Bestyrelsesmøde, Roskilde Håndbold, onsdag d , kl

Transkript

1 Bestyrelsesmøde, Roskilde Håndbold, onsdag d , kl Tilstede: Afbud: Referat: Ib Christoffersen, Henrik Andersen, Klarskov, Lise Eriksen, Jette Bitsch, Katrine Ohlendorff, Thomas Kagan Christian Hjortgaard, Jakob Møldrup Lise Eriksen 1. Godkendelse af dagsorden og referat fra sidste møde Referat godkendt 2. Sponsor Sonderinger omkring ny tøjsponsor er i gang. Thomas K., Lars Dissing, Ib C. og Henrik A. Beslutningen træffes i Bestyrelsen. Beslutningsgrundlag forsøges udarbejdet til næste Bestyrelsesmøde. Lars Dissing er indtrådt i sponsorarbejdet. Første arrangement afholdes i forbindelse med VM-kampen i morgen torsdag den 10/1 66 deltagere. Roll ups er udarbejdet. Én til hovedsponsorens egen anvendelse. Tavlerne i hallen er under opdatering (KT Skilte). Overvejelser omkring sponsor netværk. Retningslinjer for tøj- og sponsoraftaler fremsendes til trænere. 3. Gennemgang af regnskab for perioden Iab 4. Opfølgning på aktivitetslisten og arbejdsopgaver Aktivitetslisten blev gennemgået (se nedenfor) og status opdateret. Herudover blev følgende drøftet: DM for ungdomshold (U16 & U18 Drenge) umiddelbart lever vi op til kravene for afholdelse, men vi skal have undersøgt overnatning nærmere. Ansøgningsfrist 28. januar. Ny aktivitet oprettet. Vi skal herudover have sat gang i aktiviteter omkring uofficielt U15 DM, samt langbane (almindelig) til U Endvidere skal Håndbold Camp 2019 startes op. Ved idrætsfesten 25/1 hædres Oskar Rasmussen og Frederikke Lærke. Klubhus (udestående aktiviteter) Oprydning (Bestyrelsen) Tømning og opgørelse af bageste depotrum RÆM har forespurgt om anvendelse af klubhuset også om søndagen. Dette har vi sagt nej til, da vi gerne vil have vores klubhus for os selv i weekenden.

2 Sponsorkontrakt skal opdateres, så den afspejler præcist hvad man får for hvilket beløb (antal spillere, modydelser m.v.). 5. Sportsligt område Trænerpåsætning til næste sæson er godt i gang. Der sættes gang i at udarbejdelse af mål og strategi (, Rasmus Svane, Henrik Andersen og Anders Knudsen). 6. Indsendte punkter Intet 7. Bordet rundt Dame 3 er inviteret til Serie 1 DM i Svendborg. Et udvalg bestående af Leenette, Lise, Stian og Torben Juul arbejder på at arrangere en frivillighedsfest. 8. Evt. og næste møde Næste møder: Torsdag den 31. januar kl. 17:30, Hallen (snack-vært: Ib) Tirsdag den 5. marts kl. 18:45, Klubben (snack-vært: Lise) Punkter til dagsorden bedes sendt til min. 4 dage før møde. Aktionsliste for Bestyrelsen konkrete aftalte aktioner 1. Oplæg til budget Ib Lukket : Der udarbejdes oplæg til budget på basis af drøftelser på Generalforsamling samt på første bestyrelsesmøde : Ib udarbejder et budget fordelt på måneder samt indtægter/udgifter i indeværende regnskabsår 18/ : Ib kontakter Thomas omkring 1 turs sponsorering af dame divisionskamp 2. Detailbudget Ib : Der udarbejdes detailbudget, som gør det muligt løbende at følge op samt tilgodeser eksterne interesser : Intet ny :Oplæg udarbejdet : Ib og Jette udarbejder oplæg til månedligt overblik Jette 3. Postmodtagelse elektronisk post / fysisk post Lukket

