Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 20. marts 2018 kl i Allégården, Tårnbyvej 53, Kastrup

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 20. marts 2018 kl i Allégården, Tårnbyvej 53, Kastrup Til stede: Bo Quist Besser, Susanne Bech Uldahl, Anette M. E. Jensen, Jytte Dræby, Jørgen Juul, Lilly Hellsten Suppleanter: Kim Boch, Merete Sørensen, Christina Risberg Müller Fra administrationen: Kundechef Henning Bøgh Holtov, driftschef Sune Rasmussen, centerchef for beboerservice Finn Larsen deltager under pkt. 8, Gert Lindenskov, Center for byggeri Afbud: Kirsten Haugaard 1/21

2 Indholdsfortegnelse 1. Valg af dirigent Forretningsorden for organisationsbestyrelsen fra organisationsbestyrelsesmødet den 25. oktober Revisionsprotokol Organisationsbestyrelsens sammensætning... 5 Sager til beslutning Bestyrelseshonorar Afdelingernes budget for Udlejningsregler i Tårnby-Kastrup Boligselskab - samt forslag til ændring A. Forslag fra beboer om ændring af udlejningsmodel Eventuel ændring af vedtægter - 16 stk. 4 - fuldmagt Styringsdialog 2018 ( ) Bevilling til undersøgelse af separering af regnvand fra kloak Fjernvarmeaftale med Tårnby Forsyning (Allégården) - flere forsyningssteder Etablering af dobbelt-streng i blok 12, 13 samt Listedvej og (Allégården) Allégården renovering eller nedrivning af Gården EU s persondataforordning og indgåelse af databehandleraftaler Sager til orientering Effektiviseringsmål , opfølgning Kundetilfredshedsmåling Nyt fra afdelingerne Salg af institutionerne Investeringsforeninger og likviditetsoversigt Selskabets økonomiske situation Beboerklagenævnssager Kommende møder Eventuelt fra mødet fortrolighed /21

3 Bilag 1: Afdelingernes budgetter Bilag 2: Udlejningsregler i... 8 Bilag 3: Forslag om ændring af udlejningsmodel... 8 Bilag 4: Styringsrapport for almen boligorganisation... 9 Bilag 5: Oplysningsskema for Thyges Gaard... 9 Bilag 6: Oplysningsskema for Allégården... 9 Bilag 7: Oplysningsskema for Kastrupvænge... 9 Bilag 8: fra Tårnby Forsyning A/S af den 18. september Bilag 9: Nye fjernvarmestik til Allégården Bilag 10: Tilbud fra Tårnby Forsyning A/S (medbringes til mødet) Bilag 11: Kort over Allégården Bilag 12: Rapport Screening af miljøfarlige stoffer i bygningsmaterialer i beboerhus Bilag 13: Rapport Undersøgelse for skimmeleksponering i beboerhus Allégården Bilag 14: Databehandleraftale - KAB Bilag 15: Oversigt over effektiviseringsmål Bilag 16: Kundetilfredsmåling Tårnby-Kastrup Boligselskab Bilag 17: Likviditetsoversigt for Bilag 18: Statistik over beboerklagenævnssager /21

4 1. Valg af dirigent Det indstilles, at organisationsbestyrelsen foretager valg af dirigent. Christina Risberg Müller blev valgt som dirigent. 2. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Der er ikke foretaget ændringer i forretningsordenen siden den 29. maj Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3. fra organisationsbestyrelsesmødet den 25. oktober 2017 et fra organisationsbestyrelsesmødet afholdt den 25. oktober 2017 er udsendt den 2. november Der er ikke modtaget bemærkninger til referatet. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4. Revisionsprotokol Revisionsprotokollen fremlægges til gennemsyn, idet det bemærkes, at der ikke er indkommet tilføjelser til protokollen siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. 4/21

5 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. 5. Organisationsbestyrelsens sammensætning På repræsentantskabsmøde den 15. november 2017 blev der foretaget valg af medlemmer til organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen har herefter følgende sammensætning: Titel Navn På valg Formand Bo Quist Besser 2019 Næstformand Kirsten Haugaard 2018 Medarbejderudpeget Jørgen Juul 2019 Medlem Jytte Dræby 2018 Medlem Susanne Bech Uldahl 2019 Medlem Anette M. E. Jensen 2018 Kommunalt udpeget Lilly Helsten 2021 Suppleant Kim Boch 2018 Suppleant Merete Sørensen 2018 Suppleant Christina Risberg Müller 2018 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5/21

