Tips og tricks i Cicero LMS af Bent Sejersen, IKT Digital, Aarhus og Leif Vindbjærg Nielsen, PLC Pædagogik & Læring, Vejle

Transkript

1 Tips og tricks i Cicero LMS af Bent Sejersen, IKT Digital, Aarhus og Leif Vindbjærg Nielsen, PLC Pædagogik & Læring, Vejle KOMBIT opfordrede os til at lave et oplæg om Tips og tricks i Cicero til de to PLC-netværksmøder i Slagelse og Vejle i januar måned. Vi har valgt de tips og tricks som vi synes kan gøre livet med Cicero lettere. Nogle tips og tricks kender I måske i forvejen, men andre er forhåbentlig nye. Vi har fået positiv respons efter møderne, så vi håber at andre også kan gøre bruge af vores tips og tricks. Navigation/genvejstaster Et stort ønske har været flere genvejstaster pga. de mange museklik. Vi har udvalgt nogle som vi synes giver god mening at man lærer at bruge. Det afhænger selvfølgelig af hvilke arbejdsopgaver man sidder med til daglig. Lær evt. 4-5 genveje til de arbejdsområder man bruger mest. Ctrl+F1 folder F erne sammen/ud igen. En stor fordel hvis man sidder med en lille skærm Esc - den hurtige vej til at nulstille siden CTRL + ALT + h en nem måde at skifte filial på. Kan med fordel bruges hvis man sidder med central modtagelse af materialer til skolerne. CTRL + Enter kan bl.a. bruges til afslut udlån, afslut aflevering, send ordre Ctrl+H søgehistorik. Den folder søgehistorik ud med samme historik i F2 og F3, så hvis man har søgt på noget i F2 og gerne vil finde det i F3 ligger det i søgehistorikken CTRL + SHIFT + n (trækker materiale over i F2 - søg materiale) CTRL + SHIFT + a (trækker materiale over i aflevering) De to sidstnævnte kan f.eks. bruges til at trække materiale fra en lånerstatus over i materialesøgning eller i aflevering, hvis en låner mener et materiale er afleveret. Hvis man laver en mouse-over på en knap vil genvejstasterne blive vist, hvis der er en genvej. Hele oversigten over genvejstaster kan findes på under Generelle vejledninger.

2 Simpel søgning F2 og F3 fane Søgning radioknap Søg bibliografisk post Hvis man synes CQL-søgning er lidt besværligt kan man med fordel bruge den simple søgning, som gemmer sig bag den lille pil ved siden af Nulstil. Beholdnings/hylderevision Man kan trække en liste over materialer som er anskaffet i en bestemt periode og som ikke har været lånt ud i en periode. Listen indeholder kun bøger som har status hjemme, så den kan bruges til at revidere hylderne med og/eller vurdere om et materiale skal kasseres på grund af manglende udlån. F2 fane Søgning radioknap Søg materiale Vælg afdeling og eventuelt opstilling Vælg en dato i Anskaffelse fra Vælg en dato i Anskaffelse til Vælg en dato i Ikke udlånt fra Se nedenstående eksempel fra Kommunal Fællessamling i Vejle. Materialerne er anskaffet i perioden mellem og og har ikke været udlånt siden Der er 609 materialer som er 14 år gamle og ikke har været lånt ud i 6 år, så der er basis for en vurdering om de skal kasseres. Alle 609 materialer på listen bør være på hylden. Hvis det ikke er tilfældet kasserer man materialet.

3 Udskrivning af alle eller flere klasser på én gang: Det har tidligere været lidt besværligt at få skrevet klasselister ud. Det skulle gøres én klasse af gangen og nogle gange blev navn og stregkode delt på to ark, men det er nu blevet meget lettere. I F2 fane Låner feltet lånergrupper Søg skolen og lånergruppen Elever frem For at vælge alle klasser: Marker første klasse hold shift nede marker sidste klasse tilføj og søg frem For at vælge enkelte klasser: Marker første ønskede klasse - hold Ctrl nede og marker de andre ønskede klasser tilføj og søg frem Vær sikker på at alle elever er på listen - se om antallet er det samme i Viser x ud af x resultater. Det er ikke nødvendigt at sortere eleverne alfabetisk/klassevis. Print og eksporter > vælg print viste OBS - har man valgt en A4 printer i F6 får man ikke en printer pop-up så man kan vælge at lave stående print som giver det bedste resultat. OBS der kan komme et print med en liste UDGÅET når man printer fra lånergruppen Elever. Den liste kan smides ud, da det drejer sig om skoler hvor eleverne tidligere har gået. Det må ikke forveksles med skolens egen lånergruppe Udgået. Hvem har bøgerne? (taskebøger/klassesæt) Hvis man har taskebøger/klassesæt og gerne vil have en oversigt over hvem der har lånt materialerne/mangler at aflevere er det pt. ikke muligt at printe fra oversigten. For at få lavet/printet en liste kan man bruge et klippeværktøj. Søg posten i F2 fane Søgning radioknap Søg bibliografisk post Åben posten fane Materialer

