Dagsorden: Observatør Søren Larsen. Observatør Anne Marie Pedersen. Ejendomsmester Egon Sørensen. Fra Domea, driftschef Preben Lundgreen.

Transkript

1 Morsø Ældreboligselskab Referat af ordinært organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 7. juni 2012 kl , i stillestuen, Refshammersvej 1, 7900 Nykøbing Mors. Dagsorden: 1 Godkendelse af referat Morsø Ældreboligselskab Orientering fra formanden Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer Godkendelse af årsregnskab Godkendelse af revisionsprotokol Godkendelse af budgetter Dækning af underskud Mulighed for overgang til anden revisor Styringsrapport Bestyrelseshonorar Udpegning af medlemmer til Domeas repræsentantskab Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Forvaltningsrevision årlig opfølgning Udlejningsforhold Digitale syn Nybyggeri Boligselskabets afdelinger Orientering fra afdelingerne Renovering Mødeplanlægning Eventuelt... 8 I mødet deltog fra organisationsbestyrelsen og repræsentantskabet: Anton Toft, formand Kirsten Dueholm, næstformand Niels Kristian Kristiansen Bent Andersen Johanne K. Christensen Peter Therkildsen Mogens Hansen Suppleant Helga Roesen Observatør Søren Larsen. Observatør Anne Marie Pedersen. Ejendomsmester Egon Sørensen. Fra Domea, driftschef Preben Lundgreen. Afbud fra Peter Therkildsen

2 1 Godkendelse af referat Domea havde ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 19. oktober Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Godkendt som indstillet. 2 Morsø Ældreboligselskab 2.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Anton Toft havde deltaget i det årlige beboermøde i afdeling og det havde været en positiv oplevelse, da der var stor tilfredshed med pasning af afdelingen og det at bo i afdelingen. Dog var der lidt undren over, at de gamle tagsten ikke kunne genbruges og det blev besluttet, at der skulle lægges nyt tagpap på. Baggrunden for denne beslutning var, at de gamle tagsten ikke fås længere, og der var problemer med at skaffe sten, hvis der var skader på tagene. Derfor blev det valgt, at man lagde tagpap på i stedet for de gamle teglsten. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.2 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Der var en meget kort orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.3 Godkendelse af årsregnskab Årsregnskab for selskab og afdelinger for regnskabsåret var fremsendt inden mødet. Boligorganisationens årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet. Referat: Preben Lundgreen gennemgik årsregnskabet for boligorganisationen og afdelingerne. Bestyrelsen godkendte regnskaberne. de 2 af 8

3 2.4 Godkendelse af revisionsprotokol Revisionsprotokol var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen. Referat: Preben Lundgreen gennemgik revisionsprotokollatet. Bestyrelsen godkendte protokollen. 2.5 Godkendelse af budgetter Budgetter for selskab og afdelinger for var fremsendt inden mødet. Der fremsendes endvidere, sammen med regnskabsmaterialet, en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond og arbejdskapital. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetterne. Referat: Preben Lundgreen gennemgik budgetterne for boligorganisationen og afdelingerne. Der var en kort drøftelse af huslejestigningen i afdeling , som var på 0, 9 %. Det var den laveste stigning i mange år. Der var spørgsmål til, hvorfor der ikke var en huslejestigning i afdeling Det blev forklaret, at afdelingen, som tidligere nævnt havde givet et overskud, og at man havde valgt at øge henlæggelserne frem for at nedsætte huslejen, for at imødekomme fremtidige forbedringsarbejder. Bestyrelsen godkendte budgetterne. 2.6 Dækning af underskud. Bestyrelsen skal beslutte at dække underskud i afdeling Det indstilles, at bestyrelsen godkender at dække underskuddet. Referat: Bestyrelsen besluttede at dække underskuddet i afdeling På nuværende tidspunkt var underskuddet cirka kr. og det budgetteres til at skulle afvikles over de næste 10 år. Underskuddet på kr. bliver dækket af selskabets henlæggelser. 2.7 Mulighed for overgang til anden revisor. Punktet blev drøftet på sidste bestyrelsesmøde, og det blev besluttet at Preben arbejdede videre med sagen. Preben har undersøgt det, og der er p.t. ikke andre afdelinger som er interesseret i at skifte. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om de fortsat ønsker at skifte revisor. Referat: Efter en kort drøftelse blev det aftalt, at der ikke skulle arbejdes videre med at skifte til anden revisor, da Domea havde revisor-ydelsen ude i udbud cirka hvert femte år. de 3 af 8

4 Anton Toft mente, at det var sundt, at der en gang imellem blev kigget på porteføljen, for at se om det kunne gøres bedre eller billigere. Det blev besluttet at beholde BDO. 2.8 Styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapport for boligorganisation og afdeling var fremsendt med regnskabsmaterialet. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Bestyrelsen skal endvidere træffe beslutning om hvem der skal deltage i dialogmøderne med kommunen. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne samt beslutter hvem der deltager i dialogmøderne med kommunen. Referat: Styringsrapporterne blev gennemgået og tilpasset med enkelte ændringer, hvorefter de blev godkendt af bestyrelsen. Det blev besluttet, at formanden Anton Toft skulle deltage i dialogmøderne med kommunen. Der var spørgsmål til formålet med styringsrapporterne. Preben oplyste, at styringsrapporterne blev brugt i forbindelse med de årlige dialogmøder med kommunen, hvor man blandt andet drøftede de ting, der fremgik af rapporterne. Det var derfor vigtigt, at rapporterne var ajourført. 2.9 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2010 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 71,49 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 42,89 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at der ikke udbetales honorar. Det indstilles til bestyrelsen at besluttet, om der skal udbetales honorar. Referat: Bestyrelsen besluttede, at der ikke udbetales bestyrelseshonorar. Men ejendomsmester Egon Sørensen skulle sørge for at købe en julekurv til bestyrelsesmedlemmerne Udpegning af medlemmer til Domeas repræsentantskab 2013 De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt.en deltagende repræsentant fra boligorganisationen de 4 af 8