6 Sager til beslutning 6. Bestyrelseshonorar Ministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at organisationsbestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, dvs. fra den 1. juni Reguleringsindekset er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 79,62 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 47,76 kr. pr. lejemålsenhed. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august Reguleringen vil medføre, at det samlede årshonorar er ca kr. Organisationsbestyrelsen har på bestyrelsesmødet i marts 2015 besluttet, at honorar fremover udbetales til alle beboervalgte medlemmer samt det medarbejdervalgte organisationsbestyrelsesmedlem. Det tidligere kommunalt udpegede medlem har ikke ønsket at modtage honorar. Der er således udbetalt 6/7 honorar. Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til organisationsbestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtræden af organisationsbestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i organisationsbestyrelsen betales honorar fra førstkommende kvartal. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse og eventuelt træffer beslutning om honorarandel for det kommunalt udpegede medlem. Organisationsbestyrelsen godkendte reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse og besluttede at honorarandel fremover også skal udbetales til det kommunalt udpegede medlem. 7. Afdelingernes budget for Som bilag vedlægges afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. juni 2018 til 31. maj /21

7 I overensstemmelse med Lov om almene boliger m.v. har budgetterne for boligafdelingerne været forelagt afdelingsmøderne til behandling. Afdelingerne Thyges Gaard, Allégården og Kastrupvænge har godkendt budgetterne som følger: Thyges Gaard Driftsbudgettet - mrk. B1-1 - balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig lejenedsættelse på kr., svarende til -7,16 % af nuværende leje eller -63,75 kr. pr. m², hvorefter lejen pr. 1. juni 2018 udgør 826,54 kr. pr. m² årligt Allégården Driftsbudgettet - mrk. B1-1- balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig lejenedsættelse på kr., svarende til -3,41% af nuværende leje eller 24,44 kr. pr. m², hvorefter lejen pr. 1. juni 2018 udgør 692,29 kr. pr. m² årligt Kastrupvænge Driftsbudgettet - mrk. B1-1- balancerer med kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til 0,35 % af nuværende leje eller 2,62 kr. pr. m², hvorefter lejen pr. 1. juni 2018 udgør 753,52 kr. pr. m². Bilag 1: Afdelingernes budgetter Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender budgetterne for Driftsbudgetterne blev godkendt. 8. Udlejningsregler i Tårnby-Kastrup Boligselskab - samt forslag til ændring Vedlagt som bilag er notat, der gennemgår, hvordan udlejning af boligorganisationens boliger foregår, hvor boligorganisationen har beslutningskompetence, enten alene eller sammen med Tårnby Kommune. Det er organisationsbestyrelsen, der har det overordnede ansvar for, at udlejningsreglerne overholdes. Udlejning af almene boliger er et særdeles lovreguleret område. Reglerne følger Lov om almene boliger, Lov om leje af almene boliger samt udlejningsbekendtgørelsen. Udgangspunktet for notatet er ovenstående regler samt tidligere trufne beslutninger. Notatet bliver gennemgået på mødet. 7/21

8 Bilag 2: Udlejningsregler i Bilag 3: Forslag om ændring af udlejningsmodel Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter og tager stilling til vedlagte notat om udlejningsregler for. Organisationsbestyrelsen besluttede en ændring vedrørende boligbytte LLA 69 stk.2 der må maksimalt bo to personer pr. rum. 8A. Forslag fra beboer om ændring af udlejningsmodel Kirsten Bregendahl fra Thyges Gård har den 29. oktober 2017 fremsendt forslag om ændring af udlejningsmodel. Brevet blev omdelt på mødet. Kirsten forslår en ny model som tager elementer fra model A samt at den kommunale anvisning skal vige for opnoterede på oprykningsventelisten. Organisationsbestyrelsen besluttede på møde den 27. oktober 2015 at den ønsker boligselskabet boliger lejer ud efter model B i Bolignøglen. Kommunalbestyrelsen i Tårnby Kommune har på møde den 31. januar 2017 godkendt organisationsbestyrelsens modelvalg frem til 31. januar Bilag - kopi af side 4 og 5 fra pjecen om Bolignøglen der beskriver de forskellige modeller blev omdelt på mødet. Kommunal anvisning går jf. lov om almene boliger 59 stk. 1 forud for opnoterede på såvel oprykningsventelisten som på den almindelige venteliste. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter punktet, og tager stilling til om de enten ønsker at fortsætte det nuværende modelvalg aftaleperioden ud, eller de på et kommende møde ønsker at drøfte nyt modelvalg 8/21

