Med tegninger på det endelige produkt ønsker forvaltningen nu at indhente tilbud på levering af et tilsvarende produkt.

Transkript

1 KØBENHAVNS KOMMUNE Sundheds- og omsorgsforvaltningen KØBENHAVNS KOMMUNE SUNDHEDS- OG OMSORGS- FORVALTNINGEN ØNSKER TILBUD PÅ: PRODUKTION OG LEVERING AF MEDICINKASSE TIL HJEMMESYGEPLEJEN Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen udbyder hermed en kontrakt på produktion og levering af 7000 medicinkasser til borgere i Københavns Kommune. Forvaltningen ønsker tilbud fra interesserede virksomheder på produktion og levering af 7000 medicinkasser i to størrelser til de fem lokalområder, som forvaltningen er delt op i. Se bilag 1. vedrørende leveringsadresser. Tilbudsgiver forventes at give mulighed for, at kasserne kan leveres ad flere omgange til forvaltningen Journalnr. Skriv Journalnr. Sagsbehandler Signe Louise Tholstrup Bertelsen og Maria Nordquist Baggrund: Sundheds- og Omsorgsforvaltningen ønsker at forbedre kvaliteten i medicindoseringen og forbedre arbejdsbetingelserne for medarbejderne i hjemmesygeplejen. Hjemmesygeplejen i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har ansvaret for at dosere medicin til ca borgere. Mange af disse borgere får meget forskellig medicin, og medicineringen ændres ofte. Medicindoseringen er mange gange ganske kompleks og rummer mange delopgaver som for eksempel kontrol af, hvilken medicin borgeren skal have, optælling af piller, genbestilling af medicin og kontakt til læger. Arbejdet kræver ro og struktur for at sikre, at doseringen bliver rigtig, men udfordres ofte af uro, afbrydelser, manglende struktur og dårlige pladsforhold. Medicinkassen skal være med til at skabe et roligt og struktureret arbejdsrum for medarbejderne samtidigt med, at designet signalerer professionalisme. Som udgangspunkt skal medicinkassen kun anvendes til én borger (og ikke genanvendes hos andre borgere). I 2012 og 2013 har forvaltningen i samarbejde med en designer udarbejdet specifikationer til en medicinkasse med et indbygget doseringsunderlag. Medicinkassen er afprøvet i praksis, og forvaltningen har nu fundet frem til specifikationer for det endelige produkt. Med tegninger på det endelige produkt ønsker forvaltningen nu at indhente tilbud på levering af et tilsvarende produkt. Udbudsbetingelserne er vedlagt tegninger på den eksisterende medicinkasse med mål (bilag 2 og 3). Der er mulighed for at se den færdigudviklede prototype/medicinkasse fra den 24. april til den 4. juni, på adressen Sjællandsgade 40, bygning H, lokale 310. Ring til Maria Nordquist Sjællandsgade 40, Bygn. H 2200 København N Telefon Fn37suf.kk.dk EAN nummer

2 Side 2 af 5 Krav til tilbuddets form Forvaltningen forventer, at tilbudsgiver fremsender et dateret og underskrevet tilbudsbrev vedlagt oplysninger om egnethed og opfyldelse af krav. Krav til indhold i tilbuddet: 1. Tilbudsgiver bedes vedlægge en kopi af seneste årsregnskab. 2. Tilbudsgiver bedes udfylde og vedlægge en erklæring om gæld til det offentlige. (bilag 4. Tro og love erklæring) 3. Tilbudsgiver bedes bekræfte, at der afgives tilbud på: 3500 stk. af kasse 1 dimension (H: 220 cm x B:360 cm), se yderligere på tegning i bilag 2. og den færdige kasse som skrevet ovenfor.

