Dagsorden. #JobInfo Criteria=KABside1# Avedøre Boligselskab Møde den 14. december 2011 Udsendt den 1. december Indholdsfortegnelse

Transkript

1 Dagsorden Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 14. december 2011, kl i, Store Hus, selskabslokalerne, Sadelmagerporten 2, kælderen, Hvidovre Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden for bestyrelsen Referat fra organisationsbestyrelsesmøde afholdt den 26. september Revisionsprotokol... 3 Sager til beslutning Afdeling 3504 Avedøre Stationsby Nord nyt budget for Fællesventelisten Bolignøglen til familieboliger i KAB Analyse af afdelingernes og boligorganisationens økonomi... 5 Sager til orientering Tilbud på udvidet resultatopgørelse for afdeling Tilbagebetaling af honorar for manglende Ressourceadministrationsrapporter i Næste møde /8

2 Bilag 1: Forretningsorden for bestyrelsen... 3 Bilag 2: Budget 2012 for afdeling 3504 Avedøre Stationsby Nord... 4 Bilag 3: Råbalance Store Hus... 6 Bilag 4: Resultatopgørelse Store Hus /8

3 1. Forretningsorden for bestyrelsen Der er ikke foretaget ændringer i forretningsordenen siden den 27. maj Bilag 1: Forretningsorden for bestyrelsen 2. Referat fra organisationsbestyrelsesmøde afholdt den 26. september 2011 Referat af organisationsbestyrelsesmødet afholdt den 26. september 2011 er udsendt den 13. oktober Det indstilles, at referatet godkendes og efterfølgende underskrives af formanden. 3. Revisionsprotokol Der har ikke været indføjelser i revisionsprotokollen siden bestyrelsesmødet den 30. maj Sager til beslutning 4. Afdeling 3504 Avedøre Stationsby Nord nyt budget for 2012 Afdelingsbestyrelsen har godkendt en første udgave af budget 2012 den 8. august Budgettet udviste en merudgift på kr. svarende til en huslejestigning pr. 1. januar 2012 på 6,97 %. Budgettet blev forelagt afdelingsmødet til godkendelse den 19. september Afdelingsmødet besluttede ikke at godkende budgettet med den begrundelse, at huslejeniveauet vurderes at være for højt, og at der ikke ønskes yderligere lejestigninger. På mødet den 26. september 2011 godkendte bestyrelsen budget for afdelingen med den bemærkning, at afdelingsbestyrelsen og ejendomskontoret i fremtiden bør yde en særlig pædagogisk indsats overfor beboerne i forhold til den fremtidige økonomiske udvikling i afdelingen. Bestyrelsen godkendte endvidere, at budgettet fremsendes til kommunens behandling, og at lejeforhøjelsen varsles under forudsætning af kommunens godkendelse af budget for /8

4 Såvel afdelingsbestyrelse som Hvidovre Kommune har efterfølgende meddelt KAB at have modtaget en protestskrivelse med underskriftsindsamling fra 354 lejemål i afdelingen mod den varslede lejestigning. Afdelingsbestyrelsen og ejendomskontoret har på den baggrund besluttet at bearbejde budget 2012 på ny. Afdelingsbestyrelsen har den 14. november 2011 godkendt et nyt reduceret budget for Den kommunale sagsbehandling vedrørende første udgave af budget 2012 er aftalt sat midlertidigt i bero. Det nye budget for 2012 udviser en merudgift på kr. svarende til en huslejestigning pr. 1. januar 2012 på 4,75 % og en ny gennemsnitlig leje på 901,12 kr. pr. m2 år for familieboliger. Budget 2012 i sammendragsform vedlægges som bilag. Afdelingsbestyrelsen har indkaldt til et ekstraordinært afdelingsmøde den 12. december 2011, hvor nyt budget for 2012 forelægges til godkendelse. Bilag 2: Budget 2012 for afdeling 3504 Avedøre Stationsby Nord Det indstilles at bestyrelsen godkender budget 2012 for afdelingen under forudsætning af afdelingsmødets godkendelse den 12. december Fællesventelisten Bolignøglen til familieboliger i KAB Den ny fællesventeliste til familieboliger for hele KAB-fællesskabet træder i kraft den 1. januar Denne nye fællesventeliste, som har fået navnet Bolignøglen, er sidste store skridt i sammenlægningen af AKB og KAB. Som deltager i fællesventelisten vil boligorganisationen opnå fordelene ved en samlet markedsføring af boliger. Samtidig har boligorganisationen mulighed for at vælge supplerende individuel markedsføring. Individuel markedsføring er en tillægsydelse efter medgået tid. KAB s bestyrelse godkendte i foråret 2010 strukturen i fællesventelisten. Den 11. maj 2011 blev fællesventelisten præsenteret for formænd og næstformænd i boligorganisationerne. 4/8

