Allerød Kommune. Notat om Allerød Kommunes arbejde med social ansvarlighed og bekæmpelse af sort arbejde Allerød Kommunes CSR - pejlemærker

Transkript

1 Notat om Allerød Kommunes arbejde med social ansvarlighed og bekæmpelse af sort arbejde Allerød Kommunes CSR - pejlemærker Allerød Kommune 1. Indledning På møder den 16. april og 21. maj 2013 besluttede ØU, at der skal laves et tillæg til den gældende indkøbspolitik om kommunens brug af sociale klausuler. Dette notat beskriver mulige spor for at styrke fokus på kommunens samlede indsats for social ansvarlighed. Notatet skal ses som en uddybning af udkast til tillæg til den gældende indkøbspolitik. Arbejdet med social ansvarlighed i udbud - CSR (Corporate Social Responsibility) - i Allerød Kommune kan for eksempel ske ved, at kommunen i kravene til eksterne leverandører har øget fokus på: bæredygtighed, bekæmpelse af sort arbejde og gør brug af sociale klausuler (fx brug af ILO-konvention 94 og konkret formulerede krav om ansættelse af elever og praktikanter m.v.).. Dato: 19. juli 2013 Sagsbehandler: Bolette Bisp Justesen Dette notat søger kort at redegøre for, hvilke tiltag som kan tænkes iværksat. Notatets pkt. 2 redegør for, hvilke tiltag kommunen kan igangsætte i forhold til: Sort arbejde (notatets pkt. 2.1.) Sociale Klausuler (notatets pkt. 2.2.) Bæredygtighed (notatets pkt. 2.3.) I notatets pkt. 3 er en kort opsamling på de mulige CSR tiltag. I punktet redegøres kort for mulige måder at håndtere det videre arbejde med at implementere de foreslåede tiltag. På mødet den 17. september besluttede ØU, at notatet skal suppleres med et afsnit om bod/dagbøder. Kommunens brug af bod/dagbøder er indsat som notatets pkt Indsatsområder 2.1. Sort arbejde SKAT har på et møde med Forvaltningen peget på tre områder, hvor SKAT oplever udfordringer med leverandører, der udfører sort arbejde: transportsektoren, rengøringsbranchen og byggebranchen. Sort arbejde forekommer oftest, når ydelserne ikke udføres af virksomhedernes egne ansatte men af underleverandører og deres ansatte. SKAT har peget på, at der kan være situationer, hvor myndigheder og private virksomheder betaler for hvidt arbejde men får leveret sort arbejde. Mulige indsatsområder for at kontrollere, at leverandørerne betaler skat er: I udbudsbetingelserne: At kræve registreringsbeviser, der viser, at virksomheden er registreret hos SKAT efter momsloven og kildeskatteloven.

2 At bede vindende virksomhed om at fremlægge serviceattest fra Erhvervsstyrelsen (sker allerede i dag) eller dokumentation, der indeholder tilsvarende oplysninger. Af serviceattesten fremgår, om virksomheden overholder sine betalingsforpligtelser overfor det offentlige (sociale sikringsordninger, skatter og afgifter m.v.). I kontrakten: At have bestemmelser om, at leverandøren indestår for: At alle medarbejdere inden arbejdets påbegyndelse har modtaget ansættelsesbeviser efter ansættelsesbevisloven. At indlejet arbejdskraft har modtaget kontrakt på leje af arbejdskraft. At leverandøren inden for to hverdage kan fremsende kopi af disse beviser. At alle medarbejdere skal være ansat af leverandøren eller af en af Allerød Kommune godkendt underleverandør. At det for medarbejderne ikke er tilladt at gøre brug af egne medhjælpere, familiemedlemmer m.fl. ved arbejdets udførelse. At alle medarbejdere, der arbejder for leverandøren, skal fremgå af medarbejderlister. Medarbejderlisterne skal være udfyldt senest ved arbejdets påbegyndelse og listerne skal løbende opdateres. At medarbejdere, som beskæftiger sig med udførelsen af de pågældende ydelser, skal specificeres på lister, hvor der anføres: Virksomhedens