Uanmeldt tilsynsrapport 2013 Botilbuddet Grundtvigsvej N.F.S. Grundtvigsvej Viborg

Transkript

1 Disposition Konklusion, forslag, anbefalinger og påbud, side 1 Formalia, side 2 Indledning, side 3 Den generelle faglige indsats, side 3 o Kerneydelse, Skriftlig dokumentation, Magtanvendelse og håndtering af klager, Beboeren, Beboerøkonomi, Beboerinterview og Samarbejde eksternt. De fysiske og sundhedsmæssige rammer, side 6 o Hygiejne og sikkerhed, Medicinadministration, Kost/motion og Rygning, alkohol og stofmisbrug. Organisation og medarbejderforhold, side 6 o Organisation, Ledelsesstruktur, Medarbejdersammensætning, Faglig udvikling, Arbejdsmiljø og samarbejde internt. Tilbudsportalen, side 9 Opfølgning på opmærksomhedspunkter fra sidste tilsyn, side 9 Konklusion, forslag, anbefalinger og påbud Tilsynsenheden i Job & Velfærd, Viborg Kommune anvender fem graduerede vurderingsterminologier i den samlede bedømmelse af tilbuddene. De fem graduerede vurderingsterminologier er: Meget tilfredsstillende, Tilfredsstillende, Neutralt, Mindre tilfredsstillende og Ikke tilfredsstillende. Det samlede indtryk af det uanmeldte tilsyn på Grundtvigsvej var tilfredsstillende. Denne tilsynsrapport er en konklusion på interviewene, indtrykkene under besøget samt gennemgang af det skriftlige dokumentationsmateriale. Tilsynsrapporten giver et øjebliksbillede af tilbuddet i det tidsrum, hvor den tilsynsførende effektuerede tilsynet. Tilsynets samlede indtryk af det pædagogiske og omsorgsmæssige arbejde og den generelle faglige indsats er, at Grundtvigsvej er et velfungerende botilbud. Det var tilsynets indtryk, at botilbuddet efterlever de oplysninger der står om Grundtvigsvej på Viborg Kommunes hjemmeside samt i tilbuddets servicedeklaration, bortset fra den manglende systematiske udarbejdelse af delhandleplaner og personaledækningen i tilbuddet (kun servicedeklarationen). Flere oplysninger om tilbuddet på Tilbudsportalen stemmer ikke overens med de faktiske forhold i tilbuddet. Der var klarhed over målet med beboernes modtagelse af ydelsen og værdier i indsatsen over for målgruppen. Medarbejderne var etisk og fagligt velfunderede og havde indsigt i målgruppen, dennes behov samt faglige tilgange i arbejdet med målgruppen. Beboernes modtagelse af ydelser tilrettelægges individuelt for den enkelte beboer. Det oplystes at alle beboere havde delhandleplaner, men ved gennemgang af seks beboersager kunne tilsynet konstatere, at beboerne enten ikke havde delhandleplaner eller at delhandleplanerne ikke var revideret/indsatsområderne ikke var evalueret det sidste år. Den øvrige skriftlige dokumentation af det pædagogiske arbejde var i orden. Det var tilsynets indtryk, at der var en høj grad af beboerinddragelse og beboerindflydelse, et godt samarbejde med eksterne samarbejdspartnere og pårørende, samt at beboernes ret til selvbestemmelse blev efterlevet. Tilbuddets arbejdsplan var i orden. De fysiske-, sundheds- og sikkerhedsmæssige rammer var i orden. Der laves risikovurdering af beboere og der tages sikkerhedsmæssige forholdsregler, når der er behov for dette. Botilbuddets administration af beboernes medicin var i orden. Botilbuddet medvirker til administration af en beboers økonomi. Dokumentationen var i orden, men kan forbedres ved at få beboerens underskrift ved modtagelse af udleverede kontantbeløb. Tilbuddet anvender sikker mail i mailkorrespondancen med andre myndigheder. Personfølsomme oplysninger blev opbevaret forsvarligt. Tilbuddet havde udarbejdet skriftlige samtykkeerklæringer med beboerne omkring økonomisk administration, videregivelse af oplysninger, samt adgang til beboernes lejligheder. Tilbuddet havde kendskab til tavshedspligten og lovgivningen vedrørende magtanvendelser. Side 1 af 9