9 Organisationsbestyrelsen ønsker at fortsætte det nuværende modelvalg aftaleperioden ud. 9. Eventuel ændring af vedtægter - 16 stk. 4 - fuldmagt Formanden ønsker, at organisationsbestyrelsen drøfter en eventuel ændring af selskabets vedtægter, for så vidt angår 16 stk. 4, omhandlende brug af fuldmagt. Et eventuelt forslag til ændring af vedtægter kan behandles på det ordinære repræsentantskabsmøde i november Det indstilles, at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om et eventuelt ændringsforslag til vedtægterne. Organisationsbestyrelsen besluttede at stille ændringsforslag til vedtægternes 16 stk. 4, således at fuldmagter ikke kan benyttes. Forslag skal behandles på det kommende repræsentantskabsmøde i november Styringsdialog 2018 ( ) Forud for styringsdialogmøde med Tårnby Kommune i 2018 er der udarbejdet et udkast til styringsrapport omfattende regnskabsåret Til organisationsbestyrelsens videre behandling og godkendelse vedlægges som bilag udkast til den samlede styringsrapport. Efter organisationsbestyrelsens godkendelse vil rapporten blive tilsendt kommunen og vil være en del af grundlaget for det kommende styringsdialogmøde. Tårnby Kommune har endnu ikke meddelt dato for mødets afholdelse. Bilag 4: Styringsrapport for almen boligorganisation Bilag 5: Oplysningsskema for Thyges Gaard Bilag 6: Oplysningsskema for Allégården Bilag 7: Oplysningsskema for Kastrupvænge 9/21

10 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen behandler og endeligt godkender den samlede styringsrapport Den samlede styringsrapport 2018 blev godkendt. 11. Bevilling til undersøgelse af separering af regnvand fra kloak Tårnby Forsyning A/S har i en sidste år gjort opmærksom på, at Allégården har mulighed for at få op til 40 % af tilslutningsafgiften tilbagebetalt, hvis regnvand kobles fra kloakken. Det svarer til ca. 27 mio. kr. inkl. moms. Efterfølgende har driftschefen modtaget rådgivning fra konsulenter fra to private virksomheder med speciale indenfor lokal afledning af regnvand, i daglig tale LAR-projekter. Hydro systems aps og Orbicon. Begge har hver for sig analyseret på de lokale forhold for grundvand i Tårnby og præsenteret forskellige skitser og løsningsmuligheder for afledning af regnvand på Allégårdens arealer. Driften har også haft møde med Tårnby Kommune og Tårnby Forsyning A/S om sagen for at høre om, hvordan de forestiller sig, en aftale kunne se ud imellem Allégården, Tårnby Kommune og Forsyning A/S. Mødet fandt sted den 6. december Endvidere blev driften orienteret om, hvilke krav Tårnby Kommune og Tårnby Forsyning A/S stiller til et regnvandsanlæg. Til sagens videre gang, både i forhold til Tårnby Kommune, Tårnby Forsyning og de beboerdemokratiske myndigheder, som knytter sig til Allégården, er der behov for, at der udarbejdes et idéoplæg til videre godkendelser i ovennævnte organer. Formålet med idéoplægget er at skabe beslutningsgrundlag for et LAR-projekt med mulighed for returbetaling af op til 27 mio. kr. inkl. moms. Bilag 8: fra Tårnby Forsyning A/S af den 18. september /21

