BERETNING FOR ÅRET 2013

Transkript

1 Ejerforeningen DOMUS VISTA PARK II BERETNING FOR ÅRET BESTYRELSEN 1.a. Bestyrelsesmedlemmer Efter den ordinære generalforsamling den 26. februar 2013 konstituerede bestyrelsen sig med følgende ansvarsområder: Peder Andersen BNA 47 Formand, korrespondance, kontakt til advokat, planlagt vedligeholdelse og fællesarealet Jes Petersen BNA 23 Regnskab, økonomi, lønninger og kontakt med bank og revision samt planlagt vedligeholdelse Tommy Pedersen BNA 43 Attestering af fakturaer, reparationer og daglig vedligeholdelse, garageporte og elevatorer samt kontakt til inspektør Mikael Thulin BNA 37 IT-ansvarlig herunder bredbånd og YouSee, reparationer, daglig vedligeholdelse, servicekontrakter Anette Korsner BNA 41 Referent, vedtægter, husorden og fællesarealet På generalforsamlingen blev følgende valgt til suppleanter: Robert Sørensen, BNA 33 Kurt Hagemann, BNA 23 Erik Sparring, BNA 25 Til kritisk revisor blev valgt: Vibeke Bache, BNA 25 1.b. Mødeaktivitet Bestyrelsen har i perioden siden sidste generalforsamling holdt 12 bestyrelsesmøder, hvoraf ét har været med suppleanter og kritisk revisor. Vi har endvidere deltaget i 3 møder om fællesarealet med Park I, Park III og Højhuset. Det ene møde omhandlede alene vedtagelse af budget og de 2 andre beslutning om vedligeholdelse og forbedringer samt sikkerhed. Derudover har bestyrelsen haft møder KUBEN Management, rådgivende Ingeniørfirma Rostgaard A/S, Per Aarsleff A/S, bankforbindelser og diverse leverandører. Side 1 af 10

2 2. EJENDOMMENS DRIFT 2.a. Inspektørfunktionen Bestyrelsen har igen i år været særdeles tilfreds med inspektør Henrik Tilsteds varetagelse af sine opgaver for ejerforeningen. Arbejdet består i daglig vedligeholdelse og tilsyn med bygningerne, varmeanlæg, elevatorer og garageporte, endvidere tømning af renovationsbeholderne, udskiftning af elpærer, plæneklipning, beskæring af buske og træer samt snerydning, saltning og fejning. Herudover har inspektøren visse administrative funktioner. Inspektøren deltager endvidere i bestyrelsesmøderne. Topkem ApS har afløst ved ferie og sygdom, og den løsning virker tilfredsstillende. 2.b. Forsikringer Ejendommens forsikringer har i 2013 været i Topdanmark og omfattede følgende dækninger: Ejendomsforsikring bygningsbrand øvrig bygningsbeskadigelse insekt- og svampeskade udvidet rørskade glas og sanitet husejeransvar låseomlægning efter tyveri af nøgler ved indbrud retshjælp og bestyrelsesansvar Erhvervsforsikring brand-, tyveri-, vandskade samt øvrig skade på inventar og øvrigt løsøre herunder itudstyr i bestyrelses- og inspektørkontoret Lovpligtig arbejdsskadeforsikring arbejdsulykke og erhvervssygdom for inspektør og medhjælp Lovpligtig ansvarsforsikring ansvarsforsikring for traktor Vi har været meget tilfredse med den betjening, som vi har fået af Topdanmark i årets løb, såvel med service som med behandling af vore skader. Der har været et mindre antal skader end forventet, hvilket betyder, at vi har tjent på kontoen Forsikringsselvrisiko. Ved Arbejdsskadestyrelsen har vi tegnet: Sygeforsikring dækkende lønudgifter ved sygdom 2.c. Indbetalinger og restancer I 2013 har 9 lejligheder skiftet ejer. Side 2 af 10