2 Medarbejdernes uddannelsesmæssige baggrunde var i orden. Medarbejderne udtrykte tilfredshed med det interne samarbejde kollegerne i mellem, med afdelingslederen og med arbejdsmiljøet. Afdelingslederen har debriefings- og sparringssamtaler med medarbejder, hvis medarbejders trivsel er påvirket af f.eks. beboers adfærd, hvilket var aktuelt på tilsynstidspunktet. Medarbejderne modtog supervision og havde gode muligheder for sparring og intern faglig udvikling. Medarbejderne havde ønske om at få bedre muligheder for deltagelse i faglige kurser. Tilbuddet havde senest afviklet MUS og APV i Beboerne udtrykte stor tilfredshed med botilbuddet, medarbejderne og støtten. Tilsynet oplevede en behagelig og afslappet stemning i botilbuddet. Tilsynet har følgende forslag, anbefalinger og påbud i forhold til videreudvikling af tilbuddet: Tilsynet påbyder, at botilbuddet snarest får udarbejdet delhandleplaner på de beboere der ikke har delhandleplaner, samt får revideret de delhandleplaner der ikke er revideret/evalueret det sidste år. Tilsynet anbefaler, at beboer skriver under på at have modtaget kontantbeløb fra aflåst kasse. Tilsynet foreslår, at det drøftes med beboers sagsbehandler, om der kan bevilges en 100 merudgiftsbevilling til fastnetlinje, så beboer kan tilkalde hjemmehjælp ved akut behov. Visitation Sundhed afholder udgifter til oprettelse af fastnetlinje, hvormed det er den månedlige abonnementsudgift, der skal søges 100 merudgiftsbevilling til. Tilsynet anbefaler, at det overvejes om de verbale grovheder medarbejder har været udsat for, skal registreres i EASY (er pt. registreret via fraser), eftersom medarbejderen fortsat er påvirket af disse. Tilsynet anbefaler, at tidspunkter for personaledækning i botilbuddet ajourføres i tilbuddets servicedeklaration, når denne skal revideres. Tilsynet påbyder, at botilbuddet sikrer, at oplysninger om tilbuddets kontaktperson, aldersafgrænsning, antal ledige pladser, leder af tilbuddet, antal ansatte og målgruppe opdateres på Tilbudsportalen, så det stemmer overens med de faktiske forhold i tilbuddet. Endvidere kan beskrivelsen af metoder opdateres. Formalia Deltagere i tilsynet: Ledelsen: Afdelingslederen deltog. Medarbejderrepræsentanter: 3 faste medarbejdere og 1 vikar deltog (på skift og sammen). Beboere: 2 beboere deltog. Tilsynet er udført af: Tilsynsenheden i Job & Velfærd, Viborg Kommune ved konsulent Lonni Stadsbjerg Egtved. Program for uanmeldt tilsyn den 23. maj 2013: Kl Interview med medarbejdere og gennemgang af skriftlig dokumentation Kl Interview med medarbejdere og afdelingsleder Kl Besigtigelse af de fysiske rammer Kl Interview med beboere Indledning Det uanmeldte tilsyn blev effektueret torsdag den 23. maj Ved tilsynsbesøget blev beboere, medarbejdere og afdelingsleder interviewet. Tilsynet besigtigede fællesarealerne. Deltagerne i tilsynet blev informeret om formålet med tilsynet og offentliggørelsen af tilsynsrapporten. Det var ikke muligt at lave observationer på samspillet mellem beboere og medarbejdere. Denne tilsynsrapport er en konklusion på interviewene, indtrykkene under besøget, det skriftlige materiale der forelå inden besøget, samt materialer forevist tilsynet på tilsynsbesøget. Tilsynsrapporten har været i høring i botilbuddet og eventuelle faktuelle fejl er blevet tilrettet. Tilsynsrapporten offentliggøres på Tilbudsportalen samt på Viborg Kommunes hjemmeside. Side 2 af 9

3 er beliggende i Viborg by på adressen,. Botilbuddet har en pladsnormering på 16 og på tilsynstidspunktet var der en ledig plads. Botilbuddet Grundtvigsvej er et ikke-døgndækket botilbud for voksne med psykosociale og psykiatriske problemstillinger, som har behov for støtte i egen lejlighed. Tilbuddet drives efter Lov om almene boliger 105, stk. 2 og Servicelovens 83 og 85. Tilbuddets ledelse består af en afdelingsleder og en leder. Den generelle faglige indsats Kerneydelse Medarbejdere og afdelingsleder oplyste, at det overordnede mål med indsatsen i tilbuddet er, at understøtte at beboerne føler sig trygge og har en god hverdag og et godt liv. Det overordnede mål er endvidere at beboerne udvikler ressourcer og kompetencer, så beboerne opnår en højere grad af selvhjulpenhed og selvstændighed. For enkelte beboere er målet udflytning til egen bolig og for andre som minimum at vedligeholde funktionsniveau og evt. kunne flytte på almindeligt plejehjem, den dag hvor plejebehovet er det beboeren har mest brug for støtte til. Botilbuddet har sit eget værdisæt: faglighed, ansvarlighed, omsorg, tillid og humor. Medarbejderne oplyste, at medarbejderne har mange drøftelser om faglighed, etik og moral, men ikke med udgangspunkt i værdisættet, der primært hang i glas og ramme på væggen. Ud fra drøftelserne under tilsynet fremkom følgende værdier der efterleves i indsatsen over for målgruppen: respekt for individet, ærlighed, åbenhed, ansvarlighed, dygtighed og tillid. Afdelingslederen og