4 Sorter på afleveringsdato Tryk herefter Windowstast+Shift+s Skærmen bliver herefter hvid med en kryds-markør Marker det område man ønsker klippet og sæt ind i et word-dokument med Ctrl+v. Her er der klippet de sidste to lånere fra den fremsøgte liste: Klippeværktøjet kan også bruges til at klippe tekst fra f.eks. hjemmesider og sætte ind i et andet dokument Alternativt kan man bruge det indbyggede klippeværktøj i Windows. Søg på klippe i luppen marker og fastgør klippeværktøjet til proceslinjen. Når man har et skærmbillede man ønsker at klippe noget fra, klik på klippeværktøjet på proceslinjen vælg ny og marker det du ønsker.

5 Materialevalgslister Det er muligt at kopiere lister til alle skoler. Du får mulighed for at vælge hvilke skole du vil kopiere til Mouse over hen over kommentarer Sorter på DK5 Ønskes flere sorteringer på listerne stil mus i felt shift + markér Sæt kundenummer og filial på listen så trækkes det med over i bestillingen. Hvis konto er sat på kundenummer følger det også med (F7 leverandør aftaler) Genbestilling af taskebøger/klassesæt Søg en liste med skolens taskebøger eller klassesæt, som kan bruges til genbestilling. F3 fane Søgning radioknap Søg bibliografisk post. I CQL-søgningen kan man f.eks. sætte udgivet efter f.eks. år>2012 og i placering findes den ønskede placering (skole/afdeling/opstilling) Man kan også vælge at bruge simpel søgning for at sætte flere parametre dog skal man stadig søge i placering for at vælge f.eks. taskebøger

6 I nedenstående eksempel er der fremsøgt taskebøger på Egtved skole udgivet efter 2012 Opret en liste genbestil taskebøger Marker dem man ønsker at genbestille Tilføj til materialevalgsliste og bestil Man kan eventuelt lave en kopi og bestille fra kopien Så ligger listen der næste gang der skal bestilles man kan evt. supplere ved nyanskaffelser. Hvis man vælger at lave en kopi skal man dog være opmærksom på at der kan komme til at ligge en del lister under Materialevalg

7 Registrering af årbøger enkelteksemplarer f.eks. Guinness rekordbog Hos supporten hos Systematic har de haft en del henvendelser på registrering af årbøger. Når man søger årbøger for at registrere disse kommer man ikke ind på det sædvanlige registreringsbillede i accessionen og det kan være det der skaber problemet. Søg materialet frem på isbn - åben post fane 3 Eksemplarer opret særnummer (Ctrl+plus) Udfyld placeringsoplysninger og enten nummer/volumen/år (kommer på label) Ving evt. af i print labels og opret

8 Redigere opfyldte bookinger Man kan bl.a. forlænge bookinger og lægge en note ind på opfyldte bookinger. Den vigtigste er nok at man nu kan forlænge en booking. I F4 fane Bookinger. Fremsøg den opfyldte booking Åben bookingen Vælg ny til-dato i kalenderen hvis materialet er ledigt Husk at gemme OBS - Afleveringsdatoen på materialerne bliver automatisk forlænget ved forlængelse af bookingen Materialepriser på udlånslister F5 fane Udlån Tidligere Dantek-brugere har materialer med pris 0,00 kr. i posten, dvs. i F5 står der 0,00 Uden økonomiintegration ingen pris = standardpriser Aarhus har lavet en skabelon, som sætter en standardpris ind, hvis prisen er 0,00 kr. Skabelonen sættes ind i Printskabelon for udlånsliste F7 fane Serveropsætning radioknap Serveropsætning søg på udlånsliste. Kontakt Bent for at få skabelonen. Standardpriser Standardpriser bliver sat i F7 og kan kun sættes af systemadministratorer. Prisen slår igennem i listerne fra F5 Udlån.

