Faktaark. Konferenceaftalen. December 2013

Transkript

1 Faktaark December 2013 Konferenceaftalen Fordele ved konferenceaftalen Statens Indkøb har genudbudt rammekontrakt vedrørende indkøb af konferencefaciliteter i Danmark (konferenceaftalen). Den nye rammekontrakt, som træder i kraft den 1. januar 2014, har mange fordele: Meget attraktive priser. Stort udvalg af konferencesteder med stor geografisk spredning. Der er mulighed for at vælge imellem fire typer af konferencepakker: o Kort tids møde o Halvdagspakke o Heldagspakke o Kl. 12 til kl. 12-pakke. Konferencepakkerne indeholder konferencelokale, service, forplejning, udstyr og teknik, herunder AV-udstyr, internetadgang m.m., samt evt. overnatning. Ved vurderingen af konferencefaciliteternes kvalitet er der bl.a. lagt vægt på miljømæssige aspekter, herunder energi foranstaltninger. Der er desuden lagt særlig vægt på, at konferencestederne har atmosfærefyldte lokaler og omgivelser. Gennemsigtighed i pris og sortiment. Forpligtelse på udvalgte områder Forpligtelsen til at anvende rammekontrakten for konferencefaciliteter i Danmark gælder i de udvalgte fire geografiske områder: Delaftale 1 - Nordlig del af Jylland Delaftale 2 - Sydlig del af Jylland og Fyn Delaftale 3 - Sjælland, Lolland og Falster (minus København og Frederiksberg) Delaftale 4 - København og Frederiksberg. Leverandører Der er indgået rammekontrakter med i alt 78 leverandører fordelt i hele landet. Blandt leverandørerne er der både større og mindre kæder samt enkeltstående leverandører. Der er indgået rammekontrakter med følgende leverandører på de fire delaftaler:

2 Side 2 af 7 Delaftale 1 - Nordlig del af Jylland Leverandør Pindstrup Centret Dancenter Konferencested Pindstrup Centret Fyrklit Ferie og Kursuscenter Driftsselskabet Golf Hotel Viborg Best Western Golf Hotel Viborg Pejsegården v/g Nygaard Nielsen Hotel Pejsegården Hotel Blicher ApS Hotel Blicher Himmerland Golf og Spa Resort Himmerland Golf og Spa Resort Hotel Opus Horsens Color Hotel Skagen Color Hotel Skagen Scandic Aalborg Aarhussalen Aarhussalen Scandic Aarhus Vest Scandic Aarhus City Radisson Blu Limfjord Hotel Radisson Blu Limfjord Hotel, Aalborg v/richard Byrdal Tribe Hotel Management Danmark First Hotel Aalborg Rezidor Scandinavia Hotel Aarhus Radisson Blu Scandinavia Hotel, Aarhus Delaftale 2 - Sydlig del af Jylland og Fyn Leverandør Konferencested Park Hotel, Middelfart Hotel Park Vingsted Hotel & Konferencecenter Vingsted Hotel & Konferencecenter Pindstrup Centret Brogården Kursus og konferencecenter Vejle Center Hotel Dansk Blindesamfund Fuglsangcentret Hotel Australia ApS Hotel Australia ApS DSB DSB Kursuscenter Knudshoved Severin Kursuscenter Severin Kursuscenter Wing Hotels ApS Hotel Propellen Thaisen Hus v/peter Thaisen Thaisen Hus Hotel Christiansminde-HK-Kursusejd Hotel Christiansminde Byggecentrum Byggecentrum Kursuscenter Hotel Svendborg Best Western Hotel Svendborg Thaisen Hus v/peter Thaisen Boltinggaard Gods