medarbejderne oplyste, at kommunikationen med beboerne er ligeværdig og tydelig. Tilbuddets primære metoder og tilgange i arbejdet med beboerne er en individuelt tilrettelagt indsats ved den enkelte beboer, kognitive metoder samt en anerkendende, ressourcefokuseret og recovery orienteret tilgang. Beboerne har faste kontaktpersoner, der er tovholdere på konkrete opgaver. Botilbuddet har fokus på at skabe en god hverdag, hvor beboerne føler sig trygge. Beboerne modtager motivation, støtte og vejledning til bl.a. økonomi, medicin, ledsagelse, rengøring og praktiske opgaver, personlig hygiejne, struktur der giver overblik og understøtter selvhjulpenhed, tilknytning til tilbuddet i samfundet, at færdes sikkert i det i offentlige rum og planlagte og akutte samtaler m.m. Medarbejderne og afdelingslederen oplyste, at der er fokus på at medarbejderne trækker sig, når beboeren har opnået selvhjulpenhed inden for et givent område og er parat til at klare sig uden støtte hertil. Medarbejderne oplyste, at der er en fast struktur og systematik i det daglige arbejde. Der er udarbejdet oversigt over tidspunkterne for besøg hos den enkelte beboer samt opgaverne ved beboerne. Beboerne har fået udleveret seddel med besøgstidspunkter og varigheden af besøgene. Det tilstræbes, at det er beboernes kontaktpersoner der besøger beboerne. Botilbuddet anvender ligeledes kalender til at strukturere opgaveløsningen. Besøgstidspunkter og opgaver ved den enkelte beboer i weekenderne er uddybende beskrevet. Arbejdsplanen for en uge ad gangen hænger synlig for beboerne. Medarbejderne orienterer sig om sidste nyt om beboerne, når de møder ind på arbejde, og medarbejderne orienterer hinanden via meddelelse, hvis der er rapportnotater kollegerne skal være særligt opmærksomme på. Der er medarbejdere i fælleslejligheden på faste tidspunkter i løbet af ugen. Beboerne tilhører botilbuddets målgruppe jf. servicedeklarationen og Tilbudsportalen. Beboernes gennemsnitsalder er ultimo 60 erne. Medarbejderne oplyste, at få beboere udnytter få andre beboere. Beboere der udnyttes oplever sig ikke nødvendigvis udnyttet, men medarbejderne kan konstatere, at der lånes penge af disse beboere, som også bliver sat i arbejde af medbeboere på en måde der rækker ud over almindelige vennetjenester. Medarbejderne vurderer, at beboerne har svært ved at sige fra og holde til dette. Medarbejderne har skærpet opmærksomhed herpå, og gør hvad de kan for at afhjælpe problematikken. Medarbejderne påpegede, at det ikke er muligt for medarbejderne at støtte beboerne efter kl. 20, når medarbejderne går hjem. En beboer er bl.a. som konsekvens heraf fraflyttet botilbuddet. Botilbuddet har kontinuerligt sat fokus på denne problematik på statusmøderne med beboernes sagsbehandlere, og vil fortsat gøre det. Side 3 af 9

4 Skriftlig dokumentation Medarbejderne oplyste, at alle beboere har en 141 handleplan og en delhandleplan. Medarbejderne oplyste, at delhandleplanen udarbejdes i et samarbejde mellem beboer og kontaktpersoner i det omfang beboerne magter at deltage. Medarbejderne oplyste, at ikke alle delhandleplaner var opdateret. Tilsynet gennemgik 6 beboersager i acadre, hvoraf det fremgik at 2 beboere ikke havde nogen delhandleplan, 1 beboer havde delhandleplan men denne var kun udarbejdet af beboerens aktivitetstilbud, hvormed der ikke forelå mål for indsatsen på Grundtvigsvej, og 3 beboere havde delhandleplaner, hvoraf den ene sidst var revideret i 2011 og de andre skulle have været evalueret i september/oktober Delhandleplansarbejdet var dermed ikke i orden. Tilbuddets skriftlige dokumentation omfatter udover delhandleplaner, oversigt over besøgstidspunkter, oversigt over opgaver ved den enkelte beboer i hverdage og i weekender, kalender til at holde styr på tilkomne opgaver og beskeder, referater af husmøder og p-møder, underskrevet samtykkeerklæring om adgang til beboernes lejligheder, underskrevet samtykkeerklæring om videregivelse af oplysninger, samtykkeerklæring om økonomisk administration, stamoplysninger og rapportnotater. Tilsynet gennemgik bl.a. referat fra beboermøde, rapportnotater og beboermappe, hvilke var i orden. Botilbuddet har IT-system, hvor dele af den skriftlige dokumentation finder sted. Tilbuddet anvender sikker mail i mailkorrespondancen med andre offentlige myndigheder. Personfølsomme