3 Ved årsskiftet 2013/2014 var 1 lejlighed sat til salg, mens 3 lejligheder var solgt, men endnu ikke overtaget af den nye ejer. Pr. 31. december 2013 var der ingen restancer vedrørende fællesudgifter mv. Ved udgangen af 2013 var 109 af 120 ejere tilmeldt betaling via Nets Betalingsservice. Det vil lette vores bogføring meget, hvis alle tilmeldte sig Nets Betalingsservice. 2.d. Vedtægter og Husorden Vi har i stadig et generelt problem med at overholde gældende anvisninger og regler om håndtering af affald og om brug af de opstillede containere. Det er et område, som Frederiksberg Kommune har stor fokus på fungerer godt, og hvor der bl.a. også er høje mål for procenten for genanvendelse af affald. I bedste fald bruger vores inspektør unødig tid på at flytte affaldet, og i værste fald kan Frederiksberg Kommune pålægge os et gebyr på 500 kr. pr. gang, hvor vi ikke har sorteret vort affald korrekt. I grove tilfælde kan det endda blive kr. Vi har derfor også et økonomisk incitament til at gøre det ordentligt og efterkomme kommunens og bestyrelsens anvisninger. Vedtægterne og Husordenen samt "Orientering om bebyggelsen" er blevet lagt på foreningens nye hjemmeside. Her vil der kun være adgang til den sidste ny version. 2.e. Renholdelse mv. Topkem ApS har forestået rengøringen efter gældende kontrakt for 2013, og har i årets løb leveret en stabil arbejdskraft med et godt resultat. Henrik Tilsted har været opmærksom på kvaliteten. Plantefirmaet Terje Valsø har vedligeholdt vore plantekasser i foyererne med et fint resultat. Der bliver udskiftet planter løbende hen over året med planter svarende til årstiden, så de altid ser indbydende ud. Gartnerfirmaet Jantzen har beskåret buske og fjernet bunddækkende planter under platantræerne. Sidst i februar har han tillige foretaget styning af platantræerne, og i maj opretning af plantemur under platantræerne. Områderne er blevet ukrudtsbekæmpet, og primo 2014 vil der blive taget stilling til, om der skal foretages nyplantninger, og i bekræftende fald da med hvad. 2.f. Fællesantenneanlægget Leveringen af tv, radio, internet samt telefoni fra YouSee er forløbet tilfredsstillende i løbet af 2013, hvor der også er flere kanaler, der er blevet opgraderet til HD-kvalitet. Alle beboere har fortsat adgang til fuldpakken, der nu består af i alt 61 kanaler, hvoraf 38 er i HD-kvalitet. YouSee har i løbet af 2013 endnu engang øget hastighederne på internet-forbindelsen uden at sætte prisen op. Alternativt har man som kunde kunnet bibeholde sin hastighed og få en lavere pris. Derudover har YouSee i oktober 2013 åbnet for et nyt bredbåndskoncept kaldet YouSee Bredbånd med Bland Selv, som giver alle bredbåndskunder mulighed for selv at skrue på up- og downloadhastighed på deres bredbåndsforbindelse. Det betyder, at man via Mit YouSee på med minutters varsel individuelt kan ændre fordelingen mellem up- og downloadhastighed på sit bredbånd afhængig af, hvordan Side 3 af 10

4 man bruger sin bredbåndsforbindelse. Nogle anvender forbindelsen primært til at hente informationer og filer, andre til at tage backup og sende informationer og filer. Husk, at man som YouSee kunde også kan lave fordelagtige aftaler vedr. telefoni. For yderligere information om YouSee og deres tilbud henviser bestyrelsen til YouSee s kundeservice på telefon eller hjemmesiden Expert forretningen på Nordens Plads, har også stor kompetence indenfor YouSee s produkter og ydelser. 2.g. Planlagt vedligeholdelse I 2013 var følgende vedligeholdelsesprojekter medtaget på budgettet med henblik på gennemførelse: Renovering af vestterrasser Der er i årets løb gennemført renovering af 8 terrasser. Projektet fortsætter i de kommende år, indtil alle terrasser er blevet renoveret. Der er i perioden i alt blevet renoveret 92 vestterrasser. Vejbelægning mv. på Betty Nansens Allé Efter flere års udsættelse blev arbejdet endelig udført. Resultatet ser umiddelbart tilfredsstillende ud; men kun tiden kan vise, hvor holdbar løsningen er se endvidere pkt. 7. Arbejde ifølge tilstandsrapport Der er i årets løb blevet foretaget reparationer af tagbelægningen, fuger og murværk mv. i overensstemmelse med tilstandsrapportens konstateringer. Der er udført facadearbejder på terrasserne mod vest og altanerne mod øst, hvoraf nogle har været reklamationer. Bestyrelsen har indledt en nærmere undersøgelse af mulighederne for at sikre bebyggelsens afløb og faldstammer, der nærmer sig de 40 år, hvorved risikoen for ubehagelige skader kan minimeres se endvidere pkt. 7. Udskiftning af skydevinduer i gavllejligheder I overensstemmelse med beslutningen på sidste års generalforsamling blev skydevinduerne på vestterrasserne ud mod Betty Nansens Allé udskiftet i sommerens løb. Projektet færdiggøres i 2014 se pkt. 10. Istandsættelse af håndværkerrum I løbet af året er håndværkerrummet ved nr. 39 blevet frisket op med oprydning og rengøring, maling og nyt inventar, således at det fremstår præsentabelt og passende for vor ejerforening. 2.h. Hjemmeside Det nedsatte Udvalg for hjemmeside har nu fået udarbejdet en hjemmeside, som har adressen: Side 4 af 10