CVRnr., ansættelsesbevis, billedlegitimation og evt. arbejds- og opholdstilladelse. At medarbejderne skal bære synligt ID-kort udstedt af leverandøren eller en af kommunen godkendt underleverandør. At ID-kortet skal være forsynet med medarbejderens billede og en entydig identifikation af medarbejderen (medarbejdernummer, cpr.nr. eller lignende). At kommunen uden varsel har ret til at rette henvendelse til leverandørens ansatte for at få oplyst medarbejderens identitet med henblik på at sikre, at der er sket korrekt indberetning til skattemyndighederne. At kommunen på to hverdage har mulighed for at se kopier af pas eller anden form for billed-id samt evt. arbejds- og opholdstilladelse for medarbejdere fra lande uden for EU. At leverandøren er ansvarlig for, at der til skattemyndighederne sker indberetning af løn samt indeholdelse af A-skat, AM-bidrag og eventuelt arbejdsudlejeskat for det udførte arbejde efter de regler, der påhviler arbejdsgiveren, hvad enten denne er hjemhørende i Danmark eller et andet land. At nye faste medarbejdere skal introduceres for en kontaktperson i kommunen (indsats i større kontrakter). At kommunen inden for to hverdage til enhver tid kan kræve dokumentation for, at der er sket indberetning af A-indkomst, A-skat og evt. arbejdsudlejeskat for de medarbejdere, der udfører ydelser for kommunen. Side 2

3 Dokumentation fremlægges i form af udskrift fra E-indkomstsystemet eller kvittering for betalt arbejdsudlejeskat. I kontrakter vedrørende bygge- og anlægsopgaver at have bestemmelser om, at leverandøren på bygge- og anlægsopgaver for medarbejdere, der har beskæftigelse på samme byggeri i mere end 10 sammenhængende arbejdsdage indestår for: At alle medarbejdere inden arbejdets påbegyndelse har modtaget ansættelsesbeviser efter ansættelsesbevisloven. At indlejet arbejdskraft har modtaget kontrakt på leje af arbejdskraft. At leverandøren inden for fem arbejdsdage kan fremsende kopi af disse beviser. At alle medarbejdere skal være ansat af leverandøren eller dennes underentreprenører/underleverandører. At det for medarbejderne ikke er tilladt at gøre brug af egne medhjælpere, familiemedlemmer m.fl. ved arbejdets udførelse. At kommunen uden varsel har ret til at rette henvendelse til leverandørens ansatte for at få oplyst medarbejderens identitet med henblik på at sikre, at der er sket korrekt indberetning til skattemyndighederne. At kommunen på fem arbejdsdage har mulighed for at se kopier af pas eller anden form for billed-id samt evt. arbejds- og opholdstilladelse for medarbejdere fra lande uden for EU. At leverandøren er ansvarlig for, at der til skattemyndighederne sker indbretning af løn samt indeholdelse af A-skat, AM-bidrag og eventuelt arbejdsudlejeskat for det udførte arbejde efter de regler, der påhviler arbejdsgiveren, hvad enten denne er hjemhørende i Danmark eller et andet land. At kommunen inden for fem arbejdsdage til enhver tid kan kræve dokumentation for, at der er sket indberetning af A-indkomst, A-skat og evt. arbejdsudlejeskat for de medarbejdere, der udfører ydelser for kommunen. Dokumentation fremlægges i form af udskrift fra E-indkomstsystemet eller kvittering for betalt arbejdsudlejeskat. At kommunen i særlige tilfælde (fx ved mistanke om manglende betaling af A-skat) kan kræve ovennævnte dokumentation for medarbejdere, der har beskæftigelse på samme bygge- og anlægsopgave i mindre end 10 sammenhængende arbejdsdage Sociale klausuler Sociale Klausuler er en samlebetegnelse, der fx omfatter bestemmelser om løn- og ansættelsesvilkår, krav til leverandøren om lærlinge- og praktikpladser samt krav til leverandøren om særlige tiltag overfor vanskeligt stillede (fx langtidsledige, personer med varigt nedsat arbejdsevne m.v.). Eventuel brug af Sociale Klausuler skal både ligge inden for de udbudsretlige- og kommunalretlige rammer. De udbudsretlige rammer - Udbudsdirektivet Udgangspunktet efter Udbudsdirektivet er, at ordregivende myndigheder skal agere som markedsaktører og derfor skal identificere det økonomisk set mest Side 3