oplysninger blev forsvarligt opbevaret i aflåst kontor. Magtanvendelse og håndtering af klager Botilbuddet har ikke været nødsaget til at anvende magt over for beboerne siden sidste tilsyn. Medarbejderne havde kendskab til lovgivning om magtanvendelser og oplyste at procedure i forbindelse med magtanvendelse forefandtes i mappe i botilbuddet. Medarbejderne oplyste, at medarbejderne dagligt sparrer om og drøfter tilgange til beboerne, og at dette fokus medvirker til at minimere evt. konflikter. Botilbuddet havde modtaget en klage fra en pårørende. Afdelingslederen orienterede tilsynet om klagens indhold og håndtering af klagen. Tilsynet har ikke bemærkninger hertil. Nogle pårørende har ytret utilfredshed med visitationsafgørelser og beboernes betaling til fælleslejlighed (se afsnit vedrørende De fysiske rammer). Beboeren Medarbejderne oplyste, at beboerne har fuld selvbestemmelse over eget liv, - dog har to beboere økonomisk værgemål. Medarbejderne støtter op om beboernes behov ved at motivere, støtte og vejlede, men beboerne træffer selv beslutninger i eget liv. Beboerne har medindflydelse og medbestemmelse på fællesaktiviteter i tilbuddet inden for den givne ramme ( fællestid ). På det månedlige husmøde laves der bl.a. aktivitetsplan ud fra beboernes ønsker, træffes beslutning om indkøb til fælleslejligheden, rengøringsstandard af køkken i fælleslejlighed samt information fra medarbejderne m.m. Beboerne sætter selv punkter på dagsordenen der hænger i fælleslejligheden. Der deltager mindst en medarbejder i husmøderne som skriver referat. En beboer er med i bruger- og pårørenderådet indenfor afdelingslederens ledelsesområde. En gang årligt afvikles der afdelingsmøde i overensstemmelse med Lov om almene boliger. Beboerne har udfærdiget husregler der hang i fælleslejligheden. Husreglerne omhandler bl.a. påklædning i fælleslejligheden, at man rydder op efter sig selv og hvornår der skal være i botilbuddet. Mandag, onsdag, fredag, lørdag og søndag kl ca. er der medarbejdere i fælleslejligheden, hvor der er tilbud om socialt samvær og f.eks. banko. I hverdagene kommer oftest de samme to-tre beboere, når medarbejderne er at træffe i fælleslejligheden og i weekenderne lidt flere. Derudover arrangeres der indimellem udflugt, grillaften og i december en julefrokost. Enkelte beboere skulle i juni på udflugt til Tyskland sammen med beboere fra andre botilbud. Medarbejderne og afdelingslederen oplyste, at der er fokus på at beboerne gør brug af deres kompetencer og ressourcer ude i samfundet. Flere beboere er tilknyttet eksterne aktiviteter i samfundet som aktivitets- og samværstilbud, beskyttet beskæftigelsestilbud, hjælper pedel, hjælper på kirkegård, gruppetilbud på Blichergården, varmtvandssvømning, gudstjeneste m.m. Side 4 af 9

5 Der udvises respekt for beboernes privatliv ved at ringe/banke på og først gå ind, når beboeren inviterer indenfor. Botilbuddet havde udarbejdet skriftlig samtykkeerklæring med beboerne om adgang til beboernes lejlighed i særlige tilfælde. Endvidere oplyste medarbejderne, at der udvises der respekt for beboernes forskellige ønsker til rengøringsstandarden. Medarbejderne oplyste, at beboerne er meget glade for deres lejligheder og omgivelserne, og vurderede at beboerne generelt er tilfredse med Grundtvigsvej. Enkelte beboere kunne ønske at der fortsat var døgndækning. Psykiatri Basis har udarbejdet tilfredshedsundersøgelse med den nye weekendordning (fælles arbejdsplan inden for Psykiatri Basis) baseret på spørgeskema udfyldt af beboerne. 88 % af beboerne oplyste at være trygge og tilfredse. 2 % var utilfredse og utrygge, og disse har efterfølgende modtaget støtte til at planlægge deres weekender, og telefonnumre til medarbejderne der er på arbejde i weekenderne er blevet udleveret igen. Dette har afhjulpet de pågældende beboeres utryghed og utilfredshed. Beboerøkonomi Botilbuddet medvirker til at administrere en beboers økonomi. Medarbejderne låser penge ud til beboeren fra en kasse der opbevares i beboerens lejlighed. Der føres dokumentation med indbetalte og udbetalte beløb samt saldo og underskrift af medarbejder. Beboer skriver ikke under. Botilbuddet tilbyder generelt råd og vejledning til beboerne om økonomiske forhold. Beboerinterview (enkeltvis) Beboerne oplyste at være glade for at bo i botilbuddet. Beboerne uddybede