3 Side 3 af 7 Trinity Hotel & Konference Center Hotel Ansgar, Slotsgården ApS Hotel Plaza, Odense Tribe Hotel Management Danmark Trinity Hotel & Konference Center Scandic Odense Hotel Ansgar Hotel Plaza First Hotel Grand Scandic Kolding Scandic Jacob Gade Delaftale 3 - Sjælland, Lolland og Falster (minus København og Frederiksberg) Leverandør Bymose Hegn Fonden Den selvejende institution Sankt Helene Centeret Tisvildeleje Bandholm ApS Konferencested Bymose Hegn Hotel og Kursuscenter Sankt Helene Bandholm Hotel Konventum LO-skolens Konventum Konferencecenter Konferencecenter Pharmakon Pharmakon Konferencecenter Kysthusene Gilleleje ApS Kysthusene Gilleleje - Danland EMMAUS Fonden EMMAUS - galleri & kursuscenter Toruplund Toruplund Strange Hotel Management ApS Sørup Herregaard Højstrupgård Højstrupgård kurser og konferencer Fagligt Fælles Forbund Kursus og konferencecenter Smålandshavet Nordsjællands KonferenceCenter ApS Nordsjællands KonferenceCenter Danhostel Ishøj Strand Vandrerhjem Danhostel Ishøj Strand Kursuscenter og Camping v/inge U Ernst Kobæk Strand Konferencecenter Kobæk Strand Konferencecenter Glostrup Park Hotel Glostrup Park Hotel Hotel Vinhuset ApS HK-Københavns Kursusejendom Klinten Helenekilde Badehotel v/nicolas Alexander Kølpin Havreholm Slot C/o Palæ Holding Fondet for Dansk Norsk Samarbejde Schæffergården Hotel Vinhuset Klinten Tisvildeleje Strandhotel Havreholm Slot Schæffergården

4 Side 4 af 7 Hotel Menstrup Kro Af ApS Menstrup Kro Delaftale 4 - København og Frederiksberg Leverandør Dragør Fort v/torben Bødtker MBK Charlottehaven Danhostel Copenhagen Amager Cabinn Brøchner Hotels Cabinn Best Western Hotel Hebron Docken Drift & Development Crowne Plaza Copenhagen Towers Tribe Copenhagen Hoteldrift Danmark ApS Bella Center Quality Airport Hotel Dan Globetrotter Hotel ApS Konferencested Dragør Fort MBK Charlottehaven Scandic Copenhagen Scandic Sydhavnen Scandic Front Palace Hotel Copenhagen Danhostel Copenhagen Amager Scandic Webers Cabinn Metro Hotel SP34 Cabinn Scandinavia Best Western Hotel Hebron Docken Crowne Plaza Copenhagen Towers First Hotel Copenhagen First Hotel G and Suites Bella Center Quality Airport Hotel Dan Park Inn by Radisson Copenhagen Airport Bestilling Bestilling af konferencefaciliteter sker efter én af følgende to modeller: 1. Henvendelse direkte til én Leverandør, jf. nærmere pkt. 3 i Kontraktbilag 13. Denne model anvendes i de tilfælde, hvor der kun er ét konferencested, som kan opfylde Kundens behov i forhold til en planlagt konference. 2. Henvendelse til to eller flere Leverandører for indhentelse af tilbud, jf. nærmere pkt. 4 i Kontraktbilag 13.

5 Side 5 af 7 Denne model anvendes i de tilfælde, hvor flere konferencesteder kan opfylde Kundens behov Sortiment Kravspecifikationen omfatter fem typer ydelser: 3. Konferencelokaler (plenumlokaler og ) 4. Udstyr og teknik 5. Service 6. Forplejning 7. Overnatning. Rammekontrakten omfatter overordnet følgende fire konferencepakker: Konferencepakker Standardydelser Kort tids møde Halvdagspakke Heldagspakke Kl. 12 til kl. 12-pakke Konferencelokaler Udstyr og teknik Tekniske faciliteter Tekniske faciliteter Tekniske faciliteter Tekniske faciliteter Drikkevarer Drikkevarer Drikkevarer Drikkevarer Morgenmad Frokost Frokost Frokost Forplejning Eftermiddagsforfriskninforfriskning Eftermiddags- Middag (2 retter) Frokost Rammekontrakten omfatter tillige en række andre tilkøbsydelser og produkter, som fremgår af nedenstående tabel og i Kontraktbilag 4A.