4 fordelagtige tilbud. Ordregivende myndigheder kan dog også lægge vægt på fx miljøegenskaber. Særligt om sociale hensyn Af Udbudsdirektivets artikel 26 fremgår følgende: De ordregivende myndigheder kan fastsætte særlige betingelser vedrørende kontraktens udførelse, hvis disse er forenelige med fællesskabsretten og de er nævnt i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsbetingelserne. Betingelserne vedrørende kontraktens udførelse kan navnlig handle om sociale hensyn eller miljøhensyn. Hertil kommer de almindeligt gældende principper om saglighed og proportionalitet. Principperne betyder bl.a., at omfanget af de sociale hensyn skal stå mål med den opgave, der udbydes og sociale hensyn skal være sagligt begrundet. EF-domstolen har også taget stilling til brugen af sociale klausuler 1, og er nået frem til, at det formentlig kan være i strid med Udstationeringsdirektivet og retten til fri bevægelighed at stille andre krav til arbejdsvilkår end dem, der følger af dette direktiv og den danske implementering i udstationeringsloven. Reglerne her giver adgang til at stille krav om løn og arbejdsvilkår, der enten er fastsat ved lov, eller som svarer til kollektive overenskomster, der er indgået af de mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område [forvaltningens understregning]. De kommunalretlige rammer De kommunalretlige rammer betyder, at kommunen alene kan varetage saglige interesser. Hermed skal kommunens opgavevaretagelse komme alle eller en sagligt afgrænset kreds til gode. Det betyder fx, at fagforeningsinteresser og organisationsmæssige interesser ikke er saglige. En kommune kan således fx ikke kræve, at en leverandør skal iagttage en overenskomst. Omvendt kan en kommune inden for de kommunalretlige rammer varetage interesser inden for pris, kvalitet, beskæftigelse og uddannelse. Også inden for de kommunalretlige rammer gælder princippet om proportionalitet. Økonomi- og Indenrigsministeriet har i en udtalelse af 3. maj 2013 om Aarhus Kommunes Fair Trade-politik udtalt: at det således er lovligt, at en kommune udnytter sin mulighed for at efterspørge varer og ydelser, der er produceret under ansvarlige forhold ; Efter praksis kan kommuner endvidere i udbudskontrakter indsætte en såkaldt arbejdsklausul. Praksis har baggrund i ILO-konvention 94 (fra 1949 og ratificeret af Danmark i 1955) om arbejdsklausuler, som forpligter statslige myndigheder men ikke kommuner til at indsætte arbejdsklausuler. Økonomi- og Indenrigsministeriet finder, at det forhold, at det offentlige, herunder kommuner, i varierende omfang kan påtage sig et samfundsansvar, jf. ovenfor under pkt. 3, blandt andet gør sig gældende i forhold til de varer, som kommunen indkøber, og at det således er lovligt, at en kommune udnytter sin mulighed for at efterspørge varer og ydelser, der er produceret under ansvarlige forhold. Ministeriet finder således, at det må lægges til grund, at kommuner i deres indkøbspolitik kan fastsætte, at de ønsker at leve op til internationale anerkendte 1 Sagerne C-346/06 og C-341/05 Side 4

