Statens Indkøbsprogram 9. fase Orienteringsmøde for papiraftalen

Transkript

1 Statens Indkøbsprogram 9. fase Orienteringsmøde for papiraftalen Tirsdag d. 18. november 2014 kl. 13:00 ved Rikke Skovgård Hansen og Mads Christian Grimmig Kobbernagel

2 Dagsorden Om Statens Indkøbsprogram Introduktion til papiraftalen Status på implementering af aftalen Rammekontraktens bilag Spørgsmål

3 Om Statens Indkøbsprogram Etableret i 2006 i Finansministeriet. Placeret i Moderniseringsstyrelsen (tidl. Økonomistyrelsen) siden efteråret Moderniseringsstyrelsen indgår statslige indkøbsaftaler ud fra indkøbsprogrammets principper om standardisering, koordinering og forpligtelse. Indkøbsaftalerne bliver udarbejdet med bidrag fra eksperter fra hele staten/repræsentanter for ministerier. Kommunikation til ministerområderne sker via koncernindkøberen (KIS).

4 Hvem skal anvende aftalen? Statslige institutioner er forpligtet til at anvende aftalen ved køb af de varer, som Rammekontrakten vedrører, jf. cirkulære om indkøb i staten. Selvejende institutioner, Folketinget, Danmarks Nationalbank, Grønlands Selvstyre kan frivilligt tilslutte sig retten til at gøre brug af aftalen. Tilmelding for frivillige kunder foregår elektronisk via hjemmesiden

5 Rammekontraktens varighed Rammekontrakten er gældende i 2 år fra 1. januar 2015 og frem til 31. december Moderniseringsstyrelsen har mulighed for at forlænge aftalen i op til 2 gange 1 år. Ved forlængelse af Rammekontrakten vil der blive informeret herom på

6 Fordele ved aftalen Særdeles attraktive priser. Eneleverandøraftale, hvor det er nemt at købe på aftalen. Intet leverandørskifte i forhold til den nuværende aftale. Stort, varieret og standardiseret sortiment. Miljøvenlighed: Papiret lever op til kriterierne for miljømærket Svanen og/eller Blomsten, er klorfrit samt er fremstillet af bæredygtigt træ (lever op til nyt cirkulære om indkøb af bæredygtigt træ). Gennemsigtighed i pris og sortiment. Mulighed for manuel afbæring til kopirum mod et gebyr.

7 Leverandør Papyrus Denmark Oldenburg Allé Taastrup Tlf Kontaktperson: Stig Pfefferkorn stig.pfefferkorn@papyrus.com Tlf

8 Rammekontraktens sortiment Sortimentet omfatter papir i ark indenfor følgende områder: Kopipapir - almindeligt i flere kvaliteter, formater og gramvægte. Color copy papir papir til farveprint i flere gramvægte og formater. Papir til interne trykkerier i flere gramvægte og formater. Konceptpapir (farvet). Kulørt kopipapir i lyse, mellemstærke og stærke farver. Specialpapir og fotopapir i A4 og A3 format (ekskl. specialpapir til foto i små fotoformater og ruller).

9 Status for implementeringen Rammekontrakten træder i kraft den 1. januar Prisliste, kontrakt, vejledning, faktaark kan findes på (kontakt Statens Indkøb for login). Produktkatalog i PDF-format forventes færdigt senest 1. januar 2015 vil blive tilgængeligt på E-kataloger til IndFak og SKI.dk forventes færdigt senest 1. januar 2015.

