Statens Indkøb Orienteringsmøde om Rejsebureauaftalen Tirsdag den 27. februar 2014 kl

Transkript

1 Statens Indkøb Orienteringsmøde om Rejsebureauaftalen Tirsdag den 27. kl

2 DAGSORDEN 1. Om Statens Indkøb 2. Baggrunden for den nye rejsebureauaftale 3. Overordnet om den nye Rejsebureauaftale 4. Sortiment de rejsebureauydelser man kan købe 5. Implementering 6. Bestilling af Pakker 7. Bestilling af billetter + øvrige ydelser 8. Rammekontraktens opbygning 9. Praktisk Information om kontrakten 10. Spørgsmål? 2 December 2012

3 OM STATENS INDKØB Etableret i 2006 i Finansministeriet. Placeret i Moderniseringsstyrelsen (tidligere Økonomistyrelsen). Statens Indkøb indgår statslige indkøbsaftaler ud fra Indkøbsprogrammets principper om standardisering, koordinering og forpligtelse. Indkøbsaftalerne bliver udarbejdet med bidrag fra eksperter fra hele staten/repræsentanter for ministerier. Kommunikation med ministerområderne sker via koncernindkøberne fra de forskellige ministerområder (KIS). 3

4 BAGGRUNDEN FOR DEN NYE REJSEBUREAUAFTALE Evaluering af den eksisterende rejsebureauaftale Teknisk dialog med syv rejsebureauer Ekspertgruppemøder (medlemmer indmeldt via KIS erne) Diskussioner og inputs Høring Tildelingskriteriet var det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvor pris har vægtet 60 pct og kvalitet 40 pct. Carlson Wagonlit Danmark A/S afgav det økonomisk mest fordelagtige tilbud 4

5 OVERORDNET OM DEN NYE REJSEBUREAUAFTALE Samme overordnede rejsebestillingsløsninger som før Basispakke, In house, Implant Særdeles attraktive priser på rejsebureauydelser. Forbedrede og opdaterede krav herunder til onlinebookingsystem og fakturering. Gennemsigtighed i form af faste priser og udspecificerede ydelsespunkter. 5 Juni 2013

6 OVERORDNET OM DEN NYE REJSEBUREAUAFTALE (FORTSAT) - RAMMEKONTRAKTENS VARIGHED Kontrakten har implementeringsstart den 1. marts Kontrakten varer tre år. Hvis Moderniseringsstyrelsen vurderer det hensigtsmæssigt, kan aftalen forlænges yderligere op til tre gange, hvor hver forlængelse varer et år. Ved brug af alle forlængelsesoptioner vil aftalen vare frem til 29. februar Ved forlængelse vil frivilligt tilmeldte kunder (selvejende institutioner, Folketinget og Nationalbanken) fortsat være tilmeldt aftalen. 6

7 OVERORDNET OM DEN NYE REJSEBUREAUAFTALE (FORTSAT) - LEVERANDØREN Carlson Wagonlit Danmark A/S Ørestads Boulevard København S Kontaktperson hos leverandøren på aftalen: Trine Hegner Larsen thegner@carlsonwagonlit.dk Telefon: December 2012

8 FORPLIGTELSE TIL BRUG AF RAMMEAFTALEN Rammeaftalen skal anvendes, ved: køb af rejsebureauydelser, der er omfattet af rammekontrakten. Dog: Togrejser og hotelophold kan bookes af kunden selv. 8

9 SORTIMENT Billettyper: Fly Bil (leje) Tog Færge Hotel (ophold) Øvrige ydelser: Visum Rejsebureauets håndtering af bonuspointordninger Opgørelse af kundens CO2-forbrug. Konsulentydelser Undervisning i onlinebookingsystem Alle produkter og ydelser lever op til gældende markedsstandarder og er af en kvalitet, der til fulde modsvarer behovet hos de statslige kunder. 9 December 2012

10 SORTIMENT - BASISPAKKEN Basispakke (jf. Kontraktbilag 1B, punkt 2) Ydelse Opgørelsesenhed Bestilling ved direkte henvendelse til Leverandøren - fly (indenrigs og Skandinavien) Bestilling ved direkte henvendelse til Leverandøren - fly (europa) Bestilling ved direkte henvendelse til Leverandøren - fly (interkontinental) Bestilling ved direkte henvendelse til Leverandøren - hotel Bestilling ved direkte henvendelse til Leverandøren - bil Bestilling ved direkte henvendelse til Leverandøren - øvrige transportformer, tilgængelig i GDS Booking System Bestilling ved direkte henvendelse til Leverandøren - øvrige transportformer, ikke tilgængelig i GDS Booking System Bestilling ved direkte henvendelse til rejsebureauteam - Grupperejse %-sats af bestillingens volume Bestilling gennem Onlinebookingsystem, uanset rejseform og øvrigt indhold af Billetten (inkl. Click-fee) Ændring af bestilling Annullering af bestilling Fast pris pr. ændring Fast pris pr. annulering 24-timers service Bestilling og udlevering af visum Pr. henvendelse (ekskl. Fees for Billetter mv.) Pr. visum 10 December 2012