tilfredsheden med at botilbuddet ligger et godt sted, at lejlighederne er gode, at medarbejderne er søde og rare, at der er en god tone mellem beboere og medarbejdere, at der er rent og at beboerne hjælper hinanden og har det godt sammen. Beboerne oplyste at have kontaktperson(er) og at samarbejdet med kontaktperson(erne) fungerede godt. Beboerne havde ikke umiddelbart kendskab til at have delhandleplaner. Beboerne oplevede at have medindflydelse på hvornår og hvordan støtten gives, og oplyste at få den støtte beboerne har brug for. Beboerne oplyste at have det rigtig godt med medarbejderne, og at medarbejderne taler pænt, ordentligt, rart, hyggeligt, humoristisk og opmuntrende med beboerne. Beboerne oplyste at tale med medarbejderne, hvis der er noget beboerne er utilfredse med i tilbuddet. Beboerne oplyste, at medarbejderne banker på og udviser respekt for beboernes boliger. Beboerne oplyste at det fungerer godt med at bo sammen med de øvrige beboere, og at beboerne har det godt sammen. Beboerne oplyste, at der ikke er konflikter mellem beboerne, og at medarbejderne er behjælpelige, når/hvis der opstår problemer. Beboerne oplyste at deltage i husmøderne indimellem. Beboerne oplyste at have indflydelse på udflugter og aktiviteter. En beboer havde ønske om at der var flere udflugter som f.eks. den forestående Tysklands tur med andre botilbud, og en beboer havde ønske om fællesspisning. Samarbejdsrelationer eksternt Botilbuddet samarbejder primært med læger, sygehuse, privat praktiserende psykiatere, Søndersøparken, sagsbehandlere og økonomiske værger. Medarbejderne oplyste, at samarbejdet generelt fungerer godt. Dog kan der være udfordringer i samarbejdet med enkelte læger omkring at få beboernes medicin dosispakket, samt manglende orientering fra læger til botilbuddet om medicinændringer. Botilbuddet er løbende i dialog med de konkrete læger desangående. Medarbejderne oplyste, at en beboer der kan have akut behov for støtte til fysisk sygdom aften og nat, ikke har kunnet få akutkald til hjemmeplejen, eftersom beboeren ikke har fastnetlinje. Medarbejderne oplyste, at botilbuddet har et godt samarbejde med de pårørende til beboerne, som botilbuddet har et samarbejde med. Medarbejderne vurderede, at de pårørende er tilfredse med botilbuddets indsats over for beboerne, men at enkelte pårørende udtrykker frustration over at der ikke er døgndækning i botilbuddet, og at medarbejderne ikke har beføjelser til at træffe beslutninger på beboernes vegne. En pårørende er med i bruger- og pårørenderådet indenfor afdelingslederens ledelsesområde. Side 5 af 9

6 Medarbejderne fremviste, at botilbuddet har udarbejdet samtykkeerklæringer med alle beboere omkring videregivelse af oplysninger ved samarbejdspartnere. Beboerne er orienteret om, at samtykket til enhver tid kan tilbagekaldes eller ændres. Samtykkeerklæringerne fornys en gang årligt og efter behov. De fysiske og sundhedsmæssige rammer ligger i Viborgs nordlige bydel i tilknytning til plejecenter Blichergården. Tilbuddet er beliggende i naturskønne omgivelser midt i Digterparken. Botilbuddet har til huse på 1. og 2. sal i en boligblok med elevator, og består af 16 lejligheder på ca. 60 m². Lejlighederne er indrettet med gang, bad, stue med mindre køkken, soveværelse og en stor altan. På 2. salen i tilbuddet er der indrettet en stor fælleslejlighed med stort køkken. På 1. salen har medarbejderne personalefaciliteter i form af kontor og toilet/bad. Medarbejderne oplyste, at beboere/pårørende har udtrykt utilfredshed med, at beboerne har forholdsvis dyr udgift til husleje og rengøring af fælleslejligheden set i forhold til, at fælleslejligheden oftest kun benyttes de ca. 3 timer om ugen, hvor der er medarbejdere at træffe ( fællestid ), og at det kun er få beboere der benytter den. Botilbuddet er derfor i gang med at undersøge muligheden for, at medarbejderne kan anvende fælleslejligheden som personalefaciliteter, og at beboerne kan anvende medarbejdernes nuværende personalefaciliteter til fælleslejlighed, da disse lokaler er mindre og billigere. Medarbejderne udtrykte bortset fra ovenstående tilfredshed med de fysiske rammer. Hygiejne og sikkerhed Medarbejderne oplyste, at botilbuddet ikke er registreret ved Fødevareregion Vest, da botilbuddet ikke er omfattet af registreringspligten. Beboerne har valgt at tilkøbe ekstern rengøring af fælleslejligheden en gang ugentligt. Der var pænt opryddeligt, rent og hyggeligt i fælleslejligheden og i gangarealerne. Botilbuddet har jævnligt brandtilsyn. Medarbejderne oplyste, at alle medarbejdere har taget førstehjælpskursus, og er opmærksomme på at tage opfølgningskurser i førstehjælp. Medicinadministration Botilbuddet administrerer medicinen for flere beboere, men opbevarer kun medicin for én beboer i aflåst personaleskab. 