10 Rammekontraktens opbygning Rammekontrakt Kontraktbilag 0 Definitioner Kontraktbilag 1A Virksomhedens ansvar Kontraktbilag 1B Kravspecifikation Kontraktbilag 3 Liste over Kunden med underbilag Kontraktbilag 4 Priser Kontraktbilag 4A Leverandørens priser Kontraktbilag 5 Samarbejdsorganisation og rapportering med underbilag Kontraktbilag 6 Levering Kontraktbilag 7 Tilslutningsaftale Kontraktbilag 8: E-handelssystemet Kontraktbilag 10 Ydelser ved ophør Kontraktbilag 11 Spørgsmål og svar Kontraktbilag 12 - Fakturering Kontraktbilag 14 Udskiftning af produkter

11 Kontraktbilag 4 - Priser Priser kan findes på samt i bestillingssystemer og kataloger. Alle priser på produkter reguleres hvert halve år i Rammekontraktens løbetid på baggrund af den gennemsnitlige prisudvikling for B-copy kopipapir (80 g ark) (FOEX Indexes Ltd s pris benchmark) i det forudgående halve kalenderår. Moderniseringsstyrelsen meddeler de nye priser til leverandøren, der opdaterer bestillingssystemet. Priser på levering og afbæringsgebyrer reguleres ikke. Prisen, der gælder ved kundens køb på Rammekontrakten, må ikke overstige leverandørens laveste dagspris (inkluderer særlige kampagnepriser, markedspriser mv.)

12 Kontraktbilag 4A Forpakningsstørrelser I Sortimentet er angivet i forskellige produktenheder, som er mindste salgsenhed, som leverandøren skal tilbyde. Ved produktenhed forstås forskellige forpakningsstørrelser, som Leverandøren stiller til rådighed for kunder generelt på det marked, som Danmark er omfattet af. Leverandørens priser er angivet i pris DKK pr. produktenhed. Forpakningsstørrelserne kan ikke omfatte forpakningsstørrelser, som er specifikke for Rammekontrakten. Såfremt forpakningsstørrelserne omfatter størrelser, som er specifikke for Rammekontrakten, er kunden berettiget til at købe produktet i den størrelse, som leverandøren generelt stiller til rådighed for kunder på det marked, som Danmark er omfattet af, men til enhedsprisen (pris DKK pr. ark) angivet i Kontraktbilag 4A.

13 Kontraktbilag 4A Forpakningsstørrelser II Palle: En palle svarer til indholdet af den pågældende vare, som kan være på en euro-palle. Lille palle: En lille palle svarer til indholdet af den pågældende vare, som kan være på en halv euro-palle. Kasse: En kasse er den mindste enhed, som leverandøren normalt sælger sine produkter i, jf. hjemmeside, varekatalog og lignende, dvs. den mindste salgsenhed uden der foretages anbrud Pakke: En pakke er den mindste forseglede inderpakning, som produktet pakkes i, og som er salgsbar muligt, dvs. ofte et anbrud af forpakningsstørrelsen kasse. Ekspreskasse: En ekspreskasse er en kasse, hvor leverandørens angivne antal ark ligger løst i kasse uden yderligere indpakning i form af pakker.

14 Kontraktbilag 6 Levering I Leveringsfrister: To gange ugentligt Hastelevering (dag til dag) Det er muligt at benytte begge leveringsformer Ugelevering: Ved kundens første bestilling aftales to faste, ugentlige leveringsdage. Leveringsdagene skal ligge på almindelige ugedage med minimum én arbejdsdags mellemrum. Fx tirsdag og torsdag.

15 Kontraktbilag 6 Levering II Hastelevering: Kunden kan bestille hastelevering i tilfælde, hvor dette er nødvendigt. Ved hastelevering skal kunden bestille senest kl dagen før leveringsdagen. Leveringsdagen behøver ikke at være en af de aftalte faste leveringsdage, og hastelevering koster ikke yderligere.

16 Kontraktbilag 6 - Levering III Leveringen skal ske til kundens anviste adresse. Kunden skal ved ordreafgivelsen angive, hvor produkterne ønskes leveret. Ved en adresse forstås et eller flere lokaler i samme bygning. Såfremt der skal leveres til flere ikke-sammenhængende bygninger på en enkelt postadresse, regnes dette for flere adresser og dermed flere leverancer. Levering af samtlige de af Rammekontrakten omfattede produkter skal ske vederlagsfrit, medmindre Leverandøren er berettiget til ét eller flere afbærings- eller leveringsgebyrer.