3 3500 stk. af kasse 2 dimension (H:220 cm x B:460 cm), se yderligere på tegning i bilag 3. og den færdige kasse som skrevet ovenfor. 4. Tilbudsgiverne bedes medsende eller skal efterfølgende på forvaltningens forlangende kunne fremvise to prototyper i de to forskellige størrelser. Fremvisning skal ske på forvaltningens adresse. 5. Beskriv hvordan medicinkassen kan rengøres / sprittes af. 6. Beskriv medicinkassen i de to størrelser forvaltningen ønsker, jf. tegningerne i bilag 2 og 3. Den mindste medicinkasse skal kunne rumme minimum 15 medicinglas / medicinpakker. 7. Beskriv hvordan medicinkassen kan aflåses sikkert. 8. Beskriv hvorledes, hver af de to størrelser af medicinkassen, leveres i mindst to forskellige farver. (Dette i tilfælde af at to borgere i samme hjem har brug for en medicinkasse). 9. Designet af medicinkasserne skal overholde kravene i København kommunes design manual se bilag Beskriv hvorledes medicinkassens inddeling understøtter en god arbejdsgang i forhold til medicinhåndtering i hjemmeplejen. 11. Beskriv hvorledes medicinkassen understøtter en god systematik i medicindoseringen, herunder støtte til, at samtlige delmomenter i doseringen huskes i hjemmesygeplejen. 12. Beskriv hvorledes medicinkassen indeholder mulighed for opbevaring af pincet og pilledeler. 13. Beskriv hvorledes medicinkassens design signalerer professionalisme. 14. Beskriv hvordan medicinkassens design sikrer, at kassen kan transporteres til borgerens hjem (i medarbejderens cykelkurv), og hvordan kassen derefter samles. 15. Beskriv hvorledes produktion, levering og bortskaffelse af medicinkassen er miljøvenlig. 16. Forvaltningen forventer, at tilbudsgiver bekræfter, at levering kan ske til levering på 8 adresser i københavnsområdet. Levering skal være indeholdt i prisen. Vedrørende adresser se bilag 1. Tilbudsgiver bedes beskrive, om medicinkassen kan leveres af to omgange, således at de første 4000 medicinkasser leveres til 8 adresser og de næste 3000 leveres senest 6 mdr. efter første leverance til de samme 8 adresser. 17. Beskriv hvornår medicinkassen kan leveres første gang efter indgåelse af kontrakt. 18. Beskriv hvordan medicinkasserne pakkes fra producenten samt, hvor stor hver pakke er, og hvor mange medicinkasser pakken indeholder. Det er et krav, at pakken kan håndteres af en person. 19. Forvaltningen forventer, at produktet er omkostningseffektivt. Forventet kontraktværdi ligger på mio. DKR. Leverandøren bedes vedlægge et udfyldt prisskema (bilag 5), der udgør tilbud på pris. Side 3 af 5

4 Side 4 af 5 Kontaktoplysninger Alle spørgsmål vedrørende opgaven skal være skriftlige og skal rettes til: Maria Nordquist på adressen: ( ) fn37@suf.kk.dk Alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive annonceret på Spørgsmål, der er modtaget af forvaltningen senere end den 4. juni kl , kan ikke forventes besvaret. Adresse ved levering af elektronisk tilbud: fn37@suf.kk.dk Tilbuddet skal leveres i elektronisk form i almindelig læsbart format, f.eks. pdf. Adresse ved levering af prototype: Maria Nordquist Team for sygepleje Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Københavns Kommune Sjællandsgade København N Prototypen kan indleveres i forvaltningens reception på adressen, dog kun indenfor normal åbningstid. Tilbuddet bedes leveret mærket (i emnefeltet eller på pakkens forside) med: Tilbud på: Levering af medicinkasse til hjemmesygeplejen Må ikke åbnes i modtagelsen Kvittering med dato og klokkeslæt udleveres mod forlangende. Frist for modtagelse af tilbud Tilbud skal være forvaltningen i hænde senest den 4. juni kl Gennemgangen af indkomne tilbud forventes at finde sted i uge 24 og uge Samtlige, der har afleveret tilbud forventes at modtage en skriftlig tilbagemelding fra Forvaltningen senest i uge 26, 2014.

5 Kriterier for tildeling af opgaven I første omgang vurderes tilbudsgiveres egnethed. De egnede tilbud vil derefter blive vurderet samlet ud fra medicinkassens kvalitet, levering og pris. Egnethed (krav nr. 1 og 2) Kvalitet (krav nr. 3 til 15) Levering (krav nr ) Pris (krav nr. 19) Side 5 af 5 Uddybning af tildelingskriterier Kvalitet 50 % Levering 10 % Pris 40 % Forbehold Forvaltningen forbeholder sig ret til inden for rammerne af gældende ret, at gå i forhandling med den vindende tilbudsgiver før der indgås kontrakt. Fortrolighed Tilbudsgiver må som udgangspunkt være indstillet på, at andre tilbudsgivere kan få aktindsigt i det afgivne tilbud efter forvaltningens meddelelse om tildeling af kontrakt og inden for rammerne af lov om offentlighed i forvaltningen. Tilbudsgiver bør indrette sit tilbud under hensyntagen til dette. Helt særlige forhold kan dog undtages fra aktindsigt. Retten til aktindsigt omfatter eksempelvis ikke oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende, for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningen angår, at begæringen ikke imødekommes. Her tænkes blandt andet på fortrolige oplysninger, der navnlig omfatter tekniske hemmeligheder, forretningshemmeligheder og fortrolige aspekter af tilbud. Forvaltningen skal oplyse, at bestemmelsen i offentlighedsloven kun er anvendelig, hvis indrømmelse af aktindsigt efter et konkret skøn må antages at indebære en nærliggende risiko for, at der - typisk af konkurrencemæssige grunde - påføres den pågældende virksomhed skade, navnlig et økonomisk tab af væsentlig betydning. Tilbudsgiver opfordres derfor i sit tilbud at angive tydeligt, såfremt og i givet fald hvilke oplysninger i det fremsendte tilbud, der menes at have fortrolig karakter. Vedståelse og håndtering af tilbud Tilbudsgiver vedstår ved afgivelsen sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. De tilbud forvaltningen modtager, vil ikke blive tilbageleveret og betragtes som forvaltningens ejendom.