11 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tiltræder et rammebeløb på kr. inkl. moms til videre rådgivning samt udarbejdelse af et idéoplæg til præsentation for Tårnby Kommune/Tårnby Forsyning A/S og de beboerdemokratiske organer i Allégården. Udlægget tages fra dispositionsfonden. Organisationsbestyrelsen godkendte udlægget på kr. fra dispositionsfonden til rådgivning og udarbejdelse af et idéoplæg. 12. Fjernvarmeaftale med Tårnby Forsyning (Allégården) - flere forsyningssteder Driften har i samarbejde med KAB s Energi og varmekonsulent Brian Kaarsberg kontaktet Tårnby Forsyning A/S med forespørgsel om etablering af flere fjernvarmestik ind til Allégården. I dag har Allégården et modtagersted for fjernvarme, nemlig varmecentralen, Tårnbyvej 51. Flere fjernvarmestik forkorter forsyningsvejen og reducerer dermed det energitab, der er forbundet med fremløb af varmt og vekslet vand. Desuden kan der opnås en mere effektiv varmeoptimering lokalt. Brian Kaarsberg har i samarbejde med ingeniørfirmaet Danakon A/S formuleret en plan over, hvor nye fjernvarmestik kan lægges ind - se bilag. Tårnby Forsyning A/S tillader kun etableringen af nye stikledninger, når Tårnby Forsyning A/S står for totalentreprisen. Opgravninger og ny rørføring: I græsarealer 375 lbm I flisearealer 60 lbm I asfaltarealer 130 lbm Samtidigt kan vi aflyse og skrotte næsten 2 km gamle rør. Tårnby Forsyning A/S udarbejder på baggrund heraf et tilbud til Allégården (forventes i nærmeste fremtid). 11/21

12 Etableringen af fem nye stikledninger vil resultere i en markant varmebesparelse. Brian Kaarsberg og Danakon A/S vurderer besparelsespotentialet til omkring %, dvs. 1,2-1,8 mio. kr. årligt. Varmeregnskab 1/ / / / Forbrug GJ GJ Varmeudgift ,76 kr ,54 kr. Drift af varmecentral ,65 kr ,86 kr. EMO-ordning 0,00 kr. 0,00 kr. Korrigeringer forrige år 0,00 kr. 0,00 kr. Udgifter ,41 kr ,40 kr. Bilag 9: Nye fjernvarmestik til Allégården Bilag 10: Tilbud fra Tårnby Forsyning A/S (medbringes til mødet) Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter oplægget og beslutter, at der skal arbejdes videre med sagen i afdelingsbestyrelsen for eventuel endelig beslutning på et afdelingsmøde. Organisationsbestyrelsen godkendte at der arbejdes videre med sagen i afdelingsbestyrelsen. 13. Etablering af dobbelt-streng i blok 12, 13 samt Listedvej og (Allégården) I ca. halvdelen af blokkene i Allégården haves et-strengs radiatoranlæg. Det drejer sig fortrinsvis om Almegård Allé og Blykobbevej. På Listedvej er to-strengsanlægget udbredt. Det er vanskeligt at holde sund drift og balance i et blandingsanlæg, hvor man både har etstrengs og to-strengsanlæg, da de to anlægstyper skal fødes forskelligt for at driftsføres optimalt. Navnlig et sted i Allégården er kritisk, blok 12 og 13. Her haves et-strengs anlæg og umiddelbart bag blok er serieforbindelse til blokke med to-strengsanlæg (blok 4, 5 og 6). Derfor er det hensigtsmæssigt at etablere to-strengsanlæg i blok 12 og 13; 8 opgange i alt. KAB s energi og varmekonsulent vurderer, at ændringen vil bidrage væsentligt til bedre driftsbalance og indregulering på varmeanlægget. Desuden vil opnås bedre varmekomfort for beboerne, og man vil også opnå en besparelse på varmen. Konsulenten sætter ikke beløb på besparelsen. 12/21