5 standarder og principper om samfundsansvar, herunder at indkøbspolitikken lever op til en række forskellige hensyn, som anses for generelt anerkendelsesværdige i samfundet, Økonomi- og Indenrigsministeriets finder således, at kommunerne inden for kommunalfuldmagtens rammer i et vist omfang kan påtage sig et samfundsansvar som modelarbejdsgiver, herunder sikring af ordentlige arbejdsvilkår ift. Fairtradeklausuler. De nærmere omstændigheder ved ministeriets vurdering fremgår ikke af udtalelsen. Advokatfirmaet Horten i et notat af 13. maj 2013 til Københavns Kommune, om kommunens brug af arbejdsklausuler, bl.a. udtalt, at: Det er vores vurdering, at det for hver kontrakt for sig vil være nødvendigt at foretage en konkret vurdering af, om det påberåbte hensyn kan begrunde den ønskede klausul, og at denne vurdering ikke kan undlades under henvisning til kontraktsummen. Kommunen ønskede, at arbejdsklausulen skal være obligatorisk i alle tjenesteydelses-, drifts-, bygge- og anlægskontrakter over 1 mio. kr., mens kommunen efter en konkret vurdering vil kunne vælge at anvende klausulen i kontrakter under 1 mio. kr. Af notatet fremgår endvidere, at: Det giver anledning til betydelig tvivl, om kommunen sagligt kan lægge vægt på mere brede hensyn ud fra generelle betragtninger om kommunen som modelarbejdsgiver. Denne betragtning er alene anerkendt i den helt nye udtalelse om Fairtrade, som vedrører en klausul med et andet indhold. Hvis kommunen ønsker at anvende arbejdsklausulen for som modelarbejdsgiver at varetage hensynet til at undgå social dumpning og hensynet til de ansattes løn- og arbejdsvilkår, kan kommunen anmode statsforvaltningen om en vejledende udtalelse herom. Sociale klausuler og Allerød Kommunes indkøbspolitik Som oplyst på møde i ØU den 12. marts 2013 indgår sociale klausuler i kommunens indkøbspolitik på følgende vis: I forbindelse med udbud skal sociale klausuler altid overvejes, og hvor det er muligt og hensigtsmæssigt, skal der indgå specifikke krav til kommende leverandører. Omfang og type af sociale klausuler afhænger af det konkrete indkøb/den konkrete tjenesteydelse, der konkurrenceudsættes. I forbindelse med konkurrenceudsættelser, og hvor det er relevant, indsættes arbejdsklausuler om at løn, arbejdstid og arbejdsvilkår i øvrigt ikke må være mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri i henhold til kollektive overenskomster, jf. ILO s konvention nr. 94 om arbejdsklausuler. Det Nordsjællandske Indkøbsfællesskab er blevet enige om at bruge følgende formulering i standard kontrakter for varekøb. Formuleringen er tilpasset kommunernes forskellige tilgange for brug af sociale klausuler: Leverandøren er forpligtet til at sikre overholdelse af grundlæggende rettigheder, herunder må leverandøren ikke forskelsbehandle som følge af køn, race, religion, seksuel orientering, politisk anskuelse, handicap, alder og etnisk tilhørsforhold. Leverandøren skal endvidere bestræbe sig på at deltage i integration af udsatte grupper, eksempelvis længerevarende ledige, personer med anden etnisk baggrund end dansk og personer med nedsat arbejdsevne. Side 5

6 2.3. Bæredygtighed Af Allerød Kommunes indkøbspolitik fremgår allerede, at kommunen vil gør en aktiv indsats for at mindske miljøbelastningen og sikre bæredygtig udvikling bl.a. via miljørigtige indkøb. Det fremgår også, at kommunen stiller konkrete miljøkrav til de produkter, hvor det vurderes relevant, Udbud og indkøb har et tæt samarbejde med Natur og miljø, og både udbudsplanen og konkrete udbudsmaterialer sendes rutinemæssigt i høring med henblik på kvalitetssikring af stillede miljøkrav til leverandørerne. 