3 : kontakter Anne og sørger for at de nødvendige elektroniske postadresser er til stede : Aktivitet i gang. Fysiske postkasser opsat og nøgle til fysiske postkasser hænger bag Toves kontor : Intet nyt : Alt er ok 5. Sponsor bemanding : Der skal arbejdes på at finde folk, der kan støtte Thomas Kagan sponsorudvalg og koordinator : Aktivitet i gang. Henrik undersøger med Thomas, om han kan bidrage med noget : Vi har gang i flere personer omkring eventuel involvering : Lars Dissing er nu også tiltrådt. 6. Eliteklubudvikling : Eventuel afholdelse i klubhuset 20. nov : Konfirmeret at det afholdes i Roskilde tirsdag den 20/11. Vi skal stille minimum 3 personer. sørger for lokaler. Der skal være forplejning til ca. 30 personer Lise ansvarlig for afvikling af arrangementet : Vi skal forberede et oplæg. Rasmus og Anders får mulighed for at supplere, inden fremsender til review. Katrine spørger sin far, Robert, om at stå for maden. Køkkennøgler hos Katrine, og Ib : Næste møde er 6. februar, hvor vi skal sikre noget forberedelse 7. Divisionsarrangementer Step : Møde med Bjarne omkring efterlevelse af diverse aftaler : Aktivitet i gang. Der arbejdes på at mande op på diverse poster : Ib udarbejder et budget fordelt på måneder samt indtægter/udgifter i indeværende regnskabsår 18/ : Bemanding på vej. Lise kontakter Anne Birgit omkring at sidde ved indgang : Intet nyt omkring bemanding. Der skal findes en anden løsning på indhentning af nøgler efterfølgende, da vi nu igen har oplevet at nøgler ikke er blevet afleveret. 8. Samtykkeerklæring billeder : Der skal indhentes samtykkeerklæringer til brug for anvendelse af billeder på diverse medier. Der indhentes samtykke ifm Senior division ved fotosession. Der skal herudover indhentes fra alle medlemmer : Mulighed for indhentning via Conventus skal undersøges. Lise kontakter Stian : Stian undersøger : Conventus er på vej med en løsning 10. Stillingsopslag Journalist : Der udarbejdes et jobopslag en eller flere personer til journalistiske indlæg og billeder til vore sociale medier. Opslaget skal primært ud i U16 & U18 trupperne : Katrine har fremsendt oplæg. Oplægget blev diskuteret og tilbagemeldinger sendt til Katrine. Opslag sendes ud i trupperne via Facebook grupperne : Får skudt oplægget afsted asap : Arbejder videre med rekruttering. Forslag om ugens fokus, hvor de enkelte trupper får ansvaret for at levere input til de sociale medier. Til det skal der udarbejdes en kort vejledning. Alle Lise Lise Lise Katrine Døm selv dommere Jakob