13 Økonomi Etablering af to-strengsanlæg i blok 12 og13, vurderes til 3-4 mio. kr. inkl. moms. Bilag 11: Kort over Allégården Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter oplægget og beslutter, at der skal arbejdes videre med sagen i afdelingsbestyrelsen for eventuel endelig beslutning på et afdelingsmøde. Organisationsbestyrelsen godkendte at der arbejdes videre med sagen i afdelingsbestyrelsen. 14. Allégården renovering eller nedrivning af Gården På organisationsbestyrelsesmødet den 29. marts 2017 (pkt. 16) besluttede bestyrelsen, at der skulle foretages en miljøscreening af Allégårdens beboerhus Gården med henblik på at klarlægge mulighederne for enten en gennemgribende renovering eller en nedrivning. KAB s Center for Byggeri har på den baggrund engageret Skandinavisk Bio-Medicinsk Institut A/S (SBMI). Der er nu foretaget miljøscreening af Gården, udført over tre dage i september Man har screenet for miljøfarlige bygningsmaterialer, samt undersøgt niveauer af fugt, skimmel og råd. SBMI har udarbejdet en rapport efter screeningen. Heri konkluderes, at der er forhøjet fugt, skimmel og råd fra kælder til 1. sal. Med hensyn til screening for miljøfarlige byggematerialer, er der konstateret forekomster af asbest, PCB, bly, zink og andre tungmetaller altså farligt byggeaffald. Rapporten har medført en bekymring om, hvorvidt det er forbundet med en sundhedsrisiko for mennesker at opholde sig på Gården. På den baggrund har driftschefen i Tårnby-Kastrup Boligselskab bedt SBMI om at foretage en undersøgelse af, hvilken skimmeleksponering mennesker udsættes for, når de opholder sig på Gården. 13/21

14 SBMI konkluderer i sundhedsrapporten, at de aktuelle forhold ikke er acceptable for et beboerhus med mange forskellige brugere, og der anbefales udbedring af de belastende forhold, hvis bygningerne fortsat ønskes anvendt til dette formål. Det rejser spørgsmålet: Skal Gården renoveres ellers nedrives? På baggrund af rapporten Screening af miljøfarlige stoffer anbefaler KAB, at Gården nedrives, og at der indhentes tilbud på nedrivningsarbejdet til nærmere vurdering i organisationsbestyrelsen. Bilag 12: Rapport Screening af miljøfarlige stoffer i bygningsmaterialer i beboerhus Bilag 13: Rapport Undersøgelse for skimmeleksponering i beboerhus Allégården Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter at standse videre brug af Gården til udlejning, udlån og forsamling pr. 1. april Beboere med reservation kontaktes af kundecentret og meddeles annullering af reservation. Deposita tilbagebetales. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen foranlediger KAB s Center for Byggeri til at hjemtage tilbud på nedrivning af Gården. Udgiften til nedrivning afholdes af Tårnby- Kastrup Boligselskab s arbejdskapital. KAB s Center for Byggeri anmodes om at undersøge muligheder for at opstille pavilloner/modulbyg som en midlertidig løsning for Gården samt indhente tilbud på leje og eller køb. Organisationsbestyrelsen besluttede - at standse videre brug af Gården pr. 1. september at KAB, Center for Byggeri skal hjemtage tilbud m.v. på nedrivning af Gården samt opførelse af et nyt Beboer-/aktivitetshus for alle TKB s afdelinger/beboere - at KAB, Center for Byggeri skal undersøge mulighederne for/hjemtage tilbud m.v. på opstilling af pavilloner/modulbyg som en midlertidig erstatning for Gården. Organisationsbestyrelsen afholder nyt møde om sagen, når alt materiale foreligger klart til behandling. 15. EU s persondataforordning og indgåelse af databehandleraftaler Den 25. maj 2018 træder EU s forordning om persondata i kraft. Reglerne sætter fokus på håndtering af persondata og har til formål at yde en stærk databeskyttelsesramme i EU. 14/21