5 Vi har valgt Bricsite.com som basis. Det er en dansk virksomhed, der leverer byggesten til hjemmesider, fortrinsvis til små virksomheder. De fleste byggesten købes mod engangsydelser i størrelsesordenen 500 kr. og derudover betaler vi et mindre beløb for at holde hjemmesiden kørende. En hjemmeside er et dynamisk dokument, som vil udvikle sig med tiden. Bestyrelsen har lagt vægt på, at der udelukkende er korrekte oplysninger på hjemmesiden frem for et stort omfang af oplysninger, ligesom vi forventer, at der går nogle år, førend den endelige brug af hjemmesiden er en integreret del af vor forening. 3. VAND- OG ENERGIFORBRUG Varmeforbrug Domus Vista Park II har i de seneste 3 år haft følgende varmeforbrug: Varmeforbrug MWh Målte graddage GD Der har af det angivne forbrug været brugt 308 MWh til opvarmning af brugsvand svarende til 18,0 % af varmeforbruget. Ifølge Brunata er landsgennemsnittet 30 % for boligejendomme. Et normalår er GD. Varmeforbruget i 2013 svarer til 0,59 MWh/GD, hvilket er lidt mindre end årene 2012 og 2011, hvor det var henholdsvis 0,61 og 0,62 MWh/GD. Bestyrelsen finder, at funktionen og pasningen af varmecentralen har været tilfredsstillende. Der har ikke i 2013 været betalt afgift som følge af utilstrækkelig afkøling af returvandet. Vand- og el-forbrug Vand- og el-forbruget i Domus Vista Park II har i de sidste 3 år været således: Vandforbrug m 3 El-forbrug kwh Vandforbruget er i 2013 på niveau med 2012, og det svarer til et gennemsnitligt forbrug på 73,1 m³ pr. bolig, hvilket stadig er lavere end landsgennemsnittet. Det gennemsnitlige forbrug var i ,48 m³ pr. år pr. person iflg. DANVAs statistik. El-forbruget er steget marginalt forhold til sidste år. Vi har et nogenlunde stabilt forbrug de seneste år, men dog med en svag stigningstakt. 4. VARMEMÅLERE Resultatet af 14. års varmeforbrug i de enkelte lejligheder blev fjernaflæst af Brunata primo april Side 5 af 10