5 Fællesventelisten er præsenteret for bestyrelsen på mødet den 30. maj Her besluttede bestyrelsen, at sagen først skal drøftes internt i afdelingerne, og at bestyrelsens beslutning om eventuel tilslutning til fællesventelisten afventer et senere bestyrelsesmøde i Der er afholdt fællesmøde for afdelingerne den 24. oktober 2011, hvor fællesventelisten på ny blev præsenteret og drøftet. Det anbefales, at boligorganisationen tilslutter sig KAB-fællesskabets nye samlede fællesventeliste nu, og således kan være med ved ikrafttræden den 1. januar I modsat fald vil en tilslutning tidligst kunne ske pr. 1. januar Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om eventuel tilslutning til fællesventelisten pr. 1. januar Analyse af afdelingernes og boligorganisationens økonomi Afdelingsbestyrelsen for afdeling Syd havde til bestyrelsesmødet den 26. september 2011 fremsat forslag om, at KAB eller anden kompetent ekstern leverandør skal udfærdige en analyse af både afdelingernes og boligorganisationens økonomi over for eksempel en 30 årig periode, eller frem til Denne analyse skal kunne sammenholdes med de økonomiske konsekvenser af tilbagekøbsklausulen. Analysen skal blandt andet omfatte omprioriteringer, henlæggelser og organisationens dispositionsfond. Bestyrelsen godkendte, at KAB udarbejder en analyse af organisationens og afdelingernes økonomi, herunder henlæggelsesniveau og lejeniveau (i nøgletal) samt oversigt over dispositionsfondens udvikling herunder udamortiserede lån. Analyseopgavens omfang, og betalingen herfor, er ikke tidligere beskrevet præcist. KAB s forslag hertil beskrives efterfølgende. En analyse af afdelingernes og boligorganisationens økonomi bør opdeles i to analyser: en analyse, der viser udviklingen i dispositionsfonden og en analyse, der fremskriver organisationens og afdelingernes økonomi. Udviklingen i dispositionsfonden opgøres på baggrund af en gennemgang af samtlige lån i afdelingerne. Det er nødvendigt for at kunne vurdere, hvornår og med hvor store indbetalinger de udamortiserede lån vil bidrage til dispositionsfonden i perioden frem til Denne opgørelse vil kunne udarbejdes præcist for så vidt angår indbetalinger til dispositionsfonden. Endvidere skal der tages hensyn til udviklingen i lejetab på baggrund af hidtidige erfaringer. 5/8