15 Boligorganisationerne og KAB opbevarer og håndterer mange typer af persondata, f.eks. oplysninger om helbred og økonomiske forhold, men også cpr-numre og adresseoplysninger. KAB overholder alle regler for håndtering af persondata og hverken deler, sælger eller videreformidler data om beboerne. Formelt set skal der, for at leve op til persondataforordningen, underskrives en databehandleraftale mellem boligorganisationen og KAB inden den28. maj 2018 (se bilag). Persondataforordningen kræver: - At personoplysninger behandles lovligt, rimeligt og på en gennemsigtig måde i forhold til de registrerede personer. - At den registrerede beboer eller medarbejder oplyses om, hvilke oplysninger vi indsamler om vedkommende og hvorfor. - At vi oplyser, hvor længe vi agter at gemme oplysningerne i vores system, og hvem vi deler dem med. - At vi kan dokumentere, hvilke personoplysninger vi gemmer hvor, og hvordan disse beskyttes. - At arbejdsrutinerne for behandlingen af persondata er beskrevet, og at medarbejderne kender retningslinjerne. Generelt betyder forordningen, at kun personer, der har brug for de enkelte oplysninger, må se dem, og oplysningerne må kun bruges til det, vi har oplyst. Datatilsynet vil fra 25. maj 2018 kunne udstede administrative bøder på op til 4 % af en virksomheds årlige omsætning. Forventningen er, at Datatilsynet kun vil gøre brug af de højeste bøder i de groveste tilfælde, hvor der helt tydeligt er udvist grov uagtsomhed med persondata, implementering og kontrol. KAB har vedvarende fokus på beboernes datasikkerhed, og vi vil fremover løbende præcisere og beskrive beboernes datasikkerhed i forbindelse med konkrete dataindsamlinger. Forordningen betyder blandt andet, at der i KAB bliver en mere restriktiv adgang til beboernes informationer, datastrømmene i KAB bliver gennemgået og medarbejderne bliver undervist i, hvordan de skal forholde sig til persondataforordningen. Bilag 14: Databehandleraftale - KAB Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender databehandleraftalen mellem boligorganisationen og KAB. 15/21

16 Organisationsbestyrelsen godkendte ovennævnte databehandleraftale. Sager til orientering 16. Effektiviseringsmål , opfølgning På det ekstraordinære organisationsbestyrelsesmøde den 29. august 2017 besluttede organisationsbestyrelsen følgende effektiviseringsmål for for Tårnby-Kastrup Boligselskab: - Nyt fælles driftskontor pr. 1. oktober Tårnby-Kastrup Boligselskab Kundecenter - Fokus på udbud og indkøb - Renovation Herudover ønsker organisationsbestyrelsen følgende punkter behandlet i afdelingsbestyrelserne i forbindelse med det videre arbejde med analyserne: - LED-belysning i afdelingerne - Effektivisering af vaskeridrift og beboerlokaledrift - Pleje af grønne arealer i afdelingerne personale/maskinel/udlicitering - Snerydning personale/maskinel/udlicitering. Der vedlægges oversigt over de opstillede effektiviseringsmål På mødet orienteres om det igangværende arbejde med opstilling af effektiviseringsmål og status i sagen. Bilag 15: Oversigt over effektiviseringsmål Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 16/21

17 17. Kundetilfredshedsmåling 2017 I KAB s målsætningsprogram er der under temaet kernedrift opstillet følgende indikator: Organisationsbestyrelsernes tilfredshed med KAB som administrator skal hvert år være mindst 4,0 på en skala fra 1 til 5, hvor 5 er højest. I den forbindelse vil KAB gennemføre en årlig digital tilfredshedsmåling blandt alle organisationsbestyrelsesmedlemmer i KAB-fællesskabet i årene 2015 til og med Tilfredshedsmålingen vil årligt blive gennemført i 4. kvartal. KAB vil benytte resultaterne af kundetilfredshedsmålingen til at udvikle og forbedre kernedriften og dermed betjeningen af KAB-fællesskabets boligorganisationer. Den enkelte boligorganisations resultat vil blive forelagt organisationsbestyrelsen til orientering og drøftelse. Resultatet for Tårnby-Kastrup Boligselskab foreligger ved rapport af den 20. december Rapporten vedlægges som bilag. Bilag 16: Kundetilfredsmåling Tårnby-Kastrup Boligselskab 2017 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter resultatet for Tårnby-Kastrup Boligselskab. Organisationsbestyrelsen havde en kort drøftelse af resultatet. 18. Nyt fra afdelingerne Tårnby-Kastrup Boligselskab Personale Personalet i Tårnby-Kastrup Boligselskab fungerer tilfredsstillende med sammenlægningen af ejendomskontorer, personale og maskinfællesskab. Der er nedlagt en administrativ stilling på driftslederniveau. Det resulterer i en administrativ merbelastning på driftslederen og driftslederassistenten, som de godt kan fungere med, men det understreges, at driftsafdelingen er sårbar overfor fravær. 17/21