5 kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet kan vælge en repræsentant. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. P.t. er formanden udpeget. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger en repræsentant for 1 år. Referat: Anton Toft blev valgt Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alt efter mødets karakter kan det herudover aftales i den enkelte region, at andre medlemmer af organisations- og/eller afdelingsbestyrelser kan deltage uden stemmeret. Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 2 deltagere til Domeas regionsmøder. Referat: Anton Toft blev valgt Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Referat: Preben Lundgreen gennemgik forvaltningsrevisionen, som blev godkendt Udlejningsforhold Der foreligger ingen venteliste. Kommunen betaler for tomgangsperioder. Følgende lejemål betales af kommunen: Sejersvej 19 C-F samt Skovparken 101, 111, 201, 207, 209, 211, 212 (ungdomsboliger, hvor gymnasiet har al udlejningen). For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. de 5 af 8

6 Afdeling Rum Antal boliger Aktive på liste I bero på liste I alt på liste 133/01 ældreboliger Nul personer på venteliste indikerer, at der enten er tale om 100 % kommunal anvisning eller anden særlig anvisning. Fraflytningsstatistik for perioden til for afdelingen var vedlagt til orientering. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Orienteringen blev taget til efterretning Digitale syn Når en lejlighed fraflyttes starter en proces omkring fraflytningssyn. En proces der involverer mange medarbejdere og leverandører. Det kan gøre det både tidskrævende og dyrt, at en beboer finder et nyt hjem. En fraflytning kan effektiviseres, økonomiseres og gøres sikrere med digitalisering, og derfor har Domeas bestyrelse besluttet at tage det endelig skridt og introducere en it-løsning for flyttesyn blandt Domeas kunder. Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på 1-3 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på %. Derfor har Domea gennemført et udbud på et system til digitalisering af flyttesyn og dette har resulteret i en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter. Aftalens indhold: Digitalisering med henblik på drifts- og procesoptimering samt økonomiske besparelser Journalisering af eksisterende tegningsmateriale og dokumentation Registrering af lejemål Digitalisering af lejemål og bygninger Udbud med henblik på rammeaftaler med entreprenører Udlejningsmateriale til hjemmesider Priser: Der er 2 forskellige priser alt efter hvor detaljeret man ønsker sin digitalisering skal være. de 6 af 8

7 Princip 1.a.0 er en typemodellering, hvor de forskellige typer lejemål i ejendommen registreres og opmåles. Pris kr. 689,00 inkl. moms pr. boligenhed. Princip 1.b.0 er en modellering af hele bebyggelsen med individualisering af hver eneste lejemål. Pris kr ,00 inkl. moms pr. boligenhed. I begge modeller gælder det er såfremt der efterfølgende sker ændringer, f.eks. i forbindelse med råderetssager vil det koste kr ,- pr. ændring. Udover engangsomkostningen pr. boligenhed skal der indkøbes IT-hardware (Ipad, printer og link) til ca. kr ,- pr. ejendomskontor der skal foretage flyttesyn. Hertil vil der kommer en programserviceaftale på kr. 70,- pr. måned pr. bruger. Boligenheder Det er muligt at købe systemet til hele boligorganisationen, men også at fravælge enkelte afdelinger med fx servicearealer, institutioner eller rene erhvervslejemål. Finansieringsmuligheder. Der er 2 forskellige modeller som kan anvendes til finansiering af udgifterne. Model 1 Organisationen betaler omkostningerne via Dispositionsfonden / arbejdskapitalen. Omkostningen til system kan afholdes af dispositionsfonden, mens arbejdskapitalen skal dække omkostningen til indkøb af hardware, da det ikke er muligt at benytte dispositionsfondens midler til sådanne indkøb. Model 2 Hver enkelt afdeling betaler for sin andel. Konto anvendes. Det indstilles, at bestyrelsen godkender indkøbet af system til digitale syn med tilhørende hardware. Ved beslutning herom angives desuden: Valg af princip: 1.a.o Typemodellering 1.b.o Alle lejemål registreres Valg af omfattede afdelinger: Alle afdelinger omfattet Følgende afdelinger skal ikke være omfattet. Såfremt der vælges en kombination af principper til afdelingerne, beskrives dette nærmere i referat af mødet. de 7 af 8

8 Valg af finansieringsmodel: Model 1 Dispositionsfond / arbejdskapital Model 2 - Afdelingsbetaling Referat: Der var på nuværende tidspunkt ingen interesse i brugen af digitalt syn, da det ikke er aktuelt i Morsø Ældreboligselskab. Det blev besluttet, at punktet skulle tages op på næste års organisationsbestyrelsesmøde. 3 Nybyggeri Referat: Der var ikke noget til dette punkt. 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Orientering fra afdelingerne Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Der var glæde og tilfredshed med pasningen af afdeling Renovering Referat: Der har i efteråret været en renovering af køkkendelen i afdeling Denne renovering var fortrinsvis betalt af Morsø Kommune med tilskud fra afdeling Mødeplanlægning Næste møde aftales på mødet. Referat: Næste møde blev aftalt til den 18. oktober 2012 kl Eventuelt Referat: Da der ikke forelå flere sager til behandling, blev mødet hævet. Domea Boligcenter Hjørring, den 19. juni 2012 Jane Frandsen/Trine Bomholt/Preben Lundgreen de 8 af 8