3. Opsamling Forvaltningen foreslår, at Allerød Kommunes arbejde med social ansvarlighed udgøres af tre ben: Fokus på bekæmpelse af sort arbejde, brug af sociale klausuler og bæredygtighed. Det videre arbejde med bekæmpelse af sort arbejde Forvaltningen har derfor indarbejdet de overordnede rammer for bekæmpelse af sort arbejde i den reviderede udgave af indkøbspolitikken. Endvidere foreslår Forvaltningen, at de i pkt nævnte tiltag så vidt muligt indarbejdes i konkrete udbud i udbudsbetingelser og fremtidige kontrakter. Det videre arbejde med sociale klausuler Retsstillingen om brug af sociale klausuler synes usikker, og det er Forvaltningens opfattelse, at indkøbspolitikken i vid udstrækning allerede tilgodeser kommunens muligheder for at benytter sociale klausuler. Der er herunder i overensstemmelse med gældende retsstilling, at: Omfang og type af sociale klausuler afhænger af det konkrete indkøb/den konkrete tjenesteydelse, der konkurrenceudsættes [Forvaltningens understregning]. Forvaltningen indstiller derfor, at indkøbspolitikken alene præciseres på enkelte punkter. Imidlertid er det også Forvaltningens opfattelse, at Sociale Klausuler kan bruges i videre udstrækning end det sker i dag, men det beror på en konkret vurdering, om den opgave, som udbydes, i praksis egner sig til elevansættelser og praktikaftaler. Ved brug af sociale klausuler skal det i forbindelse med det konkrete udbud fx vurderes, hvor mange elever den pågældende opgave kan bære, samt om der reelt findes praktiksøgende elever inden for den pågældende uddannelse, som er fundet relevant i forhold til opgaven. Desuden må den konkrete udformning også tage højde for, at alle typer små, store m.v. virksomheder kan opfylde vilkårene ensartet, og at leverandører har ret til at ansætte elever fra eget hjemland eller andre EU-lande. Der skal således tages stilling fra sag til sag til, om det er muligt og hensigtsmæssigt at kombinere udbuddet med en social klausul. På den baggrund foreslår Forvaltningen, at Økonomiudvalget i udvalgte udbud som Allerød Kommune selvstændigt udbyder (dvs. uden for SKI og uden for Indkøbsfællesskab Nordsjælland) tager stillig til den konkrete udformning af den sociale klausul i det pågældende udbud. Erfaringer fra andre kommuner viser, at anvendelsen af sociale klausuler om beskæftigelse af elever og om krav om praktikpladser navnlig sker inden for bygge- og anlægsområdet. Side 6

7 Det videre arbejde med bæredygtighed Det er Forvaltningens opfattelse, at indkøbspolitikken i vid udstrækning allerede tager højde for kommunens ønsker om en grøn, økologisk og bæredygtig profil. Forvaltningen indstiller derfor, at indkøbspolitikken og den praktiske udførelse af politikken fastholdes. 4. Brug af bod/dagbøder i kommunens kontrakter Allerød Kommune benytter ofte bestemmelser om bod/dagbøder i kommunens kontrakter, når det er (særlig) vigtigt, at kommunen bliver sikret økonomisk og juridisk mod leverandører, som ikke lever op til de stillede forpligtelser. Hvorvidt der i den kontrakt skal indgå bestemmelser om bod/dagbøder afhænger af flere forhold: kontraktens værdi, konsekvenserne af overskridelse af vilkår som fx tidsfrister, kvalitet, m.v. Omvendt kan strenge bestemmelser om bod og dagbøder have konsekvenser for prisen for ydelsen og for, hvorvidt små og mellemstore virksomheder ønsker at byde på opgaver i kommunen. Standard kontrakter for varekøb Det Nordsjællandske Indkøbsfællesskab er blevet enige om at bruge følgende formulering om misligholdelse i standard kontrakter for varekøb (alle bestemmelser som inkluderer bod er her ikke gengivet fuldstændigt): Som misligholdelse betragtes enhver forsinkelse af bestilte produkter eller betaling af vederlag samt faktisk eller retlig mangel ved produkterne. Forinden misligholdelsesbestemmelsen bringes i anvendelse, har kommunen og