6 Bestyrelsen kontaktede, som generalforsamlingen i februar 2013 havde besluttet, det rådgivende ingeniørfirma KUBEN Management og indgik i april 2013 en aftale om en nærmere undersøgelse af varmeforbrug og -fordeling. Bestyrelsen modtog medio august 2013 et notat herom, som blev sendt til udtalelse hos Brunata A/S, hvorfra vi fik svar en måneds tid senere. Der var ikke helt uventet forskellige opfattelser af dele af notatet, og disse drøftede vi med KUBEN Management på et møde ultimo oktober Her viste det sig endvidere, at KUBEN Management havde misforstået, hvilke lejligheder der er til venstre henholdsvis til højre, hvilket ifølge ingeniøren sandsynligvis kunne ændre konklusionerne. Det blev derfor aftalt, at KUBEN Management skulle udvide undersøgelsen til også at omfatte varmeregnskabsåret , hvis måleresultater forelå på dette tidspunkt, og fremkomme med et nyt, konsolideret notat, og at dette skulle være bestyrelsen i hænde så betids, at det kunne danne baggrund for en orientering på førstkommende generalforsamling. Brunata A/S har accepteret ovenstående og erklæret sig åben for en fremtidig drøftelse også i tilfælde af, at vi beslutter os for at udvide undersøgelsen til at omfatte varmeregnskabsåret for at gøre denne mere repræsentativ. Aflæsningen for varmeregnskabsåret 2013/14 vil som vanligt blive udført primo april. Bestyrelsen forventer også i 2014 at have resultatet klar til regulering ved indbetalingen for juli kvartal. A conto varmebidrag Bestyrelsen forventer blandt andet som følge af, at Frederiksberg Forsyning fjernaflæser vor måler og på baggrund heraf fastsætter den kvartalsvise a conto betaling for fjernvarmeleverancen at den samlede a conto indbetaling fra ejerne med stor sandsynlighed kan dække de samlede udgifter for indeværende varmeregnskabsår (2013/14), hvilket dog intet siger om, hvorledes den enkelte lejligheds varmeregnskab vil blive afviklet. Bestyrelsen har efterfølgende vurderet det kommende varmeregnskabsår (2014/15). Frederiksberg Forsyning meddeler på sin hjemmeside, at MWh-prisen fra 1. januar 2014 er steget til 546,71 kr. (= + 11 %), medens belastningsafgiften fra samme dato er steget til 20,63 kr. pr. m² (= + 27 %). Med det rullende gennemsnit for de seneste 10 års forbrug som grundlag for det kommende varmeregnskabsårs forbrug vurderer bestyrelsen på baggrund af ovenfor anførte kraftige prisstigninger, at det bliver nødvendigt at hæve ejernes a conto indbetalinger med 14,1 % til de beløb, der fremgår af budgetforslagets side 2 (Kvartalsvis opkrævning fra 1. april 2014). Beløbet, der rent regnskabsteknisk overføres til dækning af opvarmning af varmt brugsvand, vil af samme årsag og fra samme dato stige fra kr. til kr. pr. år pr. lejlighed. 5. FÆLLESAREALET MELLEM PARK I, II OG III SAMT HØJHUSET Fællesarealet har i 2013 været passet af Anlægsgartner Jantzen og været under tilsyn af Preben Thomsen fra Park III. Der har været meget stor tilfredshed med arealets pasning og tilsyn. Vi har fået plantet buske i foråret; men på grund af den lange, tørre sommer har det været nødvendigt at genplante en del af disse buske. Dette er blevet gjort, og der er opsat salthegn rundt om en del buskklynger mod stierne. Fliserne på stien langs vores bebyggelse er blevet lagt om, så der ikke længere skulle være lunker. Side 6 af 10