6 Side 6 af 7 Forplejning Overnatning Forlængelse af Konferencepakker Kort tids møde Halvdagspakke Heldagspakke Kl. 12 til kl. 12-pakke Tilkøbsprodukter - yderligere måltider og drikkevarer Morgenmad Morgenmad Frokost Eftermiddagsforfriskninforfriskning Eftermiddags- Middag (2 el. 3 Middag (2 el. 3 Middag (3 retter) retter) retter) Drikkevarer Drikkevarer Drikkevarer Drikkevarer Tilkøbsydelse - overnatning Overnatning inkl. morgenmad Tilkøbsydelse Forlængelse af Forlængelse af Forlængelse af pakkernes konference- Forlængelse af Overnatning inkl. morgenmad Forlængelse af Tilkøbsydelse - Grupperum Grupperum Leje af Leje af Leje af Leje af Tilkøbsydelser Tekniske faciliteter Udstyr og teknik DVD- og CDafspilleafspilleafspiller DVD- og CD- DVD- og CD- DVD- og CD-afspiller Bærbar computer Bærbar computer Bærbar computer Bærbar computer forstærker og højttalere forstærker og højttalere forstærker og højttalere forstærker og højttalere Dokumentkamera eller overheadprojektor mv. Dokumentkamera eller overheadprojektor mv. Dokumentkamera eller overheadprojektor mv. Dokumentkamera eller overheadprojektor mv. Tilslutning til aftalen Statslige institutioner er forpligtet til at bruge statsaftalen vedrørende indkøb af konferencefaciliteter i Danmark. De statslige institutioner skal således ikke tilmelde sig aftalen, hvilket alene er relevant for de frivillige kunder, jf. nedenfor. Selvejende institutioner mv., Danmarks Nationalbank og Folketinget kan frivilligt vælge, om de vil tilslutte sig aftalen i de fire år, den løber. Tilmelding til aftalen indebærer alene en adgang, men ikke en forpligtelse, til at anvende aftalen. Tilmelding til aftalen er mulig fra primo januar 2014 til 1. marts Tilslutningen foregår elektronisk via hjemmesiden

7 Side 7 af 7 hvor en vejledning om tilslutningsprocessen ligeledes er tilgængelig. Kommuner og regioner kan ikke tilslutte sig konferenceaftalen. Kontraktperioden Kontraktperioden løber fra den 1. januar 2014 og to år frem. Hvis Moderniseringsstyrelsen vurderer det hensigtsmæssigt, kan aftalen forlænges yderligere to gange et år. Ved forlængelse kan tilmeldte selvejende institutioner, Danmarks Nationalbank og Folketinget fortsat gøre brug af rammekontrakten i forlængelsesperioden. Ved forlængelse vil tilsluttede kunders tilslutning automatisk forlænges, hvormed rammekontrakten fortsat kan gøres brug af i forlængelsesperioden. Mere information På kan du læse mere om indkøbsaftalen, herunder priser, sortiment, kontraktvilkår mv. Du kan også orientere dig i Statens Konferencehåndbog samt i vejledningen til aftalen. Du er også velkommen til at kontakte kontraktstyrer Sille Holkenberg på tlf.: eller sih@modst.dk. Kontakt til leverandør Se Statens Konferencehåndbog for nærmere kontaktoplysninger på de enkelte leverandører. Bemærk, at Statens Konferencehåndbog løbende opdateres. Baggrund Regeringen har besluttet at effektivisere statslige myndigheders indkøb af blandt andet konferencefaciliteter i Danmark. Staten opnår væsentlige indkøbsgevinster, når indkøbet på tværs af statslige myndigheder standardiseres, koordineres og forpligtes. Derfor har Statens Indkøb også udarbejdet en rammekontrakt om indkøb vedrørende konferencefaciliteter i Danmark. De yderst attraktive priser skal blandt andet ses i lyset af, at staten har forpligtet sin samlede indkøbsvolumen på aftalen. Det betyder, at leverandøren er sikret et væsentligt salgsvolumen, opnår stordriftsfordele og derfor kan tilbyde lave priser. Alle statslige myndigheder er fra 1. januar 2014 forpligtet til at købe konferencefaciliteter i Danmark på denne rammekontrakt. Selvejende institutioner mv., Danmarks Nationalbank og Folketinget kan vælge at tilslutte sig rammekontrakten og dermed få gavn af effektiviseringerne.