10 ud af 12 beboere får dosispakket medicin. Botilbuddet følger de i Socialpsykiatrien i Viborg Kommune vedtagne og af Embedslægen godkendte skriftlige procedurebeskrivelser for medicinhåndteringen, herunder den skriftlige dokumentation af medicinhåndteringen. Alle medarbejdere har sundhedsfaglig uddannelse. Bemyndigelseslisten var opdateret i maj Medarbejderne rapporterer løbende utilsigtede hændelser i DPSD. Botilbuddet har udarbejdet medicinbog til hver enkelt beboer med billeder og beskrivelse af virkning og bivirkning af de medicinske præparater beboeren får. Kost/motion Medarbejderne oplyste, at mange beboere henter/spiser deres mad på Blichergårdens cafeteria, hvor der er mulighed for tre daglige måltider. Enkelte beboere tilbereder selv deres mad, spiser på Varmestuen eller på deres beskyttede beskæftigelsestilbud. Rygning, alkohol- og stofmisbrug Medarbejderne oplyste, at beboerne må ryge i deres lejligheder og udenfor. Medarbejderne må ryge udenfor. Botilbuddet har ingen problemer med alkohol eller stoffer. Beboere der i perioder behov for samtaler med Rusmiddelcentret støttes i at der etableres en kontakt hertil og/eller at der laves en struktur der støtter beboerne i at holde sig ude af misbrug. Organisation og medarbejderforhold Organisation Socialpsykiatrien var på tilsynstidspunktet i gang med at gennemgå store organisatoriske ændringer. Dette har betydet, at Grundtvigsvej der tidligere har haft en strategisk leder, der var strategisk leder for Psykiatri Basis har fået en ny leder, der er leder for hele Socialpsykiatrien. På tilsynstidspunktet pågik en proces Side 6 af 9

7 omkring ny organisering af afdelingslederniveauet, inddeling af tilbud herunder samt nye LMU og nyt fagmed. Der er indtil den nye struktur er på plads nedsat overgangs-lmu og overgangs-fagmed. Botilbuddets afdelingsleder har siden 1. marts 2012 været ansat i en midlertidig stilling der løber frem til og med den 31. maj Det var på tilsynstidspunktet uafklaret, hvem der er afdelingsleder på Grundtvigsvej fra den 1. juni Botilbuddet har fået retvisende budgetter, der er udarbejdet ud fra Viborg Kommunes politisk vedtagende serviceniveau/ressourcetildelingsmodel. Beboerne er blevet funktionsevnevurderet og er derefter blevet tildelt én af de 6 niveauer i ydelseskataloget. To beboere får niveau 1, fem beboere får niveau 2, seks beboere får niveau 3 og to beboer får niveau 4. Botilbuddet har fælles weekendarbejdsplan med de øvrige fem ikke-døgndækkede botilbud indenfor Psykiatri Basis. Ordningen trådte i kraft den 30. juli 2012 og evaluering af ordningen har vist overvejende tilfredshed blandt beboere og medarbejdere. Ledelsesstruktur Afdelingslederen forestår den daglige ledelse af botilbuddet og medarbejderne. Lederen er leder for hele psykiatrien. Ledelsesstrukturen er under udarbejdelse som led i de igangværende organisationsændringer. Medarbejdersammensætningen Medarbejderne udtrykte tilfredshed med botilbuddets faste 12 ugers rulleplan/arbejdsplan. Arbejdsplanen tilrettelægges så den tager højde for mødeaktiviteter som p-møder, teammøder og supervision, ferie og medarbejdernes individuelle ønsker. Dog er supervisionen blevet rykket, så det på tilsynstidspunktet ikke var muligt for alle medarbejdere at deltage. I forbindelse med indførelse af nyt 36 ugers rul fra 1. juli 2013 bliver det igen muligt for alle medarbejdere at deltage i supervision. Der lægges arbejdsplan for ferier lang tid i forvejen, af hensyn til medarbejdernes privatliv. Afdelingslederen oplyste, at arbejdsplanen (grundrul) følger de overenskomstmæssige regler. Medarbejderne oplyste, at arbejdsplanen er fleksibel, og at medarbejderne er fleksible. I særlige situationer ved f.eks. akut opstået sygdom, tager medarbejderne vagter for at få arbejdsplanen til at hænge sammen. Medarbejderne oplyste, at medarbejderne i sådanne situationer ikke hænger