18 Tårnby-Kastrup Boligselskab Kundecenter Huset fungerer tilfredsstillende. Det er et ønske på længere sigt, at der etableres separat indgang/betjening for håndværkere. Ny digital platform KAB indførte ny digital platform i skikkelse af Unik Bolig 4 ved udgangen af november sidste år. Det har givet nogle administrative forsinkelser på kundecentret i december-januar, både i forhold til betalinger og andre sagsbehandlinger. I dag går det bedre, men der pågår stadig udfordringer med den digitale platform. Tårnby-Kastrup Boligselskab, afdelingsmøder De tre afdelinger under Tårnby-Kastrup Boligselskab har i januar-februar 2018 vedtaget nye driftsbudgetter for på ordinære afdelingsmøder. Allégården Udbuddet af de seks vaskerier er afsluttet med Nortec A/S som vinder. Vaskerierne er udskiftet med nyt materiel og alle seks er driftssat den 19. februar Udskiftning af garageporte er påbegyndt. Første 12 porte er monteret på Almegård Allé. Resten skiftes på næste års budget. Thyges Gaard På et ekstraordinært indkaldt afdelingsmøde har beboerne besluttet en ny antenneløsning for Thyges Gaard. Der er indgået ny aftale med Fibia/Waoo til installation hen over sommeren Der er etableret nyt mandskabsrum i Thyges Gaard til brug for servicemedarbejdere. Kastrupvænge Der er gennemført fem-årseftersyn af Byggeskadefonden på tagene i Kastrupvænge. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Thyges Gaard beboerne savner information om det videre forløb med afdelingens helhedsplan. Driftschefen følger op på sagen. 18/21

19 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 19. Salg af institutionerne Det afsluttende arbejde med refusionsopgørelserne er ultimo 2017 gennemført såvel i KAB som hos advokatkontoret og Tårnby Kommune. Der er foretaget afregning til Tårnby Kommune medio december Der er foretaget afregning til Tårnby-Kastrup Boligselskab s advokat medio januar Den endelige økonomiske opgørelse vil fremgå af Tårnby-Kastrup Boligselskab s årsregnskab for Sagen er dermed endeligt afsluttet. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 20. Investeringsforeninger og likviditetsoversigt Selskabets økonomiske situation 2017 endte med et beskedent rentefald i markedet for statsobligationer efter et år med begrænsede udsving. Realkreditobligationerne oplevede gennem året større rentefald, og manskal helt tilbage til før finanskrisen for at se lavere rentespænd til statsobligationerne. De primære årsager til udviklingen i 2017 var den lave inflation samt den Europæiske Centralbanks meget lempelige pengepolitik med negative renter og fortsatte store obligationsopkøb. De meget lave globale renter understøttede yderligere danske realkreditobligationer. Udenlandske investorers køb af danske realkreditobligationer var med til at indsnævre rentespændet til statsobligationer. Rentefaldet gennem året betød, at de højeste afkast blev opnået på afdelingens længste obligationer. Som følge af interessen for realkreditobligationer var det derfor de lange 20- og 30- årige realkreditobligationer med kuponrenter på 2 pct. og derunder, som gav de højeste afkast. 19/21

20 Kursværdier Danske Capital SEB Invest Nykredit Port. Nominel beholdning (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31.dec Indre værdi (Kurs) 31.dec ,46 116, ,84 118, ,96 121,08 Værdiudvikling hele ,80 %- point +3,04 %- point +2,63 %- point Værdiudvikling hele ,60 %- point +3,81 %- point +4,68 %- point Indskud i investeringsforeningerne skal betragtes som en langsigtet investering. I vedlagte bilag ses likviditetsoversigten for Den primære årsag til, at der i perioder er store udsving skyldes, at afdelingerne tilsammen, hvert kvartal, skal betale relativt høje terminsydelser samt halvårlige ejendomsskatter. Ydermere holdes likviditeten omkring nul pga. negativ forrentning af indestående i banken. Bilag 17: Likviditetsoversigt for 2017 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 21. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden Bilag 18: Statistik over beboerklagenævnssager Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20/21

21 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 22. Kommende møder Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 13. juni 2018 kl Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 25. oktober 2018 kl Repræsentantskabsmøde onsdag den 14. november 2018 kl Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsesmødet den 13. juni 2018 aflyses. Formand og kasserer indkalder i stedet til et eventuelt bestyrelsesarrangement. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 23. Eventuelt Intet 24. fra mødet fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. Intet 21/21