11 SORTIMENT - IMPLANT-PAKKEN Implant-pakke (jf. Kontraktbilag 1B, punkt 3) Ydelse Implant-medarbejder Pr. Implant-medarb. pr. år Bestilling igennem Implant-medarbejder - fly (indenrigs og Skandinavien) Bestilling igennem Implant-medarbejder - fly (europa) Bestilling igennem Implant-medarbejder - fly (interkontinental) Bestilling igennem Implant-medarbejder - hotel Bestilling igennem Implant-medarbejder - bil Bestilling igennem Implant-medarbejder - øvrige transportformer, tilgængelig i GDS Booking System Bestilling igennem Implant-medarbejder - øvrige transportformer, ikke tilgængelig i GDS Booking System Ændring af bestilling via Implant-pakke Annullering af bestilling via Implant-pakke Fast pris pr. ændring Fast pris pr. annulering 11 December 2012

12 SORTIMENT IN HOUSE-PAKKEN In house-pakke (jf. Kontraktbilag 1B, punkt 4) Ydelse GDS Booking System-licens pr. In house-medarbejder (Kundens) Pr. licens Bestilling igennem In house-medarbejder - fly (indenrigs og Skandinavien) Bestilling igennem In house-medarbejder - fly (europa) Bestilling igennem In house-medarbejder - fly (interkontinental) Bestilling igennem In house-medarbejder - hotel Bestilling igennem In house-medarbejder - bil Bestilling igennem In house-medarbejder - øvrige transportformer, tilgængelig i GDS Booking System Bestilling igennem In house-medarbejder - øvrige transportformer, ikke tilgængelig i GDS Booking System Ændring af bestilling via In house-pakke Annullering af bestilling via In house-pakke Fast pris pr. ændring Fast pris pr. annulering 12 December 2012

13 SORTIMENT - ØVRIGE YDELSER Øvrige ydelser (jf. Kontraktbilag 1B, punkt 5) Ydelse Håndtering af Bonuspointordninger Konsulentrådgivning Webbaseret undervisning i Onlinebookingsystem Undervisning på Kundens lokation i Onlinebookingsystem Opgørelse af Kundens CO2-forbrug ved flyrejser Pr. rejsende pr. år pr. alliance Pr. påbegyndt time (60 minutter) Pr. påbegyndt time (60 minutter) Pr. påbegyndt time (60 minutter) Pr. rapport 13 December 2012

14 IMPLEMENTERING Leverandøren skal gennemføre Implementeringen af de enkelte kunder efter den af leverandøren udarbejdede og af Moderniseringsstyrelsen godkendte Implementeringsplan. Implementeringsplanen indeholder de konkrete datoer (Implementeringsdage) for den enkelte kundes implementering. Implementeringsplanen offentliggøres på Statens Indkøbs hjemmeside, Såfremt kunden ønsker det, skal leverandøren to uger forud for kundens Implementeringsdag gennemføre en afprøvning hos kunden. Kunden skal i skemaet angive, om afprøvning ønskes i forbindelse med Implementeringen af Pakken. Leverandøren skal ved afprøvningen foretage en fysisk demonstration hos kunden, hvor leverandøren demonstrerer den eller de Pakke(r) kunden har bestilt. 14

15 BESTILLING AF PAKKER BESKRIVELSE AF PAKKERNE Basispakken (obligatorisk for alle kunder): - Pakken omfatter bestilling af rejsebureauydelser ved direkte henvendelse til rejsebureauet samt ved bestilling gennem Onlinebookingsystem. En af følgende to pakker kan vælges i kombination med Basispakken: Implant-pakken: - Rejsebureauet har egne Implant-medarbejdere lokalt placeret hos kunden, og kunden bestiller alle rejsebureauydelser gennem disse medarbejdere (med undtagelse af Grupperejser og bestilling via Onlinebookingsystemet). In house-pakken: - Kundens egne medarbejdere udfører bestillinger i GDS Booking System (med undtagelse af Grupperejser og bestilling via Onlinebookingsystemet), som stilles til rådighed af rejsebureauet. 15