sig i de overenskomstmæssige rettigheder i forhold til varsling og overtidsbetaling, hvilket medarbejderne er tilfredse med. Medarbejderne oplyste, at der er ansat fem medarbejdere på Grundtvigsvej. Tre medarbejdere er på fuldtid, en medarbejder er på 34 timer/ugen og en medarbejder er på 32 timer/ugen. En medarbejder går på efterløn medio juni, og der afvikles ansættelsessamtaler ultimo maj til den kommende ledige stilling. Medarbejderne oplyste, at der er sammenhæng mellem medarbejderressourcer og de opgaver der skal løses i tilbuddet (visiterede støtteniveauer). Medarbejdernes uddannelsesmæssige baggrunde er to social- og sundhedsassistenter, en pædagog der også er uddannet plejehjemsassistent samt to social- og sundhedsassistenter der også har pædagoguddannelse. Medarbejderne oplyste, at der for tiden anvendes flere vikartimer end normalt, da en medarbejder afvikler ferie og afspadsering forud for efterløn. Normalt anvendes der vikarer ved sygdom, hvis det ikke kan hænge sammen. Tilbuddet kan benytte fire vikarer, der dækker hele Psykiatri Basis. Den ene vikar er fastansat på 28 timer/ugen, og de øvrige er timelønnede. Vikarerne er uddannet social- og sundhedsassistenter og social- og sundhedshjælpere. Der er to-tre medarbejdere på arbejde i tidsrummet kl og en medarbejder kl i hverdagene. Weekendvagterne i hele Psykiatri Basis området (seks ikke-døgndækkede botilbud) dækkes af i alt fem medarbejdere. Tre medarbejdere møder kl og to medarbejdere møder kl Lørdag og søndag kl træffes medarbejder i fælleslejligheden, og de beboere der har behov for individuel støtte får det mellem kl og 20. Weekenddækningen har medført at medarbejderne kun har weekendvagt hver sjette uge. Side 7 af 9

8 Faglig udvikling Afdelingslederen er med i et tværgående afdelingslederforum i Socialpsykiatrien. En gang ugentligt deltager afdelingslederen i afdelingsledermøde i Socialpsykiatrien, hvor lederen også deltager. Ledermøderne omhandler primært planlægning, koordinering og på tilsynstidspunktet ny struktur. I dagligdagen har afdelingslederen mulighed for sparring med anden afdelingsleder, der også har kontor i Søhuset. Afdelingslederen er uddannet sygehjælper, plejer, bach.psyk.art., har to mellemlederuddannelser (COK), en administrativ lederuddannelse, økonomisk kommunom uddannelse og en 4-årig systemisk psykoterapeut uddannelse. Afdelingslederen mangler et modul og en eksamen for at have tre fulde diplomuddannelser i henholdsvis psykosocial rehabilitering og recovery, tværfaglig psykiatri og pædagogik. Botilbuddet har siden sidste tilsyn haft en intern temadag i samarbejde med HR omhandlende tværorganisatorisk teamarbejde. Derudover har medarbejderne været på 1 døgns internat, hvor temaet var psykosocial rehabilitering og recovery (samt havde fokus på det sociale og tværorganisatoriske). En medarbejder har været på stemmehørerkursus med en beboer, og en medarbejder skal på temadag om ADHD i hverdagslivet. Medarbejderne havde ønske om at få bedre muligheder for at deltage i kurser/uddannelse. Afdelingslederen oplyste, at der pt. ikke iværksættes øvrig opkvalificering af medarbejderne, da der skal laves en ny strategi for efteruddannelse med den nye leder i psykiatrien. Afdelingslederen oplyste, at der blev afviklet MUS i maj 2012, og at der vil blive afviklet MUS igen i efteråret Medarbejderne oplyste, at medarbejderne modtager ekstern supervision hver sjette uge. Medarbejderne udtrykte stor tilfredshed hermed og oplyste at få et fagligt udbytte ud af supervisionen. Medarbejderne oplyste, at der dagligt er gode muligheder for at sparre med kolleger, og at medarbejderne er gode til dagligt at drøfte faglige udfordringer, tilgange samt faglige metoder og teorier med hinanden. Medarbejdere i alenevagt (kun aktuelt om aftenen) kan kontakte kolleger i andre botilbud indenfor samme ledelsesområde. Der afvikles fælles p-møde i Psykiatri Basis en gang om måneden. På p-møderne er der fælles informationer fra ledelsen, LMU, fagmed og arbejdsmiljørepræsentant. Endvidere er der faglige temadrøftelser og faglige input, hvor faglighed, kvalitet og værdier drøftes og udfordres. Tilbuddet har for nylig f.eks. haft misbrug, misbrugsmønstre og medmisbrugsmekanismer som faglig drøftelse. Derudover afholdes der teammøde hver tredje uge. På teammøderne drøftes f.eks. arbejdsplaner og