4 : Der skal indgås en aftale med Nicklas Nygaard omkring oplæg for U14-U16-U18 trupper : Der er 2 spor ovenstående samt koordinering af planlagte døm-selv-kampe. Jakob bør tage en snak med U16 og U18 drenge : Der er kommet 2 forældre med i gruppen af døm-selv-dommere : Allokeringen af dommere til weekenden kører. 12. MasterClass vindermentalitet : Hvem kan overtage efter Rasmus Svane? : Intet nyt : Intet nyt : kontakter Rasmus og hører om status 13. Håndoffice : Kontakt til Tina Blak og aftale om, hvad hendes bidrag skal være : har snakket med Tina, og der skal aftales et tidspunkt for et nærmere snak : Intet nyt afventer møde : der sigtes mod at Tina overtager i marts Sport24 webshop : Information til medlemmer om at der er problemer med adgang Kontakt til Susanne Svane omkring fremtidig opgave : Henrik har snakket med Sport24. De er ikke klar endnu og kender ikke dato. Tilbud om Klubaften her i aften. Henrik arbejder videre omkring planlægning. Jo hurtigere des bedre : Den rigtige webshop afventer. Sport24 holder fysisk webshop i uge 45 og 46 i forretningen. Henrik kontakter Dennis i næste uge mhp opfølgning samt dato for Klubaften : Webshop er stadig på vej. 15. Fonde : Undersøge hvilke fonde der kan søges ved. laver ansøgning : Jakob har udarbejdet en mulig liste, som er fremsendt til. Der arbejdes videre med listen : Intet nyt. Aftalt møde måtte flyttes : Vi er i fuld gang. Vi har fået fra Idræt for alle. Jakob har udarbejdet oversigt med ansøgningsfrister. Vi skal have tilføjet bankerne til listen. Ib undersøger omkring mulighed for funding af køkken. 16. Ny hjemmeside : Møde med Kim Andersen. Kravspecifikation er udarbejdet : Kim er i gang. Jakob overtager tovholderrollen i stedet for Lise : Der holdes møde med Kim i næste uge : Ib holder møde med Kim i morgen. Der er god fremdrift 17. Udstyr til Kælderen : Jakob har skaffet en kontakt en leverandør af udstyr til vægttræning. Kontaktoplysninger er givet til Anders. Med hensyn til finansiering undersøges bl.a. materialefonde : Der er afsat til nyt udstyr. Rune er orienteret omkring dette : Vi undersøger til stadighed om vi kan skaffe flere midler. Jette /Katrine Ib/Henrik Ib/Jakob/ Jakob / Ib Alle

5 18. Klubhusansvarlig : kontakter Jeannette Kagan, om hun har mulighed for at fortsætte : Intet nyt. følger op : Intet nyt der skal findes en løsning 19. Anvendelse af promotion kontoen / : Trænertøj og Elitecenter damer/herrer træningstøj samt spilletøj skal på promotion kontoen. følger op med Anne Munk og Jette sørger for korrekt kontering : Der skal følges op på anvendelsen af promotion kontoen. Jette får overblik over fakturaer og kontakter Anne Munk : Der skal følges op på økonomien i de store sponsoraftaler. Jette 20. Markedspladsaftaler : holder møde med Lars Dissing og Brian Sønderby omkring opgaven : har snakket med Lars Dissing, og han har lovet at komme med et oplæg omkring markedspladsaftaler : Der er gang i aktiviteterne. 21. Indretning af køkken mv i Klubhuset /Ib : udarbejder krav til nyt køkken samt garderobeområde. Ib indhenter efterfølgende tilbud hos køkkenforretning : har beskrevet krav. Ib indhenter tilbud i indeværende uge : Tilbud indhentet. Hvis det skal blive en realitet, skal det fundes. Der søges de steder, vi kan. 22. Kontingentindbetalinger & Conventus : og Jette følger op : og Jette har fulgt op, og der er sendt ud til trænerne, om at der skal indbetales nu. Jette og følger op igen. Lise undersøger mulighed for enten Betalingsservice eller løbende træk på kort. Jette fjerner afholdte aktiviteter på listen i Conventus : Muligheden foreligger. Udgifterne herved skal holdes op i mod fordelene. Lise Tøj Partner aftale : Da vores aftale udløber med Hummel i sommeren 2019, skal vi allerede nu have gang i et udvalg, der undersøger muligheder og priser. Jette skaffer tal for tøj-forbrug. spørger Anne Munk samt i Herre og Dame truppen omkring deltagelse i udvalgt :Indledende sonderinger i gang 26. Holdbilleder til hjemmeside m.m : skriver ud til ungdomstrupperne og beder dem om at få lavet et holdbillede, som kan bruges på hjemmeside, facebook m.m : Nogle trupper har afleveret og billede er lagt på hjemmeside. følger op. 28. Opdatering af sponsoraftale : Vi skal sikre at sponsoraftalen er præcis i sin ordlyd uden at det bliver en lang kontrakt. 29. DM for U16/U18 Drenge : Ansøgning fremsendes 30. Andre uofficielle DM : Aktiviteter skal i gang Henrik/ /Ib Lise Ny Ny Ny

6 31. Håndbold camp 2019 Ny : Aktiviteter skal i gang