17 Kontraktbilag 6 - Leveringsgebyrer Såfremt en bestillings værdi udgør mindre end DKK 1.000, og såfremt kunden ønsker ordren fordelt til flere lokaler eller adresser er Papyrus Danmark berettiget til leveringsgebyr: For bestillinger under kr. er Papyrus Danmark berettiget til at fakturere et leveringsgebyr på 50,00 DKK per ordre. Såfremt kunden ønsker ordren fordelt til flere lokaler i samme bygning eller til flere adresser, er Papyrus Danmark berettiget til at fakturere et leveringsgebyr på 50,00 DKK per leverance.

18 Kontraktbilag 6 - Afbæringsgebyr Leverandøren er berettiget til at fakturere et afbæringsgebyr, såfremt der ikke er fri adgang med chaufførens egen palleløfter, sækkevogn eller lignende til det eller de lokaler på kundens adresse, hvor kunden ønsker ordren leveret, og ordren derfor skal afbæres manuelt af leverandøren til det ønskede leveringssted (eksempelvis på grund af trapper). Kunden skal ved den konkrete bestilling angive, såfremt der ønskes afbæring til kundens anviste lokalitet. Papyrus Danmark er alene berettiget til et afbæringsgebyr for de antal ark af ordren, som afbæres manuelt, fordi der ikke er fri adgang. Afbæringen skal ske i overensstemmelse med arbejdsmiljølovgivningen, og chaufføren er kun forpligtiget til at anvende egne hjælpemidler.

19 Kontraktbilag 8 - Bestillingssystemet Flere bestillingsprocedurer: IndFak via et elektronisk varekatalog samt yderligere e- handelsdokumenter. Andre e-handelssystemer med elektronisk varekatalog. Leverandørens eget e-handelssystem. Kunden har ligeledes mulighed for at foretage bestilling via telefon eller , såfremt det ikke er muligt eller hensigtsmæssigt for kunden at bestille via e-handel. Efter bestilling modtager kunden en ordrebekræftelse fra leverandøren med angivelse af leveringsdato og tidspunkt.

20 Bod I Leverandøren skal til kunden betale bod ved forsinket levering af papir i ark (jf. Rammekontrakten pkt. 8.4) Leverandøren skal betale bod til kunden ved forsinket levering, hvis den forsinkede levering kan henføres til leverandøren. Leverandøren skal betale en bod pr. påbegyndt arbejdsdag til kunden svarende til 10 pct. af kundens pris for den pågældende bestilling. Boden opgøres som 10 pct. af prisen for den samlede bestilling. Bodsbeløbet udgør minimum 100 DKK og kan ikke overstige 100 pct. af prisen for den pågældende bestilling.

21 Bod II I kan orientere jer om bodsbestemmelser i vejledningen til papiraftalen og i Rammekontraktens punkt 8.4. I tilfælde af bodsopkrævning anbefales det, at man benytter skemaet til bodsopkrævning, der gøres tilgængeligt på inden 1.januar 2015.

22 Kom godt i gang! Orienter jer på Papyrus Danmark og Statens Indkøbs hjemmesider. Kontraktmateriale, faktaark og vejledning kan findes på Aftal ugentlige leveringsdage med leverandøren. Moderniseringsstyrelsen vil afholde jævnlige møder med Papyrus Danmark i kontraktperioden.

23 Spørgsmål?

24 Tak for i dag Rikke Skovgård Hansen Tlf.: Mail: riskh@modst.dk Nyttig information på: under kommende aftaler. Kontaktperson på aftalen: Mads Christian Grimmig Kobbernagel macgk@modst.dk Tlf