til den nye sæson 14. Sport24 webshop : Information til medlemmer om at der er problemer med adgang Kontakt til Susanne Svane omkring fremtidig opgave : Henrik har snakket med Sport24. De er ikke klar endnu og kender ikke dato. Tilbud om Klubaften her i aften. Henrik arbejder videre omkring planlægning. Jo hurtigere des bedre : Den rigtige webshop afventer. Sport24 holder fysisk webshop i uge 45 og 46 i forretningen. Henrik kontakter Dennis i næste uge mhp opfølgning samt dato for Klubaften : Webshop er stadig på vej : Intet nyt punktet lukkes. Løses formentlig gennem den nye tøjsponsor aftale 15. Fonde : Undersøge hvilke fonde der kan søges ved. laver ansøgning /Katrine Ib/Henrik Ib/Jakob/ Lukket

4 : Jakob har udarbejdet en mulig liste, som er fremsendt til. Der arbejdes videre med listen : Intet nyt. Aftalt møde måtte flyttes : Vi er i fuld gang. Vi har fået fra Idræt for alle. Jakob har udarbejdet oversigt med ansøgningsfrister. Vi skal have tilføjet bankerne til listen. Ib undersøger omkring mulighed for funding af køkken : Nye fonde skal søges 16. Ny hjemmeside Jakob / Ib : Møde med Kim Andersen. Kravspecifikation er udarbejdet : Kim er i gang. Jakob overtager tovholderrollen i stedet for Lise : Der holdes møde med Kim i næste uge : Ib holder møde med Kim i morgen. Der er god fremdrift : Der er meget lidt fremdrift. Kim inviteres med på næste Bestyrelsesmøde, så vi kan høre, hvor vi er, og hvad der skal til for at sikre fremdrift. Roskilde Kommune har inviteret prioriterede idrætsgrene til et inspirationsmøde den 25. april. Max. 3 deltagere fra Klubben. Jakob deltager og tager fat i Sponsorudvalget. 17. Udstyr til Kælderen Alle I bero : Jakob har skaffet en kontakt en leverandør af udstyr til vægttræning. Kontaktoplysninger er givet til Anders. Med hensyn til finansiering undersøges bl.a. materialefonde : Der er afsat til nyt udstyr. Rune er orienteret omkring dette : Vi undersøger til stadighed om vi kan skaffe flere midler : Sættes i bero 18. Klubhusansvarlig : kontakter Jeannette Kagan, om hun har mulighed for at fortsætte : Intet nyt. følger op : Intet nyt der skal findes en løsning : Der skal ryddes op køkken fælles oprydning søndag den 17. marts. 19. Anvendelse af promotion kontoen : Trænertøj og Elitecenter damer/herrer træningstøj samt spilletøj skal på promotion kontoen. følger op med Anne Munk og sørger for korrekt kontering : Der skal følges op på anvendelsen af promotion kontoen. får overblik over fakturaer og kontakter Anne Munk : Der skal følges op på økonomien i de store sponsoraftaler : har udarbejdet et overblik, som der skal kigges nærmere ind i 20. Markedspladsaftaler : holder møde med Lars Dissing og Brian Sønderby omkring opgaven : har snakket med Lars Dissing, og han har lovet at komme med et oplæg omkring markedspladsaftaler : Der er gang i aktiviteterne : Ligger i regi af sponsorudvalget. Arrangementet omkring OK Benzin forventes gentaget. / Lars Dissing

5 21. Indretning af køkken mv i Klubhuset /Ib/ : udarbejder krav til nyt køkken samt garderobeområde. Ib indhenter efterfølgende tilbud hos køkkenforretning : har beskrevet krav. Ib indhenter tilbud i indeværende uge : Tilbud indhentet. Hvis det skal blive en realitet, skal det fundes. Der søges de steder, vi kan : Ib har søgt funding på køkken. Der er søgt penge til persienner og skabe. Der skal søges til resten af indretningen. Jakob 22. Kontingentindbetalinger & Conventus : og følger op : og har fulgt op, og der er sendt ud til trænerne, om at der skal indbetales nu. og følger op igen. Lise undersøger mulighed for enten Betalingsservice eller løbende træk på kort. fjerner afholdte aktiviteter på listen i Conventus : Muligheden foreligger. Udgifterne herved skal holdes op imod fordelene : Funktionaliteten er indarbejdet i Conventus. Skal implementeres sammen med næste kontingentopkrævning : Tages sammen med punkt 8. Drøftede betaling for de, der skal på efterskole. Ved at være passive har de adgang til beach, juleture etc. Lise Tøj Partner aftale : Da vores aftale udløber med Hummel i sommeren 2019, skal vi allerede nu have gang i et udvalg, der undersøger muligheder og priser. skaffer tal for tøj-forbrug. spørger Anne Munk samt i Herre og Dame truppen omkring deltagelse i udvalgt :Indledende sonderinger i gang : Der afholdes en del møder (Lars Dissing) : Forhandlinger pågår 26. Holdbilleder til hjemmeside m.m : skriver ud til ungdomstrupperne og beder dem om at få lavet et holdbillede, som kan bruges på hjemmeside, facebook m.m : Nogle trupper har afleveret og billede er lagt på hjemmeside. følger op : De skal stadig indhentes også i forhold sponsorer. 28. Opdatering af sponsoraftale : Vi skal sikre at sponsoraftalen er præcis i sin ordlyd uden at det bliver en lang kontrakt : Intet nyt. 29. DM for U16/U18 Drenge : Ansøgning fremsendes : Vi er blevet tildelt DM. Aktiviteter igangsættes : Kører i regi af nedsat udvalg. Punktet lukkes her der informeres fremadrettet i Bestyrelsen under punktet Sportsligt område 30. Andre uofficielle DM : Aktiviteter skal i gang : Undersøgelser omkring hvordan, hvornår m.m. pågår. 31. Håndbold camp : Aktiviteter skal i gang Henrik/ /Ib Lise

6 : Tim og Linda har taget ansvaret for denne. 32. Liste over sponsoraktiviteter : Oversigt udarbejdes og opdateres løbende Thomas K.