Leverandøren pligt til at søge uoverensstemmelserne løst i mindelighed. Forsinkelser Leverandørens forsinkelse Leveringstidspunktet aftales fra bestilling til bestilling. Overskrides leveringstidspunktet foreligger der en forsinkelse. Foreligger der risiko for forsinkelse, skal Leverandøren straks give bestiller/kommunen meddelelse herom. Ved forsinket eller udeblevet levering er Kommunen berettiget til enten at fastholde eller at ophæve købet efter nedenstående bestemmelser. Kommunen er forpligtet til at meddele Leverandøren, om Kommunen ønsker at gøre en misligholdelsesbeføjelse gældende. Meddelelse herom skal ske inden for rimelig tid. Leverandøren skal ved samme lejlighed underrette Kommunen om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe forsinkelse, og hvad Leverandøren vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelser indtræder i fremtiden. Vælger Kommunen at kræve produktet leveret trods forsinkelsen og dermed fastholde købet, er Kommunen berettiget til at fastsætte en ny frist, hvor Leverandøren skal sikre fyldestgørende levering. Såfremt Leverandøren ikke har leveret inden for en fornyet tidsfrist, kan Kommunen herefter gøre øvrige nedenstående misligholdelsesbeføjelser gældende: Bod: Kommunen er berettiget til [xx] kr. udbetalt per påbegyndt [dag/uge], leveringen er forsinket. Udbetaling af boden stopper, så snart Kommunen har modtaget produktet fra Leverandøren eller via dækningskøb. Boden modregnes i et eventuelt erstatningskrav. Dækningskøb: Kommunen er berettiget til dækningskøb, dvs. et køb der vedrører genstande af samme art og beskaffenhed som den misligholdte bestilling. Eventuelle meromkostninger herved afholdes af Leverandøren. Og videre: Side 7

8 Der foreligger derudover en misligholdelse, såfremt Leverandøren ikke sikrer indkøb på tilbudslisten herunder konvertering af løbende bestillinger til tilbudslisten, jf. punkt 9. Manglende overholdelse heraf medfører, at Kommunen kan opkræve en bod svarende til prisdifferencen på den fakturerede pris ift. tilsvarende el.lign. produkt på tilbudslisten. Ligeledes foreligger der en misligholdelse, hvis e-katalog ikke fremsendes i korrekt format herunder billeder per produkt eller ikke stemmer overens med Leverandørens tilbud. Manglende overholdelse heraf medfører, at Kommunen kan opkræve en bod på xxx kr. Kontrakter om tjenesteydelser Tjenesteydelser vedrører meget blandede ydelser som fx rådgivende ingeniørvirksomhed, rengøring, edb-tjenesteydelser, regnskab, revision osv. Der kan derfor ikke siges noget generelt om brug af bod/dagbøder i tjenesteydelseskontrakter. Kontrakter inden for det tekniske område (bygge- og anlægsopgaver) AB92 og ABT 93 anvendes ofte ved udbud af entrepriser på det tekniske område. Af AB92 og ABT 93 følger fx, at: Hvis der er fastsat dagbod eller andre særlige sanktionsbestemmelser, kan erstatninskrav for forsinkelse ikke rejses herudover Og Er der ikke fastsat dagbod eller andre særlige sanktionsbestemmelser, opgøres bygherrens tab efter dansk rets almindelige erstatsningsregler IN arbejder for tiden på forslag til standardskabeloner for det tekniske område herunder et sæt af AB-standard kontrakterne med forslag til fravigelser og præciseringer. Forslag til fravigelser og præciseringer vil fx pege på, at der i den enkelte entreprise skal tages stilling til vigtigheden af, at: Entreprenørens arbejdsplan overholder aftalens hovedtidspunkter; Hvorvidt tidsfrister og slutterminer samt øvrige tidsfrister, der er afgørende for fremdriften af arbejdet skal sanktioneres med bod/dagbøder. Størrelsen af eventuelle bestemmelser om bod/dagbøder (typisk 1-2 af entreprisesummen). Side 8