der sparres om de enkelte beboere i botilbuddet. Afdelingslederen deltager i både p-møder og teammøder. Medarbejderne udtrykte tilfredshed med udbyttet af p-møder og teammøder. Medarbejderne oplyste, at botilbuddet som noget nyt for nylig havde haft en social- og sundhedsassistentelev i praktik i tilbuddet. En medarbejder varetager funktionen som vejleder. Medarbejderne satte stor pris på at have elever i praktik i tilbuddet, da eleverne stiller gode spørgsmål der fordrer en refleksion over medarbejdernes praksis, og dermed bibringer en øget bevidsthed om og udvikling af praksis. Medarbejderne havde ønske om at få flere elever og pædagogstuderende i praktik i tilbuddet. Arbejdsmiljø og samarbejde internt Botilbuddet havde lavet psykisk APV i september 2012 og fysisk APV i december Begge viste tilfredshed med arbejdsmiljøet. Der er indkøbt ny kontorstol og hæve- og sænkebord for at bedre kontorforholdene for medarbejderne. Medarbejderne udtrykte ligeledes tilfredshed med det aktuelle arbejdsmiljø og det interne samarbejde. Medarbejderne oplyste dog, at en medarbejders er påvirket af, at medarbejderen har været udsat for verbale grovheder af en beboer. Der er lavet aftale om, at medarbejderen ikke skal gå ind i beboerens lejlighed i alenevagt (om aftenen og i weekender), men at støtten til beboeren skal gives i døråbningen. Beboerens støttebehov kan fint dækkes på denne måde. Afdelingslederen oplyste, at afdelingslederen har hyppige debriefings- og sparringssamtaler med den konkrete medarbejder. Afdelingslederen har lavet risikovurdering på beboeren og finder ikke, at der er nogen risiko for, at beboeren kunne blive fysisk udadrettet/personfarlig. Der er ikke foretaget registreringer i EASY, men der er foretaget registreringer på flere verbale grovheder i Fraser. Botilbuddet har vold og trussels mappe. Side 8 af 9

9 Medarbejderne oplyste, at medarbejderne kender hinanden godt, og at der er en åben og ærlig dialog og humoristisk tone medarbejderne imellem. Medarbejderne udtrykte tilfredshed med samarbejdet med afdelingslederen. Medarbejderne oplyste at blive inddraget og hørt, at der er god ledelsesmæssig opbakning og at afdelingslederen jævnligt kommer i tilbuddet og altid reagerer og handler på henvendelser fra medarbejderne. Medarbejderne håbede, at afdelingslederen ville blive fastansat i stillingen, da medarbejderne fandt at afdelingslederen havde spændende visioner for området og havde givet medarbejderne arbejdsro. Medarbejderne og afdelingslederen oplyste, at medarbejderne kan have forskellige holdninger, og at der er plads til såvel forskellighed som fælles fodslag. Medarbejderne oplevede at de forskellige holdninger er udviklende for fagligheden i botilbuddet. Hvis medarbejderne ikke kan blive enige og enighed er nødvendigt, dagsordenssættes det til drøftelse på teammøde, hvor afdelingslederen deltager. Afdelingslederen oplyste, at sygefraværsprocenten i hele Psykiatri Basis det sidste år er faldet fra 4,7 % til 2,7 %. Sygefraværet på Grundtvigsvej ligger under det gennemsnitlige sygefravær i Psykiatri Basis. AMR og TR ere fra andre botilbud i samme ledelsesområde repræsenterer Grundtvigsvej i LMU. Afdelingslederen oplyste at trio-gruppen fungerer godt. Ny struktur for LMU er under udarbejdelse som følge af den forestående/igangværende organisationsændring. Tilbudsportalen er at finde på Tilbudsportalen. Oplysningerne om tilbuddets kontaktperson, aldersafgrænsning, antal ledige pladser, leder af tilbuddet, antal ansatte og målgruppe stemmer ikke overens med de faktiske forhold i tilbuddet. Endvidere kan beskrivelsen af metoder opdateres. Opfølgning på opmærksomhedspunkter fra sidste tilsyn den 10. september 2012 Tilsynet påbyder, at botilbuddet anvender sikker mail i mailkorrespondancen med andre offentlige myndigheder, værger og pårørende m.fl., hvor der videregives/indhentes personfølsomme oplysninger. Der forefindes udførlig vejledning om brug af sikker mail på intranettet. Botilbuddet har efterlevet dette. Tilsynet påbyder, at botilbuddet opdaterer oplysninger om Grundtvigsvej på Tilbudsportalen. Oplysninger om Grundtvigsvejs leder og kontaktperson, ansatte/normering, taksten og tal for ydelsens takstgrundlag på Tilbudsportalen stemmer ikke overens med de faktiske forhold i botilbuddet. Botilbuddet har ikke efterlevet dette. Side 9 af 9