7 Vi har fået skiftet faldsandet under gyngerne og renoveret de ødelagte bænke med nyt hårdt træ. Der har ikke været gennemført store vedligeholdelsesarbejder i årets løb. Snerydningen af gangstierne er aftalt fordelt mellem de 3 parker og højhuset, så der ikke skal betales særskilt herfor. Der har ikke været afholdt møder i sikkerhedsudvalget, da der har været relativt roligt på området. Budget 2014 Budgettet for er som for det forgangne år, idet der ikke planlægges nye ændringer. Der er i budgettet indlagt en omlægning af fliserne på stien langs Domus Vista Park I. Regnskabsåret går i øvrigt fra 1. oktober til 30. september. 6. DRIFTSRESULTAT FOR 2013 Ejerforeningens driftsresultat for 2013 udviser et driftsunderskud på kr., mens der var budgetteret med et driftsoverskud på kr. Den samlede, negative afvigelse fra budgettet på ca kr. stammer, som det fremgår af regnskabet, fra flere modsatrettede resultater, hvoraf kun de væsentlige kort skal anføres her: Udgiften til løn mv. blev afviklet med et mindre forbrug på ca. 500 kr. Den samlede udgift til elektricitet, vand og renovation blev i alt ca kr. lavere. Omkostninger til forsikringer mv. blev ca kr. mindre end anslået, hvilket især skyldes, at der har været et mindre antal forsikringsbegivenheder end anslået med deraf følgende færre betalinger af selvrisici. Omkostninger til renholdelse blev ca kr. lavere end anslået, især som følge af færre udgifter til måtteleje og mindre driftsudgifter til maskinparken. Omkostninger til administration (regnskab og revision, bestyrelsesmøder, advokat og opkrævningsgebyrer) blev ca kr. højere end anslået. Årsagen hertil skyldes især, at bestyrelsen i årets løb har udskiftet et efterhånden forældet edb-system på kontoret for ca kr. samt anskaffet en ny kopimaskine til ca kr., da den gamle ikke længere med sikkerhed kunne serviceres, og vi ikke ville risikere pludselig at stå uden dette nødvendige hjælpemiddel. En anden væsentlig årsag til afvigelsen er, at der i 2013 rent faktisk er betalt honorar for 3 års revision, nemlig for 2011, 2012 og 2013, hvilket skyldes, at da Deloitte endelig fremsendte faktura på revision af regnskaberne for 2011 og 2012, udviste denne en eksorbitant stigning for ydelsen, hvilket bestyrelsen gjorde indsigelse overfor og fik medhold i, og som medførte en regulering af de 3 års honorarer. I forbindelse med revisionen blev det hidtidige regnskabsprincip ændret således, at revisionshonoraret medtages i det regnskabsår, revisionen omhandler. I modsat retning har trukket mindre udgifter vedrørende stort set alle øvrige konti under denne hovedkonto. Omkostninger til servicekontrakter blev samlet set ca kr. billigere end budgetteret, hvilket skyldes flere mindre afvigelser samt det forhold, at bestyrelsen besluttede alene at foretage brøndrensning på Betty Nansens Allé så sent på året, at dette arbejde først blev udført efter årsskiftet, hvorfor der i budgettet for 2014 vil figurere en udgift til dette formål. Under planlagt vedligeholdelse er der et mindre forbrug på ca kr. De samlede reparationsomkostninger blev ca kr. dyrere end budgetteret, hvilket ret beset ikke er noget dårligt resultat, da der har været afholdt adskillige store udgif- Side 7 af 10

8 ter over denne hovedkonto som f.eks. vinkelskinne på hævedøren til vestterrassen i alle 1. sals lejligheder (indbrudssikring) for ca kr., nye lofter i de 3 skralde- og vaskerum for ca kr., ny el-styring til garageportene i 20- og 40-blokken for ca kr. og opretning af havemur for kr. Vedligeholdelsen af fællesarealerne blev ca kr. billigere. Indtægterne blev ca kr. højere end budgetteret, som følge af antallet af udfyldte oplysningsskemaer til ejendomsmæglere i forbindelse med deres salgsarbejde Foreningens likviditet har i hele året været god. 7. GRUNDFOND Resultatopgørelsen for 2013 udviser et driftsoverskud på kr., hvilket medfører, at egenkapitalen i Grundfonden pr. 31. december 2013 er på kr. Der var i budgettet for 2013 medtaget 3 projekter, der skulle finansieres af Grundfonden, jfr. i øvrigt pkt. 2.g.: Der var budgetteret med op til 10 renoveringer. Der blev foretaget 8. Projektet vedrørende vejbelægning på Betty Nansens Allé var budgetteret ud fra et projektoverslag udarbejdet af Frederiksberg Kommune. Hvilke parametre, der har ligget til grund for dette overslag, er bestyrelsen ubekendt; men slutresultatet blev altså ca. 74 % mindre end forudset, hvilket er blevet bekræftet i en efterfølgende korrespondance med Frederiksberg Kommune. Der var budgetteret med omkostninger til udbedringer af betonskader i henhold til tilstandsrapporten. Der var ved regnskabets afslutning ikke modtaget faktura fra firmaet Christiansen & Essenbæk, hvorfor udgiften hertil er overført til budgettet for Der er derfor i regnskabet for 2013 alene medtaget udgifter til forskellige mindre arbejder samt honorarer til vort rådgivende ingeniørfirma, Rostgaard A/S, for assistance i forbindelse med betonreparationer, indtrængen af vand og undersøgelser i forbindelse med en eventuel reparation af afløb og faldstammer. Bestyrelsen har i 2013 konverteret likvide midler til almindelige obligationer, der i årsregnskabet er optaget til kurs pari. Obligationerne er selvklart underlagt en udtrækningsmulighed, og bestyrelsen vil derfor løbende tage stilling til en eventuel reinvestering af udtrukne obligationer. 8. EJERFORENINGENS ADVOKAT Ejerforeningens advokat, Henrik Oehlenschlæger, var igen dirigent ved den ordinære generalforsamling og har i årets løb fortsat stået for registreringen af ejerforeningens ejerpantebreve i forbindelse med ejerskifte, ligesom han har ydet konsultativ bistand til bestyrelsen i forbindelse med fortolkning af vedtægterne mv. 9. INFORMATIONER MV. Bestyrelsen har i årets løb udsendt informationer og opslag på tavlerne i opgangene om følgende emner: Bestyrelsens konstituering og arbejdsopgaver efter generalforsamlingen Bidrag til fællesudgifter og Grundfond Husorden Yderdøre ved indgangspartierne Orientering til 1. sals beboere om sikring af terrassedøre Betonrenovering Juleudsmykning Side 8 af 10