6 Udviklingen i organisationens og afdelingernes økonomi frem til 2045 vil i højere grad bygge på en del forudsætninger, og dermed er resultatet mere usikkert. Udgangspunktet for analysen vil være de nuværende 16-års drifts- og vedligeholdelsesplaner, den nuværende økonomi og forudsætninger omkring pris- og lønudvikling på en række områder i perioden. Herunder også udviklingen i afdelingernes ekstraordinære udgifter (afviklingen af låneydelser) og afviklingen i forskellige støtteordninger. Det vurderes, at tidsforbruget for hver af opgaverne vil svare til 3 arbejdsdage eller 22,5 timer. Da der er tale om komplicerede analyser, forventes prisen at være 1.161,25 kr. pr. time eller kr. inkl. moms pr. analyse. Den endelige afregning vil ske på baggrund af den faktisk forbrugte tid. Det indstilles, at bestyrelsen endeligt godkender analyseopgavens omfang, og betaling herfor, og at KAB på den baggrund udarbejder analysen. Sager til orientering 7. Tilbud på udvidet resultatopgørelse for afdeling På bestyrelsesmødet den 30. maj 2011 blev det under behandling af dagsordenens punkt 5 Regnskab 2010 aftalt, at KAB udarbejder tilbud på levering af en udvidet resultatopgørelse for afdelingsdriftsregnskabet, således at forrige års regnskabstal medtages til orientering. Tilbud er nu udarbejdet, og de to muligheder for en udvidet resultatopgørelse forelægges til orientering for bestyrelsen. Der vedlægges som bilag et eksempel på en bearbejdet resultatopgørelse og en systemudskrift (råbalance). Systemudskrift (råbalance) kan umiddelbart udskrives, og dette uden omkostninger for afdelingen. Den bearbejdede resultatopgørelse - lig normal-regnskabet vil kunne tilkøbes af afdelingen efter ønske til en pris á kr. inkl. moms (4 timer á 932,50 kr.). Såfremt der måtte ønskes en revisorpåtegning må der herudover forventes et ekstra revisionshonorar. Bilag 3: Råbalance Store Hus Bilag 4: Resultatopgørelse Store Hus Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 6/8

7 8. Tilbagebetaling af honorar for manglende Ressourceadministrationsrapporter i 2011 Energiområdet i KAB har desværre ikke været i stand til at levere Månedsrapporter for 1. halvår af 2011, og Område- og Fokusrapporter forventes ikke i drift før den 31. december De boligorganisationer, der tidligere har fået disse ydelser leveret, er løbende opkrævet betaling for Månedsrapporterne i 2011, selvom ydelserne ikke har været leveret fuldt ud. Der er ikke opkrævet honorar for Fokus- og Områderapporter i KAB tilbagebetaler derfor honorarer for de måneder, hvor ydelserne ikke er leveret fuldt ud. Det vil sige, at det opkrævede honorar for Månedsrapporterne for januar-juni 2011 refunderes 100 %. KAB s leverance af Ressourceadministrationsrapporter er betinget af, at målerdata modtages fra afdelingerne. Modtages dette ikke kan KAB ikke danne og udsende rapporterne. Derfor refunderes der ikke til de få afdelinger, hvor KAB ikke har modtaget målerdata. Baggrund AKB s ressourceadministrationssystem, Energisten, kan ikke IT-understøttes længere. Derfor blev Energisten fra den 1. januar 2011 integreret i KAB s ressourceadministrationssystem i KABAS, hvorefter målerdata for 2011 kun forelå i KABAS. Det var på konverteringstidspunktet forventningen, at der kunne udsendes Månedsrapporter, Område- og -Fokusrapporter fra begyndelsen af Men efter den maskinelle konvertering af data har det vist sig at være en langt større opgave end forventet at kontrollere og sikre korrekte data samt rette systemet for fejl. Efter sommerferien 2011 er det lykkedes at få de første Månedsrapporter med data for juli måned sendt ud til boligorganisationerne. Månedsrapporterne med data for august er ligeledes sendt ud, så vi nu er i normal drift med Månedsrapporterne. Der arbejdes fortsat med at blive i stand til at levere Område- og Fokus-rapporter. Dette arbejde forventes klar den 31. december Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 9. Næste møde Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 30. maj 2012, kl samt Repræsentantskabsmøde torsdag den 31. maj 2012, kl /8

8 Begge møder afholdes i Avedøre Stationsby Syds selskabslokaler, Trædrejerporten 4, Hvidovre. 8/8