16 BESTILLING AF PAKKER Senest to måneder før kundens Implementeringsdag fremsender leverandøren pr. informationsmateriale med en beskrivelse af kundens valgmuligheder i forbindelse med bestilling af Pakke. Som en del af informationsmaterialet medsender leverandøren et skema, som kunden skal benytte ved bestilling af sin Pakke. Kunden udfylder skemaet og returnerer det til leverandøren pr. senest en måned før kundens Implementeringsdag. Når kunden har returneret skemaet, er kunden som udgangspunkt bundet af sit valg af Pakke i et år. 16

17 BESTILLING AF BILLETTER (BASISPAKKEN) Billetter kan bestilles, ændres og annulleres hos leverandøren på alle Arbejdsdage inden for Normal Åbningstid (tidsperioden mellem kl. 08:30 og 16:30 på en Arbejdsdag): Ved opkald til det af leverandøren angivne telefonnummer. Ved til den af leverandøren angivne adresse. Ved bestillingsformular i kundens Rejseafregningssystem. Billetter kan endvidere bestilles, ændres og annulleres via leverandørens Onlinebookingsystem på alle Dage og på alle tidspunkter af døgnet. Billetter kan tillige bestilles, ændres og annulleres via leverandørens 24-timers service på alle Dage uden for Normal Åbningstid. Bestilling af Grupperejse skal altid foretages ved direkte henvendelse til leverandøren, uanset hvilken Pakke kunden måtte have valgt. 17

18 BESTILLING AF BILLETTER (IMPLANT-PAKKEN) Implant: Billetter skal som udgangspunkt bestilles, ændres og annulleres hos leverandørens Implant-medarbejdere, der er fysisk placeret hos kunden, på følgende måder på alle Arbejdsdage inden for Normal Åbningstid: Ved opkald til det af leverandøren dertil oprettede telefonnummer. Ved til den af leverandøren angivne adresse. Ved personlig henvendelse. I forhold til bestilling via Onlinebookingsystem, 24-timers service samt bestilling af Grupperejser gælder procedurer fra Basispakken. 18

19 BESTILLING AF BILLETTER (IN HOUSE-PAKKEN) In house: Billetter kan bestilles, ændres og annulleres af kundens hertil dedikerede team af In house-medarbejdere i leverandørens GDS Booking System, sædvanligvis inden for Normal Åbningstid på alle Arbejdsdage. Kunden fastlægger selv de nærmere retningslinjer herfor internt i sin organisation. I forhold til bestilling via Onlinebookingsystem, 24-timers service samt bestilling af Grupperejser gælder procedurer fra Basispakken. 19

20 BESTILLING AF ØVRIGE YDELSER Bestilling af Øvrige ydelser sker direkte hos leverandøren via telefon eller . De øvrige ydelser er: Håndtering af bonuspointordninger Konsulentrådgivning Webbaseret undervisning i onlinebookingsystemet Undervisnings på kundens lokation i onlinebookingsystemet Opgørelse over kundens CO2-forbrug ved flyrejser 20

21 RAMMEKONTRAKTENS OPBYGNING Rammekontrakt Kontraktbilag 0: Definitioner Kontraktbilag 1A: Generelle krav Kontraktbilag 1B: Kravspecifikation Kontraktbilag 2: Leverandørens løsningsbeskrivelse Kontraktbilag 3: Liste over Kunden - med underbilag Kontraktbilag 4: Priser - med underbilag (herunder dokumentet Leverandørens priser) Kontraktbilag 5: Samarbejdsorganisation og rapportering - med underbilag Kontraktbilag 7: Tilslutningsaftale Kontraktbilag 8: Baggrundsinformation eksisterende forhold i staten Kontraktbilag 10: Ydelser ved ophør Kontraktbilag 11: Spørgsmål og svar Kontraktbilag 12: Fakturering Kontraktbilag 13: Procedure for bestilling 21

22 PRAKTISK INFORMATION OM KONTRAKTEN - I Faktaark, vejledning, priser og kontraktmateriale er tilgængelige på Der kræves login for at kunne se priser og kontraktmateriale 22

23 PRAKTISK INFORMATION OM KONTRAKTEN - II Kontraktansvarlig for rejsebureauaftalen: Maren Louise Rank Tlf.: mlo@modst.dk 23

24 SPØRGSMÅL? 24

25 25