9 Containere i jul og nytår Generalforsamling Lys på fællesarealet 10. PLANLAGT VEDLIGEHOLDELSE Bestyrelsen skal med nedenstående bemærkninger foreslå følgende vedligeholdelsesarbejder mv. gennemført i foreningsåret 2014: Renovering af vestterrasser Som de tidligere år vil der være en række terrasser, der skal have udskiftet dræn og membraner. Bestyrelsen vil inden for beløbsrammen lade det nødvendige antal renovere i løbet af den kommende sommer. Bestyrelsen ønsker som tidligere år et rammebeløb på kr., som foreslås afholdt af Grundfondens midler. Arbejder i henhold til tilstandsrapport Udgiften til betonarbejder mv., der er udført af Christiansen & Essenbæk, forventes at være i størrelsesordenen kr. Herudover kan der påregnes honorar til vort rådgivende ingeniørfirma, Rostgaard A/S, bl.a. i forbindelse med eventuelt fortsatte undersøgelser af reparation af afløb og faldstammer, hvorfor bestyrelsen ønsker et rammebeløb på i alt kr., som foreslås afholdt af Grundfondens midler. Traktor (til sne og græs) Ejerforeningens maskinpark (traktor til snerydning og plæneklipper) stod foran en større reparation, der blev vurderet at ville koste som minimum kr., og traktoren var i øvrigt ret vanskelig at manøvrere og stod ubenyttet hen den største del af året. Bestyrelsen havde endvidere undersøgt muligheden for at anvende robotplæneklipper(e) til afløsning af den traditionelle plæneklipper; men denne mulighed blev os frarådet dels af økonomiske årsager (anskaffelsespris over kr. + etablering af el til opladning) dels på grund af plænernes udsatte beliggenhed. Ved et åbent hus arrangement hos vor maskinleverandør blev vi præsenteret for en ny traktormodel, der var kortere, lettere at manøvrere og mulig at anvende hele året, idet den kunne forsynes med fejemaskine, (sne)plov, saltspreder og rotorklipper. Bestyrelsen fik et tilbud på traktoren med en kampagnerabat, og maskinleverandøren tilbød samtidig en pæn pris for vort gamle materiel, således at anskaffelsen i alt beløb sig til kr. Tilbuddet blev accepteret, og bestyrelsen skal foreslå, at beløbet afholdes af Grundfondens midler. Udskiftning af ventiler i varmecentral I forbindelse med den afholdte beholderservice primo december 2013 konstaterede man, at flere af varmecentralens ventiler var i en mildest talt dårlig forfatning, hvorfor der blev indhentet tilbud på en generel udskiftning af disse. Bestyrelsen ønsker at foretage udskiftningen for i alt kr. til afholdelse over driften. Side 9 af 10

10 Skydevinduer på gavllejligheders terrasser Bestyrelsen ønsker at færdiggøre det projekt, der blev igangsat i 2013, ved i 2014 at udskifte skydevinduerne ind mod Fællesanlægget for i alt kr. til afholdelse over driften. Side 10 af 10