9 Rettigheder F6 fane Lånere radioknap Rediger lånere fane Filialrettigheder Her er der mulighed for at sætte rettigheder for, hvem der må Låne Reservere Booke på de forskellige skoler. Udlånsperiode F6 > Materialegruppe Man kan lave nogle specifikke materialegrupper til de enkelte skoler, hvis de har ønsker om en speciel udlånsperiode Sletning af opstillinger/delopstillinger som ikke er i brug I F6 fane Placeringer Find den ønskede placering (afdeling/opstilling/delopstilling) og åbn og slet Kan placeringen ikke slettes kan der være materialer som er registreret med placeringen Søg på placeringen i F2 søg materiale. Søg også i status bortkommet og kasseret Alle fremsøgte materialer skal redigeres. Det vil sige at placeringen skal slettes eller ændres Hvis alle søgninger er foretaget og placeringer ændret/slettet og man stadig ikke kan slette placeringen i F6 skal man kontakte supporten hos Systematic. Der kan ligge en ordre med placeringen og de er lidt besværlige at søge frem. Anonymisering af lånere i agency I F7 fane Rettigheder Brugere - kan man indstille hvilke lånere brugeren skal have adgang til at se i systemet. Det har været et ønske fra skolerne at man ikke kan se hinandens lånere. Hvis man aktiverer anonymiseringen skal man dog være opmærksom på at man på den enkelte skole ikke længere kan se elever i lånergruppe UDGÅET, hvis de er flyttet til en anden skole. Hvad der vægter højest er en afvejning man må gøre lokalt. Der er indsendt et ændringsønske om at man fortsat på den enkelte skole har adgang til at se elevers navne i lånergruppe UDGÅET selv om de er flyttet til en anden skole.

10 Faner kan blændes af Det er muligt at fjerne faner som ikke bliver brugt i PLC-sammenhænge eller som skolerne eventuelt ikke skal have adgang til. F.eks. Bogen kommer og Fjernlån og Ruter. I F7 fane Rettigheder - radioknap Roller Man skal åbne den enkelte rolle - fane Adgang Her kan man under F1, F2 osv. vælge, hvilke faner rollen skal se Har man flere roller skal alle roller stå ens Man kan f.eks. lave en rolle til IT-support, så de kun har adgang til F6 Man kan også lave en rolle til Selvbetjeningsklienten og f.eks. fjerne Aflevering så eleverne kun kan låne og få lånerstatus.

11 Lidt blandet for systemadministrator/superbruger For kommuner med fællesamlinger. Der er ændringsforslag på vej, som tager hensyn til køreruter og lukkedage i forhold til bookinger. Det er derfor vigtigt at disse er indtastet i henholdsvis F6 fane Ruter og F7 - fane Filialer fane Lukkedage (på den enkelte skole) F7 fane Filialer fane Reservationsregler (på den enkelte skole). Vær OBS at ikke alle skoler er aktiveret, men kun den enkelte skole, hvis man kun må reservere i egen samling Vores opfordring er at man laver en bruger med rollen Selvbetjening som KUN har adgang til selvbetjening. Alle brugere med adgang til LMS, bør ikke (sikkerhedsmæssigt) kunne bruge F12 direkte fra LMS. Selvbetjeningen kan køre i 168 timer hvis Pc en ikke slukkes. Husk at genstarte én gang hver uge, så den bliver opdateret f.eks. en fast dag man er på PLC. Nogen gange forsvinder DK- i login-billedet. Det kan være en simpel forklaring, hvis folk ringer og ikke kan logge ind Bent og jeg har forskelligt udgangspunkt og bruger ikke selv alle de foreslåede tips, tricks og indstillinger. Det afhænger jo meget af arbejdsgangene i den enkelte kommune/på det enkelte PLC, så brug det der giver mening hos jer. Vi kan kun anbefale at man tilmelder sig nyhedsbrevene fra Systematic og KOMBIT, så man får nyheder om releases m.m. Desuden kan det være givtigt at være medlem af diverse Facebook-grupper, hvor man ofte ret hurtigt kan få svar på et problem man sidder med. Er der spørgsmål, så skriv til os: Leif leifn@vejle.dk eller Bent bsej@aarhus.dk